Trabalhar com Todos os arquivos no Analyzer no Acrobat

Todos os arquivos é o inventário completo de arquivos da sua conta. Inclui arquivos enviados diretamente para o Analyzer e arquivos disponíveis através de coleções que você pode acessar (arquivos compartilhados não são representados). Um arquivo pode aparecer em Todos os arquivos e em várias coleções ao mesmo tempo. 

Diferente de uma coleção, Todos os arquivos não é um contêiner organizacional separado. Remover um arquivo de uma coleção deixa o arquivo disponível em Todos os arquivos. Excluir um arquivo enviado de Todos os arquivos o remove permanentemente do Analyzer e de todas as coleções que o contêm.

Abrir todos os arquivos

Selecione Todos os arquivos na navegação principal.

A página exibe o número total de arquivos disponíveis e uma tabela contendo os arquivos em Todos os arquivos.

Entender a tabela de arquivos

A tabela sempre exibe Nome do arquivo como a primeira coluna. Você não pode ocultar esta coluna.

Por padrão, a tabela também exibe:

• Data de adição — A data em que o arquivo foi adicionado ao Analyzer.
• Origem — De onde o arquivo veio. Arquivos enviados diretamente mostram Desktop. Arquivos vinculados identificam sua origem externa, como SharePoint.

Você pode exibir até sete colunas, incluindo Nome do arquivo.

Quando você passa o mouse sobre um arquivo, o Analyzer exibe controles para abrir ou marcar o arquivo.

Fazer upload de arquivos diretamente para Todos os arquivos

Selecione Fazer upload de arquivos para adicionar arquivos sem primeiro criar ou abrir uma coleção.

1. Selecione Fazer upload de arquivos.
2. Arraste arquivos para o painel de upload ou selecione Procurar arquivos para localizá-los no seu sistema local.
3. Adicione os arquivos.

O Analyzer processa os arquivos e os adiciona a Todos os arquivos. Arquivos enviados diretamente mostram Desktop na coluna Origem.

É possível adicionar esses arquivos posteriormente a qualquer coleção que você possa gerenciar.

Localizar arquivos por nome

Selecione Pesquisa para encontrar arquivos no inventário completo.

Selecione a opção para pesquisar correspondências por nomes de arquivos ou conteúdo do arquivo. 

Atualizar atributos

Selecionar Atualizar atributos para atualizar atributos dos documentos em Todos os arquivos.

A mensagem de confirmação indica que alguns atributos podem ter sido adicionados ou atualizados e que a atualização pode levar tempo, dependendo do número de documentos envolvidos.

Escolha:

• Atualizar todos para iniciar a atualização.
• Pular por enquanto para fechar a mensagem e atualizar depois.

A atualização se aplica ao conjunto completo de atributos.

Personalizar a tabela de arquivos

Selecionar Ajustar visualização de atributos para escolher quais metadados e atributos extraídos aparecem como colunas.

Nome do arquivo sempre permanece visível. É possível adicionar até seis outras colunas de:

• Origem
• Data de adição
• Atributos disponíveis para você

Também é possível arrastar valores selecionados para alterar sua ordem. Itens mais acima na lista aparecem mais à esquerda na tabela.

Selecione Aplicar para salvar a configuração ou Cancelar para descartar suas alterações.

A seleção da coluna e a ordem ficam guardadas quando você sai de Todos os arquivos e volta mais tarde.

Filtrar o inventário de arquivos

Selecione Filtrar dados para restringir os arquivos exibidos usando valores de atributos extraídos e condições.

A filtragem de Todos os arquivos usa o mesmo modelo de filtragem disponível nas coleções.

Trabalhar com arquivos individuais

Passe o mouse sobre um arquivo para exibir ações para:

• Abrir arquivo — Abrir o documento para revisar o conteúdo, valores extraídos e citações.
• Marcar documento — Aplique ou remova a tag do arquivo.

Uma tag pertence ao próprio arquivo, por isso o estado de marcação segue o arquivo quando ele aparece nas coleções.

Trabalhar com arquivos selecionados

Marque a caixa de seleção de um ou mais arquivos para exibir ações que se aplicam à seleção.

O contador muda para mostrar o número selecionado e o número total de arquivos disponíveis. Por exemplo, 3 de 2.000 documentos selecionados indica que três arquivos estão selecionados de um inventário de 2.000.

As ações disponíveis são:

• Adicionar à coleção — Adicione os arquivos selecionados a uma coleção nova ou existente sem fazer upload novamente.
• Baixar — Faça download de cópias dos arquivos selecionados para o sistema local.
• Exportar dados extraídos — Exporte valores de atributos selecionados para um arquivo CSV.
• Excluir — Exclua permanentemente arquivos qualificados do Analyzer.

Entenda a exclusão de Todos os arquivos

Excluir um arquivo de Todos os arquivos é diferente de removê-lo de uma coleção.

Excluir um arquivo enviado de Todos os arquivos:

• Remove permanentemente o arquivo do Analyzer.
• Remove o arquivo de todas as coleções que o contêm.
• Não pode ser desfeito.

Arquivos vinculados de uma origem externa, como SharePoint, não podem ser excluídos de Todos os arquivos. O Analyzer bloqueia a exclusão porque o sistema externo continua sendo a origem do arquivo.

Compartilhar Todos os arquivos

Abra o menu de reticências e selecione Compartilhar para dar a outro usuário acesso à coleção Todos os arquivos.

O compartilhamento usa o mesmo modelo de acesso do compartilhamento de uma coleção. O destinatário obtém acesso ao inventário ativo, então as alterações nos arquivos disponíveis em Todos os arquivos são refletidas automaticamente.