Guía de instalación y configuración de Adobe Sign para Microsoft Dynamics CRM

Inicie sesión en el entorno de Dynamics CRM como administrador.

• Vaya a Configuración > Soluciones.

Se carga la página Todas las soluciones:

• Haga clic en el icono Importar.

Se carga la página Seleccionar paquete de solución:

• Examinar el archivo .zip descargado de la versión 8 de Adobe Sign.
• Haga clic en Siguiente.

Se carga la página Información sobre la solución:

• Haga clic en Siguiente.

Se carga la página Opciones de importación:

• Asegúrese de que la opción Habilitar los pasos de procesamiento de mensajes del SDK… esté marcada.
• Haga clic en Importar.

Se carga la página Importando solución y el paquete se importa. 

Este proceso puede tardar unos minutos. Cuando finalice, verá un mensaje donde pone que se ha realizado correctamente.

• Haga clic en Cerrar.

Herramientas que los administradores utilizan habitualmente para ampliar el valor del servicio de Adobe Sign:

• Crear una nueva asignación de datos: abre la interfaz Nueva asignación de datos.
• Crear una nueva plantilla de acuerdo: abre la interfaz Nueva plantilla de acuerdo.
• Cambiar el acceso del usuario: un vínculo directo a la página Usuarios habilitados en que se administran las funciones de los usuarios.
• Crear un nuevo flujo de trabajo: abre la interfaz Crear proceso.

• Activar la provisión automática de usuarios: si está activada, los usuarios nuevos que tengan acceso a la entidad Adobe Sign aprovisionarán automáticamente a un usuario en el sistema de Adobe Sign en el primer uso.  El aprovisionamiento se basa en la dirección de correo electrónico principal de los usuarios, no en el nombre de usuario, y se realiza en segundo plano sin que el usuario o el administrador de cuentas tengan que hacer nada. 

• Adjuntar documentos firmados a la entidad de acuerdos: esta opción inserta una copia en formato PDF del documento completado en Dynamics, que se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas). Esta es una copia del original auténtico que se conserva en los servidores de Adobe Sign.
• Adjuntar el seguimiento de auditoría combinado con los acuerdos firmados: al activar esta opción, el PDF del seguimiento de auditoría de Adobe Sign se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) una vez que el acuerdo se firma o se completa. El seguimiento de auditoría enumera de forma explícita los eventos (visto, firmado, delegado, etc.) del acuerdo, la línea de tiempo de estos eventos y la dirección IP en la que se produjeron.
• Adjuntar pista de auditoría: cuando está activado, el informe de auditoría se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) como un archivo independiente.
  
• Mostrar imágenes de vista previa de documento: esta opción adjunta una imagen del documento firmado/completado al registro para obtener una visualización rápida y evitar tener que descargar y abrir un archivo PDF. Esta imagen se instala en la parte inferior del registro del acuerdo.
• Activar LinkedIn Sales Navigator: cuando está activado, en la página Nuevo acuerdo se muestra el panel de LinkedIn Sales Navigator. Esta interfaz permite que el usuario configure su cuenta individual de LinkedIn y muestra la información de LinkedIn para cualquier destinatario seleccionado agregado al acuerdo.

Para activar esta función, es necesaria la edición Team o Enterprise de LinkedIn Sales Navigator.

Una lista de los recursos más habituales:

• Guía de configuración: este documento.
• Guía del usuario: la guía para que los usuarios comprendan el flujo de trabajo básico de enviar y administrar sus acuerdos.
• Adobe Sign en los flujos de trabajo de Dynamics: la guía de los recursos de flujo de trabajo de Adobe Sign.
• Notas de la versión actual: las notas de la versión más actual de Adobe Sign para MS Dynamics.
• Contactar con el servicio de soporte técnico de Adobe Sign: un vínculo al sistema de tiques de Adobe Sign. Debe autenticarse en el servidor de Adobe Sign para acceder al formulario de soporte técnico.

