Inhoud delen

Door inhoud vanuit InDesign naar InCopy te exporteren ontstaat er een koppeling tussen de twee toepassingen. U kunt aan de hand van twee methoden tekstkaders, afbeeldingskaders en de inhoud van InDesign naar InCopy exporteren:

• Maak een containerbestand (*.icma), ook wel een toewijzing genoemd, en voeg verwante groepen documentitems (zoals tekst en afbeeldingen van een artikel) toe aan de toewijzing, zodat hier gelijktijdig aan kan worden gewerkt. Inhoud in toewijzingen wordt geëxporteerd als een *.icml-bestand.

• Exporteer tekst- en afbeeldingskaders apart (waaronder kaders voor plaatsaanduidingen) met behulp van de menuopdrachten Bewerken > InCopy > Exporteren. Geëxporteerde inhoud wordt opgeslagen als een .icml-bestand.

Als de inhoud is geëxporteerd, staan er kleine pictogrammen links boven in de geëxporteerde kaders in InDesign en InCopy en in het deelvenster Toewijzingen. Een koppeling naar het geëxporteerde bestand wordt weergegeven in het deelvenster Koppelingen. Deze pictogrammen geven de status van beheerde kaders aan en onderscheiden beheerde kaders van kaders die geen deel uitmaken van de workflow. Alle geëxporteerde inhoud wordt in het deelvenster Toewijzingen weergegeven. Inhoud die wordt geëxporteerd via menuopdrachten, komt in het gedeelte Niet toegewezen InCopy-inhoud van de lijst in het deelvenster Toewijzingen te staan. Hoewel beide methoden een gecontroleerde verbinding tussen InCopy-inhoud en een InDesign-document tot stand brengen, zijn toewijzingsbestanden de beste manier van werken.

Door inhoud te exporteren kunnen gebruikers inhoud uitchecken, terwijl de koppeling met het originele InDesign-document behouden blijft. (Deze koppeling wordt gemaakt vanuit InDesign; u kunt geen koppeling vanuit InCopy maken.)

Nadat de inhoud is geëxporteerd, kunnen de InCopy-gebruikers de paginalayout, stijlen, afbeeldingen, enzovoort, wel bekijken zoals die in het InDesign-document worden weergegeven, maar niet wijzigen.

Overzicht van het deelvenster Toewijzingen

Het belangrijkste hulpmiddel voor het werken met toewijzingen is het deelvenster Toewijzingen (Venster > Toewijzingen in InCopy, Venster > Redactie > Toewijzingen in InDesign). In het deelvenster Toewijzingen staan de bestanden die zijn geëxporteerd vanuit het actieve InDesign-document, en geeft een pictogram de status van die bestanden aan. Het menu van het deelvenster Toewijzingen bevat tevens opdrachten voor het controleren van de importversie en functies voor bestandsbeheer tussen InCopy en InDesign. Wanneer u een toewijzing in InCopy opent, worden de toewijzingsnaam en de inhoud daarvan in het deelvenster Toewijzingen weergegeven. U kunt deze in het documentvenster selecteren door te dubbelklikken op tekst- en afbeeldingskaders in het deelvenster Toewijzingen.

Toewijzingsbestanden

In InDesign worden toewijzingsbestanden gebruikt als containers voor het organiseren van verzamelingen van pagina-items. U kunt bijvoorbeeld alle items in een artikel (titel, subtitel, kopie, afbeeldingen en bijschriften) selecteren en vervolgens toewijzen aan één InCopy-gebruiker. Door deze items aan een toewijzing toe te wijzen kunnen InCopy-gebruikers gemakkelijker de inhoud benaderen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Toewijzingsbestanden (*.icma) worden weergegeven in het bestandssysteem, op de InCopy-artikelbalk en in statusberichten. Alleen InDesign-gebruikers kunnen toewijzingsbestanden maken en alleen InCopy-gebruikers kunnen deze openen.

