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Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 Online : Guide d’installation

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Dernière mise à jour le 7 nov. 2023

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Documentation du développeur Acrobat Sign

Présentation

Acrobat Sign offre une solution d’intégration plug-and-play avec Microsoft Dynamics CRM qui présente les avantages suivants :

Accélère le processus de vente grâce à l’envoi d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple).
Fusionne automatiquement les données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfère des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics.
Active la fonctionnalité mobile via le Centre des ventes. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les installations sur Dynamics 365 versions 9.x et ultérieures.
Permet aux destinataires de signer facilement en tout lieu, à tout moment et depuis tout appareil.
Permet aux expéditeurs d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics.
Supprime les étapes manuelles dans l’intégralité du processus.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 : Guide d’installation fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Installation d’Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365
Configuration d’Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365
Implémentation des paramètres facultatifs
Ajout d’entités CRM personnalisées à Acrobat Sign

Autres ressources

Pour mettre à niveau votre pack Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 déjà installé vers la dernière version, reportez-vous au Guide de mise à niveau.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 On-Premises, reportez-vous au document Adobe Sign pour Microsoft Dynamics 365 On-Premises : Guide d’installation (version 9).
Pour obtenir les dernières mises à jour, reportez-vous aux Notes de mise à jour.
Pour découvrir comment utiliser Acrobat Sign pour Microsoft 365 Online, consultez le Guide de l’utilisateur.
Pour apprendre à personnaliser et automatiser les workflows de signature, consultez le Guide des processus et workflows.

Contactez le service clientèle si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le processus d’installation.

Conditions préalables

Pour installer et utiliser correctement Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365, vous devez vous assurer que les conditions ci-dessous sont remplies :

Les modules linguistiques obligatoires sont installés dans Dynamics 365.
L’utilisateur possède un compte Acrobat Sign d’entreprise sous licence ou d’évaluation.
L’adresse e-mail de l’administrateur Acrobat Sign est la même que celle utilisée pour l’installation de l’administrateur Dynamics CRM. Si un administrateur de groupe crée une clé d’intégration, les utilisateurs doivent disposer d’un abonnement au groupe Principal de cet administrateur pour pouvoir accéder à l’application.

Tous les domaines d’utilisateur possibles sont inclus. N’incluez pas de domaines publics tels que gmail.com, yahoo.com, etc.
Vous devez obtenir la liste de tous les utilisateurs du système Acrobat Sign qui utilisent vos domaines détenus et demander le déplacement des utilisateurs valides dans votre compte Acrobat Sign lié à CRM.
Remarque : toutes les adresses e-mail des utilisateurs doivent correspondre à l’adresse e-mail principale de l’utilisateur CRM. Dans le cas contraire, vous devez modifier l’adresse e-mail pour Acrobat Sign.
Les utilisateurs et administrateurs d’Acrobat Sign se voient attribuer des licences d’accès client CRM en lecture/écriture dans l’environnement Dynamics.

La taille maximale de chargement des fichiers est configurable dans CRM (la valeur par défaut est de 5 Mo). Si des utilisateurs essaient de joindre un fichier dont la taille est supérieure à la valeur configurée, une erreur s’affiche. Si la taille du fichier PDF signé est supérieure à la valeur configurée, Microsoft Dynamics empêche l’association du fichier à l’entité parente (ou mappée).

Navigateurs pris en charge

Chrome - version actuelle
Firefox - version actuelle
Safari - version actuelle
Edge - version actuelle

Navigateurs Edge

Afin que Microsoft Dynamics fonctionne parfaitement dans les navigateurs Microsoft Edge, vous devez approuver les sites ci-dessous dans la configuration de sécurité de votre navigateur :

https://*.adobesigncdn.com
https://*.adobesign.com
https://*.echocdn.com
https://*.echosign.com
https://cc-api-data.adobe.io
Si vous utilisez un système de gestion des identités tiers, cette URL doit également être ajoutée.

Installation d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 Online

Accédez à la page Microsoft AppSource correspondant au pack Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365, puis sélectionnez Obtenir maintenant.

