Le package d’installation Adobe Sign pour SharePoint Online est disponible pour n’importe quel compte de niveau Enterprise souhaitant installer la solution Adobe Sign. Avant de procéder à l’installation, contactez le gestionnaire clientèle pour vérifier que le compte se trouve dans le bon canal pour activer la fonction d’API requise.

Présentation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques.

Cette documentation, ainsi que le module d’installationà,sont développés pour la version multi-propriétaire de Microsoft SharePoint Online (généralement référencée « SharePoint » dans ce guide).

La solution a été développée sous la forme d’une application complémentaire et elle permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • envoyer un accord pour signature à partir de n’importe quelle bibliothèque de documents ou liste SharePoint ;
  • envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
  • mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
  • mapper des données depuis des champs d’accords signés dans des colonnes de texte de listes SharePoint et une bibliothèque de documents via le mappage des données lorsque le document a été signé et que son état a été automatiquement ou manuellement actualisé par le biais de la page d’état de l’accord ;
  • archiver tous les accords signés dans SharePoint ;
  • ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords.

Conditions requises

La solution Adobe Sign peut être installée et configurée uniquement par un administrateur de site Microsoft SharePoint. Pour connaître les autorisations système supplémentaires pouvant être requises pour l’installation des solutions de site SharePoint, consultez la documentation SharePoint ou le site SharePoint de votre organisation, ou contactez l’administrateur client.

Dans Microsoft Office 365, le prénom, le nom et l’adresse électronique professionnelle doivent être définis pour tous les utilisateurs SharePoint qui souhaitent accéder au complément Adobe Sign sur leurs sites SharePoint.

Pour configurer la solution, vous devez également être administrateur du compte Adobe Sign.

Tous les utilisateurs de la solution Adobe Sign doivent être présents dans le groupe de membres par défaut ou des propriétaires par défaut du site SharePoint. Tous les utilisateurs d’Adobe Sign doivent avoir au minimum les droits d’Édition sur le site.


Navigateurs pris en charge

Les navigateurs Chrome, Firefox et Safari sont pris en charge.

Internet Explorer 11 et versions ultérieures (y compris Edge compris)

Pour que les compléments SharePoint fonctionnent, une configuration des sites de confiance dans Internet Explorer/Edge est nécessaire. Internet Explorer 10 et les versions antérieures ne sont pas pas pris en charge.

En outre, les utilisateurs des navigateurs IE 11/Edge doivent modifier explicitement les paramètres Sites de confiance pour inclure les URL suivantes :

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Pour modifier vos sites de confiance :

1. Ouvrez IE 11.

► Les utilisateurs d’Edge appuient sur Windows + S.

2. Cliquez sur l’icône Outils (engrenage) et sélectionnez Options Internet dans le menu déroulant.

► Les utilisateurs d’Edge saisissent Options Internet, puis appuient sur Entrée.

IE11 Options

3. Le menu Options Internet s’ouvre. Sélectionnez l’onglet Sécurité.

4. Cliquez sur l’icône Sites de confiance.

5. Cliquez sur le bouton Sites.

6. Saisissez l’une des URL ci-dessus, puis cliquez sur Ajouter.

7. Répétez l’opération pour chacune des URL ci-dessus.

8. Fermez le menu Options Internet lorsque vous avez terminé.

Trusted Sites HelpX


Installation

Pour installer l’édition Online du package Adobe Sign pour SharePoint :

1. Authentifiez-vous auprès du site.

2. Accédez à Contenu du site > Nouveau > Application.

Nav to App

 

3. Cliquez sur SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Recherchez Adobe Sign dans la zone de recherche Rechercher une application (en haut à droite de la page).

5. Cliquez sur l’icône Adobe Sign pour la sélectionner dans les résultats de la recherche.

AS in Store-rebranded

 

6. Cliquez sur le bouton AJOUTER pour démarrer l’installation automatique.

L’installation de l’application prend quelques minutes.

Configuration - obligatoire

Une fois l’application installée, il ne reste que deux étapes nécessaires avant de pouvoir envoyer des accords :

  • Accorder aux utilisateurs l’accès au complément
  • Se connecter à Adobe Sign


Ajouter des utilisateurs au groupe de membres ou de propriétaires par défaut du site

Les utilisateurs de la solution Adobe Sign doivent être ajoutés au groupe Propriétaires par défaut ou Membres par défaut du site, et être titulaires au minimum des autorisations en édition.

