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Présentation
Le système de workflow Microsoft Dynamics permet à une chaîne d’objets associés hautement personnalisable d’automatiser les processus au sein de l’environnement Dynamics. Ces processus peuvent être déclenchés manuellement par un utilisateur ou configurés pour se déclencher lorsque des événements définis se produisent.
Ce document vise à présenter et expliquer les objets Adobe Acrobat Sign ajoutés à la version 7 du package Adobe Acrobat Sign pour MS Dynamics CRM.
Il ne s’agit pas d’une explication approfondie du système de workflows personnalisés dans Dynamics.
Adobe Acrobat Sign pour MS Dynamics CRM prend en charge la création de workflows personnalisés dans la version 7 du package d’installation pour la solution CRM 365 uniquement.
Ce package contient :
- Sept activités, les actions distinctes qui peuvent être utilisées pour créer vos propres processus personnalisés ;
- Deux actions, prêtes à être utilisées directement. Ce sont d’excellents processus réutilisables pour plusieurs workflows ;
- Un workflow, un exemple fonctionnel (à l’état Version préliminaire) qui envoie automatiquement un accord lorsqu’une opportunité est définie sur « Conclu ».
Les versions précédentes de Dynamics (2011/2013/2016) ne sont pas prises en charge par la version 7 du package Adobe Acrobat Sign.
avant de créer un workflow, vous devez bien connaître le formulaire à signer et le nombre/l’ordre des destinataires à inclure dans le processus de signature.
Plusieurs options permettent de modifier l’ordre de signature, généralement en insérant un destinataire à la première position, ce qui fait reculer les autres destinataires dans la pile.
Activités
Les activités sont les blocs élémentaires des actions et du workflow, et définissent chacune une tâche distincte qui peut prendre en compte les informations d’activités ou d’événements précédents et générer une sortie pour les activités suivantes.
L’association d’une série d’activités crée une action ou un workflow.
Sept activités Adobe Acrobat Sign sont disponibles :
Actions
Les actions sont un type de processus qui associe les activités pour obtenir un produit donné, mais elles ne sont pas directement accessibles aux utilisateurs.
Elles peuvent être considérées comme des modules réutilisables pouvant être inclus dans les workflows. Quelques actions soigneusement créées peuvent être incluses dans un large éventail de workflowsvariés, sans avoir à reconfigurer ces étapes communes.
Deux actions préconfigurées sont disponibles et prêtes à l’emploi.
Il s’agit de processus simples et largement utilisés que vous pouvez utiliser pour créer vos propres workflows personnalisés :
Workflow
Les workflows sont un type de processus qui peut être exécuté par le système ou à la demande par les utilisateurs.
Les workflows sont généralement créés avec une ou plusieurs actions, conditions ou activités.
Les workflows peuvent répondre aux modifications au niveau des champs ou être initiés par les utilisateurs via le menu Plus d’options (...) de chaque entité, selon la façon dont ils sont configurés.
Le package Adobe Acrobat Sign pour MS Dynamics CRM v7 possède un workflow préconfiguré avec le statut Version préliminaire. Ce workflow est conçu avec des activités pour illustrer la structure, mais il pourrait tout aussi bien être créé avec un événement de déclenchement conditionnel et une action contenant les activités :
Création d’un workflow personnalisé (exemple)
Vous trouverez ci-dessous un exemple de création d’un processus simple pour envoyer un accord de non-divulgation (NDA) à un contact dans le système Dynamics.
Pour les besoins de cet exemple, certaines indications fournissent un cadre permettant de décider du workflow :
- Toute personne à qui le NDA serait envoyé doit figurer en tant que contact dans le système Dynamics.
- Le document du NDA est sous contrôle de version, et est joint via les notes sur le processus , et non pas l’entité.
- Le propriétaire du contact doit contresigner l’accord.
- L’accord doit être envoyé à un fichier d’archive de messages.
Si vous n’êtes pas familier avec l’utilisation de la sortie d’une activité comme valeurs d’entrée pour une activité ultérieure, consultez le processus.
Pour créer le processus :
- Accédez à la page Administration Adobe Acrobat Sign > Créer un workflow.
- Une nouvelle superposition Créer un processus s’ouvre.
- Donnez un nom intuitif au processus. Seuls les administrateurs peuvent voir le nom du processus.
- Sélectionnez Action dans la liste déroulante Catégorie.
- Sélectionnez l’entité principale dans la liste déroulante Entité.
- Toute entité dans Dynamics peut être sélectionnée et fournit les objets que le processus peut utiliser dans le workflow.
- Aucune (global) est une option pour les workflows qui ne sont pas associés à des entités.
