Bouw gerichte, nuttige collecties door de juiste broncontent te kiezen, deze na verloop van tijd te onderhouden en te beheren hoe mensen er toegang toe hebben en deze gebruiken.
Gebruik deze werkwijzen om collecties te bouwen en te onderhouden in Knowledge Base in Acrobat. Ze kunnen je helpen broncontent te organiseren, bestanden gemakkelijker te vinden, toegang te beheren en gebruikers een duidelijke kennisbank te bieden om mee te werken.
Gebruik gezaghebbende, actuele broncontent
Behandel de documenten in een collectie als bronmateriaal dat gebruikers kunnen bevragen via AI Assistant.
Geef de voorkeur aan content die:
- Actueel is en goedgekeurd voor gebruik.
- Relevant is voor het doel van de collectie.
- Volledig genoeg is om nuttige context te bieden.
- Vrij van verouderde of onnodige dubbele versies.
Wanneer een brondocument verandert, werk dan de content in de collectie bij zodat gebruikers niet vertrouwen op een oudere versie.
Gebruik beschrijvende bestandsnamen
Kies bestandsnamen waarmee het onderwerp van het document makkelijk te herkennen is.
Zoeken binnen Collections zoekt alleen bestandsnamen, niet de inhoud van documenten. Beschrijvende namen maken het gemakkelijker om bestanden te vinden en te beheren naarmate een collectie groeit.
Vermijd algemene namen zoals document.pdf, final.pdf, of updated-version.pdf wanneer de naam niet aangeeft wat het bestand bevat.
Collecties in de loop van de tijd onderhouden
Controleer collecties periodiek in plaats van opname als een eenmalige taak te behandelen.
Verwijder content die niet langer nuttig is, werk documenten bij die zijn veranderd en zoek naar dubbel of verouderd materiaal. Het houden van de collectie afgestemd op het beoogde doel maakt het gemakkelijker voor eigenaren om te beheren en voor gebruikers om te begrijpen welke informatie het bevat.
Deel collecties bewust
Deel een verzameling met de mensen die toegang nodig hebben tot de content.
Voordat je de toegang verbreidt, overweeg de informatie in de collectie, wie er gebruik van moet kunnen maken en waar de collectie toegankelijk kan zijn. Organisatie-instellingen kunnen ook toegang beïnvloeden via ervaringen zoals chatbots en PDF Spaces.
Raadpleeg voor configuratie- en rechtenvereisten de bijbehorende documentatie over toegang en delen in plaats van deze vereisten te beheren vanuit de verzameling zelf.
Gebruik chatbijlagen voor gesprekspecifieke content
Gebruik bestanden en afbeeldingen die zijn bijgevoegd aan een AI-assistent-chat wanneer de content primair relevant is voor dat gesprek.
Wanneer informatie deel moet worden van een herbruikbaar kennisdomein, voeg het toe en beheer het als verzamelingscontent in plaats daarvan.Dit houdt tijdelijke gesprekscontext gescheiden van het onderhouden bronmateriaal in de verzameling.
Controleer citaten wanneer de bron belangrijk is
Gebruik de citaten bij AI-assistent-reacties om het ondersteunende bronmateriaal te inspecteren.
Het controleren van de bron is vooral nuttig wanneer het antwoord een belangrijke beslissing beïnvloedt, wanneer exacte bewoordingen belangrijk zijn, of wanneer je aanvullende context nodig hebt buiten de gegenereerde reactie.
Citaten helpen je te verifiëren welke informatie een antwoord ondersteunt; ze vervangen geen controle van het brondocument wanneer nauwkeurigheid kritiek is.
Plan voor integraties en creditverbruik
Overweeg hoe mensen een verzameling zullen gebruiken voordat je de doelgroep uitbreidt of het verbindt met andere ervaringen.
Chatbot-integraties, documentopname, API-activiteit en query's kunnen verschillende toegangs- en creditvereisten hebben.Controleer de toepasselijke configuratie- en informatie over creditverbruik voordat je grote opnameprojecten of bredere uitrol start.
Dit is bijzonder nuttig wanneer een verzameling gebruikers buiten de groep zal ondersteunen die het oorspronkelijk heeft gemaakt en onderhouden.
Controleer voordat je een verzameling uitbreidt
Voordat je meer content toevoegt of een verzameling beschikbaar maakt voor een breder publiek, bevestig dat:
- De verzameling heeft nog steeds een duidelijk doel.
- De brondocumenten zijn actueel en relevant.
- Bestandsnamen identificeren hun inhoud duidelijk.
- Verouderde en dubbele content is verwijderd.
- De beoogde doelgroep moet toegang hebben tot de informatie.
- Alle vereiste integraties en rechten zijn geconfigureerd.
- Verwacht gebruik komt overeen met het creditmodel van je organisatie.