La visibilité sur l’interface utilisateur d’Adobe Sign est déterminée par les droits de l’utilisateur :

  • L’interface utilisateur d’administration d’Adobe Sign est montrée à l’utilisateur lorsque :
    • L’utilisateur est présent dans le groupe AssociatedOwnerGroup
  • L’interface utilisateur standard d’Adobe Sign est montrée à l’utilisateur lorsque :
    • L’utilisateur est présent dans le groupe AssociatedMemberGroup

La solution ne fonctionne pas pour les utilisateurs qui se trouvent uniquement dans le groupe Visiteurs.

Remarque :

L’administrateur du site doit s’ajouter, en tant qu’utilisateur normal, à l’un des groupes de sites (ou aux deux), avec des autorisations spécifiques. L’administrateur du site doit activer les autorisations ci-dessous pour sonutilisateuren fonction du groupe auquel il est ajouté :

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Membres → Activer Modification
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Propriétaires → Activer Contrôle total

 

Les groupes associés peuvent avoir des noms différents. 

Un utilisateur doté du contrôle total sur un site SharePoint Online donné peut consulter les groupes par défaut en accédant à https://[nom_propriétaire].sharepoint.com/sites/[nom_site]/_layouts/permsetup.aspx.

[nom_site] peut être la chaîne de caractères d’un site de niveau supérieur ou d’un sous-site imbriqué.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Attention :

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés aux groupes, il peut y avoir un délai de plusieurs minutes avant que les serveurs Microsoft ne se synchronisent correctement. Ce délai n’a aucune incidence sur la poursuite de la configuration, mais les tests/l’utilisation par les utilisateurs doivent être suspendus dans l’intervalle.


Établir une relation de confiance avec Adobe Sign

Adobe Sign établit une connexion OAuth avec votre environnement SharePoint pour faciliter l’utilisation transparente de l’application pour tous les utilisateurs.

Pour établir la relation, vous devez être administrateur du compte dans l’application Adobe Sign et sur SharePoint. Il est recommandé d’utiliser si possible une adresse électronique fonctionnelle (AdobeSignAdmin@MyDomain.com) afin de réduire le risque d’inactivation du compte administrateur pour une raison quelconque.

Pour établir la connexion OAuth :

1. Accédez à la page Paramètres d’Adobe Sign. 

2. Cliquez sur le lien Connexion à Adobe Sign

3. Cliquez sur le bouton Connexion à Adobe Sign.

Oauth

Remarque :

Si un utilisateur est actuellement utilisé pour conserver la connexion OAuth, le texte du bouton indique que vous pouvez vous connecter avec un autre compte et l’utilisateur actuel authentifiant la relation est clairement désigné sous le bouton.

Oauth

 

La page est actualisée et vous demande de fournir les informations de connexion de votre compte d’administrateur Adobe Sign.

Une fois que vous vous êtes connecté en tant qu’administrateur Adobe Sign, votre relation de confiance est établie et les utilisateurs peuvent employer le complément.

OAuth Authentication-rebranded

Configuration - facultative

Les configurations facultatives suivantes, bien qu’elles ne soient pas obligatoires, peuvent considérablement améliorer les fonctionnalités d’Adobe Sign.

Stockage des documents signés

En tant qu’administrateur, vous pouvez définir un dossier cible global dans lequel tous les accords finalisés seront déposés pour l’ensemble du site. Ce paramètre est configuré sur la page Paramètres de compte d’Adobe Sign.

Lorsqu’un fichier de stockage global est défini, tous les fichiers PDF des accords signés et des journaux d’audit sont automatiquement enregistrés dans ce dossier de stockage global. Sont concernés les accords envoyés à partir des bibliothèques de documents ou de listes.

defined_global_storagefolder

Si aucun dossier de stockage global n’est défini sur la page Paramètres de compte d’Adobe Sign, un nouveau dossier intitulé Accords signés est automatiquement créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé ou envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.

Default folder

 

Les accords envoyés depuis les listes sont joints à l’élément de liste (en tant que pièces jointes) si aucun fichier global par défaut n’est identifié.

