Adobe Sign pour SharePoint (On-Premises) : guide d’installation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques. Cette intégration est disponible pour les instances Microsoft SharePoint 2013 et 2016 sur site de SharePoint. La solution a été développée sous la forme d’une solution de batterie de serveurs pour Microsoft SharePoint et permet d’effectuer les opérations suivantes :

• ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords ;
• envoyer tout type de document pour signature à partir d’une bibliothèque de documents SharePoint ;
• envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
• mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
• mapper des données depuis des champs d’un accord signé dans des colonnes de texte de listes SharePoint et une bibliothèque de documents via le mappage des données lorsque le document a été signé et que son état a été automatiquement ou manuellement actualisé par le biais de la page d’état de l’accord ;
• archiver tous les accords signés dans SharePoint ;

Conditions requises

La solution Adobe Sign peut être installée et configurée uniquement par un administrateur de batterie de serveurs Microsoft SharePoint. Vous devez en outre disposer de privilèges d’administration sur le serveur SharePoint pour installer la solution. Pour connaître les autorisations système supplémentaires pouvant être requises pour l’installation des solutions de batterie de serveurs SharePoint, consultez la documentation SharePoint ou contactez l’administrateur SharePoint de votre organisation. Pour configurer la solution, vous devez également être administrateur du compte Adobe Sign et avoir accès à la clé d’intégration du compte Adobe Sign. La configuration requise ci-dessous englobe les composants client et serveur requis pour installer et exécuter Adobe Sign pour SharePoint avec succès.

• Microsoft SharePoint 2013 (local), SharePoint 2016 (local) ou SharePoint 2019 (local)
  

Problèmes connus à connaître

Les sessions de navigateur privées ne sont pas prises en charge par le package Adobe Sign.

SharePoint présente des limites de caractère dont vous devez vous souvenir, en particulier lorsque vous attribuez des noms aux fichiers :

• Les chemins d’accès des URL doivent contenir 260 caractères au maximum.
• Les noms de fichier doivent comporter 128 caractères au maximum.

Les administrateurs étant identifiés comme « Compte système » lorsqu’ils se connectent à n’importe quelle collection de sites doivent saisir leurs informations dans la liste AdobeSignUserInfo de la manière suivante :

Dans les solutions précédentes, un problème peut empêcher les utilisateurs SharePoint normaux d’accéder à la collection de sites.

Ce problème se produit dans les cas suivants :

• La solution EchoSign (version antérieure à la version 4) est installée sur la collection de sites.
• L’administrateur SharePoint a incorporé la solution comme composant WebPart dans une page SharePoint.
• L’utilisateur SharePoint appartient au groupe de propriétaires/visiteurs/membres de la collection de sites.
• L’utilisateur SharePoint n’appartient pas au groupe d’administrateurs ou d’utilisateurs EchoSign.

Pour résoudre ce problème, supprimez le composant WebPart de la page SharePoint. 

Installation

Pour installer l’édition sur site du package Adobe Sign pour SharePoint :

1. Téléchargez le nouveau fichier Adobe Sign for SharePoint.zip
   .
2. Connectez-vous en tant qu’administrateur au serveur SharePoint.
3. Chargez le fichier Adobe Sign for SharePoint.zip sur le serveur.
4. Décompressez le fichier pour extraire l’exécutable.
5. Cliquez sur Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. L’assistant d’installation s’affiche. Cliquez sur Suivant.

  7. Le script exécute une vérification du système. Si tout est correct, cliquez sur Suivant.

  8. Le contrat de licence de l’utilisateur final s’affiche.

○ Cochez la case J’accepte les termes du contrat de licence.

○ Cliquez sur Suivant.

  9. La page de l’application Web/des collections de sites se charge. Sélectionnez les collections de sites sur lesquelles installer la solution.

  10. Une fois le programme d’installation terminé, cliquez sur Suivant.

  11. Lorsque la page Détails pour le déploiement s’affiche, vous pouvez cliquer sur Fermer.

Options Activer/Supprimer

Une nouvelle exécution du script d’installation lance les mêmes assistant et vérification du système. 

Une fois la vérification du système terminée, au lieu de passer à la page du CLUF, le script vous invite à :

○ Activer – L’option Activer permet à l’administrateur d’activer la solution Adobe Sign sur des sites supplémentaires de l’environnement SharePoint. Une fois l’option sélectionnée, la page de l’application web/des collections de sites se charge et affiche tous les sites où la solution Adobe Sign n’est pas activée (étape 9 ci-dessus).

○ Supprimer – Cette option supprime complètement la solution de toutes les collections de sites où Adobe Sign a été activée. Les fichiers de document remplis demeurent dans SharePoint.

Les accords qui se trouvent dans le processus seront toujours actifs dans Adobe Sign, et se poursuivront normalement. Les documents terminés ne retournent plus dans SharePoint.

Configuration post-installation

Une fois le package installé, quatre étapes de configuration supplémentaires doivent être effectuées :

• Installation de la clé d’intégration.
• Choix du mode d’ajout des utilisateurs.
• Choix de joindre ou non les pistes d’audit aux documents signés.
• Choix de l’emplacement de stockage des accords signés.

Installation de la clé d’intégration

Les nouvelles installations nécessitent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, laquelle devra être saisie dans SharePoint. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Adobe Sign et SharePoint pour s’approuver et partager du contenu.

Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Sign.
• Accédez à Compte > API Adobe Sign > Informations sur l’API.
• Cliquez sur le lien Clé d’intégration au milieu de la page.

