Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung

Bei einer verwalteten Überprüfung verwende einen Assistenten zum Einrichten der Überprüfung, zum Festlegen des Dokumentspeicherorts und zum Einladen von Teilnehmern. Es ist nicht notwendig, Kommentare zu importieren, das Kommentieren für Reader-Benutzer zu aktivieren oder Antworten von Überprüfern manuell zu protokollieren.

Acrobat stellt zwei Typen von verwalteten Überprüfungen bereit: gemeinsame Überprüfungen und E-Mail-basierte Überprüfungen. Jeder Überprüfungstyp verfügt über einen Assistenten, der du beim Verteilen einer PDF-Datei mit speziellen Werkzeugen und besonderen Anweisungen an die Überprüfer unterstützt.

Im Tracker werden alle verwalteten Überprüfungen protokolliert. Außerdem bietet der Tracker Zugriff auf die PDF-Datei und stellt Informationen zur Überprüfung und zu den Teilnehmern bereit. Überprüfungsinitiatoren kannst Abgabetermine für Überprüfungen ändern, Überprüfer hinzufügen und Überprüfungen über den Tracker beenden. Der Tracker informiert die Teilnehmer, falls neue Kommentare verfügbar sind oder Abgabetermine geändert und Überprüfer hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung erfolgt auch dann, wenn Acrobat geschlossen ist. Darüber hinaus werden Informationen zu Serverfehlern bereitgestellt.

Gemeinsame Überprüfungen

Über gemeinsame Überprüfungen ist die Zusammenarbeit im Rahmen von Überprüfungen am besten möglich, da die Teilnehmer die Kommentare von anderen Teilnehmern lesen und beantworten kannst. Die Kommentare der Teilnehmer werden in einem Repository auf einem internen Server gespeichert. Acrobat synchronisiert die Kommentare in regelmäßigen Abständen und lädt alle aktuellen Änderungen herunter. Die Überprüfer werden über neu hinzugefügte Kommentare benachrichtigt. Außerdem können sie die Kommentare anderer Überprüfer ansehen und beantworten.

E-Mail-basierte Überprüfungen

E-Mail-basierte Überprüfungen eignen sich besonders, wenn die jeweiligen Überprüfer entweder keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben oder eine Zusammenarbeit mit anderen beim Überprüfen von Dokumenten nicht erforderlich ist.

Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung sendet der Initiator eine PDF-Datei als E-Mail-Anlage an die Überprüfer. Die Überprüfer fügen ihre Kommentare hinzu und senden das Dokument zurück, indem sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Kommentare senden klicken. Wenn der Initiator diese Kommentare erhält, kann er sie in die Kopie der PDF-Datei aufnehmen.

Die größte Einschränkung bei E-Mail-basierten Überprüfungen besteht darin, dass Teilnehmer während der Überprüfung die Kommentare von anderen Teilnehmern nicht anzeigen kannst. Initiatoren kannst Kommentare erst nach dem Empfang anzeigen.

Verteilungsoptionen für Überprüfungen und Formulare auswählen

Acrobat stellt im Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden und im Assistenten „Formular verteilen“ verschiedene Verteilungsoptionen bereit. Berücksichtige bei der Auswahl der Optionen die Sicherheitsanforderungen für die verteilte Datei. Überlege außerdem, welche Server oder Websites die Empfänger zum Herunterladen der Datei verwenden kannst und wie du Kommentare oder Formulardaten zurückerhalten möchtest.

Interner Server

Du kannst deinen eigenen internen Server verwenden, wenn die Teilnehmer hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben. Der Server kann ein Netzwerkordner, ein Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich (nur Windows) oder ein Webserverordner sein. Füge eine Verknüpfung zu der verteilten PDF-Datei ein oder sende sie als Anhang in einer E-Mail-Nachricht. Bei Überprüfungen werden veröffentlichte Kommentare von Acrobat auf den Server hochgeladen. Bei Formularen werden zurückgesendete Antworten bei Eingang auf deiner Festplatte von Acrobat gespeichert.

Wenn du einen eigenen Server angeben, fordert du der Assistent zum Speichern eines Profils mit dem Speicherort auf dem Server und den von dir gewählten Verteilungsoptionen auf. Bei der nächsten Verteilung einer PDF-Datei ist das gespeicherte Profil als Option im Assistenten verfügbar.

E-Mail

Im Assistenten „Formulare verteilen“ ist eine Option zum Senden von Formularen als E-Mail-Anhang verfügbar. Du kannst Formulare über deine E-Mail- oder Web-E-Mail-Anwendung senden. Du kannst auch den Assistenten zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht verwenden, der die Formulardatei dann als Anlage hinzugefügt wird. Wenn die Empfänger das Formular ausgefüllt hast und senden, gehen die Antworten in deinem Postfach ein. Jede Antwort wird in eine PDF-Portfolio-Antwortdatei kopiert. Diese kann bearbeitet und in eine Tabellenkalkulationsdatei exportiert werden.

