Définition d’autorisations pour les fichiers et dossiers de bibliothèque

Les administrateurs, les administrateurs limités et les utilisateurs bénéficiant d’autorisations de gestion sur un dossier peuvent définir des autorisations d’utilisation du contenu des bibliothèques d’Adobe Connect. L’administrateur doit concevoir la structure d’autorisations d’un compte. Une fois cette structure créée, les utilisateurs bénéficiant des autorisations de gestion sur les dossiers de la bibliothèque peuvent définir des autorisations concernant ces dossiers.

Pour éviter d’avoir à répertorier et gérer de très nombreux utilisateurs dans le profil d’autorisations d’un fichier ou d’un dossier, optez pour un système d’autorisations basé sur les groupes. Créez votre système de la manière suivante :

Conception d’un système d’autorisations utilisant les groupes.

Vous pouvez autoriser certains groupes à accéder à certaines parties du système, selon vos besoins. Pour concevoir votre système, familiarisez-vous avec les bibliothèques, les groupes et les priorités d’autorisations. Voir Bibliothèques, Groupes d’autorisations prédéfinis et Priorités des autorisations multiples.

Création de dossiers au nom évocateur

Utilisez des noms qui décrivent clairement le contenu des dossiers, par exemple Contenu ressources humaines, Contenu assistance produit, etc. Voir Définition d’autorisations pour les fichiers et dossiers de contenu.

Création de groupes personnalisés au nom évocateur

Utilisez des noms qui décrivent les autorisations du groupe, par exemple Gestionnaires du contenu des ressources humaines, Utilisateurs du contenu partagé, etc. Voir Création manuelle d’un groupe personnalisé.

Affectation des types d’autorisation à vos groupes pour certains dossiers ou fichiers

Par exemple, autorisez le groupe Gestionnaires du contenu des ressources humaines à gérer le dossier Ressources humaines situé dans le dossier Contenu partagé. Voir Définition d’autorisations pour les fichiers et dossiers de contenu.

Ajoutez des utilisateurs aux groupes.

Il est plus facile de commencer par créer des groupes, puis d’y ajouter des utilisateurs afin de leur accorder les autorisations nécessaires. Voir Ajout ou retrait de membres dans un groupe.

Les autorisations attribuées aux utilisateurs ont priorité sur les autorisations accordées aux groupes. Si vous souhaitez refuser l’accès d’un utilisateur à certains dossiers, vous pouvez définir des autorisations au cas par cas.

Bibliothèques

Les onglets Contenu, Formation, Réunions, Séminaires et Gestion des événements d’Adobe Connect Central contiennent chacun une bibliothèque de fichiers organisée en dossiers. Les fichiers stockés dans les bibliothèques Formation, Réunions, Séminaires et Gestion des événements sont disponibles uniquement pour les activités des onglets respectifs. Les fichiers de la bibliothèque Contenu sont accessibles depuis l’ensemble des onglets d’Adobe Connect Central.

Les administrateurs, administrateurs limités et utilisateurs disposant d’autorisations de gestion peuvent définir des autorisations afin de déterminer quelles tâches chaque utilisateur peut exécuter dans les bibliothèques.

A l’exception de la bibliothèque des séminaires, chaque bibliothèque présente les deux dossiers supérieurs suivants :

Contenu partagé

Lorsqu’Adobe Connect est installé, seul l’administrateur possède les privilèges d’accès aux dossiers partagés. Les administrateurs peuvent attribuer toutes les autorisations requises pour les dossiers partagés. Seuls les membres du groupe prédéfini associé à cette bibliothèque peuvent créer de nouvelles fonctions (réunions, événements, etc.) dans ce dossier. Toutefois, les autorisations de gestion d’un dossier partagé peuvent être attribuées à tout utilisateur. Par exemple, dans la bibliothèque des réunions, tout utilisateur disposant des autorisations de gestion sur un dossier peut gérer le dossier en question. Seuls les hôtes de réunion peuvent créer des réunions dans un dossier.

