Création et gestion des curriculums de formation dans Adobe Connect

Un curriculum peut inclure des cours, des présentations et des réunions. Vous pouvez définir des conditions requises pour un curriculum et concevoir votre programme de manière à ce que les utilisateurs puissent évaluer leurs connaissances sur certains éléments du curriculum.

Au fur et à mesure que les utilisateurs achèvent les éléments du curriculum, vous pouvez effectuer le suivi de leur progression et générer des rapports afin de vous assurer que le curriculum satisfait aux exigences des objectifs pédagogiques.

Les principales fonctionnalités des curriculums vous permettent d’effectuer les tâches suivantes :

• Organiser des éléments, tels que les cours et les présentations, en groupes logiques prenant en charge un chemin d’apprentissage.

• Définir des conditions préalables et des « examens » pour les éléments, ce qui évite aux inscrits de suivre certains éléments de curriculum s’ils ont réussi l’examen correspondant.

• Spécifier des éléments/conditions d’accomplissement comme étant obligatoires pour terminer le curriculum avec succès.

• Envoyer aux utilisateurs des notifications et des rappels électroniques concernant le curriculum.

• Générer des rapports incluant les statistiques du curriculum.

• Afficher une représentation visuelle des données du rapport à l’aide du tableau de bord des formations.

Création d’un curriculum

Un Assistant vous guide lors des principales étapes de création d’un curriculum, telles que la saisie des informations et la sélection des cours. Après avoir créé un curriculum, vous pouvez effectuer des tâches supplémentaires, par exemple ajouter des inscrits et envoyer des rappels.

La procédure de création d’un curriculum implique les tâches suivantes.

Recherche de l’emplacement d’un curriculum

Vous pouvez créer ou rechercher un dossier dans la bibliothèque des formations dans laquelle vous souhaitez publier le curriculum (vous devez disposer de l’autorisation requise pour accéder au dossier). Lorsque vous déterminez un emplacement, vous cliquez sur Nouveau curriculum pour ouvrir l’Assistant Nouveau curriculum qui permet de créer votre curriculum à l’emplacement sélectionné.

Remarque : en fonction de votre licence et de vos autorisations, certains onglets apparaissant dans la ligne supérieure dans Adobe Connect Central peuvent ne pas être disponibles.

Remarque : si vous souhaitez enregistrer votre curriculum dans votre dossier Formation de l’utilisateur, vous pouvez ignorer cette procédure. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le lien Nouveau curriculum dans la page d’accueil d’Adobe Connect Central et de suivre les étapes pour saisir les informations sur le curriculum.

Saisie des informations sur le curriculum

La première page de l’Assistant Nouveau curriculum vous permet d’entrer les détails, telles que les informations récapitulatives et descriptives, ainsi que les dates de début et de fin, sur le curriculum. (Vous devez saisir le nom du curriculum, mais tous les autres champs sont facultatifs). Les informations saisies dans l’Assistant s’affichent ultérieurement sur la page Informations sur le curriculum, ainsi que sur la page à laquelle cette personne inscrite accède depuis son lien Ma formation.

La zone de texte URL personnalisée affiche la première partie de l’URL sur laquelle les utilisateurs cliquent pour accéder au curriculum. Vous pouvez soit laisser la zone de texte vide pour qu’Adobe Connect génère une URL système, soit entrer une URL personnalisée. Vous pouvez, par exemple, saisir un mot qui décrit le curriculum.

Ajout d’éléments au curriculum

Après avoir saisi les informations sur le curriculum dans l’Assistant Nouveau curriculum et cliqué sur Suivant, une page vous permettant d’ajouter des éléments au curriculum apparaît. Ajouter un élément à un curriculum permet d’ajouter un lien vers l’élément, et non de le copier dans un nouvel emplacement dans Adobe Connect.

Vous pouvez ajouter à un curriculum du contenu provenant de la bibliothèque de contenu, d’une réunion de la bibliothèque de réunions, d’une classe virtuelle ou de tout cours existant. Le contenu ajouté à un curriculum est désormais automatiquement converti en cours, vous pouvez ainsi en assurer efficacement le suivi. Le nouveau cours est ajouté au dossier de ressources du curriculum créé automatiquement. (Ce dossier se trouve au même emplacement que le curriculum et possède le même nom que le curriculum, le terme « Ressources » étant ajouté à la fin.)