Cet exemple suppose que toute personne à laquelle un NDA est envoyé sera un contact. Nous utilisons donc Contact comme entité principale.
- Cliquez sur OK.
- Une page PowerApps s’ouvre et affiche la page Informations sur le processus.
Le processus détaillé est créé au bas de la page. Défilez jusqu’à la section Ajouter étape.
- Cliquez sur Ajouter étape.
- Accédez à l’élément Adobe Acrobat Sign dans la liste déroulante et développez le sous-menu.
- Les sept activités pour Adobe Acrobat Sign sont affichées :
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Les sept activités pour Adobe Acrobat Sign sont affichées :
Le processus complet de signature d’un document comprend au moins trois d’entre elles, dans l’ordre suivant :
Créer un accord : l’accord est l’objet conteneur qui contient toutes les valeurs de configuration pour la transaction complète via le système Adobe Acrobat Sign.
Deux options sont disponibles lors de la création de l’accord.
- Créer un accord à partir d’un modèle : utilise un modèle d’accord qui doit déjà être défini, en important toutes les valeurs de champ.
- Créer un accord : fournissez les valeurs au niveau du champ Accord pour ce processus uniquement.
Ajouter le document : joint le ou les fichiers à envoyer.
- Il existe une limite de 5 Mo pour les fichiers que vous pouvez charger dans Dynamics.
- Les documents sont ajoutés via le champ Notes à l’entité principale ou au processus, en fonction de vos besoins.
- Les documents joints aux entités principales sont généralement des documents personnalisés, comme un contrat individualisé joint à une opportunité.
- Les documents joints à un processus peuvent être des documents standard sous contrôle de version, comme un accord de non-divulgation.
il est possible d’ajouter les destinataires avant le document.
La pensée linéaire suggère qu’ajouter le document en premier améliore la compréhension du processus car, dans la plupart des cas, le type de document détermine qui sont les destinataires et dans quel ordre ils doivent être impliqués dans le processus de signature.
Ajouter un destinataire : les destinataires sont les personnes qui sont incluses dans le cycle de complétion de l’accord. Ils peuvent inclure :
- Signataires : toute personne qui doit apposer une signature légale.
- Approbateurs : destinataires qui doivent uniquement approuver le document, mais pas nécessairement le signer.
- Cc : simples observateurs, les destinataires Cc n’ont pas la possibilité d’influencer l’accord.
- Une option idéale pour archiver automatiquement un type de document à une adresse e-mail.
Deux options permettent d’ajouter des destinataires :
- Ajouter un destinataire à l’aide de la recherche : utilise Dynamics pour importer l’adresse e-mail d’un destinataire à partir d’une entité Dynamics.
- Ajouter un destinataire : permet d’inclure un destinataire qui n’est associé à aucune entité Dynamics en configurant explicitement son adresse e-mail.
il existe deux façons de créer un processus pour lequel aucune activité AddRecipient ne serait requise :
- Le seul destinataire est importé en tant qu’adresse e-mail principale depuis l’entité parent sur l’activité CreateAgreement.
- Le seul destinataire est le signataire, en utilisant l’option Je suis le seul à signer du champ Options de signature de l’expéditeur de l’activité CreateAgreement.
Envoyer l’accord : activité qui prend l’accord configuré et l’envoie au service Adobe Acrobat Sign, commençant ainsi le processus de signature.
Notre exemple de NDA utilise cinq des six activités (il ne peut y avoir qu’une seule activité de type « Créer un accord »), dans un processus en cinq étapes :
1. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Définissez le nom de l’accord : le nom de l’accord s’affiche dans les notifications par e-mail envoyées aux destinataires et représente l’accord dans l’ensemble du système Dynamics. Utilisez un nom intuitif qui indique la nature du document attendu par vos destinataires.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé.
Valeurs de champ pour cet exemple :
- Le message d’accord a été modifié afin de fournir des instructions pertinentes sur le document joint.
- Une valeur d’expiration de 5 a été insérée pour éviter que ce document juridique ne reste ouvert pendant une période trop longue.
- L’accord expirera et sera automatiquement annulé après 5 jours calendaires.
- L’adresse e-mail principale de l’entité parent sera importée en tant que premier destinataire.
- Un rappel est planifié pour une itération quotidienne (puisque l’accord expire dans cinq jours).
une fois les activités configurées, la croix rouge est supprimée des enregistrements d’étape.
2. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddDocument
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Insérez l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
- Définissez le champ Ajouter des documents depuis.
- Définissez le champ Sélectionner le processus si vous joignez le fichier à partir d’un processus.