Contenu utilisateurs

Dès qu’un utilisateur est affecté à un groupe prédéfini, Adobe Connect crée un dossier pour cet utilisateur dans la bibliothèque associée. Ainsi, tout utilisateur affecté au groupe Hôtes de réunion dispose automatiquement de son dossier personnel dans le dossier Réunions utilisateurs de la bibliothèque des réunions. C’est le contenu de ce dossier que voit l’utilisateur lorsqu’il active l’onglet Réunions. Les utilisateurs peuvent gérer leurs propres dossiers utilisateur, ainsi que les autorisations correspondantes pour offrir à d’autres utilisateurs un accès à ces dossiers.

La structure des dossiers de la bibliothèque des séminaires est différente. Cette bibliothèque ne contient pas de dossiers utilisateur ; en revanche, chaque dossier correspond à une licence de séminaire différente achetée par votre société. Les utilisateurs assignés au groupe Administrateurs de séminaires disposent des autorisations de gestion pour tous les dossiers Séminaires. Les administrateurs de séminaires peuvent ajouter et supprimer des séminaires, attribuer des autorisations de gestion à d’autres utilisateurs et créer des séminaires.

Rôles et groupes d’autorisations prédéfinis

Adobe Connect comprend huit groupes d’autorisations prédéfinis, chacun associé à une bibliothèque différente. Chaque membre d’un groupe prédéfini dispose d’un dossier utilisateur dans la bibliothèque correspondante. Chaque membre des groupes Hôtes de réunions et Gestionnaires de formation bénéficie en outre d’un dossier utilisateur dans la bibliothèque de contenu, et peut y créer des contenus.

Vous ne pouvez pas modifier les autorisations de ces groupes, mais vous pouvez les étendre en affectant des individus ou des groupes à plusieurs groupes prédéfinis. En outre, l’administrateur peut créer des groupes personnalisés et leur affecter les autorisations d’accès à des dossiers de bibliothèque spécifiques.

Il existe huit groupes prédéfinis :

• Administrateurs

• Administrateurs limités

• Hôtes de réunions

• Gestionnaires de formation

• Responsables de classe virtuelle

• Administrateurs de séminaire

• Gestionnaires d’événements

• Responsables de webinaire

• Administrateurs d’événements

• Auteurs

• Stagiaires

Chacun de ces groupes correspond à un ensemble spécifique d’accès dans toutes les bibliothèques. Il existe des groupes pour chaque fonction de compte achetée. Par exemple, le groupe Gestionnaires d’événement n’existe que si la fonction Evénements est comprise dans votre compte.

Les administrateurs assignent les utilisateurs et les groupes aux groupes prédéfinis appropriés. Les membres d’un groupe prédéfini peuvent créer des instances de la fonction associée à la bibliothèque. Par exemple, si vous assumez la fonction d’hôte de réunion, vous pouvez créer des réunions.

Les membres des groupes prédéfinis ne peuvent pas accéder au dossier partagé de la bibliothèque du groupe, sauf si vous leur attribuez les autorisations de gestion. Vous pouvez également attribuer des autorisations de gestion pour un sous-dossier du répertoire de dossier partagé à des utilisateurs ne faisant pas partie du groupe prédéfini. Toutefois, s’ils sont en mesure de créer des dossiers, ils ne peuvent rien créer dans la bibliothèque correspondante parce qu’ils ne font pas partie du groupe prédéfini.

Le tableau ci-après récapitule les autorisations dont dispose chaque groupe prédéfini pour chaque bibliothèque.

Recommandations d’Adobe

Administrateurs, groupe

Les administrateurs ont un contrôle total sur l’ensemble du système Adobe Connect. Si vous souhaitez qu’un utilisateur devienne administrateur, ajoutez-le au groupe Administrateur . Une autorisation concernant une personne ou un groupe ne peut pas remplacer les autorisations des membres du groupe Administrateur.

Les administrateurs peuvent exécuter les actions suivantes :

• Gérer les utilisateurs et les groupes du compte, c’est-à-dire les créer, les supprimer et les modifier.

• Gérer les bibliothèques de contenu, c’est-à-dire afficher, supprimer, déplacer et modifier les fichiers ou dossiers. Afficher des rapports sur les fichiers. Définir les autorisations liées aux fichiers ou dossiers. Créer des sous-dossiers.

