Adobe Sign pour SharePoint Online - guide d’installation (v2.0)

Le package d’installation Adobe Sign pour SharePoint Online est disponible pour n’importe quel compte de niveau Enterprise souhaitant installer la solution Adobe Sign. Avant de procéder à l’installation, contactez le gestionnaire clientèle pour vérifier que le compte se trouve dans le bon canal pour activer la fonctionnalité API requise.

Présentation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques.

Cette documentation, ainsi que le module d’installation auquel elle se réfère, sont développés pour la version multi-propriétaire de Microsoft SharePoint Online (généralement référencée « SharePoint » dans ce guide).

La solution a été développée sous la forme d’une application complémentaire et elle permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • envoyer un accord pour signature à partir de n’importe quelle bibliothèque de documents ou liste SharePoint ;
  • envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
  • mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
  • mapper des données depuis des champs d’accords signés dans des colonnes de texte de listes SharePoint et une bibliothèque de documents via le mappage des données lorsque le document a été signé et que son état a été automatiquement ou manuellement actualisé par le biais de la page d’état de l’accord ;
  • utiliser les formulaires web Adobe Sign pour collecter des données et remplir automatiquement les champs désignés avec dans les listes SharePoint.
  • archiver tous les accords signés dans SharePoint ;
  • ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords.


Conditions requises

Pour configurer la solution, vous DEVEZ à la fois être administrateur du site SharePoint et administrateur de compte Adobe Sign. Si vous n’êtes pas administrateur de compte Adobe Sign, veuillez vous y associer afin de configurer l’intégration. 

La solution Adobe Sign peut être installée et configurée uniquement par un administrateur de site Microsoft SharePoint. Pour connaître les autorisations système supplémentaires pouvant être requises pour l’installation des solutions de site SharePoint, consultez la documentation SharePoint ou le site SharePoint de votre organisation, ou contactez l’administrateur client.

Dans Microsoft Office 365, le prénom, le nom et l’adresse électronique professionnelle doivent être définis pour tous les utilisateurs SharePoint qui souhaitent accéder au complément Adobe Sign sur leurs sites SharePoint.

Tous les utilisateurs de la solution Adobe Sign doivent être présents dans le groupe de membres par défaut ou des propriétaires par défaut du site SharePoint. Tous les utilisateurs d’Adobe Sign doivent avoir au minimum les droits d’Édition sur le site.


Navigateurs pris en charge

La version actuelle des navigateurs Edge, Chrome, Firefox et Safari est prise en charge.

Remarque :

Les sessions de navigateur privées ne sont pas prises en charge.

Navigateur Edge

Pour que les compléments SharePoint fonctionnent avec les navigateurs Edge, une configuration des sites de confiance est nécessaire.  Internet Explorer et les anciennes versions d’Edge ne sont pas pris en charge.

En outre, les utilisateurs des navigateurs Edge doivent modifier explicitement les paramètres Sites de confiance pour inclure les URL suivantes :

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com

 

Pour modifier vos sites de confiance :

1. Ouvrez Edge

► Appuyez sur Windows + S

2. Saisissez Options Internet dans le champ de recherche.

Edge - Options Internet

3. Le menu Options Internet s’ouvre. Sélectionnez l’onglet Sécurité.

4. Cliquez sur l’icône Sites de confiance.

5. Cliquez sur le bouton Sites.

6. Saisissez l’une des URL ci-dessus, puis cliquez sur Ajouter.

7. Répétez l’opération pour chacune des URL ci-dessus.

8. Fermez le menu Options Internet lorsque vous avez terminé.


Mise à niveau depuis la version 1.x

Adobe Sign pour SharePoint version 2.0 nécessite l’approbation d’autorisations supplémentaires via OAuth (webhooks et autorisations de formulaire web).

Les clients qui effectuent une mise à niveau depuis la version 1.x doivent mettre à jour leurs identifiants OAuth pour avoir accès à ces nouvelles autorisations :

1. Mise à jour du module complémentaire Adobe Sign vers le package 2.x.

2. Mise à jour de la connexion à Adobe Sign :

La personne qui est à la fois administrateur client Office et administrateur de compte Adobe Sign doit afficher la page des paramètres du client d’intégration Adobe Sign pour SharePoint. 

