Ateliers de réunions Adobe Connect

Les ateliers sont des salles secondaires créées au sein d’une réunion ou d’une session de formation. Elles permettent de diviser un grand groupe en groupes plus petits, dans lesquels les discussions et la collaboration sont plus faciles. Il est possible d’utiliser des ateliers dans des réunions et des sessions de formation comptant jusqu’à 200 personnes dans la salle de réunion. Les hôtes peuvent créer jusqu’à 20 ateliers pour une seule réunion ou session de formation.

Par exemple, si votre session comprend 20 personnes, vous pouvez créer quatre ateliers et répartir cinq personnes dans chacun d’eux. Dans les ateliers, les participants peuvent communiquer entre eux, en fonction de la configuration audio. Ils peuvent utiliser le module Conversation, collaborer sur un tableau blanc et partager leur écran. L’hôte peut visiter tous les ateliers pour apporter ses conseils et répondre aux questions.

• Jusqu’à 20 ateliers peuvent être créés
• 200 participants maximum dans tous les ateliers
• Le nombre maximal d’utilisateurs autorisés dans un atelier varie en fonction du fournisseur de conférence audio utilisé. Le nombre maximal d’utilisateurs dans un atelier est de 200 pour les sessions VoIP uniquement.

Lorsque le travail en atelier est terminé, l’hôte peut mettre fin à la session d’atelier et replacer les participants dans la salle de réunion. Les hôtes peuvent partager ce qui s’est passé dans les ateliers avec tous les participants. Le cas échéant, l’hôte peut ensuite renvoyer les participants dans les mêmes ateliers. Si vous réutilisez un atelier, vous pouvez en reprendre la disposition et le contenu. (Toutefois, la répartition des participants dans les ateliers n’est pas conservée.)

Recommandations d’Adobe

Lorsqu’une conférence audio est en cours, le nombre d’ateliers ne peut pas dépasser le nombre pris en charge par le fournisseur audio. Si le nombre d’utilisateurs de l’un des ateliers dépasse le nombre maximum pris en charge par le fournisseur audio, les ateliers ne peuvent pas être démarrés.

Salles par téléphonie uniquement

Chaque atelier devient une conférence audio distincte si un fournisseur de téléphonie intégré prend en charge les ateliers Adobe Connect. Tous les participants repassent automatiquement à la ligne de conférence audio principale lorsque les ateliers sont fermés.

Si vous utilisez un fournisseur non intégré qui prend en charge les éclatements audio, effectuez une configuration manuelle des ateliers (à l’aide de ponts audio privés) en vous conformant à la configuration des ateliers en ligne.

Salles VoIP uniquement

Un canal audio VoIP distinct est créé pour chaque atelier, ce qui permet à chacun de ces canaux d’accueillir une conversation distincte. Dans les ateliers, les participants reçoivent automatiquement le rôle de présentateur, ce qui leur confère l’ensemble des droits VoIP. Lorsque l’hôte met fin à la session d’atelier, tous les participants retournent à la salle de réunion principale et utilisent à nouveau le même canal audio VoIP.

Salles avec audio mixte ou Universal Voice

L’utilisation de Universal Voice ou de l’audio mixte permet de créer une passerelle entre la téléphonie et la communication VoIP afin que les utilisateurs connectés par VoIP et ceux connectés via la téléphonie puissent communiquer entre eux.

La création de sous-conférences Universal Voice pour les ateliers peut prendre une minute environ. Lors de la configuration d’une sous-conférence pour un atelier, vous pouvez afficher son chargement dans le module Participants à côté du nom de l’atelier.

Une fois l’atelier défini, le module Participants est mis à jour et affiche une icône verte indiquant que les participants de l’atelier peuvent désormais communiquer entre eux.

Vidéo dans les ateliers

Dans les ateliers, le module Vidéo se comporte comme suit :

• L’option Forcer la vue du présentateur n’est pas disponible dans un atelier.

• Le paramètre Forcer la vue du présentateur est conservé avant et après l’utilisation d’un atelier.