• Gérer la bibliothèque de formation, c’est-à-dire afficher, supprimer, déplacer et modifier les fichiers ou dossiers. Afficher des rapports sur les fichiers. Définir les autorisations liées aux fichiers ou dossiers. Créer des sous-dossiers. Inscrire des utilisateurs, envoyer des notifications aux utilisateurs réalisant les inscriptions et définir des rappels concernant les cours et les curriculums.

• Gérer la bibliothèque des réunions, c’est-à-dire afficher, supprimer, déplacer et modifier les fichiers ou dossiers. Afficher des rapports sur les fichiers. Définir les autorisations liées aux fichiers ou dossiers. Créer des sous-dossiers.

• Gérer la bibliothèque des événements, c’est-à-dire afficher, supprimer, déplacer et modifier les fichiers ou dossiers. Afficher des rapports sur les fichiers. Définir les autorisations liées aux fichiers ou dossiers. Créer des sous-dossiers. Envoyer des invitations et modifier les options de contenu et de message électronique.

• Gérer la bibliothèque des séminaires, c’est-à-dire afficher, supprimer, déplacer et modifier les fichiers ou dossiers. Afficher des rapports sur les fichiers. Définir les autorisations liées aux fichiers ou dossiers. Créer des sous-dossiers.

• Afficher les informations sur le compte et les fonctions, quotas et rapports du compte. Si votre société a acheté l’option nécessaire, personnaliser la présentation d’Adobe Connect.

Groupes Administrateurs - Limités

Les administrateurs limités ont un contrôle limité sur le système Adobe Connect. Tout utilisateur peut devenir un administrateur limité. Il suffit pour cela de l’ajouter au groupe Administrateurs - Limités. Les administrateurs peuvent déterminer les autorisations dont bénéficient les administrateurs limités.

Groupe Auteurs

Si vous affectez un utilisateur à ce groupe, Adobe Connect crée automatiquement un dossier correspondant dans le dossier Utilisateurs de la bibliothèque des contenus. (Le raccourci Mon contenu pointe vers ce dossier.) Par défaut, chaque membre du groupe Auteurs bénéficie des autorisations de publication et de gestion uniquement sur le dossier Mon contenu.

Votre compte restreint le nombre d’utilisateurs pouvant être ajoutés au groupe Auteurs.

Les membres du groupe Auteurs autorisés à publier dans le dossier spécifié peuvent exécuter toutes les opérations suivantes :

• Afficher les fichiers et les dossiers de contenu.

• Publier et mettre à jour le contenu.

• Envoyer des messages électroniques contenant des liens qui renvoient une notification à l’auteur lorsque le destinataire y accède.

Groupe de directeurs de formation

Les membres du groupe Gestionnaires de formation sont chargés d’organiser et de coordonner les formations.

Si vous affectez un utilisateur à ce groupe, Adobe Connect crée automatiquement un dossier correspondant dans le dossier Utilisateurs de la bibliothèque des formations. (Le raccourci Ma formation pointe vers ce dossier.) Par défaut, les gestionnaires de formation disposent d’autorisations de gestion uniquement pour leur dossier individuel placé dans le dossier Formation de l’utilisateur.

Un gestionnaire de formation peut exécuter les actions suivantes :

• Gérer son propre dossier utilisateur dans la bibliothèque des formations en assurant toutes les fonctions de gestion des fichiers, et créer et gérer des cours et des curriculums, inscrire des utilisateurs, envoyer des notifications d’inscription et configurer des rappels.

• Accéder aux dossiers de la bibliothèque de contenu.

• Afficher les rapports de formation pour les cours ou curriculums qu’il a créés.

Groupe de classes virtuelles

Le nombre de participants autorisés dans ce groupe est défini sur 25 pour les comptes d’essai et sur 200 pour les comptes payants. Les membres de ce groupe peuvent créer des classes virtuelles avec une capacité applicable dans la section Mes formations. Les membres du groupe ont également accès à la section Gestion des événements.

