Información general

Este documento proporciona a los clientes de Workday los pasos necesarios para integrar Adobe Sign en su inquilino de Workday. El presente documento es una guía de instalación y no tiene como finalidad ser un manual de formación completo para Workday.

Para utilizar Adobe Sign en Workday necesita conocer o comprender cómo crear y modificar elementos de Workday, tales como: marco del proceso empresarial, establecimiento y configuración del inquilino, informe e integración de Workday Studio.

Los pasos de alto nivel para completar la integración son:

  • Activar su cuenta administrativa en Adobe Sign (solo nuevos clientes)
  • Configurar un grupo en Adobe Sign para mantener el usuario/la clave de la integración de Workday
  • Contactar con la asistencia de Adobe Sign para activar/verificar la configuración de la integración
  • Generar una clave de integración en Adobe Sign
  • Instalar la clave de integración en el inquilino de Workday

Activación de su cuenta de Adobe Sign

Los clientes existentes con cuentas establecidas pueden pasar directamente al paso Configurar Adobe Sign para Workday

Para los clientes que son nuevos en Adobe Sign y no tienen una sesión existente previa, un especialista de incorporación de Adobe aprovisionará su cuenta (en Adobe Sign) para Workday. Una vez finalizado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación:

Imagen del mensaje de correo electrónico de bienvenida de Adobe Sign

Siga los pasos descritos en el correo electrónico para inicializar la cuenta y dirigirse hasta el tablero de Adobe Sign.

Página del tablero de Adobe Sign

Configurar Adobe Sign para Workday

La configuración de Adobe Sign para Workday requiere que se generen dos objetos dedicados en el sistema de Adobe Sign:

  • Un “Grupo de Workday”
    Workday requiere un “grupo exclusivo” dentro de la cuenta de Adobe Sign para permitir la funcionalidad de la integración. El grupo de Adobe Sign se utiliza para controlar únicamente el uso de Workday para Adobe Sign. Cualquier otro uso potencial (Salesforce.com, Arriba, etc.) no se verá afectado.
    Por ejemplo: se eliminarán las notificaciones por correo electrónico del grupo de Workday, de modo que los usuarios de Workday solo reciban notificaciones en su bandeja de entrada de Workday.

  • Un usuario de autenticación para ser titular de la clave de integración
    Dentro del grupo, debe haber un (y solamente uno) administrador de nivel de grupo.  Este usuario es el usuario autoritario que contiene la clave de integración. Se recomienda que se utilice una dirección de correo electrónico funcional (pero real), por ejemplo, HR@MyDomain.com. Si utiliza un correo electrónico funcional en lugar de uno personal, reduce el riesgo de que el usuario se desactive en un futuro y, por lo tanto, se desactive la integración.

Crear un usuario y un grupo en Adobe Sign

Para crear un usuario en Adobe Sign:

  • Inicie sesión en Adobe Sign como administrador de la cuenta.
  • Vaya a Cuenta > Usuarios.
  • Haga clic en el signo más del círculo para crear un usuario nuevo.
Imagen de la ruta de navegación para crear un usuario nuevo

Aparecerá una ventana emergente que solicita los detalles del nuevo usuario:

  • Proporcione un correo electrónico funcional al cual tenga acceso.
    • Este usuario contendrá la clave de integración.
    • La dirección de correo electrónico debe ser una dirección real para la verificación.
  • Introduzca un valor apropiado de nombre y apellido.
  • Seleccione [Crear un nuevo grupo para este usuario] de la lista Grupo de usuarios.
  • Proporcione un nombre intuitivo para el Nuevo nombre de grupo como “Workday”.
  • Haga clic en Guardar.
Panel Crear usuario

La ventana emergente desaparecerá y le conducirá de nuevo a la página Usuarios.  Verá el nuevo usuario en la lista con el estado CREADO.

Una vista del nuevo usuario creado

El estado “Creado” indica que el usuario aún no ha verificado su dirección de correo electrónico.

  • Inicie sesión en la casilla de correo electrónico del nuevo usuario.
  • Busque el correo electrónico de “Bienvenido a Adobe Sign”.
  • Haga clic donde pone Haga clic aquí para establecer la contraseña.
  • Establezca la contraseña.
    • Esta acción cambiará el estado del usuario en el sistema a ACTIVO.
Imagen del nuevo usuario activado

Definir el usuario de autenticación

Para ascender al nuevo usuario en el grupo de Workday:

  • Vaya a la página Usuarios (si aún no está en ella).
  • Haga doble clic en el usuario del grupo de Workday.
    • Esto abre una página Editar para los permisos del usuario.
  • Marque la casilla El usuario es un administrador de grupo.
  • Haga clic en Guardar.
Imagen del panel propiedades que muestra cómo definir una gestión de grupos.

Verificar la configuración con la asistencia de Adobe Sign

La asistencia de Adobe Sign necesita configurar el grupo y el usuario administrador del entorno de Adobe Sign para habilitar las funciones de integración. Si ya es cliente con una cuenta establecida, puede ponerse en contacto con el administrador de satisfacción para asegurarse de completar este paso.

