Genel Bakış

Bu belgede, Workday müşterileri için Adobe Sign'ın Workday kiracısına entegre edilmesine ilişkin gerekli adımlar verilmiştir. Bir kurulum kılavuzu olan bu belge, Workday için kapsamlı bir eğitim kılavuzu olarak tasarlanmamıştır.

Adobe Sign'ı Workday ile kullanabilmek için Kurumsal Süreç Çerçevesi, Kiracı Ayarları, Raporlar ve Workday Studio Entegrasyonu gibi Workday öğelerini oluşturma ve değiştirme hakkında bilgi sahibi olmanız gereklidir.

Entegrasyonun tamamlanması için gereken genel önemli adımlar şunlardır:

  • Adobe Sign'da Yönetim hesabınızı oluşturma (Yalnızca Yeni Müşteriler)
  • Adobe Sign'da Workday kimlik doğrulama kullanıcısını barındıracak bir Grup yapılandırma
  • Workday ile Adobe Sign arasında OAuth ilişkisi kurma


Adobe Sign Hesabınızı Etkinleştirme

Hesabı bulunan mevcut müşteriler Configure Adobe Sign for Workday (Workday için Adobe Sign'ı Yapılandırma) adımını atlayabilir

Adobe Sign'ı henüz kullanmaya başlayan ve mevcut bir kullanıcı hesabı olmayan müşteriler için Workday hesabını (Adobe Sign'da) bir Adobe oryantasyon uzmanı sağlayacaktır. İşlem tamamlandığında, tarafınıza bir onay e-postası gönderilir:

Adobe Sign'dan Gönderilen Hoş Geldiniz E-postası Görüntüsü

E-postadaki talimatları izlediğinizde hesabınız başlatılır ve Adobe Sign Ana sayfanıza yönlendirilirsiniz.

Adobe Sign Ana Sayfası


Workday için Adobe Sign'ı Yapılandırma

Workday için Adobe Sign'ı yapılandırmak için Adobe Sign sisteminde iki özel nesnenin oluşturulması gerekir:

  • Bir "Workday grubu":
    Workday, entegrasyonun çalışmasını sağlamak için Adobe Sign hesabında özel bir "grup" oluşturulmasını gerektirir. Adobe Sign grubu, sadece Adobe Sign'ın Workday ile kullanımını kontrol etmek için kullanılır. Olası diğer kullanımlar (Salesforce.com, Arriba vb.) etkilenmez.
    Ör.: Workday grubunun e-posta bildirimleri alması önlenir; böylece, Workday kullanıcıları bildirimleri sadece Workday gelen kutularından alır.

  • OAuth ilişkisini kuracak bir kimlik doğrulama kullanıcısı:
    Grup içinde grup düzeyinde bir yönetici olmalıdır.  Bu, Workday ile Adobe Sign arasında OAuth ilişkisini sürdüren yetkili kullanıcıdır. HR@MyDomain.com gibi işlevsel (gerçek) bir e-posta adresinin kullanılması önerilir. Kişisel bir e-posta yerine işlevsel bir adres kullandığınızda, ileri bir tarihte kullanıcının ve dolayısıyla entegrasyonun devre dışı bırakılmasına yönelik riskleri azaltmış olursunuz.


Adobe Sign'da Kullanıcı ve Grup Oluşturma

Adobe Sign'da kullanıcı oluşturmak için:

  • Hesap yöneticisi olarak Adobe Sign'da oturum açın
  • Hesap > Kullanıcılar alanına gidin
  • Yeni bir kullanıcı oluşturmak için daire içine alınmış artı simgesini tıklatın
Yeni kullanıcı oluşturmak için gidiş yolu görüntüsü

Yeni kullanıcının ayrıntılarının istendiği açılır bir pencere görüntülenir:

  • Erişim sağlayabildiğiniz işlevsel bir e-posta adresi girin
    • Bu kullanıcı, OAuth ilişkisini oluşturur ve sürdürür
    • E-posta adresinin doğrulama için gerçek bir adres olması gerekir
  • İlgili Ad ve Soyadı değerini girin
  • User Group (Kullanıcı Grubu) seçim listesinden [Create a new group for this user] (Bu kullanıcı için yeni grup oluştur) seçeneğini işaretleyin
  • "Workday" gibi pratik bir ad seçerek New Group Name (Yeni Grup Adı) girin
  • Kaydet seçeneğini tıklatın
Kullanıcı Oluştur paneli

Açılır pencere kaybolur ve Users (Kullanıcılar) sayfasına yönlendirilirsiniz.  Yeni kullanıcıyı listede CREATED (Oluşturuldu) durumuyla görebilirsiniz.  

Yeni oluşturulan kullanıcı görünümü

"Created" (Oluşturuldu) durumu, kullanıcının e-posta adresini henüz doğrulamadığını belirtir.

  • Yeni kullanıcının e-posta kutusunda oturum açın
  • "Adobe Sign'a Hoş Geldiniz" konulu e-postayı bulun
  • Click here to set your password (Parolanızı oluşturmak için burayı tıklatın) alanını tıklatın
  • Parolayı ayarlayın
    • Bu eylemle kullanıcının sistemdeki durumu ACTIVE (Etkin) olarak değişir
Etkinleştirilen yeni kullanıcı görüntüsü


Kimlik Doğrulayan Kullanıcıyı Tanımlama

Yeni kullanıcıyı Workday grubuna tanıtmak için:

  • Users (Kullanıcılar) sayfasına gidin (henüz gitmediyseniz)
  • Workday grubunda kullanıcıyı çift tıklatın
    • Bu eylemle kullanıcı izinleri için Edit (Düzenle) sayfası açılır
  • User is a group administrator (Kullanıcı grup yöneticisidir) kutusunu işaretleyin
  • Kaydet seçeneğini tıklatın
Grup yöneticisi tanımlama işlemini gösteren özellikler paneli görüntüsü.