La ficha General proporciona información de alto nivel sobre el propietario de la solución y el punto de acceso de la API, así como acceso a las opciones configurables en una ubicación, incluida la clave de API y las funciones opcionales que se encuentran en la ficha General.

Una lista de objetos adjuntos y relacionados con la entidad.

La asignación de datos puede mejorar notablemente el proceso de generación de acuerdos y garantizar que los documentos tengan el contenido adecuado en cada campo sin la posibilidad de error humano, ya que extrae los valores de campo directamente de Dynamics CRM.

Además, la asignación puede volver a insertar contenido nuevo de acuerdos completados en Dynamics, lo que permite realizar actualizaciones valiosas en CRM sin tener que manipular los datos de forma manual.  

Una correcta asignación requiere tener formularios prediseñados con nombres de campo definidos para poder relacionar de forma lógica el campo de CRM con el campo del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

También es posible crear formularios en formato PDF.

Existen dos puntos de acceso para configurar la asignación de datos.

La primera opción es ir a: Adobe Sign > Asignación de datos.

De esta forma se carga la página Asignaciones de datos, una lista de todos los mapas de datos existentes que puede revisar, editar o eliminar.

• Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda para acceder a la página Nueva asignación de datos.

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva asignación de datos en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todos los mapas de datos y se abre directamente en la página Nueva asignación de datos.

La carga de la página Nueva asignación de datos puede tardar un momento; cuando el campo Entidad se amplíe, se habrá terminado la carga de la página.

1. Introduzca un nombre intuitivo para la asignación de datos.

2. Elija si quiere que se use como asignación predeterminada con esta entidad.

3. Seleccione la Entidad CRM en la lista desplegable.

• Esto restringe los campos disponibles para la asignación a la entidad definida.
• Una entidad puede tener varias asignaciones de datos.
• Una vez establecido, el valor de Entidad no se puede cambiar.

Una vez establecido el valor de Entidad, se muestra la ficha Asignación de datos. Haga clic en esa ficha para acceder a las herramientas de asignación de campos:

Ahora puede empezar a establecer relaciones entre los nombres de los campos de Dynamics CRM y los nombres de los campos de formulario de Adobe Sign que ha definido. Las asignaciones de datos se configuran en función delflujo de los datos:

• ASIGNAR LOS DATOS DE CRM AL ACUERDO DE ADOBE SIGN: los campos se rellenan previamente en el formulario con valores de campo asociados a la entidad de Dynamics definida.
  • Se puede crear un “grupo de búsqueda” de valores de campo alternativos de CRM que rellenan el campo de formulario de Adobe Sign. Se probará cada miembro del grupo en orden hasta que se encuentre un valor que no sea nulo y se inserte. (Véase más abajo)
• ASIGNAR LOS DATOS DEL ACUERDO DE ADOBE SIGN A LOS DATOS DE CRM: rellena los campos vacíos de la entidad de Dynamics utilizando valores de campo de formulario obtenidos mediante el proceso de firma (una vez que el acuerdo está completado).
  • De forma predeterminada, Adobe Sign no insertará un nuevo valor en un campo de CRM que tenga contenido.
  • Se puede definir la relación en la asignación de datos para omitir la protección de contenido y sustituir los valores de campo existentes por el contenido nuevo presente en el formulario firmado.
    

La asignación de datos de Adobe Sign admite los siguientes tipos de datos:

• Texto: los campos de formulario de texto se admiten en CRM como Texto de una sola línea.
• Booleano (dos opciones): se admiten casillas de verificación para los campos booleanos de CRM. 

○ Si en los campos booleanos de CRM se utilizan campos de formulario desplegables o de botones de opción, la asignación de CRM a Adobe Sign puede fallar. La asignación de Adobe Sign a CRM seguirá funcionando.

• Conjunto de opciones: se admiten los campos de formulario desplegables o de botones de opción para los campos de conjunto de opciones de CRM.