  • Affichez les paramètres d’intégration.
  • Dans le panneau Connecter Adobe Sign :
    • Cliquez sur le bouton Mettre à jour (en regard de Mettre à jour la connexion au client Office 365).
    • Connectez-vous avec les mêmes identifiants qu’auparavant.
      • L’adresse e-mail utilisée pour la connexion d’origine s’affiche dans le premier paragraphe.
  • Fermez les paramètres en revenant à SharePoint ou en actualisant la fenêtre.

Tous les sites du client qui utilisent la connexion du client doivent désormais pouvoir utiliser les fonctions de formulaire web.

Remarque :

Il est important de fermer ou d’actualiser l’onglet des paramètres, même si vous souhaitez commencer immédiatement à configurer des mappages de formulaires web après une réauthentification avec Adobe Sign.

Tant que vous n’actualisez pas la fenêtre de paramètres, des erreurs seront générées dans l’onglet des formulaires web.

Si l’administrateur SharePoint et l’administrateur du compte Adobe Sign sont des personnes différentes, les deux doivent collaborer pour configurer la solution.

Pour chaque site qui utilise l’intégration, la personne qui est à la fois administrateur SharePoint et administrateur Adobe Sign pour ce site particulier doit mettre à jour la connexion à ce site :

  • Affichez les paramètres d’intégration.
  • Dans le panneau Connecter Adobe Sign :
    • Cliquez sur le bouton Mettre à jour en regard de Mettre à jour la connexion au site SharePoint.
    • Connectez-vous avec les mêmes identifiants qu’auparavant.
      • L’adresse e-mail utilisée pour la connexion d’origine s’affiche dans le premier paragraphe.
  • Fermez les paramètres en revenant à SharePoint ou en actualisant la fenêtre.

Une fois cette opération effectuée, les utilisateurs de ce site particulier doivent pouvoir utiliser les fonctions de formulaire web.

Remarque :

Il est important de fermer ou d’actualiser l’onglet des paramètres, même si vous souhaitez commencer immédiatement à configurer des mappages de formulaires web après une réauthentification avec Adobe Sign.

Tant que vous n’actualisez pas la fenêtre de paramètres, des erreurs seront générées dans l’onglet des formulaires web.

Si l’administrateur SharePoint et l’administrateur du compte Adobe Sign sont des personnes différentes, les deux doivent collaborer pour configurer la solution.


Installation

Remarque :

Il n’est pas recommandé d’installer le module complémentaire Adobe Sign pour SharePoint Online par lots sur plusieurs sites au moyen du déploiement destiné aux clients, en raison des restrictions ci-après.

Pour installer l’édition Online du package Adobe Sign pour SharePoint :

1. Authentifiez-vous auprès du site.

2. Accédez à Contenu du site > Nouveau > Application.

 

3. Cliquez sur SharePoint Store.

 

4. Recherchez Adobe Sign dans la zone de recherche Rechercher une application (en haut à droite de la page).

5. Cliquez sur l’icône Adobe Sign pour la sélectionner dans les résultats de la recherche.

Adobe Sign dans la boutique

 

6. Cliquez sur le bouton AJOUTER pour démarrer l’installation automatique.

L’installation de l’application prend quelques minutes.

Remarque :

Une fois le package installé, vous pouvez accéder à la page Paramètres d’Adobe Sign ainsi qu’aux liens vers le guide de configuration/d’administrateur, le guide de l’utilisateur et d’autres ressources d’Adobe Sign.

Formation et assistance


Configuration - obligatoire

Une fois l’application installée, il suffit de deux étapes pour pouvoir commencer à envoyer des accords :

  1. Se connecter à Adobe Sign avec OAuth
  2. Attribuer les autorisations utilisateur SharePoint


Se connecter à Adobe Sign avec OAuth

Adobe Sign établit une connexion OAuth avec votre environnement SharePoint pour faciliter l’utilisation transparente de l’application pour tous les utilisateurs.

Remarque :

Pour établir la relation, vous devez utiliser un administrateur de compte dans l’application Adobe Sign et sur SharePoint. 

Il est recommandé d’utiliser si possible une adresse électronique fonctionnelle (AdobeSignAdmin@MyDomain.com) afin de réduire le risque d’inactivation du compte administrateur pour une raison quelconque.

