Erstelle gezielte, nützliche Sammlungen, indem du die richtigen Quellinhalte auswählst, sie über die Zeit pflegst und verwaltest, wie Personen darauf zugreifen und sie nutzen.
Verwende diese Praktiken, um Sammlungen in der Knowledgebase in Acrobat zu erstellen und zu pflegen. Sie können dir dabei helfen, Quellinhalte zu organisieren, Dateien leichter auffindbar zu machen, den Zugriff zu verwalten und Benutzern eine klare Wissensbasis zum Arbeiten zu geben.
Verwende maßgebliche, aktuelle Quellinhalte
Behandle die Dokumente in einer Sammlung als Quellmaterial, das Benutzer über KI-Assistent abfragen können.
Bevorzuge Inhalte, die:
- Aktuell und zur Nutzung genehmigt.
- Relevant für den Zweck der Sammlung.
- Vollständig genug, um nützlichen Kontext zu liefern.
- Frei von veralteten oder unnötigen doppelten Versionen.
Wenn sich ein Quelldokument ändert, aktualisiere den Inhalt in der Sammlung, damit sich Benutzer nicht auf eine ältere Version verlassen.
Verwende beschreibende Dateinamen
Wähle Dateinamen, die das Thema des Dokuments leicht identifizierbar machen.
Die Suche in Collections durchsucht nur Dateinamen, nicht den Inhalt der Dokumente. Beschreibende Namen machen es einfacher, Dateien zu finden und zu verwalten, während eine Sammlung wächst.
Vermeide allgemeine Namen wie document.pdf, final.pdf, oder updated-version.pdf, wenn der Name nicht identifiziert, was die Datei enthält.
Sammlungen im Laufe der Zeit pflegen
Überprüfe Sammlungen regelmäßig, anstatt die Aufnahme als einmalige Aufgabe zu behandeln.
Entferne Inhalte, die nicht mehr nützlich sind, aktualisiere Dokumente, die sich geändert haben, und suche nach doppeltem oder veraltetem Material. Die Sammlung mit ihrem beabsichtigten Zweck in Einklang zu halten, macht sie für Eigentümer einfacher zu verwalten und für Benutzende einfacher, zu verstehen, welche Informationen sie enthält.
Gib Sammlungen gezielt frei
Gib eine Sammlung für die Personen frei, die Zugriff auf ihre Inhalte benötigen.
Bevor du den Zugriff erweiterst, berücksichtige die in der Sammlung enthaltenen Informationen, wer sie nutzen darf und wo auf die Sammlung zugegriffen werden kann. Organisationseinstellungen können auch den Zugriff durch Erlebnisse wie Chatbots und PDF Spaces beeinflussen.
Für Konfigurations- und Berechtigungsanforderungen siehe die entsprechende Zugriffs- und Freigabedokumentation, anstatt diese Anforderungen von der Sammlung selbst zu verwalten.
Verwende Chat-Anhänge für konversationsspezifische Inhalte
Verwende Dateien und Bilder, die an einen Chat mit dem KI-Assistenten angehängt sind, wenn der Inhalt hauptsächlich für diese Konversation relevant ist.
Wenn Informationen Teil einer wiederverwendbaren Wissensdomain werden sollen, füge sie stattdessen als Sammlungsinhalt hinzu und verwalte sie. Dies hält den temporären Gesprächskontext von dem gepflegten Quellmaterial in der Sammlung getrennt.
Prüfe Zitate, wenn die Quelle wichtig ist
Verwende die Zitate, die mit KI-Assistent-Antworten bereitgestellt werden, um das unterstützende Quellmaterial zu überprüfen.
Die Überprüfung der Quelle ist besonders nützlich, wenn die Antwort eine wichtige Entscheidung beeinflusst, wenn der genaue Wortlaut wichtig ist oder wenn du zusätzlichen Kontext über die generierte Antwort hinaus benötigst.
Zitate helfen dir zu überprüfen, welche Informationen eine Antwort stützen; sie ersetzen nicht die Überprüfung des Quelldokuments, wenn Genauigkeit ausschlaggebend ist.
Plane für Integrationen und Credit-Verbrauch
Überlege, wie Personen eine Sammlung verwenden werden, bevor du ihre Zielgruppe erweiterst oder sie mit anderen Erlebnissen verbindest.
Chatbot-Integrationen, Dokumentaufnahme, API-Aktivität und Abfragen können unterschiedliche Zugriffs- und Credit-Anforderungen haben. Überprüfe die anwendbaren Konfigurations- und Credit-Verbrauchsinformationen vor großen Aufnahmeprojekten oder umfassenderen Bereitstellungen.
Dies ist besonders nützlich, wenn eine Collection Benutzer außerhalb der Gruppe unterstützen soll, die sie ursprünglich erstellt und gepflegt hat.
Überprüfe dies vor der Erweiterung einer Sammlung
Bevor du mehr Content hinzufügst oder eine Collection einer breiteren Zielgruppe zur Verfügung stellst, bestätige, dass:
- Die Sammlung hat noch einen klaren Zweck.
- Ihre Quelldokumente sind aktuell und relevant.
- Dateinamen bezeichnen ihre Inhalte klar.
- Veralteter und doppelter Inhalt wurde entfernt.
- Die beabsichtigte Zielgruppe sollte Zugriff auf die Informationen haben.
- Alle erforderlichen Integrationen und Berechtigungen sind konfiguriert.
- Die erwartete Nutzung stimmt mit dem Credit-Modell deiner Organisation überein.