• Chaque participant sort du mode plein écran au début ou à la fin d’un atelier.

A propos des modes d’affichage des ateliers

Les hôtes peuvent utiliser l’affichage par défaut des ateliers ou concevoir une disposition spécifique pour les ateliers. Créez un affichage personnalisé pour les ateliers si vous souhaitez effectuer des préparatifs avant de répartir les contenus et les personnes dans les différents ateliers. La création de dispositions personnalisées permet d’optimiser le déroulement et l’organisation des réunions.

Dans certains cas, il peut s’avérer utile d’utiliser des affichages différents en fonction des ateliers. Par exemple, différents ateliers peuvent contenir un contenu différent ou des exercices différents pour les participants. Il convient alors de créer des affichages différents pour les ateliers et de veiller à activer l’affichage approprié lorsque vous cliquez sur le bouton Démarrer les ateliers.

Vous pouvez créer un atelier en mode Préparation, tandis qu’une réunion est en cours, sans perturber la disposition des participants. Lorsqu’un atelier est démarré, la disposition utilisée est celle créée en mode Préparation.

Si vous souhaitez uniquement exploiter des contenus différents dans chaque atelier, sans utiliser d’affichages différents, vous pouvez préparer les salles avant que les participants rejoignent la réunion ou la session de formation. Commencez par configurer le nombre de salles d’atelier requises. Démarrez ensuite les ateliers et passez de salle en salle afin de charger le contenu requis dans chaque module de partage. Ensuite, mettez fin aux ateliers. Lorsque les participants sont présents et que vous cliquez de nouveau sur Démarrer des éclatements, le contenu est prêt. (Le cas échéant, vous pouvez aussi modifier l’affichage et ajouter du contenu dans les ateliers en cours de réunion.)

Si la zone réservée à l'hôte et aux présentateurs est ouverte pendant une session Adobe Connect, elle ne se ferme pas au démarrage d’un atelier. Ainsi, les hôtes peuvent conserver les modules disponibles dans la zone réservée aux présentateurs. Par exemple, les hôtes peuvent continuer à gérer les participants et leurs droits dans les ateliers du module Participants.

Création et gestion des ateliers

Définition d’ateliers et affectation de membres

En cours de réunion ou de session de formation, les hôtes peuvent créer des ateliers et y répartir les participants.

Rotation des ateliers

Lorsque les participants sont affectés à des ateliers, vous pouvez utiliser le bouton Rotation pour effectuer la rotation des participants entre les ateliers, en un seul clic. Adobe Connect affecte chaque participant à l’atelier suivant dans la liste.

Gestion des droits et des autorisations des participants dans les ateliers

Dans l’atelier, les participants ont besoin d’autorisations afin d’utiliser les modules pour effectuer leurs tâches et travailler avec les autres participants via les modules. Ces autorisations, appelées droits améliorés dans Adobe Connect, sont disponibles par défaut dans le module Partage, le module Notes, le tableau blanc, le module Partage de fichiers et pour le partage audio et vidéo lorsqu’une session d’atelier commence. Les autorisations sont restaurées à leur état précédent après la fin d’un atelier, lorsque tous les participants se retrouvent dans la salle de réunion principale.

Les hôtes peuvent modifier ces droits supérieurs avant de commencer un atelier ou pendant un atelier. Dans ce dernier cas, pour attribuer des droits supérieurs, placez le participant dans la réunion principale, attribuez les droits, puis placez le participant dans l’atelier. La zone réservée à l'hôte et aux présentateurs est conservée après le démarrage d’un atelier. Les hôtes peuvent continuer à utiliser les modules qu'ils ont déplacés vers la zone réservée à l'hôte et aux présentateurs.

Pour attribuer des droits supérieurs aux participants d’un atelier, procédez comme suit.

Lancement d’un atelier

Dans les ateliers, les participants reçoivent automatiquement le rôle de présentateur. Ils peuvent partager leur contenu voix et partage dans le module Partage, modifier les tableaux blancs et ajouter du texte au module Notes. Lorsqu’ils reviennent dans la salle principale, ils retrouvent leur état initial.