Pour établir la connexion OAuth :

1. Accédez à la page Paramètres d’Adobe Sign.

2. Cliquez sur l’onglet Se connecter à Adobe Sign

3. Choisissez la portée que vous voulez pour installer Adobe Sign :

► Établissez la connexion avec le site SharePoint (niveau du site : pour l’administrateur du site SharePoint).

• Cette fonctionnalité connecte le module complémentaire à un compte Adobe Sign au niveau de la version actuelle du site SharePoint.

Se connecter à Adobe Sign

1. Authentifiez-vous sur Adobe Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur.

2. Cliquez sur Autoriser l’accès pour approuver les relations de confiance entre Adobe Sign et SharePoint.

○ Un message de réussite apparaît brièvement une fois la connexion établie.

 

Une fois que vous êtes authentifié au niveau du site, l’adresse électronique et le nom de l’utilisateur qui s’est authentifié sur Adobe Sign apparaissent au-dessus des deux liens.

  • Pour mettre à jour cette connexion, deux possibilités s’offrent à vous :
    • Effectuez une mise à jour vers un autre compte Adobe Sign au niveau du site (pour l’administrateur du site SharePoint). 
    • Passez à la connexion au niveau du client O365 (pour l’administrateur O365, voir détails ci-dessous).
Mettez à jour la connexion à Adobe Sign.

► Connectez votre client SharePoint à un compte Adobe Sign (portée du client – pour l’administrateur des clients O365 uniquement).

• Une seule connexion OAuth est nécessaire sur Adobe Sign pour plusieurs instances du module complémentaire connectées à une portée de client

• Le protocole OAuth d’Adobe Sign, lorsqu’il est exécuté sur n’importe quel module complémentaire d’une instance de la portée, définit le lien Sign avec toutes les autres instances liées à la portée du client

                                    ○ Le protocole OAuth doit être exécuté sur au moins un module complémentaire de portée du client

• Toutes les instances de module complémentaire nouvellement installées sont automatiquement connectées au compte Adobe Sign disponible au niveau du client.

Connecter le client à Adobe Sign

Un message de confirmation s’affiche, indiquant que vous êtes sur le point de lier votre client à votre compte Adobe Sign. Pour cela, une connexion en tant qu’administrateur de Microsoft Office 365 est requise.

  • Cliquez sur Continuer.
Vérification du client

1. Authentifiez-vous sur SharePoint à l’aide de vos identifiants d’administrateur.

2. Cliquez sur Accepter pour approuver l’accès aux ressources de SharePoint.

3. Authentifiez-vous sur Adobe Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur.

4. Cliquez sur Autoriser l’accès pour approuver les relations de confiance entre Adobe Sign et SharePoint.

○ Un message de réussite apparaît brièvement une fois la connexion établie.

 

Une fois que vous êtes authentifié au niveau client, l’adresse électronique et le nom de l’utilisateur qui s’est authentifié sur Adobe Sign apparaissent au-dessus des deux liens, avec la confirmation que le compte est configuré pour votre client SharePoint par votre administrateur de clients Office 365.

  • Pour mettre à jour cette connexion, deux possibilités s’offrent à vous : effectuer une mise à jour vers un autre compte Adobe Sign ou passer d’une connexion au niveau du client à une connexion au niveau du site.
Connecté à Adobe Sign

Remarque :

Si votre déploiement de SharePoint comprend plusieurs sites, il est possible qu’un ou plusieurs sites puissent être authentifiés au niveau du site, alors qu’il existe aussi une authentification au niveau client.

Si les deux types d’authentification existent et que le site que vous configurez est authentifié au niveau du site, un lien permettant de convertir l’authentification en niveau client s’affiche.

Promouvoir au client existant


Attribuer les autorisations utilisateur SharePoint

Il existe deux mécanismes permettant aux utilisateurs SharePoint d’accéder à l’intégration d’Adobe Sign :

  • Utilisateurs avec autorisation de modification 
  • Utilisateurs du groupe de membres/propriétaires par défaut


Utilisateurs avec l’autorisation de modification : « intégration transparente »

L’intégration transparente est la configuration la plus simple pour ajouter des utilisateurs.

Tout utilisateur auquel est affecté le niveau d’autorisation Modifier par défaut pour votre site SharePoint dispose automatiquement des autorisations nécessaires pour accéder à l’intégration Adobe Sign et l’utiliser. 