• Seleccione el campo de CRM en la lista desplegable Atributo.
• Escriba el nombre de campo del formulario de Adobe Sign en el cuadro de entrada Campo de acuerdo.
• (Opcional) Marque la casilla Añadir asignación de dirección contraria si también quiere vincular estos campos de Adobe Sign a CRM.
• (Opcional) Marque la casilla Omitir si quiere que esta plantilla ignore el contenido existente en el campo de CRM y rellene a la fuerza el campo con el contenido nuevo del campo Adobe Sign.
• Haga clic en Agregar.

La nueva vinculación de campo se procesará durante unos segundos y luego verá que la vinculación aparece debajo de las opciones de configuración. 

Si eligió añadir la dirección contraria, verá que la nueva vinculación también aparece debajo de los campos de configuración De Adobe Sign a CRM. 

Si eligió Omitir la protección de contenido, verá una indicación en el registro de la vinculación.

El proceso para crear de forma discreta una asignación de Adobe a CRM es el mismo que el anterior, pero no existe la opción Añadir asignación de dirección contraria.

Puede eliminar una o varias vinculaciones asignadas:

• Seleccione los registros que desea eliminar marcándolos en el lado izquierdo del registro.
• Haga clic en el icono Más comandos en la parte superior derecha de la lista y seleccione Eliminar.

Si define un campo en un formulario de Adobe Sign que se puede rellenar con varios campos de CRM, puede crear una lista ordenada (grupo de búsqueda) de atributos de CRM que intentarán rellenar el campo de Adobe Sign.

Por ejemplo, puede tener el campo de CRM. PrimeroNombre asignado a un campo de formulario denominado Nombre y, a continuación, asignar también el campo de CRM Nombre yomi a ese mismo nombre de campo de formulario. La aplicación intentará primero rellenar el campo con el contenido del campo Nombre y, si no se encuentra ningún contenido, Adobe Sign intentará utilizar el contenido del campo Nombre yomi. Si no se encuentra contenido en ningún elemento del grupo de búsqueda, el campo se deja vacío.

Para definir un grupo de búsqueda:

• Cree una vinculación de CRM a Adobe Sign entre el atributo principal de CRM y el nombre de campos del formulario de Adobe Sign.
• Una vez creado el primer registro, cambie el atributo de CRM al atributo secundario de CRM y añada esa vinculación. 

• Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si quiere realizar la asignación alternativa.

Después de que el registro se haya actualizado en el sistema, verá que los registros incluyen un prefijo antes del atributo de entidad:

• Antes del atributo principal o predeterminado, aparece #. Siempre se consultará primero este campo para ver si hay contenido.
• Las vinculaciones siguientes se numerarán con la nomenclatura 1-N. La primera vinculación de campo alternativo tiene el número (1) y siempre será el primer campo alternativo que se consulte. (2) sería el segundo campo alternativo y así sucesivamente. 

Una vez que un acuerdo está totalmente firmado y ejecutado, Adobe Sign genera una copia en PDF del documento y un seguimiento de auditoría del proceso de firma. Estos documentos se pueden adjuntar como archivos PDF a cualquier otra entidad de CRM que está vinculada a la entidad principal de la plantilla.

En la sección ASIGNAR EL ACUERDO FIRMADO Y EL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA ENTIDAD DE CRM de la página de la plantilla, encontrará tres Tipos de documentos disponibles a través de una lista desplegable:

• PDF firmado: el texto completo del documento firmado. Es una copia del original auténtico que se conserva en los servidores de Adobe Sign.
• Seguimiento de auditoría: una enumeración completa de todos los eventos importantes (firmar, delegación, etc.) y de los metadatos asociados (hora/fecha, dirección IP, etc.).
• PDF combinado: ambos documentos se combinan en un solo PDF y se adjuntan.

Puede adjuntar uno o más archivos a cualquier entidad relacionada, pero debe asignarlos explícitamente por separado.