Remarque :

pour tester gratuitement Adobe Acrobat Sign, demandez une version d’essai gratuite de 30 jours d’Adobe Acrobat Sign pour Dynamics CRM.
Dans la boîte de dialogue Confirmez vos informations pour continuer qui s’affiche, vérifiez vos informations utilisateur et consultez les détails d’autorisation. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Obtenir maintenant.
Dans la boîte de dialogue Installation d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 qui s’ouvre :
1. Dans la liste déroulante Sélectionner un environnement, sélectionnez l’environnement approprié dans lequel vous souhaitez installer Acrobat Sign.
2. Cochez la case « J’accepte les conditions juridiques et la déclaration de confidentialité de Microsoft ».
3. Cochez la case « J’accepte la déclaration de confidentialité et les conditions juridiques relatives à l’importation de packs dans Dynamics 365 ».
4. Sélectionnez Installer.
Remarque :

Si un pack Adobe Acrobat Sign pour Dynamics est déjà installé, celui-ci est mis à niveau vers la nouvelle version.
Dans la page Centre d’administration Power Platform qui s’ouvre, vérifiez la progression de l’installation. Cette opération peut prendre environ 30 minutes. Actualisez la page pour mettre à jour le statut.

Configuration d’Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365

Après avoir installé le pack Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365, vous devez implémenter les paramètres de configuration suivants :

Lorsque vous installez Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 Online pour la première fois, vous devez générer une clé d’intégration dans Acrobat Sign et la saisir dans l’environnement Dynamics 365 Online. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Acrobat Sign et Microsoft Dynamics pour s’approuver et partager du contenu.

Pour générer une clé d’intégration dans Acrobat Sign :

Connectez-vous à Microsoft Dynamics 365 à l’aide de vos informations d’identification de compte administrateur.
Votre compte administrateur dans Acrobat Sign contient la clé d’intégration.
Accédez à Adobe Acrobat Sign > Accueil.
Dans le champ Clé d’intégration, sélectionnez Accédez à Adobe Acrobat Sign pour générer la clé d’intégration.
Sur la page de connexion d’Acrobat Sign, connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification d’administrateur.

L’adresse e-mail de votre compte d’administrateur doit être la même que celle de votre administrateur Dynamics.
Accédez à Compte > API Acrobat Sign > Informations sur l’API. Sélectionnez Clé d’intégration.

Remarque :

si le lien Clé d’intégration n’est pas visible sur la page Informations sur l’API, contactez le Service clientèle pour modifier les paramètres de votre compte afin d’afficher cette fonctionnalité requise.
Dans l’interface Créer une clé d’intégration :
- Donnez un nom intuitif à la clé, tel que Dynamics CRM.
- Activez les éléments suivants :
  
  user_read
  
  user_write
  
  user_login
  
  agreement_read
  
  agreement_write
  
  agreement_send
  
  library_read
  
  library_write
- Sélectionnez Enregistrer.
Dans la page Jetons d’accès qui s’ouvre :
1. Sélectionnez la clé que vous venez de créer. Le lien Clé d’intégration s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
2. Sélectionnez Clé d’intégration.
3. Copiez cette clé et enregistrez-la pour l’étape suivante.
4. Sélectionnez OK.
Revenez à l’environnement Dynamics CRM et procédez comme suit :
1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Accueil.
2. Dans le champ Clé d’intégration, collez la clé que vous avez copiée précédemment, puis sélectionnez Valider.
Dans la page Accueil d’Acrobat Sign qui s’affiche :
1. Collez la clé dans le champ Clé d’intégration.
2. Sélectionnez Valider.
Une fois la page actualisée, la clé d’intégration est verrouillée (une coche verte indique la réussite de l’installation), et le bouton Valider se transforme en bouton Lancer Adobe Acrobat Sign.
Sélectionnez Lancer Adobe Acrobat Sign.
Dans la boîte de dialogue Activer les flux d’activité Adobe Acrobat Sign qui s’ouvre, vous pouvez sélectionner Activer pour activer les flux d’activité Adobe Acrobat Sign.