- Configurez tous les autres champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Valeurs de champ pour cet exemple :
- Le champ Ajouter des documents depuis est configuré pour récupérer le fichier du NDA depuis les notes sur le processus.
- Sélectionner le processus : dans la mesure où nous récupérons le fichier depuis un processus, nous devons indiquer quel processus contient le fichier.
- Cet exemple de recherche fait référence au même processus que nous sommes en train de développer.
- Le nom du document reste vide : étant donné que ce processus est très restreint et ne concerne que les contrats d’accord de non-divulgation, on ne s’attend pas à ce qu’autre chose que le fichier de l’accord de non-divulgation soit joint au processus.
- L’option Ajouter uniquement la dernière version du document est configurée sur Vrai. S’il existe plusieurs itérations du NDA, nous ne voulons pas envoyer toutes les versions, seulement la plus récente.
3. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (User)
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Insérez l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
- Vous ajoutez ici un destinataire via une recherche, définissez donc l’entité qui identifie votre destinataire : Lead, Contact ou Utilisateur.
- Définissez le rôle du destinataire : est-il un signataire, un approbateur ou Cc ?
- Définissez l’ordre des destinataires : il s’agit ici du deuxième destinataire, saisissez donc 2.
- L’activité CreateAgreement est configurée avec Ajouter une adresse e-mail principale à partir de l’entité parent en tant que premier destinataire.
- Définissez la vérification de l’identité : e-mail est la valeur par défaut. Si vous souhaitez ajouter une vérification à deux facteurs, ajustez le champ en conséquence.
- Configurez tous les autres champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Valeurs de champ pour cet exemple :
- Dans la mesure où il s’agit du deuxième destinataire, le type d’entité Utilisateur est sélectionné. Les contre-signatures internes ont généralement lieu une fois que le destinataire externe a apposé sa signature.
- L’option Ajouter un utilisateur en tant que destinataire est configurée pour rechercher l’utilisateur.
- Le signataire par défaut reste en place, car une signature est requise.
- 2 est saisi dans le champ Ordre des destinataires. Le signataire interne suit toujours le signataire externe.
4. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddDocument
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Insérez l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
- Indiquez le nom complet du destinataire facultatif, le cas échéant.
- Ajoutez l’adresse e-mail du destinataire.
- Définissez le rôle du destinataire : est-il un signataire, un approbateur ou Cc ?
- Définissez l’ordre des destinataires : il s’agit ici du troisième destinataire, saisissez donc 3.
- Configurez tous les autres champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Valeurs de champ pour cet exemple :
- Il s’agit du destinataire Cc de notre adresse e-mail d’archivage interne du NDA.
- Au lieu du nom d’une personne, une description appropriée est insérée dans le champ Nom complet du destinataire.
- L’adresse e-mail complète est ajoutée.
- L’option Cc est sélectionnée car ce destinataire collecte simplement nos accords de non-divulgation signés à des fins de sauvegarde.
- 3 est saisi dans le champ Ordre des destinataires. Le destinataire n’est pas techniquement dans le cycle de signature, mais le champ est obligatoire.
- Les destinataires Cc doivent toujours être répertoriés après les destinataires qui participent au processus de signature/d’approbation.
5. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Insérer l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Une fois toutes les étapes configurées :
- Faites défiler la page jusqu’en haut, puis cliquez sur l’onglet Notes.
- Avec l’onglet Notes ouvert, cliquez dans le champ indiquant Saisissez une note.
- Le contenu de l’onglet change à nouveau pour afficher un bouton Joindre un fichier.
- Cliquez sur Joindre un fichier.
Une nouvelle fenêtre contextuelle est générée avec un bouton Parcourir pour vous permettre de rechercher votre fichier et de le joindre.
- Cliquez sur Parcourir...
- Recherchez votre fichier et ouvrez-le.
- Le chemin du fichier est alors importé dans le champ Nom du fichier et la fenêtre Parcourir... se ferme.
- Cliquez sur le bouton Joindre.
- Cliquez sur le bouton Fermer.
Le fichier est désormais correctement joint aux notes sur le processus.
Une fois le fichier joint à la section Notes sur le processus, il ne reste plus qu’à activer le processus.
- Cliquez sur le bouton Activer en haut de la fenêtre.
Lorsque le défi d’activation s’affiche, cliquez sur Activer.
S’il n’y a pas d’erreur, la page s’actualise et affiche le bouton Désactiver en haut de la page (à la place du bouton Activer).
L’action est terminée.
Pour la rendre accessible aux utilisateurs, vous devez l’associer à un workflow :
- Cliquez sur le bouton Fermer dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre pour fermer la page PowerApp.