  • Si vous avez utilisé les utilitaires admin.microsoft.com pour créer votre site SharePoint et si vous avez affecté des Propriétaires, Membres et Visiteurs au groupe, vous avez terminé.

Lorsque l’option Utilisateurs avec l’autorisation Modifier est activée, tout utilisateur qui ouvre le complément Adobe Sign (ou utilise l’une de ses fonctionnalités) déclenche une vérification des autorisations utilisateur pour le site SharePoint. Si l’utilisateur dispose d’un ensemble d’autorisations identifiées comme autorisations types des éditeurs, l’accès est accordé au complément.

Le tableau ci-dessous affiche la liste de toutes les autorisations SharePoint, les autorisations par défaut attribuées à chaque niveau d’autorisation et l’ensemble requis d’autorisations pour être reconnu en tant qu’utilisateur (masque utilisateur) ou administrateur (masque administrateur) :

 

Autorisation Reader Contributeur Masque utilisateur Éditeur Masque administrateur Designer Accès complet
3 liste : ajouter des éléments   (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
7 liste : approuver des éléments         (coche) (plus) (plus)
11 liste : créer des alertes (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
5 liste : supprimer des éléments   (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
10 liste : supprimer des versions   (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
4 liste : modification d’éléments   (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
1 liste : gérer des listes       (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
8 liste : éléments ouverts (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
2 liste : ignorer les comportements de liste         (coche) (plus) (plus)
12 liste : afficher les pages d’application (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
6

liste : afficher des éléments

(plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
9 liste : afficher les versions (plus) (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
32 personnel : ajouter/supprimer des composants web personnels   (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
31 personnel : gérer les affichages personnels   (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
33 personnel : mettre à jour les composants web personnels   (plus)   (plus) (coche) (plus) (plus)
17 site : ajouter et personnaliser des pages           (plus) (plus)
19 site : appliquer des feuilles de style           (plus) (plus)
18 site : appliquer des thèmes et bordures           (plus) (plus)
21 site : parcourir les répertoires   (plus)   (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
25 site : parcourir les informations utilisateur (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
20 site : créer des groupes             (plus)
15 site : créer des sous-sites             (plus)
30 site : modifier les informations personnelles des utilisateurs   (plus)   (plus)   (plus) (plus)
24 site : énumérer les autorisations             (plus)
26 site : gérer les alertes             (plus)
13 site : gérer les autorisations             (plus)
16 site : gérer le site web             (plus)
29 site : ouvert (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
28 site : utiliser des fonctionnalités d’intégration client (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
27 site : utiliser des interfaces distantes (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
22 site : utiliser la création de sites en libre-service (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
23 site : afficher des pages (plus) (plus) (coche) (plus) (coche) (avertissement) (plus) (plus)
14 site : afficher des données web analytics             (plus)

Le numéro dans la colonne à l’extrême gauche correspond à l’ordre dans lequel ces autorisations sont affichées dans l’interface utilisateur de SharePoint.

Les lignes marquées d’un (plus) sont des autorisations attribuées aux niveaux de rôle par défaut.

Les lignes marquées d’une (coche) sont des autorisations requises pour être reconnu en tant qu’utilisateur ou administrateur par l’intégration d’Adobe Sign.

Les lignes marquées d’un (avertissement) sont requises pour le bon fonctionnement des fonctionnalités d’administration de l’intégration Adobe Sign.


Utilisateurs du groupe de membres/propriétaires par défaut (avec l’autorisation Modifier)

Si vous avez besoin de davantage de contrôle sur les utilisateurs autorisés à utiliser l’intégration Adobe Sign pour SharePoint, cette option accorde l’accès uniquement aux utilisateurs qui sont des membres directs du groupe <nom du site> Members SharePoint.

  • Si vous configurez votre site SharePoint à l’aide de l’environnement moderne, un groupe Office365 a été créé pour gérer les autorisations de votre site.
    • Ce groupe Office365 est ajouté en tant que membre du groupe SharePoint du même nom, ce qui permet de contrôler l’accès à partir d’un seul et unique emplacement. 
    • L’ajout d’utilisateurs au site SharePoint à l’aide de l’environnement moderne ajoute des membres au groupe Office365, pas au groupe SharePoint. 