Vous pouvez activer ou désactiver manuellement les flux d’activité sur la page Paramètres d’administration > Configuration.

Vous devez désactiver le rendu de formulaire hérité pour utiliser Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

Dans la page Dynamics 365 CRM, sélectionnez Paramètres > Administration (sous Système).
Dans la boîte de dialogue Paramètres système, assurez-vous que le paramètre Utiliser le rendu de formulaire hérité est défini sur Non. Sélectionnez OK.

Chaque utilisateur Dynamics censé utiliser l’application Acrobat Sign doit avoir l’un des rôles de sécurité suivants configurés dans l’environnement Dynamics :

Lecteur Acrobat Sign : accorde à l’utilisateur un accès en lecture seule aux enregistrements d’accord.
Utilisateur Acrobat Sign : permet à l’utilisateur de travailler sur des accords et d’autres entités de l’application. Ce rôle permet à l’utilisateur de n’afficher que ses enregistrements et autorise un accès de niveau utilisateur aux enregistrements CRM intégrés (contacts, comptes, prospects, opportunités, commandes, factures, devis).
Administrateur Acrobat Sign : ce rôle comprend d’autres droits en plus de ceux du rôle Utilisateur Acrobat Sign comme ajuster les paramètres généraux, la migration des données et autoriser la visibilité sur tous les accords dans l’ensemble de l’application.

Pour configurer les rôles de sécurité :

Dans la page Dynamics 365 CRM, sélectionnez Paramètres > Sécurité (sous Système).
Dans la page Sécurité qui s’ouvre, sélectionnez Utilisateurs.
Dans la page Utilisateurs qui s’ouvre :
1. Sélectionnez tous les utilisateurs auxquels vous souhaitez affecter un type de rôle de sécurité.
2. Dans le menu supérieur, sélectionnez Gérer les rôles.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer les rôles d’utilisateurs qui s’affiche, cochez la case correspondant au rôle de sécurité souhaité.
4. Sélectionnez OK.

Vous pouvez activer la fonctionnalité Mises à jour automatiques et en temps réel du statut, qui utilise des webhooks Acrobat Sign pour déclencher un flux Power Automate chaque fois que le statut d’un accord change.

Pour activer les mises à jour d’état des accords en temps réel :

Dans la page Dynamics 365, sélectionnez le lanceur d’applications dans l’angle supérieur droit, puis Power Automate.
Sur la page Power Automate qui s’ouvre :
1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Connecteurs.
2. Dans la barre du connecteur de recherche, recherchez Adobe Acrobat Sign, puis sélectionnez Adobe Acrobat Sign dans la liste des options disponibles.
Le connecteur Adobe Acrobat Sign est ajouté à votre liste de connecteurs Power Automate.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Modèles, puis utilisez la barre de recherche pour rechercher et ajouter Mettre à jour l’enregistrement de l’accord Dynamics selon le changement de statut d’accord dans Adobe Acrobat Sign.
Authentifiez-vous auprès des services de modèles suivants :
- Service de données commun : il s’agit du service de données commun dans Dynamics. Les administrateurs peuvent s’authentifier en sélectionnant l’icône + en regard du nom du service.
  Si vous n’êtes pas authentifié automatiquement, vous devez vous authentifier avec votre ID utilisateur administrateur Dynamics.
- Adobe Acrobat Sign : ouvre l’authentification OAuth auprès du service Adobe Acrobat Sign. Assurez-vous de vous authentifier avec la même adresse e-mail d’administration que celle qui a été utilisée pour créer la clé d’intégration.
Une fois que vous vous êtes authentifié auprès des services, une coche verte s’affiche en regard du service authentifié. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Continuer.
Sur la page Détails du modèle qui s’ouvre :
1. Dans la section Lorsque l’état de l’accord change, dans le champ Nom, saisissez le nom du déclencheur.
2. Dans la section Mettre à jour un enregistrement, sélectionnez l’environnement approprié (Acrobat Sign étant installé).
3. Sélectionnez Enregistrer.