• Toutes les autorisations des Gestionnaires de formation

  • Accès aux onglets Contenu et Formation

  • Dossiers Mon contenu et Ma formation, avec autorisations de gestion

  • Tableau de bord du contenu

  • Evénements partagés, avec autorisations de gestion

  • Catalogue des formations, avec autorisations de gestion

  • Utilisateurs et Groupes (onglet Formation)

  • Tableau de bord des formations

  • Peut voir les rapports au sein d’une formation spécifique

  • Onglet Rapports avec autorisations d’accès aux sections Contenus, Cours, Curriculums, Classes virtuelles, Stagiaire et Requêtes enregistrées.

• Toutes les autorisations du gestionnaire d’événements

  • Onglet Mes événements, avec autorisations de gestion

  • Evénements partagés, avec autorisations de gestion

  • Tableau de bord d’un événement

  • Peut voir les rapports au sein d’un événement spécifique

  • Peut afficher le Catalogue d’événements (peut modifier le catalogue d’événements si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité de créer son propre événement et ses propres modèles d’e-mail (ne peut pas modifier les modèles partagés excepté si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité d’afficher les balises d’événements disponibles lors de la création ou de la modification des événements (ne peut pas appliquer la balise Evénements présentés excepté si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité d’afficher les alias de messagerie disponibles en personnalisant les déclencheurs de message d’événement et en sélectionnant l’option de réponse.

  • Possibilité d’afficher les ID de campagne disponibles lors de la création ou modification d’événements

Groupe de gestionnaires d’événements

Si vous affectez un utilisateur à ce groupe, Adobe Connect crée automatiquement un dossier correspondant dans le dossier Utilisateurs de la bibliothèque des événements. Un Gestionnaire d’événements peut effectuer les actions suivantes :

• Gérer les événements des dossiers partagés s’il est hôte de l’événement et dispose des autorisations de gestion du dossier contenant cet événement.

• Gérer son propre dossier d’utilisateur dans la bibliothèque des événements en assurant toutes les fonctions de gestion de fichiers, mais aussi créer et gérer tous les aspects d’un événement de ce dossier.

• Afficher les rapports sur les événements.

• Créer des événements et leurs propres dossiers dans la bibliothèque d’événements.

• Créer des modèles privés ou des copies privées des modèles partagés existants.

• Attribuer des rôles aux participants lors de la configuration de l’événement dans l’onglet Gestion des participants.

Groupe Administrateurs d’événements

Les membres du groupe Administrateurs d’événements peuvent attribuer des utilisateurs au groupe Gestionnaires d’événements et effectuer l’administration globale d’un événement. Un administrateur d’événements peut exécuter les actions suivantes :

• Attribuer le rôle de gestionnaire d’événements aux utilisateurs enregistrés.

• Créer des modèles d’événement personnalisé et gérer des modèles partagés existants. Mettre à jour, renommer, supprimer ou copier des motifs existants.

• Créer et gérer les balises dans le catalogue d’événements. Les balises d’événement permettent de filtrer les événements dans le catalogue.

• Appliquer la balise Evénements présentés pour afficher un événement dans la section Evénements présentés du catalogue d’événements.

• Créer des options de réponse pour les déclencheurs de courrier électronique.

• Configurer les analyses générales en fournissant les informations d’identification d’Adobe SiteCatalyst.

Grâce aux balises et aux modèles, les administrateurs d’événements contrôlent intégralement la mise en page du catalogue d’événements et l’image de marque.

Groupe d’hôtes de réunions

Les membres du groupe Hôtes de réunions créent les réunions.

Si vous affectez un utilisateur à ce groupe, Adobe Connect crée automatiquement un dossier correspondant dans le dossier Utilisateurs de la bibliothèque des réunions. Les hôtes de réunions peuvent gérer uniquement leur dossier Mes réunions dans le dossier Réunions utilisateurs. Ils peuvent également gérer les réunions des dossiers partagés s’ils sont hôte de la réunion et disposent des autorisations de gestion du dossier contenant cette réunion.

Un hôte de réunion peut exécuter les actions suivantes :

• Gérer son propre dossier Réunions utilisateurs en assurant toutes les fonctions de gestion des fichiers, mais aussi créer et gérer des réunions, c’est-à-dire ajouter, supprimer et attribuer des autorisations de participation aux présentateurs et aux participants. Créer et organiser les salles de réunion. Modifier une réunion ou la liste des participants à une réunion.