Wanneer u een toewijzing maakt, wordt er standaard een map gemaakt op de locatie waar het InDesign-document is opgeslagen. In deze toewijzingsmap staan de *.icma-toewijzingsbestanden en een inhoudssubmap waarin de geëxporteerde InCopy-artikelbestanden, die onderdeel zijn van afbeeldingen en andere bronnen, als .icml-bestanden worden opgeslagen. Als de toewijzing is gemaakt, maakt u de projectmap op een locatie waartoe alle gebruikers toegang hebben, of maakt u een toewijzingspakket en verstuurt u dat pakket naar alle betrokken gebruikers. Als er inhoud is geëxporteerd voordat er een toewijzing is gemaakt, worden de bestanden op schijf niet naar de inhoudsmap of het toewijzingsbestand verplaatst.

Toewijzingsbestanden bevatten het volgende:

• Koppelingen of aanwijzers naar bijbehorende pagina-items, waaronder kaders voor plaatsaanduidingen. Hiermee kan de InCopy-gebruiker één bestand in InCopy openen en meerdere pagina-items bewerken.

• Transformaties in de afbeeldingen die in de toewijzing voorkomen, zoals verplaatsen, schalen, roteren of schuintrekken.

• Paginageometrie, zodat InCopy-gebruikers de layout van het kader kunnen bekijken waarvan zij de inhoud aan het bewerken zijn, zonder dat het InDesign-bestand hoeft te worden geopend.

• Kleurcodering van toegewezen kaders in het document.

   

Toewijzingen maken en inhoud toevoegen (InDesign)

Alleen InDesign-gebruikers kunnen toewijzingen maken en er inhoud aan toevoegen. U kunt op verschillende manieren toewijzingen maken. De methode die u kiest, hangt af van het feit of u inhoud wilt toevoegen op het moment dat u de toewijzing maakt.

• Maak lege toewijzingsbestanden. U kunt vanuit het InDesign-document een reeks lege toewijzingen maken die fungeren als sjablonen voor toekomstige inhoud.

• Maak toewijzingen en voeg er tegelijkertijd inhoud aan toe.

• Voeg inhoud aan een bestaand toewijzingsbestand toe. U kunt gekoppelde inhoud (tekst en afbeeldingen die al zijn geëxporteerd als InCopy-inhoud) toevoegen of geselecteerde pagina-items toevoegen die gekoppelde InCopy-inhoud worden. Als een of meer geselecteerde kaders al InCopy-inhoudsbestanden bevatten en geen enkel kader is deel van een toewijzing, kunt u deze kaders aan een nieuw of bestaand toewijzingsbestand toevoegen.

De toewijzingsmap die u maakt, wordt standaard opgeslagen in de map waarin het InDesign-document is opgeslagen. U kunt die map vervolgens op een server plaatsen of een toewijzingspakket maken en versturen.

Lege toewijzingsbestanden maken (InDesign)

Gelijktijdig toewijzingen maken en inhoud toevoegen (InDesign)

Het nieuwe toewijzingsbestand bevat kaders die in het documentvenster zijn geselecteerd.

Inhoud aan bestaande toewijzingen toevoegen (InDesign)

Opties toewijzingsbestand (InDesign)

Wanneer u een toewijzingsbestand maakt of wijzigt, kunt u de volgende opties instellen:

De unieke id van de toewijzing in het deelvenster Toewijzingen, bijvoorbeeld "Watersportartikel". Deze naam moet voldoen aan de conventies van het besturingssysteem voor het benoemen van bestanden.

De unieke id van de gebruiker die is toegewezen aan de bestanden. De gebruikersnaam staat tussen haakjes achter de toewijzingsnaam in het deelvenster Toewijzingen. Het invoeren van een naam dient alleen ter informatie en geeft de gebruiker geen speciale rechten of toestemmingen.