Implémentation des paramètres personnalisés (facultatif)

Vous pouvez élaborer des modèles, mapper des données et créer des workflows personnalisés à l’aide des outils d’administration et des paramètres de configuration disponibles sur la page Paramètres d’administration Acrobat Sign.

Pour accéder aux paramètres et les modifier :

Accédez à Adobe Acrobat Sign > Paramètres d’administration.
Dans la page Paramètres d’administration, accédez aux outils requis dans les différents onglets comme décrit dans les étapes suivantes :
Sous Compte et configuration, vous pouvez :
- accéder à la clé d’intégration pour la configuration initiale du compte ;
- vérifier le statut de configuration du compte ;
- afficher la liste de contrôle de configuration de compte suivante :
  
  Lier Adobe Sign à Dynamics 365 : affiche une coche verte si la clé d’intégration est correctement installée.
  
  Afficher le rendu de formulaire hérité dans Dynamics 365 : affiche une coche verte si le rendu de formulaire hérité est désactivé.
  
  Mises à jour automatiques du statut en temps réel avec Power Automate : affiche une coche verte lorsque des mises à jour en temps réel sont configurées.
Sous Configuration, les administrateurs peuvent activer ou désactiver les paramètres suivants :
- Activer la configuration automatique des utilisateurs : configure automatiquement tous les nouveaux utilisateurs qui ont accès à l’entité Adobe Acrobat Sign dès leur première utilisation. La configuration repose sur l’adresse e-mail principale de l’utilisateur et non sur le nom d’utilisateur. Elle s’effectue en arrière-plan sans aucune autre action de la part de l’utilisateur ou de l’administrateur du compte.
  les nouveaux utilisateurs qui sont automatiquement configurés dans Acrobat Sign disposent d’un mot de passe aléatoire. Comme l’intégration fonctionne comme une application authentifiée via une API, il n’existe aucun problème fonctionnel dans l’environnement Dynamics. Toutefois, si l’utilisateur souhaite se connecter à Acrobat Sign, il doit réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien « J’ai oublié mon mot de passe » situé dans la page d’accueil Acrobat Sign.
- Joindre les documents signés à l’entité Accords : cette option transfère une copie PDF du document terminé à Dynamics, joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes). Le document original faisant foi est conservé sur les serveurs Acrobat Sign.
- Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé : joint le fichier PDF du journal d’audit d’Acrobat Sign à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) une fois que l’accord est signé et terminé. Le journal d’audit énumère explicitement les événements (affichés, signés et délégués) de l’accord, leur calendrier ainsi que l’adresse IP à partir de laquelle les événements ont été effectués.
- Joindre le journal d’audit : joint le rapport d’audit à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) sous la forme d’un fichier distinct.
- Afficher les images d’aperçu du document : cette option permet de joindre une image du document signé ou complété à l’enregistrement pour en faciliter l’affichage sans avoir à télécharger ni ouvrir un fichier PDF. L’image jointe est affichée au bas de l’enregistrement de l’accord.
- Activer les flux d’activité sur l’entité d’accord Adobe : les flux d’activité sont activés pour l’entité d’accord.
- Bloquer l’accès aux documents d’accord : lorsque cette option est activée, aucune copie du document signé n’est enregistrée dans Microsoft Dynamics, et les utilisateurs ne peuvent ni prévisualiser ni télécharger la copie à partir de l’environnement Dynamics.
Remarque :
lorsque vous activez le paramètre Bloquer l’accès aux documents d’accord :

Les paramètres suivants sont automatiquement désactivés :

Joindre les documents signés à l’entité Accords

Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé

Afficher les images d’aperçu du document

Le statut des accords existants ne s’en trouve pas modifié. Le paramètre est appliqué uniquement aux accords qui sont signés après son activation.

Les accords existants ne sont pas supprimés de l’environnement Microsoft Dynamics.

Pour activer les méthodes d’authentification requises de l’identité de l’utilisateur dans votre compte Acrobat Sign :

Connectez-vous à votre compte Acrobat Sign avec vos informations d’identification d’administrateur.
Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.
Faites défiler la page Paramètres d’envoi qui s’ouvre jusqu’à la section Options d’identification du signataire et cochez les cases correspondant aux méthodes d’authentification d’identité que vous souhaitez activer.
Sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur les méthodes d’authentification Acrobat Sign.

