Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics Online : Guide de l’utilisateur

L’intégration d’Acrobat Sign dans Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour tout formulaire/contrat requis. Cette intégration offre les avantages suivants :

• Acrobat Sign est intégré dans les enregistrements CRM tels que les contacts, les comptes, les prospects, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les contrats et toute entité CRM personnalisée développée par votre administrateur.
• Accélération du processus de vente grâce à l’envoi en un seul clic d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics.
• Mappage de données configurable par l’administrateur qui fusionne des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfère des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics.
• Activation sur les appareils mobiles par l’intermédiaire de Sales Hub (disponible dans Dynamics 365 9.x et versions ultérieures).
• Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil.
• Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics.
• Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus.

Cette documentation se rapporte à Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 Online et versions ultérieures.                                           

Accès à Acrobat Sign

Acrobat Sign est installé par l’administrateur Dynamics. Son accès est accordé via des rôles de sécurité.  Si vous devez accéder à Acrobat Sign et si l’option ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.

Page d’accueil/de destination

Lorsque vous chargez Acrobat Sign pour la première fois, vous êtes redirigé vers la page Accueil. Cette page contient plusieurs liens rapides vers les fonctionnalités les plus fréquemment recherchées par les utilisateurs.

La bannière Bienvenue contient un lien En savoir plus qui ouvre le Guide de l’utilisateur (ce document) et est disponible tant que l’utilisateur n’a pas commencé à générer des accords.

Dès que l’utilisateur crée un accord, le paragraphe de bienvenue et le lien En savoir plus sont remplacés par des liens vers deux filtres d’accord :

• Accords en cours : liste de tous les accords créés par l’utilisateur et actuellement en cours.
  
• À traiter : liste des accords en attente de votre attention en tant que destinataire.

Accords récents

Juste sous la bannière Bienvenue se trouve une liste des accords récents envoyés par l’utilisateur affichant les éléments suivants :

• Titre de l’accord
• Statut actuel de l’accord
• Expéditeur de l’accord
• Date de dernière modification de l’accord

Formation et assistance

• Guide d’installation
  
• Guide de l’utilisateur
  
• Guide relatif aux processus (workflows) Dynamics
  
• Notes de mise à jour actuelles : notes de mise à jour pour Dynamics CRM
  
• Demander à la communauté : lien rapide vers les forums Acrobat Sign
  
• Nous contacter : lien rapide vers le centre de ressources du support technique
  

Messages dans le produit

Les actualités, avertissements et erreurs seront signalés en haut de la page Accueil et peuvent être ignorés par l’utilisateur :

Demander des signatures

L’option Demander des signatures est disponible dans le menu Plus...

Vous pouvez utiliser l’option Demander des signatures pour envoyer des accords pour signature à partir d’une entité Dynamics ou de la page Accords.

Pour envoyer un accord à partir d’une entité :

• Accédez à un enregistrement d’entité (opportunité ou compte, par exemple) dans CRM, puis sélectionnez-le pour l’ouvrir.
• Cliquez sur le menu Autres commandes (…).
• Dans le menu, sélectionnez Demander des signatures.
  • Une liste de modèles disponibles remplace le menu.
  • L’entrée Nouvel accord, pour les accords qui ne reposent pas sur un modèle, figure au bas de la liste des modèles.

Une nouvelle page Accord s’ouvre. Si un modèle d’accord est utilisé, les champs prédéfinis sont automatiquement renseignés.

Pour définir un accord et l’envoyer, seuls quelques éléments sont nécessaires :

• Destinataire : personne ou liste de personnes qui doivent signer ou approuver le document.
• Nom d’accord : mode de mise en surbrillance de l’accord dans l’objet du message électronique du signataire et dans les rapports internes.
• Document à signer : il peut s’agir d’un ou de plusieurs formulaires, d’un contrat ou de tout autre document qui exige une signature valide.

Section Destinataires

Un ou plusieurs signataires doivent être définis dans la section Destinataires. Saisissez les destinataires dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils signent le document. Si vous commettez une erreur, vous pouvez modifier le champ Ordre de signature sur le côté gauche de la liste des destinataires.

Pour définir un destinataire :

• Cliquez sur Ajouter un destinataire dans le coin supérieur droit du panneau Destinataires :

Une superposition apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de signataire/approbateur :

1. Sélectionnez la valeur correcte dans la liste déroulante Type de destinataire.

• Nouveau : lorsque le destinataire ne correspond pas à une valeur connue dans Dynamics.
• Contact : pour les destinataires qui sont définis en tant qu’entités de contact dans Dynamics.
• Prospect : pour les destinataires qui sont définis en tant que prospects dans Dynamics.
• Utilisateur : décrit les utilisateurs internes de votre environnement Dynamics.

2(a). Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la superposition change afin que vous puissiez saisir un nom complet et une adresse électronique.

Cette action n’enregistre pas un nouveau contact/prospect dans Dynamics. Elle utilise uniquement le nom et l’adresse électronique pour cette transaction.

