Bestands- en mapmachtigingen beheren

Het beheren van de toegangs- en gebruikersmachtigingen voor bestanden en mappen is een complexe taak, waarbij vooruit moet worden gedacht om een intuïtief en schaalbaar machtigingssysteem te maken. Beheerders definiëren de initiële machtigingsstructuur door gebruikers aan een of meer groepen toe te wijzen. Machtigingen kunnen zowel op gebruikers- als op groepsniveau worden gedefinieerd, zoals vermeld in de Handleiding voor beheerders.

Over het algemeen krijgen extra gebruikers de mogelijkheid om machtigingen voor bestanden en mappen te beheren door ze de rol van een beperkte beheerder, manager of host toe te wijzen.  

Best practices voor machtigingen

Om uw beheertaken voor machtigingen te stroomlijnen, gebruikt u groepen (rollen) om een schaalbaar systeem te maken dat u gemakkelijk kunt beheren en dat anderen kunnen gebruiken. Vermijd een gebruikersgebaseerd systeem dat resulteert in het moeten beheren van grote aantallen gebruikers in het machtigingsprofiel voor een bestand of map.

Adobe raadt de volgende best practices aan:

• Een machtigingssysteem ontwerpen met groepen: gebruik standaard en aangepaste groepen om toegang tot delen van het systeem toe te wijzen. Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere groepen en machtigingen zijn cumulatief. Zie voor meer informatie over het beheren van groepen Basisbeginselen van groepen.
• Groepen met beschrijvende namen maken: gebruik intuïtieve namen die de machtigingen van de groep beschrijven, bijvoorbeeld 'Contentmanagers Human Resources'.
• Gebruikers aan groepen toevoegen: gebruik de standaardgroepen. Als u echter nieuwe groepen moet maken, maak deze dan eerst en voeg, waar nodig, vervolgens gebruikers toe aan groepen om ze de juiste machtigingen te geven.
• Mappen met beschrijvende namen maken:  gebruik namen die de inhoud van de map beschrijven, zoals Inhoud Human Resources, Inhoud productondersteuning, enz.
• Machtigingen toewijzen aan uw groepen voor specifieke mappen of bestanden: wijs bijvoorbeeld de groep Contentmanagers Human Resource de machtiging toe om de map Human Resources in de gedeelde inhoudsmappen te beheren.

Opmerking: machtigingen die zijn toegewezen aan gebruikers, gaan voor op machtigingen die zijn toegewezen aan groepen. Als u een gebruiker toegang tot bepaalde mappen wilt ontzeggen, kunt u een op gebruikers gebaseerde machtiging voor die mappen toewijzen.

Bibliotheken

De tabbladen Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminars en Gebeurtenisbeheer in Adobe Connect Central bevatten elk een bibliotheek met bestanden die zijn ingedeeld in mappen. Bestanden die in deze bibliotheken zijn opgeslagen, zijn alleen beschikbaar voor handelingen op de betreffende tabbladen. Bestanden in de inhoudsbibliotheek zijn echter toegankelijk via alle tabbladen in Adobe Connect Central.

Met uitzondering van de seminarbibliotheek, bevat elke bibliotheek de volgende twee mappen op het hoogste niveau:

Inhoud gebruiker

Wanneer een gebruiker wordt toegewezen aan een bepaalde geïntegreerde groep, wordt in Adobe Connect voor die persoon een gebruikersmap gemaakt in de bijbehorende bibliotheek. Iedere gebruiker die is toegewezen aan de groep Hosts van vergadering krijgt bijvoorbeeld een map in de map met gebruikersvergaderingen in de vergaderingenbibliotheek. Dit is de map die de gebruiker ziet wanneer hij of zij het tabblad Vergaderingen opent. Gebruikers kunnen hun eigen gebruikersmappen beheren; ze kunnen bijvoorbeeld machtigingen instellen waarmee andere gebruikers toegangsbevoegdheden krijgen voor de mappen.

Gedeelde inhoud

In eerste instantie (nadat een account is geactiveerd of Adobe Connect op locatie is geïnstalleerd) heeft alleen een beheerder toegang tot gedeelde mappen. Beheerders kunnen naar behoefte machtigingen voor de gedeelde mappen toewijzen. Alleen leden van de geïntegreerde groep die aan de desbetreffende bibliotheek is gekoppeld, kunnen functies (vergaderingen, gebeurtenissen enz.) in de map maken. De machtiging Beheren voor een gedeelde map kan echter aan iedere gebruiker worden toegewezen. In de vergaderingenbibliotheek kan bijvoorbeeld iedere gebruiker met de machtiging Beheren voor een map de map beheren. Alleen vergaderingshosts kunnen vergaderingen in een map maken.

Mijn inhoud

Inhoud op het tabblad 'Mijn inhoud/Training/Vergaderingen' is specifiek voor de gebruiker die zich op dat moment heeft aangemeld.

Inhoudsmappen voor seminars

In tegenstelling tot de vorige bibliotheken hebben de mappen van de seminarbibliotheek een andere structuur:

• De seminarbibliotheek bevat geen gebruikersmappen; in plaats daarvan geeft elke map in de bibliotheek een andere seminarlicentie weer die door uw organisatie is gekocht.
• Gebruikers die zijn toegewezen aan de groep Seminarbeheerders beschikken over de machtiging Beheren voor alle seminarmappen.
• Seminarbeheerders kunnen seminars toevoegen en verwijderen, de machtiging Beheren toewijzen aan andere gebruikers en seminars maken.

Bestands- en mapmachtigingen instellen

Alleen een beheerder, een beperkte beheerder of een gebruiker met beheerdersmachtigingen voor dat bibliotheekbestand of die bibliotheekmap kan de lijst met machtigingen voor een bestand of map aanpassen.

Opmerking: beheerders kunnen machtigingen voor beperkte beheerders instellen in Beheer > Gebruikers en groepen in Adobe Connect Central. Standaard kunnen beperkte beheerders machtigingen instellen voor de inhoud, maar een beheerder kan ervoor kiezen deze mogelijkheid in te trekken.