Si votre processus de travail exige que vous ayez des signatures conformes à la réglementation CFR 21 Part 11, vous devez configurer les paramètres bio-pharma dans votre compte Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte Acrobat Sign avec vos informations d’identification d’administrateur.
Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres bio-pharma.
Dans la page Paramètres bio-pharma, cochez les cases correspondant aux paramètres que vous souhaitez activer.
Sélectionnez Enregistrer.

Pour en savoir plus sur les paramètres bio-pharma, consultez Configuration des paramètres bio-pharma.

Vous pouvez supprimer la clé d’intégration active de votre environnement Dynamics pour rompre la relation de confiance entre Dynamics CRM et Adobe Acrobat Sign, et ainsi arrêter toutes les nouvelles transactions et mises à jour des transactions existantes. Une fois la clé supprimée, vous pouvez la réappliquer à tout moment pour reprendre l’interaction entre les deux systèmes.

Pour supprimer la clé :

Accédez à Adobe Acrobat Sign > Paramètres d’administration.
Dans la barre supérieure, sélectionnez Supprimer la clé.

Vous pouvez également révoquer la clé d’intégration de votre compte Acrobat Sign. La révocation de la clé empêche définitivement son utilisation dans Acrobat Sign.

Pour révoquer une clé :

Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Acrobat Sign.
Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.
Cliquez sur la définition de la clé d’intégration que vous souhaitez révoquer. Le lien Révoquer s’affiche.
Sélectionnez Révoquer.
À l’invite, sélectionnez Oui.

Vous pouvez utiliser le mappage de données pour :

améliorer le processus de génération des accords et veiller à ce que le contenu des champs des documents soit correct en extrayant les valeurs des champs directement à partir de Dynamics CRM ;
transférer à Dynamics le nouveau contenu des accords terminés, ce qui permet d’effectuer des mises à jour précieuses de CRM, sans manipulation manuelle des données.

Pour réussir le mappage de données, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour vous permettre d’associer logiquement un champ CRM à un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades).

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières.

Découvrez comment créer des formulaires et améliorer la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Voyez également comment créer des formulaires au format PDF.

Remarque :

La fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.

Pour définir un modèle de mappage de données, vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes suivantes :

Via la page Mappages de données
1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Mappage de données.
2. Dans la page Mappages de données, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les mappages de données existants.
3. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez +Nouveau pour accéder à la page Nouveau mappage de données.
Via la page Paramètres d’administration
1. Dans la page Paramètres d’administration, sélectionnez Créer un mappage de données.
2. Saisissez un nom explicite pour votre mappage de données.
3. Vous pouvez choisir de définir ce mappage de données comme mappage par défaut.
4. Dans le menu déroulant Entité, sélectionnez l’entité CRM.
  Ainsi, les champs disponibles pour le mappage sont limités à l’entité définie. Vous pouvez avoir plusieurs mappages de données par entité. Une fois que la valeur de l’entité est définie, elle ne peut plus être modifiée. Une fois la valeur Entité définie, l’onglet Mappage de données s’affiche.
5. Sélectionnez Mappage de données pour accéder aux outils de mappage de champs.

Association des champs de données Dynamics CRM aux noms de champ Acrobat Sign

Vous pouvez créer des relations entre les noms de champs Dynamics CRM et les noms de champs de formulaire Acrobat Sign que vous avez définis. Les mappages de données sont configurés en fonction du flux des données :

MAPPER LES DONNÉES DE CRM AVEC L’ACCORD ACROBAT SIGN : préremplit les champs du formulaire à l’aide des valeurs de champ associées à l’entité Dynamics définie.
Vous pouvez créer un « groupe de recherche » d’autres valeurs de champ CRM pour remplir le champ de formulaire Acrobat Sign. Chaque membre du groupe est testé jusqu’à ce qu’une valeur non nulle soit trouvée et insérée. (Voir ci-dessous)
MAPPER LES DONNÉES DE L’ACCORD ADOBE ACROBAT SIGN AVEC LES DONNÉES DE CRM : renseigne les champs vides de l’entité Dynamics à l’aide des valeurs de champ de formulaire obtenues par le biais du processus de signature (une fois l’accord terminé).
Par défaut, Acrobat Sign ne place pas une nouvelle valeur dans un champ CRM qui comporte du contenu.
Vous pouvez définir la relation dans le mappage de données pour remplacer la protection du contenu et remplacer les valeurs de champ existantes par du nouveau contenu provenant du formulaire signé.

