Automatisation des processus contractuels

Automatisation de vos processus contractuels

Un processus contractuel professionnel est un système d’étapes interconnectées avec différents stades allant du lancement d’un accord aux étapes finales de clôture d’un contrat. Les tâches impliquées au cours des différentes étapes d’un contrat sont essentielles à la gestion du contrat, mais au lieu de suivre manuellement chaque tâche, vous pouvez les automatiser en configurant des flux sur Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.

Les processus sont conçus autour de flux logiques et contiennent un événement de déclencheur, au moins une condition et au moins une action qui peut se produire en temps réel, et/ou comme un événement planifié.

Adobe Acrobat Sign pour Salesforce prend en charge les deux types d’action suivants : Mise à jour d’enregistrement et Action Apex.

Découvrez comment :

• Configurer des flux avec « Mise à jour d’enregistrement » comme type d’action.
• Configurer des flux avec « Action Apex » comme type d’action.

Configuration de flux avec Mise à jour d’enregistrement

Vous pouvez utiliser le type d’action Mise à jour d’enregistrement dans les flux Salesforce pour définir le champ de la liste déroulante Action en arrière-plan sur l’enregistrement d’accord pour appeler une action.

Adobe Acrobat Sign vous permet de créer un processus qui se déclenche en fonction d’événements de modification d’enregistrement, puis appelle une action sur l’accord Adobe Acrobat Sign associé. Vous pouvez contrôler à quel moment l’action se produira (c’est-à-dire après quelle mise à jour de champ dans l’enregistrement principal) et quels accords associés sont sélectionnés pour l’action.

Le type d’action Mise à jour d’enregistrement prend en charge les actions suivantes : Envoyer, Annuler, Supprimer, Rappeler et Mettre à jour.

Vous pouvez créer des flux d’actions Mise à jour d’enregistrement pour les accords Adobe Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous.

L’élément de début du flux « Mise à jour d’enregistrement » définit le moment où le démarrage du flux automatisé est déclenché. Dans la boîte de dialogue Configurer l’élément de début, assurez-vous de spécifier l’objet Salesforce dont les enregistrements doivent déclencher le flux, de définir à quel moment le flux doit être déclenché et de définir des conditions d’entrée pour un ou plusieurs champs.

L’action en arrière-plan Mise à jour d’enregistrement définit une action en arrière-plan qui met à jour les enregistrements sélectionnés qui répondent à la condition. Pour modifier une action en arrière-plan Mise à jour d’enregistrement, vous pouvez sélectionner l’action Mise à jour d’enregistrement, puis sélectionner Modifier un élément.

Dans la boîte de dialogue Modifier Mise à jour d’enregistrement :

1. Choisissez la manière dont vous souhaitez que le flux recherche les enregistrements. Si vous souhaitez mettre à jour tous les enregistrements associés à l’enregistrement Opportunité, par exemple, sélectionnez Mettre à jour les enregistrements liés à l’enregistrement d’opportunité qui a déclenché le flux, puis, sous Sélectionner les enregistrements associés, indiquez l’ID de l’enregistrement.
   
   Remarque : l’ID de l’enregistrement doit contenir l’espace de noms « echosign_dev1 ». L’objet echosign_dev1 est associé aux objets Salesforce communs, tels que Compte ou Opportunité. Si les Accords sont liés à un objet personnalisé, ce nom est propre à l’organisation.
2. Définissez les conditions de filtre selon vos besoins.
3. Spécifiez l’action en arrière-plan en attribuant une valeur au champ « echosign_dev1_Background_Action_c ».
4. Sélectionnez Terminé.

Configuration des flux avec l’action Apex

Cette méthode utilise le type d’action Apex dans les flux Salesforce pour appeler une Méthode invocable fournie avec le package géré pour effectuer l’action correspondante. 

Vous pouvez créer un nouveau processus qui se déclenche en fonction des événements de modification d’enregistrement, puis appelle une action sur un accord Adobe Acrobat Sign associé.

L’action Apex prend en charge les actions suivantes : Envoyer, Annuler, Supprimer, Rappeler, Mettre à jour et Charger (modèle).

Adobe Acrobat Sign fournit les actions invocables suivantes qui sont configurées pour les flux d’actions Apex :

• Annuler l’accord [AgreementCancelInvocableAction]
• Supprimer l’accord [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Charger le modèle d’accord [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Envoyer l’accord [AgreementSendInvocableAction]
• Envoyer un rappel d’accord [AgreementRemindInvocableAction]
• Mettre à jour l’accord [AgreementUpdateInvocableAction]

Vous pouvez créer des flux d’actions Apex pour les accords Adobe Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous.

