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Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault : Guide de l’utilisateur

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Dernière mise à jour le 3 oct. 2022

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Documentation du développeur Acrobat Sign

Ce document est conçu pour aider les clients Veeva Vault à apprendre à utiliser l’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault pour envoyer des accords.

Présentation

L’intégration d’Adobe Acrobat Sign à Veeva Vault facilite le processus d’obtention d’une signature ou d’une approbation pour tout document nécessitant des signatures à valeur légale ou un traitement de document contrôlable.

Le processus global d’envoi de documents pour signature est similaire au processus d’envoi des e-mails. Il est donc facile à adopter pour la plupart des utilisateurs.

L’intégration d’Adobe Acrobat Sign à Veeva Vault simplifie et accélère vos workflows de documents et de signatures. En utilisant le workflow d’intégration, vous :

Économisez le temps et les ressources consacrés aux courriers, aux envois de nuit ou aux télécopies.
Envoyez des contrats pour signature électronique ou approbation à partir de Veeva Vault, accédez à l’historique des contrats en temps réel et consultez les contrats enregistrés.
Suivez les transactions en temps réel dans l’ensemble de votre organisation et recevez des mises à jour lorsque les accords sont consultés, signés, annulés ou refusés.
Signez électroniquement dans plus de 20 langues et prenez en charge le service de télécopie dans plus de 50 pays dans le monde.
Créez des modèles d’accord réutilisables pour les options d’envoi.

Envoi d’un accord à l’aide d’Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault

Pour envoyer un accord à l’aide d’Adobe Acrobat Sign pour Veeva :

Accédez à la page de connexion de Veeva Vault et saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. La page d’accueil de Vault s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
Sélectionnez l’onglet Bibliothèque, puis, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Créer.
Sélectionnez Charger et continuer.
Chargez tout document à partir de votre lecteur local.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez le Type Clinique, puis un Sous-type et une Classification, si nécessaire.
Pour fermer la boîte de dialogue, sélectionnez OK.
Sélectionnez Suivant.
Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez tous les champs obligatoires dans la section des métadonnées et sélectionnez Enregistrer.
Un document test est créé avec le statut Brouillon, comme illustré ci-dessous.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le menu déroulant , puis Commencer la révision.
Sélectionnez les paramètres Réviseur et Échéance de la révision.
Sélectionnez Démarrer. Le document passe au statut EN COURS DE RÉVISION.
Effectuez la tâche affectée au nom des réviseurs. Une fois que vous avez terminé, le document passe au statut RÉVISÉ.
Sélectionnez le menu déroulant , puis Adobe Sign.
Si la fonctionnalité UMG (Utilisateurs dans plusieurs groupes) est activée dans le compte Adobe Acrobat Sign et que l’expéditeur fait partie de plusieurs groupes, une boîte de dialogue s’affiche, comme indiqué ci-dessous. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le groupe, puis Suivant.
Dans la fenêtre iFrame qui s’ouvre dans Vault, saisissez l’adresse e-mail du destinataire et sélectionnez Suivant.

Remarque : s’il n’existe pas de compte d’utilisateur Adobe Acrobat Sign pour l’adresse e-mail de l’expéditeur, la fenêtre iFrame affiche un message, comme indiqué ci-dessous. Un e-mail est également envoyé à l’utilisateur avec les instructions d’activation du compte.
Toutefois, si la fonctionnalité Configurer automatiquement les utilisateurs Sign est désactivée, la création de l’utilisateur Adobe Acrobat Sign échoue et la fenêtre iFrame affiche un message lui demandant de contacter son administrateur de compte Adobe Acrobat Sign. L’administrateur de compte Adobe Acrobat Sign peut effectuer l’une des actions suivantes :
- Activer la fonctionnalité Configurer automatiquement les utilisateurs Sign pour le compte
- Créer l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign avant d’utiliser l’intégration d’Adobe Acrobat Sign à Veeva Vault
Une fois le document traité, glissez-déposez les champs de signature depuis le panneau de droite et sélectionnez Envoyer.
Le document est envoyé aux destinataires pour signature. Une fois que le destinataire a reçu l’e-mail du document, le statut du document passe de Révisé à Signature dans Adobe.
Une fois toutes les signatures capturées et finalisées dans Adobe Acrobat Sign, le document dans Vault est défini sur le statut Approuvé.
Sélectionnez l’option Fichiers document et développez la section Rendus dans Vault. Une fois le document approuvé, un rendu nommé « Rendu Adobe Sign » est automatiquement créé.
Téléchargez le rendu Adobe Sign pour valider la signature du destinataire.

Annulation d’un accord avec Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault

Accédez à la page de connexion de Veeva Vault et saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
La page d’accueil de Vault s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
Sélectionnez l’onglet Bibliothèque, puis le document.
Le document peut avoir les statuts suivants : Brouillon dans Adobe Sign, Création dans Adobe Sign ou Signature dans Adobe.
Sélectionnez Annuler Adobe Sign.

L’action web est déclenchée et la fenêtre iFrame chargée dans Vault.

Le document passe automatiquement au statut Révision.

Une fois le document défini sur le statut Révision, vous pouvez de nouveau l’envoyer pour signature.