Types de données pris en charge

Le mappage de données Adobe Acrobat Sign prend en charge les types de données suivants :
Texte : les champs de formulaire Texte sont pris en charge en tant que ligne de texte unique dans CRM.
Valeur booléenne (deux options) : les cases à cocher sont prises en charge pour les champs booléens de CRM.
Si des champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont utilisés pour les champs booléens de CRM, le mappage CRM à Acrobat Sign risque d’échouer, mais le mappage Acrobat Sign à CRM doit fonctionner.
Ensemble d’options : les champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont pris en charge pour les champs d’ensemble d’options de CRM.

Pour associer des champs de données CRM à des champs d’accord Acrobat Sign :

Dans le menu déroulant Attribut, sélectionnez le champ CRM.
Dans la zone Champ de l’accord, saisissez le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.
(Facultatif) Cochez la case Ajouter le mappage dans le sens inverse si vous souhaitez également associer le mappage de ces champs d’Acrobat Sign vers CRM.
(Facultatif) Cochez la case Remplacer si vous souhaitez que ce modèle ignore le contenu existant dans le champ CRM et force le renseignement du champ avec le nouveau contenu du champ Acrobat Sign.
Sélectionnez Ajouter.

Une fois la nouvelle relation de champ traitée, elle apparaît dans les paramètres de configuration.

Si vous avez ajouté le mappage dans le sens inverse, la nouvelle relation est également renseignée dans les champs de configuration Acrobat Sign vers CRM.

Si vous avez choisi de remplacer la protection du contenu, ceci est indiqué dans l’enregistrement de la relation.

Pour associer des champs d’accord Acrobat Sign à des champs de données CRM :

Le processus de création d’un mappage d’Adobe à CRM est identique à celui décrit ci-dessus, excepté qu’il n’existe pas d’option permettant d’ajouter un mappage dans le sens inverse.

Suppression des relations mappées

Vous pouvez supprimer une ou plusieurs relations mappées en procédant comme suit :

Sélectionnez les enregistrements à supprimer en cliquant sur la coche située près de l’enregistrement.
Dans la barre supérieure, sélectionnez l’option Autres commandes, puis Supprimer.

Création d’autres relations de mappage des champs (groupe de recherche)

Dans un formulaire Adobe Acrobat Sign, si vous définissez un champ pouvant être rempli par un champ CRM parmi plusieurs, vous pouvez créer une liste triée (groupe de recherche) d’attributs CRM qui chercheront à remplir le champ Adobe Acrobat Sign.

Par exemple, vous pouvez mapper le champ CRM Prénom à un champ de formulaire appelé FName, puis le champ CRM Prénom Yomi au même nom de champ de formulaire. L’application tente d’abord de renseigner le champ Prénom. Si aucun contenu n’est trouvé, Adobe Acrobat Sign tente d’utiliser le contenu du champ Prénom Yomi. Si aucun contenu n’est trouvé dans les éléments du groupe de recherche, le champ est laissé vide.

Pour définir le groupe de recherche :

Créez une relation CRM vers Adobe Acrobat Sign entre l’attribut CRM principal et le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.
Une fois le premier enregistrement en place, remplacez l’attribut CRM par l’attribut CRM secondaire, puis ajoutez cette relation.
À l’invite, sélectionnez OK.