Para asignar un archivo adjunto:

• Seleccione el Tipo de documento que quiera en la lista desplegable.
• En la lista desplegable Adjuntar a registro de CRM, seleccione la entidad donde quiere insertar el documento.
  • Solamente aparecerán las entidades que tengan una vinculación definida con la entidad principal.
• Haga clic en Agregar.

Las vinculaciones de archivos adjuntos se enumeraránenlas opciones de configuración.

Para eliminar un registro adjunto:

• Seleccione los registros que desea eliminar marcándolos en el lado izquierdo del registro.
• Haga clic en el icono Más comandos y seleccione la opción Eliminar.

Como administrador de Adobe Sign en el entorno de Dynamics, tiene autoridad para crear plantillas de acuerdo que pueden preconfigurar la mayor parte de los campos, adjuntar archivos y enlazar el acuerdo con datos relevantes mediante asignaciones.

Las plantillas se asocian a una entidad de Dynamics y, cuando están marcadas como activas, quedan disponibles para los acuerdos que se envían desde esa entidad.

Al igual que en la Asignación de datos, hay dos puntos de acceso para configurar una nueva plantilla de acuerdo:

La primera opción es ir a: Adobe Sign > Plantillas de acuerdo

De esta forma se carga la página Plantillas de acuerdo, en que se mostrarán todas las plantillas existentes para que las pueda revisar, editar o eliminar.

• Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda de la pantalla para iniciar una plantilla nueva.

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva plantilla de acuerdo en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todas las plantillas de acuerdo y se abre directamente en la página Nueva plantilla de acuerdo.

Al abrir la página Nueva plantilla de acuerdo:

• Asigne un nombre intuitivo a la plantilla, de manera que los usuarios sepan cuándo usarlo.
• Identifique la entidad a la que la plantilla debe estar vinculada.
  • La entidad no se puede cambiar más adelante.
  • Una vez que se ha seleccionado la entidad, la plantilla se guardará y se cargará la plantilla de acuerdo completa.

La plantilla de acuerdo tiene cuatro fichas que contienen valores editables que puede configurar:

• Detalles de la plantilla: define la relación entre los objetos principales y si la plantilla está activa.
• Destinatarios: permite que exista una ruta de firma previamente configurada para la plantilla.
• Detalles del acuerdo: contiene los elementos de cada acuerdo.
  
• Relacionado: una lista de objetos relacionados.

Los detalles de la plantilla muestran la relación entre la plantilla, la entidad y el mapa de datos para esta plantilla.

El nombre de la plantilla se expresa en fuente grande, arriba del todo.

• Nombre de la plantilla: el nombre de la plantilla. Es idéntico al que aparece en la parte superior de la página.
• Entidad principal: las plantillas se asocian a una única entidad dentro de Dynamics. La entidad declarada es la única que mostrará esta plantilla.
  • Una vez creado el acuerdo, este valor queda bloqueado.
• Asignación de datos: este campo indica el nombre de la asignación de datos vinculada a la plantilla.

• Activa: esta casilla de verificación dicta si los usuarios pueden seleccionar esta plantilla al enviar desde la entidad principal.
• Envío con un clic: cuando esta opción está habilitada, la plantilla envía automáticamente el acuerdo en cuanto se la selecciona. 
  • Por ejemplo: tiene una plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) diseñada con Contacto como entidad principal; la sección de destinatarios está configurada para importar el correo electrónico del contacto.
    • El remitente solo tiene que seleccionar la plantilla desde el contacto al que quiere enviar el acuerdo de confidencialidad. La fase de configuración se omite y el acuerdo se envía sin más interacción.
    • Si no hay configurado ningún destinatario, Un clic se ignora y el acuerdo se abre para su configuración manual.

La sección Destinatarios contiene la lista y el orden de firma de los destinatarios que desea configurar previamente para la plantilla.

Destinatarios: puede incluir una lista de destinatarios dentro de una plantilla haciendo clic en el icono Nuevo destinatario en la esquina superior derecha de la ventana. Se abre un menú desplegable que muestra las opciones de configuración.