2(b). Lorsque vous sélectionnez Contact, Prospect ou Utilisateur, la superposition change pour que vous puissiez rechercher l’entité spécifique sélectionnée. Saisissez le nom (ou une partie de celui-ci), puis cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner le destinataire spécifique à inclure.

Dans la mesure où Dynamics comprend ces types d’entités, l’adresse électronique est importée à partir de la base de données.

3. Un rôle de destinataire doit être défini pour chaque destinataire.  Les rôles sont les suivants :

• Signataire (valeur par défaut) : des signataires sont invités à apposer au moins une signature sur l’accord.
• Approbateur : les approbateurs ne sont pas tenus de signer l’accord (bien qu’ils le puissent si des champs de signature y ont été placés), mais ils doivent l’approuver activement, ce qui est consigné dans un journal.
• Cc : les parties en Cc (copie carbone) sont incluses dans le processus de notification de l’accord, mais n’ont aucune interaction avec l’accord ou le cycle de signature.

4. Une vérification de l’identité doit être définie pour chaque destinataire. Les options à votre disposition sont déterminées par les authentifications activées par l’administrateur.

• E-mail est la valeur par défaut et exige uniquement que le destinataire accède à l’accord par le biais de son lien d’adresse e-mail.
• La vérification Adobe Acrobat Sign exige que le destinataire s’authentifie auprès du système d’identité Adobe.
  
  • Tous les accords signés uniquement par l’expéditeur doivent définir Vérification de l’identité sur Adobe Acrobat Sign.
  • Il n’est pas recommandé d’utiliser Acrobat Sign comme méthode de vérification pour les destinataires externes, à moins que vous ne soyez sûr qu’ils disposent déjà d’un compte Adobe pour s’authentifier.
• La vérification téléphonique envoie un message au destinataire avec un code qu’il doit saisir.
  • L’expéditeur doit fournir le numéro de téléphone du destinataire au moment de la configuration du destinataire.
    
• La vérification par mot de passe exige que l’expéditeur informe le destinataire (hors bande) du mot de passe afin qu’il puisse vérifier son identité.
  
• La vérification de la base de connaissances utilise les informations publiques d’un destinataire (et éventuellement son numéro de sécurité sociale) pour poser une série de questions. 
  
  • La vérification de la base de connaissances n’est utile que pour les destinataires basés aux États-Unis.

5. Une fois le destinataire défini, sélectionnez Enregistrer.

6. Répétez les étapes 1 à 5 pour tous les signataires ou approbateurs.

Ordre de signature

Il existe deux workflows pour l’ordre de signature : séquentiel et parallèle. Cette option est régie par la case à cocher Signer dans l’ordre située au bas du panneau Destinataires.

Lorsque l’option Signer dans l’ordre est cochée, les destinataires reçoivent l’accord dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans la section Destinataires. Le premier destinataire est informé de l’accord, et aucune autre partie n’est avertie tant que le premier destinataire n’a pas terminé son action.  Le deuxième destinataire est alors informé, et ainsi de suite jusqu’à ce que l’accord soit terminé.

Lorsque l’option Signer dans l’ordre n’est pas cochée, l’accord est envoyé pour signature parallèle, de sorte que tous les destinataires en sont immédiatement informés et que l’accord est complété une fois leur action terminée.

Modification de l’ordre des destinataires

Cliquez sur le numéro situé à gauche du nom du destinataire. La valeur numérique devient modifiable. Définissez le numéro du rang que vous souhaitez affecter au destinataire dans le processus de signature. Les autres destinataires sont ajustés en conséquence.

Modification des valeurs des destinataires

Pour modifier une valeur de destinataire qui n’est pas verrouillée (indiqué par l’icône de verrouillage) :

1. Sélectionnez le champ. Le champ s’ouvre en mode édition.
2. Sélectionnez une nouvelle valeur de liste déroulante.
3. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez l’icône Enregistrer.

Pour ajouter un document à votre accord :

1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Ajout des fichiers.
2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez l’une des sources suivantes pour charger des fichiers :

• Mon ordinateur : permet de rechercher et de charger un fichier à partir de votre système local ou d’un lecteur en réseau, par exemple, SharePoint.
  
• Modèles : permet d’accéder aux modèles chargés dans votre compte Acrobat Sign.

L’option Joindre le fichier de la bibliothèque Adobe Sign est uniquement disponible lors de la création d’un nouveau document d’accord, et n’est pas disponible lors de la création d’un modèle.

Seul l’administrateur peut ajouter des documents à la bibliothèque.

Section Message

La section Message contient l’objet de l’accord (également utilisé comme nom de l’accord) et un message général destiné aux destinataires.

• Objet : l’objet est important dans le processus de notification. Il apparaît dans la ligne d’objet de l’e-mail, en gras dans le corps de l’e-mail et dans une plus petite police dans la description réutilisable (en surbrillance jaune ci-dessous).
• Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (en surbrillance verte ci-dessous).