L’élément de début est configuré pour un objet Salesforce dont les enregistrements doivent déclencher le flux lors de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’accords. Vous pouvez configurer le déclencheur de flux et définir des conditions d’entrée. Par exemple, le flux d’actions Apex ci-dessous est configuré pour se déclencher lorsqu’un enregistrement est mis à jour à condition que l’accord soit à l’étape Négociation/Révision.

L’élément Affectation définit les variables d’exécution du modèle d’accord. Vous devez créer une nouvelle ressource « Variable » qui stocke les valeurs à utiliser pendant le flux. Dans l’élément Affectation , vous pouvez sélectionner la variable et définir des valeurs à l’aide d’un opérateur approprié.

Vous pouvez définir plusieurs valeurs pour une variable. Par exemple, définissez votre variable pour sélectionner les valeurs d’ID de destinataire et d’ID de pièce jointe à l’aide de l’opérateur Ajouter : 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Pour qu’une variable accepte plusieurs valeurs, assurez-vous d’activer l’option « Autoriser plusieurs valeurs (collection) » dans les paramètres de votre ressource Variable. Pour vérifier ou modifier les paramètres de la variable :

1. Sélectionnez pour ouvrir la Toolbox.
2. Sous Variables de collection, sélectionnez la variable que vous souhaitez vérifier ou modifier.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier la variable, vérifiez les paramètres.
4. Pour modifier les paramètres de la variable, sélectionnez 
5. Dans la boîte de dialogue Modifier la variable, modifiez les paramètres selon vos besoins, puis sélectionnez Terminé.

L’élément Action Apex définit les valeurs d’entrée pour votre flux d’accord, comme indiqué ci-dessous.

• Dans le champ ID du modèle d’accord, vous devez indiquer l’ID du modèle d’accord pour lequel vous souhaitez définir le flux. 
• Sous Variables d’exécution du modèle d’accord, vous devez saisir la variable que vous avez définie à l’aide de l’élément Affectation plus haut.

Remarque : le champ Variables d’exécution du modèle d’accord n’accepte pas plusieurs valeurs. Une tentative de saisie de plusieurs valeurs dans un format séparé par des virgules peut entraîner une erreur dans le flux.  

• Dans le champ Traitement asynchrone, vous pouvez définir la valeur sur true ou false.
• Dans le champ ID de l’enregistrement principal, vous devez saisir l’ID de l’enregistrement principal.

Les flux d’action Apex offrent les fonctionnalités suivantes :

• Ils prennent en charge les actions planifiées.
• Ils prennent en charge l’envoi automatique des modèles d’accord, c’est-à-dire que les accords peuvent être générés et envoyés automatiquement.
• Toutes les actions peuvent accepter plusieurs requêtes dans un appel.
• Toutes les exceptions sont inscrites et stockées sur l’enregistrement de résultats et consignées comme erreur dans le journal de débogage Apex afin d’éviter le blocage de l’exécution du processus.
• Le paramètre de la fonction Chargement du modèle (Traitement asynchrone) indique si le traitement du modèle se produit en mode synchrone ou asynchrone. L’appelant doit spécifier si le chargement du modèle doit s’exécuter en mode synchrone ou asynchrone.
  • Le processus par défaut s’exécute en mode synchrone. L’ensemble des processus doit s’exécuter en mode synchrone.
  • Si AutoSend est activé, le processus doit être en mode synchrone.
  • Le chargement d’un document de bibliothèque Adobe Acrobat Sign constitue un processus asynchrone notable.

Les flux d’actions Apex présentent les limitations suivantes :

• L’association de modèles AutoSend et de documents de bibliothèque Adobe Acrobat Sign n’est pas prise en charge en raison d’une limitation dans Salesforce où un thread ne peut pas lancer un autre thread
  .
• Pour tout paramètre transmis à l’action invocable, vous ne pouvez référencer que les champs parents. Vous ne pouvez pas réaliser d’actions sur des accords enfant sous un enregistrement principal.
• Les flux d’actions Apex ne prennent pas en charge les actions qui renvoient une valeur, telles que l’obtention d’informations sur le document ou d’une URL de signature.