• De forma predeterminada, la lista de destinatarios se deja en blanco para que el remitente la rellene manualmente al configurar su acuerdo.
• Si se quiere añadir un destinatario predeterminado, debe hacerse de forma explícita haciendo clic en Nuevo destinatario y guardando luego los valores predeterminados que se presentan, con la opción Crear a partir de entidad principal habilitada.

• La opción Omitir verificación predeterminada permite evitar el método de verificación por omisión (establecido en la sección Seguridad) y aplicar un método distinto solo para este destinatario.

• Si se desea añadir destinatarios adicionales (p. ej., un proceso interno de contrafirma) o destinatarios que no participen en el proceso de firma, solo hay que desmarcar la opción Crear a partir de entidad principal y, a continuación, definirlos. Es una opción excelente para poner en copia (CC) a personas cuyo cometido es gestionar los documentos finales.

La sección Detalles del acuerdo contiene cuatro apartados:

• Detalles del mensaje: el nombre del acuerdo y el mensaje global que ve cada destinatario en el correo electrónico "Firme".
• Archivos adjuntos: los archivos que se envían para firmar.
  
• Opciones del acuerdo: opciones para configurar el acuerdo.
  
• Opciones de seguridad: la opción para proteger el PDF con una contraseña.

• Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece de forma destacada en el proceso de notificación, pues aparece en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del mensaje y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
• Mensaje: el campo del mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier nota o instrucción para el firmante (resaltado en verde en la ilustración de abajo).

Esta sección le permite preadjuntar un archivo al acuerdo. Por ejemplo, si crea una plantilla para un acuerdo de confidencialidad (NDA), puede adjuntar el archivo con el NDA de la empresa directamente en la plantilla, de modo que el remitente no tenga que hacerlo.

• Ver y colocar las firmas antes de enviarlas: cuando se selecciona esta opción, el acuerdo abre automáticamente el entorno de autoría para que el remitente pueda colocar campos de formulario.
• El acuerdo caduca: si se selecciona esta opción, el acuerdo establece una fecha de finalización, tras la cual caduca.
  • Días para queel acuerdocaduque: define el número de días durante los que el acuerdo se puede firmar cuando la opción El acuerdo caduca está activada.
• Añadir página de redirección posterior a la firma: cuando se habilita esta opción, puede indicar a qué dirección URL se reenvía al destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
  • Página de redirección posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desee dirigir a los destinatarios cuando Añadir página de redirección posterior a la firma está habilitado.
  • Retraso en segundos para la redirección: defina cuántos segundos se esperan antes de dirigir al destinatario a la página de redirección.
    
• Requiere firma en persona: si necesita que el firmante firme en la tableta o el sistema local del remitente sin mediar correos electrónicos, puede alojar la firma utilizando esta opción.
• Requiere mi firma: se utiliza cuando el emisor formará parte del proceso de firma.
  • El emisor debe firmar el primero, el último o ser el único firmante.
  • El orden de firma será Orden de introducción.

• Orden de firma: elija entre dos flujos de trabajo para la firma del documento.
  • Cualquier orden: notifica a todos los firmantes al mismo tiempo y les permite firmar sin tener que esperar a nadie.
  • Orden de introducción: exige un estricto proceso secuencial de firma basado en el orden en que se definen los firmantes en el acuerdo.
• Tipo de firma: seleccione el formato en el que desea firmar el documento.
  • FIRMA ELECTRÓNICA: envía los acuerdos que hay que firmar electrónicamente por correo y los destinatarios tienen que firmarlos electrónicamente.
  • ESCRITA: entrega el documento por correo electrónico y pide al firmante que lo imprima y lo firme físicamente. A continuación, debe volver a cargar el documento en el sistema de Adobe Sign empleando el mismo vínculo de correo electrónico.
• Programar recordatorios de destinatarios: define un ciclo de recordatorios para la transacción. Los recordatorios se pueden configurar para que se envíen al destinatario actual de forma diaria o semanal.
• Idioma de firma: esta opción indica el idioma que se usa cuando el acuerdo se envía al firmante. odos los mensajes de correo electrónico y las instrucciones en pantalla dirigidas al firmante estarán en el idioma elegido.