• Afficher des rapports sur les réunions.

• Créer du contenu.

• Afficher les fichiers et dossiers de contenu auxquels il a accès.

• Publier et mettre à jour le contenu.

Groupe Administrateurs de séminaires

L’attribution des licences de séminaire implique que les autorisations des administrateurs de séminaires sont différentes des autres groupes.

Contrairement aux autres bibliothèques, la bibliothèque des séminaires ne contient aucun dossier utilisateur. Elle comprend uniquement le dossier partagé, dont chaque sous-dossier correspond à une licence de séminaire achetée par votre organisation. Seuls les administrateurs de séminaires et les administrateurs de comptes peuvent gérer ces dossiers. Un administrateur de séminaires peut gérer tous les dossiers de la bibliothèque des séminaires.

Les administrateurs de séminaires peuvent exécuter les actions suivantes :

• Gérer tous les dossiers de la bibliothèque des séminaires, y compris les fonctions de gestion de fichiers, ainsi que la création et la gestion de séminaires (ajout, suppression et affectation des autorisations de participation aux présentateurs et aux participants ; création et organisation des salles de séminaire et modification d’un séminaire ou de la liste des participants.

• Afficher des rapports sur les séminaires.

Groupes de webinaires

Les groupes définis sont le Gestionnaire de webinaires 25, le Gestionnaire de webinaires 100, le Gestionnaire de webinaires 500 et le Gestionnaire de webinaires 1 000. Les nombres indiquent la capacité maximale de participants. Le groupe avec la capacité de 25 participants est créé pour les comptes d’essai. Ces groupes sont disponibles en tant que groupes système avec un abonnement tenant compte du nombre de licences configuré dans un compte quelconque. Un utilisateur peut appartenir à un seul de ces trois groupes à la fois.

Les membres peuvent créer des séminaires dans l’onglet Mon séminaire selon la licence qu’ils possèdent. En outre, les membres ne peuvent pas accéder aux séminaires auxquels ils n’ont pas d’accès.

• Toutes les autorisations de l’aministrateur de séminaire

  • Accès aux onglets Séminaires, Sessions de séminaire, Calendrier du séminaire et Tableau de bord du séminaire avec accès au contenu qu’ils possèdent

  • Peut programmer plusieurs sessions dans l’onglet Mes séminaires, à partir des licences de séminaire partagées et de la licence de webinaire nommée qu’ils possèdent

  • Aucun accès à l’onglet Séminaires utilisateur

• Toutes les autorisations du gestionnaire d’événements

  • Onglet Mes événements, avec autorisations de gestion

  • Evénements partagés, avec autorisations de gestion

  • Tableau de bord d’un événement

  • Peut voir les rapports au sein d’un événement spécifique

  • Peut afficher le Catalogue d’événements (peut modifier le catalogue d’événements si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité de créer son propre événement et ses propres modèles d’e-mail (peut modifier les modèles partagés si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité de voir les balises d’événements disponibles lors de la création ou de la modification des événements (peut appliquer la balise Evénements présentés si aussi membre du groupe Administrateurs d’événements)

  • Possibilité d’afficher les alias de messagerie disponibles en personnalisant les déclencheurs de message d’événement et en sélectionnant l’option de réponse.

  • Possibilité d’afficher les ID de campagne disponibles lors de la création ou modification d’événements

  • Les salles de réunion créées par cet utilisateur disposent du module Tableau de bord d’engagement

Présentation des groupes personnalisés

Les groupes personnalisés sont des groupes que vous créez vous-même. Vous pouvez définir des autorisations de fichiers et de dossiers spécifiques pour le groupe dans les différentes bibliothèques. Pour attribuer des autorisations à un groupe personnalisé, vous pouvez assigner ce groupe au groupe prédéfini approprié.

Vous pouvez par exemple créer un groupe intitulé Monde qui contient un groupe pour chaque pays où votre société possède une filiale (par exemple États-Unis et Allemagne). Chaque groupe de pays peut à son tour contenir un groupe pour chaque bureau de ce pays (San Francisco et Boston par exemple). Dans chacun de ces bureaux, vous pouvez définir des groupes supplémentaires par poste de travail, puis leur affecter les groupes prédéfinis appropriés.