 

Los clientes nuevos a los que no se les ha asignado un administrador de satisfacción pueden ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica directamente para verificar que la cuenta esté totalmente configurada:

  • Abra una solicitud con la asistencia de Adobe Sign.
  • Proporcione:
    • El nombre del grupo que creó
    • La dirección de correo electrónico del administrador del grupo de Workday
  • Solicite:
    • Verificación de que el grupo y el usuario están configurados para acceder a Workday

Generar una clave de integración

Una vez que se recibe la verificación de que el grupo y el usuario se han activado correctamente, el administrador de nivel de grupo tendrá derechos de generar los tokens de acceso (claves de integración).

Las instalaciones nuevas requieren una clave de integración que se generará en Adobe Sign y, a continuación, se introducirá en Workday. Esta clave autentica los entornos de Adobe Sign y Workday para que confíen el uno en el otro y compartan contenido. 

Para generar una clave de integración en Adobe Sign:

  • Inicie sesión en el administrador de nivel de grupo con Adobe Sign.
  • Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tokens de acceso.
  • Haga clic en el icono del signo más en un círculo en la parte derecha de la ventana.
Ruta de navegación a la página de tokens de acceso

Se cargará la interfaz Crear clave de integración:

Proporcione un nombre intuitivo para la clave (p. ej.: Workday).

La clave de integración debe tener los siguientes elementos activados:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panel de creación de la clave de integración
  • Haga clic en Guardar cuando se haya configurado la clave.

 

Aparece la página Tokens de acceso que muestra la(s) clave(s) diseñadas en su cuenta.

  • Haga clic en la definición de clave creada para Workday.
    • El vínculo Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.
  • Haga clic en el vínculo Clave de integración.
El vínculo Clave de integración

Se muestra la clave de integración.

  • Copie esta clave y guárdela en un lugar seguro para el siguiente paso.
  • Haga clic en Aceptar.
La clave de integración

Configuración del inquilino de Workday

Instalar la clave de integración

Al instalar la clave de integración en el inquilino de Workday se establece una relación de confianza con Adobe Sign. Una vez que la relación se haya establecido, cualquier proceso empresarial puede tener un paso de Revisar documento agregado que permita realizar el proceso de firma.

 

Nota: Adobe Sign se comercializa como “Adobe Document Cloud” en el entorno de Workday.

 

Para instalar la clave de integración:

  • Inicie sesión en Workday como administrador de cuentas.
  • Busque Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales.

 

Se cargará la página Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales. Existen cuatro campos que pertenecen a la integración de Adobe Sign:

Confirmación de Adobe Document Cloud: un texto fijo que confirma la integración.

Clave de la API de Adobe Document Cloud: donde está instalada la clave de integración.

Dirección de correo electrónico del remitente de Adobe Document Cloud: la dirección de correo electrónico de la administración de nivel de grupo en Adobe Sign.

Borrar documentos pendientes de firma electrónica cuando el documento se ha cancelado: un parámetro opcional que elimina documentos del ciclo de firma si un documento se ha cancelado en Workday.

Página Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales

Complete el proceso de instalación:

  • Pegue la clave de integración en el campo Clave de integración de la API de Adobe Sign.
  • Introduzca la dirección de correo electrónico del administrador de nivel de grupo (creado en Adobe Sign) en el campo Dirección de correo electrónico del remitente de Adobe Document Cloud.
  • Haga clic en Aceptar.
Campos de entrada de la clave de integración y la dirección de correo electrónico del titular de la clave

La funcionalidad de Adobe Sign ahora se puede añadir a cualquier proceso empresarial mediante la adición de un paso de Revisar documento y su configuración para utilizar eSign by Adobe como tipo de firma electrónica.

Configurar el paso Revisar documento

El documento para el paso Revisar documento puede ser un documento estático; un documento generado por el paso Generar documento en el mismo proceso empresarial; o bien, un informe con formato creado con el diseñador de informes Workday. Todos estos casos se puede aumentar con las etiquetas de texto de Adobe para controlar el aspecto y la posición de los componentes específicos de Adobe Sign. El origen del documento debe especificarse dentro de la definición de procesos empresariales. No es posible cargar un documento específico mientras el proceso empresarial está en ejecución.

La capacidad de tener grupos de firmantes serializados es exclusiva de Adobe Sign con el paso Revisar documento. Esto permite especificar grupos basados en roles que firman secuencialmente. No se admiten los grupos de firma paralelos entre sí.

Para obtener ayuda acerca de la configuración del paso Revisar documento, consulte la guía de inicio rápido en el siguiente enlace:
https://helpx.adobe.com/es/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Asistencia

Asistencia de Workday

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

La comunidad de Workday tiene varios artículos útiles sobre cómo solucionar problemas acerca de la integración y generar documentos:

Solución de problemas de integraciones de firma electrónica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Paso Revisar documentos
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generación dinámica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Consejos para la configuración de generación de documentos

https://community.workday.com/node/183242

Asistencia de Adobe Sign

Adobe Sign es el socio de la integración y debe ponerse en contacto con el mismo si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica de Adobe por teléfono: llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).

Adición de etiquetas de texto de Adobe a documentos
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Configuración de Revisar documento y ejemplos
https://helpx.adobe.com/es/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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