Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 Online : Guide d’installation

Utilisez l’une des méthodes suivantes pour configurer un nouveau modèle d’accord :

Via les modèles d’accord

1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord.
2. Cette opération charge la page Modèles d’accord, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
3. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez +Nouveau pour démarrer un nouveau modèle.

Via les paramètres d’administration 

1. Accédez à la page Paramètres d’administration.
2. Sélectionnez Créer un accord.
3. Dans la page Nouveau modèle d’accord :
   
   1. Attribuez au modèle un nom intuitif de sorte que les utilisateurs sachent quand ils doivent l’utiliser.
   2. Identifiez l’entité à laquelle le modèle doit être associé.
      L’entité ne peut pas être modifiée ultérieurement. Une fois qu’elle est sélectionnée, le modèle est enregistré, et le modèle complet de l’accord est chargé.

Le modèle d’accord comporte quatre onglets contenant chacun des valeurs modifiables que vous pouvez configurer :

• Informations sur le modèle : définit la relation entre les objets majeurs et indique si le modèle est actif.
• Destinataires : autorise un chemin de signature préconfiguré pour le modèle.
• Détails de l’accord : contient les éléments de l’accord individuel.
  
• Associé : liste des objets associés.

Informations sur le modèle

Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle.

Le nom du modèle apparaît tout en haut en police de grande taille.

• Nom de modèle : nom du modèle. Ce nom est identique au nom affiché en haut de la page.
• Entité principale : les modèles sont liés à une entité unique au sein de Dynamics. L’entité déclarée est la seule entité qui s’affichera ce modèle.
  • Cette valeur est verrouillée une fois l’accord créé.
• Mappage de données : ce champ indique le nom du mappage de données lié au modèle.

• Actif : cette case à cocher détermine si le modèle peut être sélectionné par les utilisateurs lors de l’envoi à partir de l’entité principale.
• Envoi en un seul clic : si cette option est activée, le modèle envoie automatiquement l’accord lorsque le modèle est sélectionné.
  • Par exemple :  vous disposez d’un modèle d’accord de confidentialité qui a été conçu avec Contact comme entité principale et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse électronique du contact.
    • Il suffit à l’expéditeur de sélectionner le modèle d’accord de confidentialité à partir du contact auquel il souhaite l’envoyer. La phase de configuration est ignorée et l’accord est envoyé sans autre interaction.
    • Si aucun destinataire n’est configuré, le paramètre Un seul clic est ignoré et l’accord s’ouvre pour une configuration manuelle.

Destinataires

La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.

Destinataires : vous pouvez coder la liste des destinataires en dur dans un modèle en cliquant sur l’icône Nouveau destinataire en haut à droite de la fenêtre. Un menu contextuel s’ouvre et affiche les options de configuration.

• Par défaut, la liste des destinataires reste vide et doit être remplie manuellement par l’expéditeur lors de la configuration de leur accord.
• L’ajout d’un destinataire par défaut doit être effectué de façon explicite en cliquant sur Nouveau destinataire, puis en enregistrant les valeurs par défaut saisies, une fois l’option Créer à partir de l’entité principale activée.

• L’option Remplacer la vérification par défaut vous permet de contourner la méthode de vérification par défaut (définie dans la section protection Sécurité) et d’appliquer une autre méthode de vérification pour ce destinataire uniquement.

• Pour ajouter des destinataires supplémentaires (par exemple un processus de contresignature interne) ou des destinataires qui ne sont pas impliqués dans le processus de signature, il vous suffit de désactiver la case Créer à partir de l’entité principale, puis de définir le destinataire. Cette option est très intéressante pour mettre en copie les équipes qui doivent uniquement gérer les documents finaux.

Détails de l’accord

La section Détails de l’accord comprend quatre sections :

• Détails du message : nom de l’accord et message global que chaque destinataire voit dans l’e-mail « Veuillez signer ».
• Fichiers joints : fichiers envoyés pour signature.
  
• Options de l’accord : options de configuration de l’accord.
  
• Options de sécurité : option permettant de protéger le fichier PDF par un mot de passe.

Détails du message

• Nom de l’accord : le nom de l’accord est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet du courrier électronique, en gras, dans le corps du courriel et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
• Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).

Joindre des fichiers

Cette section vous permet la pré-joindre un fichier pour l’accord. Par exemple, si vous créez un modèle pour un accord de confidentialité, vous pouvez joindre le fichier de l’accord de confidentialité de la société directement dans le modèle pour que l’expéditeur n’ait pas à le faire.

Options de l’accord

• Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
• Expiration de l’accord : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
  • Jours avant expiration de l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
• Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
  • Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
  • Délai en secondes pour la redirection : définissez le nombre de secondes que la redirection attend avant l’acheminement du destinataire vers votre page de destination.
    
• Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
• Exiger ma signature : option utilisée lorsque l’expéditeur fait partie du processus de signature.
  • L’expéditeur doit signer en premier, en dernier, ou être le seul signataire.
  • L’ordre de signature sera l’Ordre entré.

• Ordre de signature : choisissez l’un des deux flux de travaux pour faire signer votre document.
  • N’importe quel ordre : avertit simultanément tous les signataires et leur permet de signer sans attendre quiconque.
  • Ordre entré : applique un processus de signature séquentiel strict basé sur l’ordre défini des signataires dans l’accord.
• Type de signature : sélectionnez le format dans lequel le document doit être signé.
  • ESIGN : achemine les accords en vue d’une signature électronique par e-mail et s’attend à ce que les destinataires signent de manière électronique.
  • PAR ÉCRIT : remet les documents par e-mail, tout en invitant le signataire à les imprimer et à les signer physiquement. Il doit ensuite charger de nouveau le document dans le système Acrobat Sign à l’aide du lien envoyé par e-mail.
• Planifier des rappels au destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction. Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
• Langue de signature : cette option définit la langue utilisée lorsque l’accord est envoyé au signataire.   Tous les e-mails et toutes les instructions affichées à l’attention du signataire sont dans la langue choisie.

Options de sécurité

Cette section définit la méthode de vérification par défaut pour les destinataires, ainsi que le mot de passe facultatif pour le document PDF final.

• Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
• Vérification de l’identité : définit la vérification du second facteur pour authentifier le destinataire.
  • E-mail : aucune vérification du second facteur n’est appliquée.
  • Mot de passe : champ de mot de passe alphanumérique standard. Lorsqu’il est utilisé, l’expéditeur doit le communiquer au signataire hors bande.
  • Base de connaissances   : l’authentification fondée sur les connaissances utilise des bases de données publiques pour poser au signataire plusieurs questions concernant son passé afin de vérifier son identité.
  • Identité Web : les réseaux sociaux sont utilisés pour appliquer une deuxième authentification.