List Attachments

Pistes d’audit

Par défaut, Adobe Sign renvoie uniquement l’accord signé au format PDF. Toutefois, si vous activez l’option permettant de stocker la piste d’audit avec l’accord signé, un second fichier PDF est renvoyé avec la piste d’audit entière de l’accord.

Document stoprage

Mappage de modèles

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire d’accord.

En utilisant des workflows et en mappant les champs de liste aux champs de formulaire, vous pouvez automatiquement préremplir les documents avant l’envoi, ce qui accélère le remplissage du formulaire pour les expéditeurs et/ou les signataires et réduit les chances d’une saisie incorrecte des données.

À l’inverse, vous pouvez également créer un mappage qui extrait les données des champs de formulaire d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.

Petit rappel concernant les formulaires et les « balises de texte »

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ Liste à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). Cette syntaxe basée sur du texte est généralement appelée « balises de texte ».

Data Mapping Example Form

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculsetdes expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Les formulaires PDF peuvent également être créés à l’aide d’Acrobat.

L’environnement de création d’Adobe Sign peut également être utilisé pour créer des formulaires si vous autorisez les utilisateurs à joindre les documents stockés dans la bibliothèque d’Adobe Sign.

Champs de mappage

Associer les noms des champs de liste et de formulaire est une opération simple et rapide lorsque la liste et le formulaire sont définis.

Remarque :

Vous pouvez mapper uniquement des champs depuis ou vers un champ de liste avec le type de données « Ligne de texte unique ».

Pour créer une liste de mappages :

1. Accédez à la page des Paramètres Adobe Sign.

2. Cliquez sur l’onglet des mappages de modèles.

3. Sélectionnez le mappage que vous souhaitez définir :

► Mappage SharePoint vers accord : champs pré-renseignés à partir d’une liste.

► Mappage accord vers SharePoint : collecte les informations de champ des accords complétés.

Remarque : Chaque mappage est distinct. Si vous souhaitez créer un processus dans lequel vous chargez un formulaire avec des informations de liste et que vous voulez autoriser l’envoi du contenu mis à jour à la liste une fois l’accord complété, vous devez créer les deux modèles.

4. Sélectionnez la liste à utiliser pour le mappage.

Mapping - Select Tempalate

 

La page est actualisée de manière à afficher la liste sélectionnée dans la zone déroulante, une icône Plus pour insérer de nouvelles lignes de couplages et deux en-têtes de champ :

○ Champ SharePoint : nom du champ de liste (seuls les champs texte sont disponibles).

○ Champ d’accord : nom du champ de formulaire.

Template Mapping fields

 

5. Cliquez sur l’icône Plus en bas des paires de champs pour ouvrir un nouveau couplage de champs.

Une fois que l’utilisateur clique sur cette icône, deux nouveaux champs apparaissent : une liste déroulante contenant tous les champs de liste SharePoint et un champ texte permettant de saisir le nom du champ de formulaire d’accord.

6. Sélectionnez le nom de champ pour le champ SharePoint dans le menu déroulant.

7. Saisissez le nom du champ de formulaire d’accord avec lequel vous souhaitez créer la relation de mappage.

8. Répétez les étapes 6 et 7 pour tous les champs qui devant être couplés.

Chaque couplage de noms de champ doit être configuré de façon explicite. Si une paire doit être supprimée, cliquez sur l’icône représentant une corbeille à l’extrémité droite de la ligne.

9. Une fois que tous les couplages de champs ont été définis, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les modèles de mappage sont persistants et s’appliquent à tous les accords envoyés à l’aide du document ou de liste auxquels est associé le mappage. À tout moment après la création du modèle, un administrateur peut revenir à la fonctionnalité des mappages de modèle, sélectionner un document ou une liste et afficher les relations mappées existantes. L’administrateur est également libre de modifier, ajouter ou supprimer des paires de relations selon les besoins.

Si un administrateur souhaite effacer toutes les lignes de mappage de modèle définies sur un document de bibliothèque ou une liste SharePoint en un seul clic, il peut le faire en sélectionnant le document ou la liste de son choix, puis en cliquant sur le bouton permettant d’effacer le mappage précédent. Les lignes de mappage supprimées ne peuvent pas être récupérées et doivent être recréées.

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