Geeft een lijst met kleuren weer voor het toevoegen van een onderscheidende markering aan de kaders van de huidige toewijzing in het documentvenster, en aan de toewijzingsnamen in het deelvenster Toewijzingen. Door deze kleurcodering zijn kaders van de ene toewijzing te onderscheiden van kaders van een andere toewijzing en van niet-toegewezen kaders. U schakelt de weergave van deze kleurcodering in of uit door Weergave > Extra's > Toegewezen kaders verbergen/Toegewezen kaders tonen te kiezen. In InCopy is de kleurcodering alleen in de layoutweergave zichtbaar.

Klik op de knop Wijzigen en geef een locatie voor de toewijzingsmap op. Standaard wordt de toewijzingsmap in dezelfde map gemaakt als waar het InDesign-bestand is opgeslagen.

Hiermee kunnen InCopy-gebruikers de tekst- en afbeeldingskaders in de toewijzing bekijken en ook de vakken (of andere vormen) die andere kaders op deze InDesign-pagina's aangeven. Alle kaders en plaatsaanduidingen geven nauwkeurig het formaat, de vorm en locatie van de InDesign-originelen weer. Kaders voor plaatsaanduidingen zijn lege vormen in het InDesign-document. De optie Kaders voor plaatsaanduidingen is snel maar biedt minder getrouwheid. In InCopy zijn de kaders voor plaatsaanduidingen alleen zichtbaar in de layoutweergave. InCopy-gebruikers kunnen kaders voor plaatsaanduidingen niet uitchecken en bewerken.

Hiermee kunnen InCopy-gebruikers alle toegewezen kaders en de inhoud van andere kaders, die geen deel uitmaken van de toewijzing, op dezelfde spread bekijken. In InCopy kan inhoud in kaders buiten de toewijzing niet worden bewerkt en wordt de inhoud alleen in de layoutweergave weergegeven.

Exporteert alle inhoud in het InDesign-document naar het toewijzingsbestand. Deze optie biedt de hoogste getrouwheid maar is ook erg traag, omdat het ontwerp en de layout van elke pagina, ook van de pagina's die niet relevant zijn voor het gedeelte dat door een gebruiker wordt bewerkt, door het toewijzingsbestand worden weergegeven.

Bij deze optie wordt van elke gekoppelde afbeelding een kopie in het toewijzingspakket geplaatst. Als u deze optie inschakelt, kunnen InCopy-gebruikers de afbeeldingen bekijken maar wordt het pakketbestand groter. InCopy-gebruikers kunnen afbeeldingen in een pakket opnemen wanneer zij het pakket retourneren.

Inhoud als aparte InCopy-bestanden exporteren (InDesign)

Als de leden van uw team liever met afzonderlijke bestanden werken dan toewijzingen gebruiken, exporteert u InCopy-inhoud zonder een toewijzingsbestand te gebruiken. Vergeleken met het maken van één toewijzingsbestand met verwijzingen naar meerdere inhoudsbestanden en layoutgegevens maakt deze methode een afzonderlijk bestand (.icml) voor elk tekst- of afbeeldingskader dat u in het document opgeeft. Als u de context wilt weergeven van de inhoud die u bewerkt, moet u ook het gekoppelde InDesign-document (.indd) openen.

Pas het InDesign-document aan zodat het geschikt is voor uw workflow. Als u bijvoorbeeld alle opmerkingen van de editor in één bestand wilt laten exporteren, maakt u een laag waarop de editor zijn opmerkingen kan toevoegen. Vervolgens kunt u alle inhoud op de geselecteerde laag exporteren.

De InCopy-inhoud wordt nu beheerd en kan door andere gebruikers in de workflow worden uitgecheckt en bewerkt.

Gedeelde inhoud wordt net zoals geïmporteerde afbeeldingen in het deelvenster Koppelingen weergegeven. Als u een gedeeld bestand handmatig verplaatst, kunt u met het deelvenster Koppelingen de koppeling van dat bestand bijwerken.