L’interface Créer une clé d’intégration se charge :

Fournissez un nom de clé explicite (par ex. SharePoint).

Les éléments de la clé d’intégration suivants doivent être activés :

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Une fois la clé configurée, cliquez sur Enregistrer.

La page Jetons d’accès apparaît et indique les clés associées à votre compte.

• Cliquez sur la définition de clé créée pour SharePoint.

○ Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.

• Cliquez sur le lien Clé d’intégration.

La clé d’intégration s’affiche :

• Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape suivante.
• Cliquez sur OK.

Pour installer la clé d’intégration dans SharePoint :

• Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre site SharePoint.
• Accédez à l’icône Paramètres Adobe Sign pour afficher la page Paramètres.

1. Lorsque vous vous trouvez dans la page Paramètres, cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
2. Collez la clé d’intégration dans le champ prévu à cet effet.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’utilisateurs

Lors de l’ajout d’utilisateurs, la première étape consiste à leur donner accès à la solution Adobe Sign. Pour ce faire :

1. Accédez à Paramètres du site > Utilisateurs et autorisations > Personnes et groupes.
2. Modifiez les groupes Adobe Sign, selon les besoins :

○ Administrateur Adobe Sign : utilisateurs pouvant configurer la solution Adobe Sign (c’est-à-dire configurer la page des paramètres et remplir la liste AdobeSignUserInfo). Seuls les administrateurs de l’application Web ou de la collection de sites correspondante sont autorisés à configurer ce groupe. Les utilisateurs appartenant à ce groupe peuvent accéder aux onglets Paramètres personnels, Paramètres du compte, Stockage des accords et Mappages de modèles sous la page Paramètres.

○ Utilisateur Adobe Sign : utilisateurs censés utilisés la solution configurés par les administrateurs de collections de sites. Les utilisateurs appartenant à ce groupe peuvent accéder uniquement à l’onglet des paramètres personnels sous la page des paramètres.

Configuration automatique des utilisateurs dans Adobe Sign

Adobe Sign requiert que tous les utilisateurs envoyant des accords disposent d’une licence pour le faire dans le système Adobe Sign. Lors de la première utilisation, un utilisateur est automatiquement configuré dans Adobe Sign s’il n’existe pas encore. Par défaut, cet utilisateur est configuré à l’aide des informations figurant dans le profil SharePoint des utilisateurs.

Récupérer des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo

L’activation de cette fonctionnalité indique à SharePoint qu’il doit utiliser les valeurs de la liste AdobeSignUserInfo afin de créer des utilisateurs et expliquer les sessions utilisateur existantes à Adobe Sign.

Si cette fonctionnalité n’est pas activée, SharePoint utilise les valeurs associées au SharePointUser comme défini par SharePoint.

Sachez que vous pouvez associer des adresses électroniques (et donc l’accès à Adobe Sign) aux utilisateurs SharePoint qui ne disposent pas d’une adresse électronique publique ou qui doivent utiliser une autre adresse électronique que celle de SharePoint. (Par exemple, Jean@MonDomaine.dom est un utilisateur SharePoint qui doit envoyer des accords avec l’adresse ressourceshumaines@MonDomaine.dom.)

Pour utiliser les valeurs de la liste pour la configuration automatique, deux étapes doivent être effectuées :

1. Mise à jour la liste AdobeSignUserInfo.
2. Activation de la fonctionnalité de récupération des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo.

Pour mettre à jour la liste AdobeSignUserInfo :

1. Accédez à Contenu du site > AdobeSignUserInfo.
2. Modifiez la liste pour qu’elle contienne les valeurs utilisateur souhaitées.

Pour activer la génération des utilisateurs dans la liste AdobeSignUserInfo :

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
2. Accédez à l’interface Paramètres Adobe Sign.
3. Cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
4. Cochez la case de l’option de récupération des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Récupération de la piste d’audit des accords signés

Si cette option est activée, une piste d’audit au format PDF est renvoyée avec le document finalisé lorsqu’un accord est terminé. La piste d’audit est un document de synthèse de tous les événements importants de l’accord (envoyé, consulté, signé), comprenant les métadonnées utilisateur associées à ces événements (heure/date, adresse IP).

Pour activer la remise de la piste d’audit :

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
2. Accédez à l’interface Paramètres Adobe Sign.
3. Cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
4. Cochez la case de l’option de récupération de la piste d’audit pour les accords signés.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Définition du dossier de destination d’un accord signé

La documentation finalisée peut être configurée pour être placée dans un dossier spécifique pour l’ensemble de la collection de sites (globale).

Si aucun dossier global n’est indiqué, le document signé final est placé dans un sous-dossier d’accords signés qui est créé dans la bibliothèque de documents depuis laquelle il a été envoyé.

Pour configurer le dossier global des accords signés :

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
2. Créez le dossier de destination à l’emplacement où vous en avez besoin.
3. Accédez à la page Paramètres Adobe Sign.
4. Cliquez sur l’onglet Stockage des accords.
5. Recherchez le dossier dans la liste des dossiers disponibles, puis cliquez dessus pour le sélectionner.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Mappage de modèles

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire d’accord.

En utilisant des workflows et en mappant les champs de liste aux champs de formulaire, vous pouvez automatiquement préremplir les documents avant l’envoi, ce qui accélère le remplissage du formulaire pour les expéditeurs et/ou les signataires et réduit les chances d’une saisie incorrecte des données.

À l’inverse, vous pouvez également créer un mappage qui extrait les données des champs de formulaire d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.

Le guide complet de configuration des mappages de modèles est disponible ici.