En esta sección se define el método de verificación predeterminado para los destinatarios, así como la contraseña opcional para el documento PDF final.

• Establecer contraseña para abrir el archivo PDF firmado: active esta opción si desea aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.
• Verificación de la identidad: define la verificación de segundo factor para autenticar al destinatario.
  • Correo electrónico: no se aplica ninguna verificación de segundo factor.
  • Contraseña: campo de contraseña alfanumérica estándar. Cuando se utiliza, el remitente debe comunicar la contraseña al firmante fuera de banda.
  • Base de conocimientos : la autenticación basada en la base de conocimientos utiliza bases de datos públicas para formular al firmante varias preguntas sobre su pasado para verificar la identidad.
  • Identidad web: los medios sociales se utilizan para aplicar una segunda autenticación.

El Panel de control del Centro de ventas le proporciona un rápido informe gráfico de los acuerdos asociados a su cuenta.

Los informes le permiten profundizar en cada elemento y producir nuevos gráficos específicos para ese subconjunto de datos.

La página se divide en tres secciones predeterminadas:

• Acuerdos por estado
• Estado del acuerdo por mes
• Acuerdos enviados esta semana 

La sección Acuerdos le ofrece una lista completa de sus acuerdos, así como la posibilidad de ordenarlos por sus metadatos (estado, fecha de creación, fecha de firma, etc.).

Si es necesario, en esta sección también puede crear un acuerdo nuevo.

Los usuarios que pueden acceder a las asignaciones de datos pueden ordenar, revisar y modificar las asignaciones existentes.

También se pueden crear nuevas asignaciones de datos.

Los usuarios del sistema con permisos para acceder a las plantillas pueden revisar, ordenar y editar plantillas.

También se pueden crear nuevas plantillas de acuerdos.

Los administradores de Dynamics pueden acceder y editar la configuración de administrador para Adobe Sign.

En el paquete de Adobe Sign se incluyen varias entidades integradas que se pueden vincular a los acuerdos:

• Contactos
• Cuentas
• Posibles clientes
• Oportunidades
• Presupuestos
• Facturas
• Pedidos
• Contratos

Para añadir su entidad de CRM personalizada (o cualquier otra entidad de CRM integrada) a este ámbito, hay que seguir varios pasos.

En este ejemplo, supongamos que hay una entidad de CRM personalizada denominada “Customer”.

• Vaya a Configuración > Personalización.

Se carga la página Personalización.

• Haga clic en la opción Personalizar el sistema.

La página Solución predeterminada se abre en otra ventana.

En el panel de la izquierda, debajo de Componentes:

• Expanda la lista Entidades.
• Busque la entidad personalizada (“Customer” en este caso) y expándala.
• Haga clic una vez en el nombre de la entidad para mostrar los campos y controles.

• Copie el valor del campo Nombre (en este ejemplo, el valor es “new_customer”). 
  • Este es el nombre del sistema interno de la entidad personalizada.
• Vaya a la opción Vinculaciones 1:N, debajo de la entidad personalizada.
  • Haga clic en el botón Nueva vinculación 1 a varios.

Se abre una ventana de Vinculación nueva.

Cree la nueva vinculación:

1. Seleccione Acuerdo en el campo Entidad vinculada.
   • El campo Nombre cambia y muestra {entityName}_adobe_agreement 

 2. Pegue el nombre de la entidad personalizada (en nuestro ejemplo, “new_customer”) en el campo Nombre para mostrar.

• El valor del campo Nombre pasa a ser “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)

 3. Haga clic en Guardar y cerrar.

• La ventana Vinculación se cierra.
• Haga clic en Publicar todas las personalizaciones en la parte superior de la página Vinculaciones 1:N.