Workday Kiracısını Yapılandırma

Workday kiracısı ile Adobe Sign arasındaki bağlantıyı tamamlamak için hizmetler arasında güvenilir bir ilişki kurulması gerekir.

Bu ilişki kurulduktan sonra Workday'deki tüm Kurumsal Süreçlere Adobe Sign aracılığıyla imza sürecinin yürütülmesini sağlayan bir Review Document (Belge İnceleme) adımı eklenebilir.

Not:

Adobe Sign markası, Workday ortamında Adobe Document Cloud olarak adlandırılır.

Güvenilir ilişki kurmak için:

  • Hesap yöneticisi olarak Workday'de oturum açın
  • Edit Tenant Setup - Business Processes (Kiracı Ayarlarını Düzenle - Kurumsal Süreçler) için arama yapın

Edit Tenant Setup - Business Processes (Kiracı Ayarlarını Düzenle - Kurumsal Süreçler) sayfası yüklenir. 

  • eSignature Configuration (E-İmza Yapılandırması) bölümünü bulun:
E-İmza Yapılandırması
  • Authenticate with Adobe (Adobe ile Kimlik Doğrula) düğmesini tıklatın
    • Bu işlem OAuth2.0 kimlik doğrulama sırasını başlatır ve bu sırada şunları yapmanız gerekir:

Not:

Devam etmeden önce lütfen diğer tüm Adobe Sign örneklerinden tamamen çıktığınızdan emin olun.

Bağlantı kurulduktan sonra Adobe configuration enabled (Adobe yapılandırması etkinleştirildi) onay kutusu işaretlenir ve Adobe Sign'ı Workday ile kullanmaya başlayabilirsiniz.


Review Document (Belge İnceleme) adımını yapılandırma

Review Document (Belge İnceleme) adımı; statik bir belge, aynı kurumsal süreç içinde Generate Document (Belge Oluşturma) adımıyla oluşturulmuş bir belge veya Workday Report Designer ile oluşturularak formatlanmış bir rapor olabilir. Bu durumların tümü Adobe Metin Etiketleri ile Adobe İmzalama süreçlerine özgü bileşenlerin görünümlerini ve konumlarını kontrol edecek şekilde artırılabilir. Belge kaynağının kurumsal sürecin tanımında belirtilmesi gereklidir. Kurumsal süreç yürütülürken geçici bir belge yüklemek mümkün değildir.

Adobe Sign'ın sadece Review Document (Belge İnceleme) adımıyla kullanılmasına özel olarak seri İmzalayan Grupları oluşturulabilir. Bu şekilde, sırayla imzalayacak rol tabanlı gruplar belirtebilirsiniz. Paralel imzalayan grupları desteklenmez.

Review Document (Belge İnceleme) adımını yapılandırma hakkında yardım için şu adresten Hızlı Başlangıç kılavuzuna ulaşabilirsiniz:
https://helpx.adobe.com/tr/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Destek

Workday Desteği

Entegrasyonun sahibi olan Workday, entegrasyonun kapsamı hakkındaki sorular, özellik istekleri veya entegrasyonun günlük işleyişinde görülen sorunlar için ilk iletişim noktanız olmalıdır.

Workday topluluğu, entegrasyon ile ilgili sorunların giderilmesi ve belge oluşturulması hakkında pek çok faydalı makale sunar:

e-İmza Entegrasyonları ile ilgili sorunları giderme

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Documents (Belge İnceleme) Adımı:
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dinamik Belge Oluşturma

https://community.workday.com/node/176443

Teklif Belgesi Oluşturma Yapılandırması hakkında ipuçları

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign Desteği

Entegrasyon içinde imza alınamadığı veya bekleyen imzaların bildirimleri gönderilemediği takdirde entegrasyon ortağı olan Adobe Sign ile iletişim kurulmalıdır.

Adobe Sign Müşterilerinin destek için Müşteri Başarı Müdürü (CSM) ile iletişime geçmeleri gerekir. Alternatif olarak, Adobe Teknik Destek Bölümüne 1-866-318-4100 numaralı telefondan ulaşılarak ürün listesi için beklendikten sonra 4 ve 2 (istenen şekilde) girilebilir.


Sık Sorulan Sorular

Bu sorunun nedeni, Adayın Adobe Sign'da oturum açtıktan sonra Workday'de Gönder düğmesini tıklatmamış olması olabilir.

Her Workday görevi için E-İmza İmzalama Durumu Kontrolü: "Kullanıcı, işlemi başlatmak için ilişkili Gelen Kutusu görevini gönderebilir."

Workday Geliştirmesi: Orijinal imzalama işlemi yalnızca kullanıcı belgeyi imzaladıktan sonra Gelen Kutusu görevini gönderirse tamamlanır. İmzalayanların, Adobe Sign'da imzalama işlemini tamamladıktan sonra Workday'de Gelen Kutusu görevini her zaman göndermeleri gerekir. İmza sonrasında iframe kapatılır ve kullanıcı, işlemi tamamlamak için gönder düğmesini tıklatabilecekleri aynı göreve yönlendirilir.