Modification du nom d’un atelier

Visite d’ateliers

Lorsque les ateliers sont en cours d’utilisation, les hôtes peuvent se rendre dans différentes salles, y compris la salle principale.

Envoi d’un message à toutes les personnes présentes dans les ateliers

Les hôtes peuvent diffuser des messages dans tous les ateliers. Cette fonction peut se révéler utile lorsque la même question est posée dans plusieurs ateliers. Il est également judicieux d’envoyer un message d’avertissement aux participants quelques minutes avant de mettre fin aux ateliers et de les faire revenir dans la salle principale. Ils peuvent ainsi terminer leur conversation, charger des fichiers et commenter les notes du tableau blanc avant la fin de l’atelier.

Communication de l’état d’un participant dans les ateliers

Vous pouvez, en présence ou en l'absence de l'hôte, utiliser les options Affichage de l'état dans le module Participants. Vous pouvez par exemple poser une question et demander aux participants de faire part de leur accord ou de leur désaccord à l’aide de l’option Accepter ou Refuser.

Pour plus d’informations, voir la section Communication avec les participants à la réunion ou formation.

Les hôtes de la salle de réunion principale peuvent voir les changements d’état de n’importe quel utilisateur d’un atelier.

Réalisation d’un sondage dans les ateliers

Les hôtes peuvent mener des sondages dans chaque atelier en se plaçant dans la salle voulue, puis en ouvrant des modules Sondage.

Pour des informations générales sur les sondages, voir Sondages des participants.

Poser des questions et y répondre dans des ateliers

Les participants se trouvant dans les ateliers peuvent poser des questions à l’hôte à tout moment, que celui-ci se trouve ou non dans le même atelier.

• Pour poser verbalement une question à un hôte du même atelier, utilisez le système audio fourni (VoIP ou téléphonie).
• Pour saisir une question destinée aux hôtes du même atelier, utilisez le menu du module Conversation afin d’envoyer un message à l’hôte. L’hôte peut ensuite répondre depuis le module Conversation, soit au participant uniquement soit à tout le monde.
• Pour poser une question à tous les hôtes de la réunion, saisissez-la dans la zone Envoyer un message aux hôtes, puis cliquez sur le bouton d’envoi . La question s’affiche sur l’écran de l’hôte dans une petite boîte de dialogue de message, accompagnée du nom du participant. Les hôtes peuvent répondre en indiquant l’atelier des participants et en utilisant le module Conversation.

Conversation dans les ateliers

Si le module Conversation est disponible dans l’atelier, utilisez-le pour communiquer avec les autres participants se trouvant dans cette même salle. Il ne permet pas de discuter avec les participants des autres ateliers.

Pour des questions d’ordre général sur l’utilisation du module Conversation, voir Conversation dans des réunions.

Fermeture d’un atelier

Seuls les hôtes peuvent mettre fin aux ateliers. A la fermeture d’un atelier, les participants reviennent à la salle de réunion principale.

Partage du contenu des ateliers dans la salle principale

Même après la fin d’une session d’atelier, les hôtes peuvent partager le contenu d’un atelier donné avec tous les participants de la salle principale.

Réouverture d’ateliers fermés

Même après la fin d’une session d’atelier, il est possible de renvoyer les participants dans les ateliers. La configuration des salles et la répartition des utilisateurs sont conservées pendant toute la durée de la réunion.

Suppression des ateliers

• Pour supprimer toutes les salles, choisissez Supprimer toutes les salles dans le menu Options dans le coin supérieur droit. Pour stocker le contenu du module, sélectionnez Enregistrer les informations du module pour s’y reporter ultérieurement et entrez un nom de session. (Vous pouvez accéder aux modules enregistrés sous Modules d'atelier).
• Pour supprimer l’un des ateliers avec tous les contenus et modules qu’il contient, cliquez sur le bouton X à droite du nom de la salle. La numérotation des ateliers suivants est ajustée pour conserver la continuité de la séquence.