Pour ajouter des membres au site SharePoint à l’aide de l’environnement moderne :

  • Ouvrez le panneau des paramètres dans le menu engrenage de la barre supérieure.
  • Sélectionnez Autorisations du site
    • Un nouveau panneau Autorisations s’ouvre à droite.
  • Cliquez sur le lien Autorisations avancées.
Remarque :

Utiliser le bouton Inviter des personnes pour inviter des personnes sur le site SharePoint ne leur donne pas accès à l’intégration Adobe Sign.

Flux d’autorisations

 

  • Cliquez sur le lien de nom <nom du site> Members SharePoint pour afficher le groupe de membres du site SharePoint.
Cliquez sur le lien de nom du groupe de membres.

 

  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour afficher la boîte de dialogue permettant d’ajouter de nouveaux membres au groupe SharePoint.
Cliquez sur le lien de nom du groupe de membres.

 

Lorsque vous avez terminé, le nouveau membre du groupe SharePoint s’affiche dans la liste des membres.

Utilisateurs du groupe

Attention :

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés aux groupes, il peut y avoir un délai de plusieurs minutes avant que les serveurs Microsoft ne se synchronisent correctement.  Ce délai n’a aucune incidence sur la poursuite de la configuration, mais les tests/l’utilisation par les utilisateurs doivent être suspendus dans l’intervalle.


Configuration - facultative

Les configurations facultatives suivantes, bien qu’elles ne soient pas obligatoires, peuvent considérablement améliorer les fonctionnalités d’Adobe Sign.


Sélectionner un stockage pour les accords signés

En tant qu’administrateur, vous pouvez définir un dossier cible global dans lequel tous les accords finalisés seront déposés pour l’ensemble du site. Ce paramètre est configuré sur la page Paramètres des fichiers signés.

Lorsqu’un fichier de stockage global est défini, tous les fichiers PDF des accords signés et des journaux d’audit sont automatiquement enregistrés dans ce dossier de stockage global. Sont concernés les accords envoyés à partir des bibliothèques de documents ou de listes.

Paramètres des fichiers signés

Si aucun dossier de stockage global n’est défini sur la page Paramètres des fichiers signés d’Adobe Sign, un nouveau dossier intitulé Accords signés est automatiquement créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé ou envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.

 

Les accords envoyés depuis les listes sont joints à l’élément de liste (en tant que pièces jointes) si aucun fichier global par défaut n’est identifié.

Stockage des contrats pour les formulaires web

Si vous utilisez des formulaires web pour collecter des données, un processus de stockage similaire peut être utilisé pour les accords de formulaire web signés.

L’administrateur peut définir un dossier de stockage global pour tous les formulaires web signés.

Si aucun référentiel global n’est défini, le formulaire web signé est stocké dans un dossier créé automatiquement appelé Formulaires web signés.

Stocker les accords de formulaire web


Activer les pistes d’audit

Par défaut, Adobe Sign renvoie uniquement l’accord signé au format PDF.  Toutefois, si vous activez l’option permettant de stocker la piste d’audit avec l’accord signé, un second fichier PDF est renvoyé avec la piste d’audit entière de l’accord.

Stocker les journaux d’audit avec les accords


Mappage de modèles

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire d’accord.

En utilisant des workflows et en mappant les champs de liste aux champs de formulaire, vous pouvez automatiquement préremplir les documents avant l’envoi, ce qui accélère le remplissage du formulaire pour les expéditeurs et/ou les signataires et réduit les chances d’une saisie incorrecte des données.

À l’inverse, vous pouvez également créer un mappage qui extrait les données des champs de formulaire d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.

Le guide complet de configuration des mappages de modèles est disponible ici.


Mappage de formulaire web

Similaire au Mappage de modèles, Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire web d’accord Adobe Sign.

En réalisant le mappage des champs de formulaire des formulaires web aux colonnes de liste SharePoint, vous pouvez router automatiquement les données vers SharePoint, ce qui réduit le temps et les erreurs de saisie des données.

Le guide complet de configuration des mappages de formulaires web est disponible ici.

Remarque :

Le mappage des modèles de formulaire web est uniquement disponible pour les installations Adobe Sign pour SharePoint Online (version 2.0 ou ultérieure).

Les versions antérieures doivent être mises à niveau pour accéder à cette fonctionnalité.

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