Mit dem Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden kannst du entweder einen Link zur PDF-Datei oder diese selbst als Anlage senden.

Aktivieren der Kommentarfunktion für Reader-Benutzer (Acrobat Pro)

Durch das Aktivieren von Kommentierungsrechten in einer PDF-Datei können Benutzer von Reader 8 oder höher an Überprüfungen dieser PDF-Datei teilnehmen. Wenn eine PDF-Datei mit Kommentierungsrechten in Reader geöffnet wird, enthält sie eine Dokumentmeldungsleiste und Kommentarwerkzeuge, die anderenfalls nicht verfügbar sind.

Wenn du eine verwaltete Überprüfung veranlassen, werden die Kommentierungsrechte automatisch aktiviert. Auch wenn du keine verwaltete Überprüfung verwenden (z. B. bei direktem Versand einer PDF-Datei als E-Mail-Anlage), kannst du die Kommentarberechtigung aktivieren.

• Öffne die PDF-Datei und wähle Datei > Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Kommentieren und Messen aktivieren.

E-Mail-Anwendung für Überprüfungen auswählen

Sie benötigen entweder eine E-Mail-Anwendung und eine Mail-Server-Verbindung oder ein Web-E-Mail-Konto, um E-Mail-basierte Überprüfungen durchzuführen und Kommentare zu senden. Acrobat unterstützt die meisten E-Mail-Anwendungen. Sind mehrere E-Mail-Anwendungen installiert, kannst du festlegen, welche der Anwendungen von Acrobat beim Senden von PDF-Dokumenten gestartet werden soll. Führe einen der folgenden Schritte aus:

• (Windows) Doppelklicke in der Systemsteuerung auf Internetoptionen. Klicke im Dialogfeld mit den Interneteigenschaften auf die Registerkarte „Programme“ und wähle die gewünschte E-Mail-Anwendung aus. Zum Aktivieren der Änderung starte Acrobat neu.

• (Windows) Ändere die MAPI-Einstellungen in deiner E-Mail-Anwendung. Acrobat und Reader verwenden für den Datenaustausch mit der E-Mail-Anwendung die MAPI-Schnittstelle (Messaging Application Program Interface). Die meisten E-Mail-Anwendungen verfügen zum Verarbeiten dieser Kommunikation standardmäßig über MAPI-Einstellungen. Weitere Informationen zum Konfigurieren der E-Mail-Anwendung findest du in der Hilfe der E-Mail-Anwendung.

• (Mac OS) Wähle unter Mail die Optionen „Mail“ > „Voreinstellungen“ und anschließend „Allgemein“ aus. Wähle dann die bevorzugte E-Mail-Anwendung im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm. Zum Aktivieren der Änderung starte Acrobat neu. Wird die gewünschte Anwendung nicht aufgeführt, wähle aus dem Menü die Option „Auswählen“ und suche nach dem Speicherort. Wenn du eine Anwendung auswählen, die nicht im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm aufgeführt ist, wird diese von Acrobat möglicherweise nicht unterstützt.

Einen Server festlegen

Wenn du ein PDF-Dokument über einen eigenen Serverspeicherort verteilen, kannst du einen Netzwerkordner, einen Windows-Server mit Microsoft SharePoint-Services oder einen Webserverordner angeben. Die Teilnehmer müssen Lese- und Schreibzugriff für den von dir gewählten Server haben. Wende sich an deinen Netzwerkadministrator, um einen geeigneten Speicherort zum Speichern von Kommentaren bereitstellen zu können. Zum Einrichten eines Servers ist keine zusätzliche Software erforderlich.

Netzwerkordner

Wenn sich alle Empfänger in einem LAN befinden, sind Netzwerkordner und SharePoint-Server die beste Wahl für Kommentarserver. Netzwerkordner sind im Allgemeinen die kostengünstigste und zuverlässigste Möglichkeit.

SharePoint-Sites

Wenn die Empfänger hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben, kannst du deinen eigenen internen Server verwenden, z. B. eine Microsoft SharePoint-Site. Weitere Informationen findest du unter Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint.

WebDAV-Server

WebDAV-Server (Webserver, die das WebDAV-Protokoll verwenden) sollten nur dann verwendet werden, wenn sich Überprüfer außerhalb einer Firewall oder eines LAN befinden. Weitere Informationen dazu, wie du Acrobat so konfigurieren, dass ein WebDAV-Service verwendet wird, findest du unter Hosten einer gemeinsamen Überprüfung: Eine Alternative zu Acrobat.com.