Une fois l’enregistrement mis à jour dans le système, vous constatez que les enregistrements ont été modifiés et comptent désormais un préfixe devant l’attribut d’entité :

Le caractère # est placé devant l’attribut principal/par défaut. Ce champ est toujours le premier dont le contenu est recherché. Les relations suivantes sont numérotées 1-N. La première autre relation de champ est indiquée par (1). Il s’agit toujours de l’autre premier champ vérifié. (2) est le deuxième autre champ, etc.

Ajout de pièces jointes aux entités associées

Une fois qu’un accord est entièrement signé et exécuté, Adobe Acrobat Sign crée une copie PDF du document et un journal d’audit du processus de signature. Il est possible de joindre ces documents en tant que fichiers PDF à n’importe quelle autre entité CRM qui est associée à l’entité parente du modèle.

Dans la section Mapper l’accord signé et le journal d’audit avec l’entité CRM de la page du modèle, vous trouverez trois types de document accessibles via une liste déroulante :

PDF signé : texte intégral du document signé. Il s’agit d’une copie de la version originale faisant foi qui est conservée sur les serveurs Acrobat Sign.
Piste d’audit : énumération complète de tous les événements majeurs (signature, délégation, etc.) et des métadonnées associées (heure/date, adresse IP, etc.).
PDF combiné : les deux documents sont combinés dans un seul fichier PDF et joints.

Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à n’importe quelle entité associée, mais vous devez explicitement les mapper séparément.

Pour mapper une pièce jointe :

Sélectionnez le type de document de votre choix dans la liste déroulante.
Sélectionnez l’entité vers laquelle vous souhaitez envoyer le document à l’aide de la liste déroulante Joindre à l’enregistrement CRM. Seules les entités dont la relation est définie avec l’entité parente sont répertoriées.
Sélectionnez Ajouter.

Les relations de pièce jointe sont répertoriées dans les paramètres de configuration.

Suppression d’une pièce jointe

Cliquez sur la coche correspondant aux enregistrements que vous souhaitez supprimer.
Sélectionnez l’icône Autres commandes, puis Supprimer.

En tant qu’administrateur Acrobat Sign dans l’environnement Dynamics, vous pouvez créer des modèles d’accord permettant de préconfigurer la majorité des champs de l’accord, joindre des fichiers et lier cet accord au mappage de données approprié.

Les modèles sont liés à une entité Dynamics et sont disponibles pour les accords envoyés à partir de cette entité lorsqu’ils sont marqués comme Actif.

Remarque :

les mappages de données représentent la colonne vertébrale des modèles d’accord et doivent être définis avant que le modèle d’accord ne soit configuré.

Utilisez l’une des méthodes suivantes pour configurer un nouveau modèle d’accord :

Via les modèles d’accord

Accédez à Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord.
Cette opération charge la page Modèles d’accord, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez +Nouveau pour démarrer un nouveau modèle.

Via les paramètres d’administration

Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres d’administration.
Sélectionnez l’onglet Configuration, puis Créer un modèle d’accord.
Dans la page Nouveau modèle d’accord, indiquez un nom intuitif pour le modèle, puis sélectionnez l’entité à laquelle le modèle doit être lié.

Remarque : l’entité ne peut pas être modifiée ultérieurement. Une fois qu’elle est sélectionnée, le modèle est enregistré, et le modèle complet de l’accord est chargé.

Vous pouvez configurer le modèle d’accord en fournissant les informations requises dans les quatre onglets suivants :

Informations sur le modèle : définit la relation entre les objets majeurs et indique si le modèle est actif.
Destinataires : autorise un chemin de signature préconfiguré pour le modèle.
Détails de l’accord : contient les éléments de l’accord individuel.
Associé : liste des objets associés.

Informations sur le modèle

Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle. Il contient les champs suivants :

Nom de modèle : nom du modèle. Ce nom est identique à celui qui est indiqué en haut de la page.
Entité principale : les modèles sont liés à une entité unique dans Dynamics. L’entité déclarée est la seule entité qui affiche ce modèle. Cette valeur est verrouillée une fois l’accord créé.
Mappage de données : ce champ indique le nom du mappage de données lié au modèle.