Dans cet exemple, vous avez créé un ensemble hiérarchique de groupes, appelé groupes imbriqués, chaque groupe faisant partie du groupe situé au-dessus de lui dans la hiérarchie. Par défaut, les groupes imbriqués bénéficient des autorisations du groupe parent. Vous pouvez étendre ou restreindre ces autorisations en personnalisant les autorisations de ces groupes dans les bibliothèques concernées.

Ordre de priorité des autorisations multiples

Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, il est possible qu’il dispose de nombreuses autorisations différentes pour un même fichier ou dossier. Dans ce cas, les conflits entre ces autorisations sont résolus de la manière suivante (entre deux niveaux, la priorité est donnée au niveau supérieur).

Niveau 1

Si l’utilisateur dispose des droits de gestion, de publication et d’affichage par l’intermédiaire d’autorisations de groupe, il bénéficie de l’accès le plus vaste possible aux fonctionnalités. Ces trois autorisations de groupe sont cumulables.

Niveau 2

Si l’utilisateur a obtenu un refus d’accès quelconque par l’intermédiaire d’autorisations de groupe, toutes ses autorisations de gestion, publication et affichage acquises par le biais du groupe sont supprimées et l’accès ne lui est plus autorisé.

Niveau 3

Si l’utilisateur dispose de droits de gestion, de publication et d’affichage par le biais d’autorisations individuelles, ces autorisations sont cumulables et viennent s’ajouter à celles acquises au niveau du groupe. En outre, ces autorisations annulent tous les refus d’accès définis au niveau du groupe.

Niveau 4

Si l’utilisateur a personnellement reçu un paramètre d’accès refusé par l’intermédiaire d’autorisations individuelles, l’accès sera interdit quels que soient les droits obtenus au niveau des groupes.

Niveau 5

Si l’utilisateur est membre du groupe Administrateur, toutes les autorisations accordées automatiquement aux administrateurs s’appliquent, quels que soient les autres paramètres individuels ou de groupe.

Niveau 6

Si aucune autorisation n’est appliquée par le biais de l’utilisateur ou du groupe (ni aucune est héritée d’un dossier parent), l’utilisateur ne peut ni accéder au dossier ou au fichier, ni effectuer la moindre opération.

Le tableau suivant présente l’application des autorisations de groupe et d’utilisateur :

Définition d’autorisations pour les fichiers et dossiers de contenu

Seul un administrateur, un administrateur limité ou un utilisateur autorisé à gérer le fichier ou le dossier de bibliothèque peut personnaliser la liste des autorisations d’un fichier ou d’un dossier.

Remarque : les administrateurs définissent des autorisations pour les administrateurs limités dans la section Administration > Utilisateurs et groupes d’Adobe Connect Central. Par défaut, les administrateurs limités peuvent définir des autorisations pour le contenu. Cependant, un administrateur peut révoquer ce droit.

Correspondance des groupes d’utilisateurs pour les nouvelles licences 

Avec la nouvelle attribution de licences lancée en 2023, de nouveaux groupes d’utilisateurs permettent de gérer l’attribution des licences. Ces nouveaux groupes d’utilisateurs sont visibles uniquement dans les comptes avec la nouvelle attribution de licences. Pour les comptes migrés vers la nouvelle attribution de licences à partir de licences existantes, les groupes d’utilisateurs nouveaux et existants s’affichent. Pour les comptes qui viennent d’être crées, seuls les nouveaux groupes d’utilisateurs s’affichent.  

Le table suivant montre la correspondance entre les nouveaux groupes d’utilisateurs (nouvelles licences) et les anciens groupes d’utilisateurs.

Certaines anciennes licences nécessitent de combiner plusieurs nouvelles licences pour obtenir des fonctionnalités similaires. Par exemple, pour quatre licences de Gestionnaires de webinaires nommés (500), un Hôte webinaire Standard, des Webinaires Pack Pro et une Mise à niveau nommée 500 groupes sont désormais nécessaires.