Section Options

La section Options contient plusieurs options de configuration qui ne s’appliquent qu’à cette transaction :

• Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
• Échéance : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
• Jours avant expiration de l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
• Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
• Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
• Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
• Délai en secondes pour la redirection : obligatoire lorsqu’une page de destination post-signature est définie, ce paramètre définit le délai à respecter avant de rediriger le destinataire vers la page de destination désignée une fois la signature apposée.
• Rappel pour le destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction.  Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
  
• Type de signature : détermine le type de signature attendu sur l’accord :
  
  • Électronique : demande aux destinataires d’apposer une signature électronique.
    
    • Cette option peut permettre au destinataire de modifier le workflow en signature par écrit si elle est activée par votre administrateur.
      
  • Par écrit : le destinataire doit télécharger le document, le signer physiquement, puis charger une image numérisée de ce document signé.
    
    • Les signatures par écrit ne peuvent pas être converties en signatures électroniques.
      
• Langue du destinataire : cette option détermine la langue utilisée dans l’interface web et l’e-mail du destinataire.
  
• Protection par mot de passe : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.

Une fois les destinataires définis, les fichiers joints et les manipulations de champ terminées, cliquez sur Envoyer l’accord dans le ruban de menus supérieur :

Demande de signatures depuis n’importe quelle entité à l’aide d’un modèle

Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.

Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.

Création rapide d’accords à partir du menu Nouveau (+)

Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez lancer un nouvel accord à partir du menu Nouveau :

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez l’icône + (Nouveau).
2. Sélectionnez Accord dans la liste des options de la section Enregistrements. Le panneau Création rapide : accord s’ouvre.
3. Sélectionnez l’entité associée au modèle que vous souhaitez utiliser.
   Une fois la sélection effectuée, deux recherches s’affichent, vous permettant de sélectionner l’objet spécifique auquel vous souhaitez associer l’accord ainsi que le modèle à utiliser. Le champ Choisir {Entity} vous indique la liste des objets conformes au type d’entité approprié. Sélectionnez votre objet.
   La saisie d’une portion du nom de l’entité limite le menu aux objets qui correspondent à votre chaîne.
4. Sélectionnez Choisir un modèle, puis un modèle dans la liste des modèles associés. 
5. Sélectionnez Enregistrer.

L’accord est créé en fonction des valeurs de modèle :

• Si le modèle ne comporte pas de destinataire ou de fichier joint, l’accord est créé avec le statut Brouillon.
• Si le modèle comprend un destinataire et un fichier joint, mais qu’il ne comporte pas d’option Envoi en un clic activée, l’accord est créé avec le statut Brouillon.
• Si le modèle comporte un destinataire et un fichier joint, et que l’option Envoi en un clic est activée, l’accord est automatiquement envoyé pour signature.

Vérification du statut des accords

Le statut d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs de statut sont les suivantes :

• Brouillon : accord créé, mais qui n’a pas été encore envoyé.
• Emis pour signature : en cours de signature.
• Signé/approuvé : entièrement complété par toutes les parties.
• Annulé : le processus de signature a été annulé avant que toutes les signatures ne soient obtenues.
• Expiré : accord qui n’a pas été complété avant la date d’expiration configurée.

Le meilleur moyen de trouver un accord consiste à chercher les entités associées à l’entité principale utilisée pour créer l’accord.

Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un Contact, vous pouvez vérifier les entités associées en accédant à ce Contact, puis en cliquant sur l’onglet Associé et en sélectionnant Accords dans le menu :

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de relation, l’objet Accords s’affiche. Lorsque vous cliquez sur cette option, la liste complète des accords associés à l’entité s’ouvre.

Pour afficher le statut d’un accord, vous pouvez accéder à Adobe Acrobat Sign > Accords.

Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords.

• Les accords ayant le statut Signé affichent le nom, le statut de l’accord ainsi que leurs dates.
• Les accords ayant le statut Refusé, Émis pour signature et Brouillon ne contiennent pas de date Signé le, car ils ne sont pas encore finalisés.
• Le champ Signé le indique quand l’accord est complété et signé légalement. Les signatures incrémentielles au cours du processus de signature ne sont pas reflétées.

Mise à jour du statut, de l’envoi de rappels et de l’annulation des accords

Pour les accords non signés, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :

• Mettre à jour le statut : interroge activement le serveur Acrobat Sign pour connaître le statut actuel.
• Envoyer un rappel : envoie immédiatement un rappel par e-mail au signataire actuel de l’accord.
• Annuler l’accord : met fin à l’accord dans le système et envoie un avis d’annulation au signataire.

Utilisation d’Acrobat Sign dans les applications Centre des ventes, Concentrateur du service client et Field Service

Si Adobe Acrobat Sign pour Dynamics version 9.2 ou ultérieure a été déployé dans votre entreprise, vous pouvez également accéder à la fonctionnalité Acrobat Sign dans les applications Dynamics Field Service, Centre des ventes et Concentrateur du service client.

Ces applications présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct aux téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.