Actif : détermine si le modèle peut être sélectionné par les utilisateurs lors de l’envoi à partir de l’entité principale.
Envoi en un clic : si cette option est activée, le modèle envoie automatiquement l’accord lorsque le modèle est sélectionné.
Supposez que vous disposiez d’un modèle d’accord de confidentialité conçu avec l’entité principale Contact et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse e-mail du contact. Il vous suffit de sélectionner le modèle d’accord de confidentialité à partir du contact auquel l’accord doit être envoyé. La phase de configuration est ignorée et l’accord est envoyé sans autre interaction.
Néanmoins si aucun destinataire n’est configuré, le paramètre Un seul clic est ignoré, et l’accord s’ouvre pour une configuration manuelle.

Destinataires

La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.

Vous pouvez corriger une liste de destinataires dans un modèle à l’aide de l’option + Nouveau destinataire. Par défaut, la liste des destinataires reste vide et doit être remplie manuellement par l’expéditeur lors de la configuration d’un accord.

Vous devez ajouter un destinataire par défaut explicitement via l’option + Nouveau destinataire, puis enregistrer les valeurs par défaut affichées avec l’option Créer à partir de l’entité principale activée.

L’option Remplacer la vérification par défaut vous permet de contourner la méthode de vérification par défaut (définie dans la section Sécurité) et d’appliquer une autre méthode de vérification pour ce destinataire uniquement.

Destinataire rapide - Ignorer l’authentification

Pour ajouter des destinataires supplémentaires (par exemple, pour un processus de contresignature interne) ou des destinataires qui ne sont pas impliqués dans le processus de signature, vous devez désélectionner Créer à partir de l’entité principale, puis définir le destinataire. Cette option est très intéressante pour mettre en copie les équipes qui doivent uniquement gérer les documents finaux.

Détails de l’accord

La section Détails de l’accord comprend quatre sections :

Détails du message : nom de l’accord et message global que chaque destinataire voit dans l’e-mail « Veuillez signer ».
Fichiers joints : fichiers envoyés pour signature.
Options de l’accord : options de configuration de l’accord.
Options de sécurité : option permettant de protéger le fichier PDF par un mot de passe.

Ajout d’entités CRM personnalisées à Acrobat Sign

Vous pouvez associer vos accords aux entités CRM intégrées suivantes, incluses dans le package Adobe Acrobat Sign :

Contacts
Comptes
Prospects
Opportunités
Devis
Factures
Commandes
Contrats

Les entités personnalisées ne peuvent démarrer un accord qu’à partir de l’élément de menu Demander des signatures. Vous ne pouvez pas utiliser le système Création rapide pour démarrer un accord à partir d’une entité personnalisée.

Vous pouvez ajouter votre entité CRM personnalisée ou toute autre entité CRM intégrée à cette portée à l’aide d’étapes simples, comme expliqué ci-dessous. L’exemple de configuration illustre l’ajout d’une entité CRM personnalisée appelée « Customer ».

Accédez à Paramètres > Personnalisation.
Dans la page Personnalisation, sélectionnez Personnaliser le système.
Dans la page Solution par défaut qui s’ouvre :
1. Dans le panneau de gauche sous Composants, développez la liste Entités.
2. Recherchez l’entité personnalisée (« Customer » dans le cas présent) et développez-la.
3. Sélectionnez le nom de l’entité pour afficher les champs et les contrôles.
4. Copiez la valeur du champ Nom. Il s’agit du nom système interne de l’entité personnalisée.
Dans le panneau de gauche sous Entité personnalisée, sélectionnez Relations 1 à N, puis Nouvelle relation 1 à plusieurs.
Dans la fenêtre Nouvelle relation qui s’ouvre :
1. Dans le champ Entité associée, sélectionnez Accord.
  Le champ Nom affiche alors {entityName}_adobe_agreement.
2. Dans le champ Nom d’affichage, collez le nom de votre entité personnalisée (« new_customer » dans notre exemple).
  La valeur du champ Nom change et devient « new_ » + {entityName} + « Id ». (new_new_customerID)
3. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Dans la page Relations 1 à N qui s’ouvre, sélectionnez Publier toutes les personnalisations.