- Revenez à la page Administration Adobe Acrobat Sign, puis cliquez à nouveau sur Créer un workflow.
- La superposition Créer un processus s’ouvre.
- Sélectionnez Workflow dans la liste déroulante Catégorie.
- Sélectionnez la même entité principale dans la liste déroulante Entité que celle que vous avez sélectionnée pour le processus.
- Il s’agit de l’entité où les expéditeurs peuvent trouver le workflow répertorié.
- Cliquez sur OK
La page Informations sur le processus se charge :
Cet exemple concerne un contrat NDA, nous souhaitons l’activer en tant qu’option à la demande.
- Cochez la case en regard de En tant que processus à la demande.
- Cliquez sur le bouton Ajouter étape dans le gestionnaire de processus.
- Sélectionnez Exécuter l’action dans la liste des options.
- Dans le champ Action, sélectionnez le processus qui vient d’être créé.
- Le champ Entité est renseigné automatiquement en fonction du processus sélectionné.
- Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
- Configurez le paramètre Cible.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
- Une fois toutes les étapes configurées, faites défiler la page jusqu’en haut, puis cliquez sur Activer.
- Cliquez à nouveau sur Activer lorsque vous y êtes invité.
Le workflow est terminé, et associé à l’entité principale (Contact dans cet exemple).
Testez le workflow :
- Accédez à n’importe quel contact.
- Cliquez sur la liste Plus d’options dans le ruban (...).
- Cliquez sur Exécuter le workflow.
Une liste des workflows associés à l’entité s’affiche.
- Cochez la case en regard du workflow que vous souhaitez déclencher.
- Cliquez sur Ajouter au bas du panneau pour lancer le workflow.
- Cliquez sur OK lorsque vous y êtes invité si vous souhaitez exécuter le workflow.
Routage hybride pour les flux de signature
Un routage de signature hybride est une combinaison d’un processus de signature séquentiel qui comporte une ou plusieurs étapes où le processus de signature devient parallèle.
Plus que tout autre type de flux de signature, le routage hybride exige une bonne compréhension du formulaire, et de l’ordre dans lequel les signatures doivent être apposées.
L’affectation des champs (Signataire1, Signataire2, etc.) dépend de l’ordre dans lequel les destinataires sont répertoriés dans le processus ou l’interface utilisateur. Au cours d’une étape de signature parallèle, tous les destinataires ont le même numéro d’ordre des destinataires. Par conséquent, le placement physique dans le processus/l’interface utilisateur est votre seule file d’attente quant au champ de formulaire auquel le destinataire a accès.
Le destinataire le plus élevé dans le processus/l’interface utilisateur est le Signataire1.
Le deuxième destinataire répertorié dans le processus/l’interface utilisateur est le Signataire2, même si le flux de signature est parallèle et que les deux destinataires indiquent un ordre des destinataires de 1.
Conditions et limites du routage hybride
- Le routage hybride fonctionne uniquement s’il est activé dans le compte Adobe Acrobat Sign.
- Connectez-vous à Adobe Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.
- Accédez à Compte > Paramètres d’envoi > Ordre de signature > Autoriser les expéditeurs à spécifier un ordre d’acheminement hybride.
- Enregistrez le paramètre.
- Les modèles d’accord ne peuvent pas être configurés pour exploiter le routage hybride.
- Le routage hybride n’est pas pris en charge lorsque le type de signature est Par écrit.
- Le routage hybride ne prend pas en charge un processus dans lequel l’ordre de signature de l’expéditeur est :
- Je signe en premier
- Je signe en dernier
- Je suis le seul à signer
- Inclure l’adresse e-mail principale de l’entité parent identifie le destinataire avec un ordre de destinataire de 1. Si d’autres destinataires ont un ordre de destinataire de 1, des règles hybrides sont appliquées.
- Si un processus est défini dans lequel l’option Ordre entré = Faux (ce qui indique un flux de signature parallèle), mais que les destinataires n’ont pas tous la même valeur d’ordre des destinataires (ce qui indique un flux de signature séquentiel), des règles de routage hybride s’appliquent.
Causes courantes de l’échec des processus
Parfois, un processus dont la configuration ne présente aucune erreur échoue au cours de l’exécution.
Les raisons les plus souvent identifiées sont les suivantes :
- Aucun fichier n’est joint à la section Note depuis laquelle vous tentez d’extraire le fichier.
- La méthode de vérification de l’identité définie dans l’activité AddRecipient ou CreateAgreement est désactivée par les paramètres de votre compte Adobe Acrobat Sign.
- Il n’existe aucun contact sur l’entité principale et l’option Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent en tant que destinataire de votre activité CreateAgreement est définie sur Vrai.
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