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Los administradores pueden configurar su cuenta o grupo para enviar correos electrónicos de acuerdo a sus destinatarios sin incluir hipervínculos activos. En su lugar, el destinatario recibe instrucciones de texto sin formato con una dirección URL y un código de acceso que se vincula al acuerdo interactuable. Ambas plantillas de correo electrónico Revisar y firmar y Recordatorio se actualizan cuando la función está habilitada.
Esta configuración puede ser deseable cuando las normativas de cumplimiento exijan que no se incluyan enlaces activos al proporcionar acceso a material para firmar.
La introducción del código de acceso solo reemplaza el acto de seleccionar el hipervínculo en la plantilla de correo electrónico tradicional. Una vez verificado el código de acceso, el destinatario debe aceptar las condiciones de uso, completar cualquier método de autenticación configurado y completar sus acciones para el acuerdo del mismo modo que lo haría en el proceso tradicional.
La notificación sin vínculos está disponible en las versiones nueva y clásica de la experiencia Solicitar firma .
La funcionalidad de notificación sin vínculos está disponible para los planes de licencias de negocios y empresariales.
La funcionalidad de notificación sin vínculos puede ser habilitada tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Para evaluar los controles de esta funcionalidad, ve a Configuración de correo electrónico > Habilitar notificaciones sin vínculo
Cuando la opción está habilitada, no afecta a los remitentes. Envían utilizando los mismos procesos y flujos de trabajo que antes. Los únicos cambios se aplican a la plantilla de correo electrónico entregada al destinatario.
Los destinatarios acceden al acuerdo siguiendo las instrucciones proporcionadas en el correo electrónico.
Se recibe un correo electrónico para revisar y firmar un acuerdo.
Existen tres soluciones alternativas recomendadas:
A. Dirección URL de la página que acepta el código de acceso
B. La dirección de correo electrónico del destinatario
C. El código de acceso
Los correos electrónicos de Recordatorio tienen un formato similar, que contiene los tres elementos para acceder al acuerdo en formato de texto.
Copia y pega la dirección URL en una nueva pestaña del explorador para abrir la página Acceder al documento.
Introduzca (copia y pega) la dirección de correo electrónico y el código de acceso del destinatario.
Selecciona Enviar.
La página se actualiza para mostrar un botón Revisar y firmar y, opcionalmente, un botón Delegar (si la delegación está activada para el destinatario).
Al seleccionar el botón Revisar y firmar se te redirige al entorno de firma electrónica, donde se solicita al destinatario que acepte las condiciones de uso o se activa la autenticación (en función de la configuración del acuerdo).
Al seleccionar el botón Delegar se abre la página de delegación, lo que permite al destinatario delegar correctamente la autoridad de firma a otra parte.
El destinatario introduce:
Una vez configurada la delegación, el destinatario selecciona el botón Delegar para ejecutar el proceso de delegación.
Se muestra un mensaje de operación correcta en el momento en que el sistema acepta la delegación.
El nuevo delegado recibe inmediatamente un mensaje de correo electrónico Revisar y firmar con un nuevo código de acceso y el mensaje proporcionado por el delegador.
Cuando la funcionalidad está habilitada, los mensajes de correo electrónico enviados a los destinatarios en relación con la firma de un acuerdo no contendrán vínculos activos y, en su lugar, proporcionarán la URL y el código de acceso:
Cuando la funcionalidad está deshabilitada, los mensajes de correo electrónico enviados a los destinatarios para firmar un acuerdo contienen vínculos activos que conectan al destinatario con el acuerdo:
El Informe de auditoría identifica explícitamente los correos electrónicos enviados con un código de acceso:
La lista de Actividad para el acuerdo no identifica que el acuerdo se ha enviado con un código de acceso.