Modification de l’ordre ou suppression des éléments, si nécessaire

Après avoir ajouté du contenu et des cours, vous pouvez modifier l’ordre des éléments afin de modifier le cursus de formation. Vous avez également la possibilité de supprimer des éléments.

Sélection d’options supplémentaires

La dernière étape de la procédure de création d’un curriculum consiste à sélectionner toute option dont vous avez besoin dans la page Options supplémentaires, par exemple ajouter des inscrits, définir des conditions préalables et envoyer une notification.

Afficher les informations et l’état du curriculum

Après la création d’un curriculum, les détails qui le concernent peuvent être affichés et modifiés sur la page Informations sur le curriculum.

Affichage des informations sur le curriculum

Affichage des informations d’état sur le curriculum

L’affichage de l’état du curriculum permet d’afficher un rapport de synthèse différemment.

Ajout et suppression d’éléments d’un curriculum

Vous pouvez ajouter et retirer du contenu et des cours d’un curriculum après la création de ce dernier. Vous pouvez, par exemple, ajouter à un curriculum un cours quelconque dans votre bibliothèque des formations.

Voici quelques astuces :

• Minimisez au maximum l’ajout et la suppression de cours et de contenu après la mise à disposition d’un curriculum aux stagiaires.

• Communiquez avec les stagiaires inscrits au curriculum. Signalez-leur l’ajout ou la suppression de contenu ou de cours et invitez-les à se connecter au curriculum pour mettre leur état à jour.

• Il est nécessaire de faire la distinction entre inclure un cours existant à un curriculum et créer un cours pour un curriculum. Lorsque vous ajoutez un cours à un curriculum et que ce cours existe déjà, il n’est pas ajouté au dossier Ressources de ce curriculum. Seuls les éléments créés automatiquement pour la première fois en tant que cours sont ajoutés au dossier Ressources du curriculum. Vous pouvez cependant déplacer ou copier des éléments dans le dossier Ressources.

• Lors de l’ajout d’un cours à un curriculum, un lien est ajouté vers ce cours dans la bibliothèque de contenu. Le cours est ainsi mis au crédit des stagiaires, même s’ils ne l’ont pas suivi dans le cadre du curriculum. Pour que le cours soit mis à son crédit, le stagiaire doit s’être connecté au curriculum au moins une fois. (Nous conseillons aux stagiaires suivant les curriculums de toujours se connecter aux éléments depuis le curriculum.)

• Si vous supprimez un élément obligatoire d’un curriculum, l’état des stagiaires qui ont déjà terminé tous les autres éléments obligatoires devient Achevé.

• Après la modification d’un curriculum (lorsque des éléments obligatoires ont été ajoutés ou supprimés, par exemple), invitez les stagiaires à se reconnecter au curriculum pour que leur état et leurs notes soient mis à jour.

• Il arrive parfois qu’un stagiaire puisse suivre un cours et que ce cours soit ensuite ajouté à un curriculum auquel il est inscrit. Pour que ce cours soit mis à son crédit, invitez-le à se connecter au curriculum. Son état dans le curriculum est alors automatiquement mis à jour.

Ajout de dossiers et d’éléments à un curriculum

Après la création d’un curriculum, vous pouvez à tout moment y ajouter des dossiers ou des éléments.

Ajout d’un dossier à un curriculum

Après la création d’un curriculum, vous pouvez grouper les éléments dans les dossiers pour les organiser. Vous pouvez, par exemple, grouper un ensemble d’éléments dans un dossier Sujets pour débutants et un autre ensemble dans un dossier Sujets intermédiaires. Les nouveaux dossiers s’ajoutent toujours au niveau racine. Les dossiers ne peuvent pas être imbriqués dans d’autres.

Ajout de contenu à un curriculum

Après avoir créé un curriculum, vous pouvez ajouter du contenu, si nécessaire. Le contenu ajouté à un curriculum est désormais automatiquement converti en cours, vous pouvez ainsi en assurer efficacement le suivi. Le nouveau cours est ajouté au dossier de ressources du curriculum créé automatiquement. Tout contenu supplémentaire ajouté au curriculum est également automatiquement converti et placé dans le dossier de ressources. Ce dossier se trouve au même emplacement que le curriculum et possède le même nom que le curriculum, le terme « Ressources » étant ajouté à la fin. (Si vous ajoutez des cours déjà créés à un curriculum, ces derniers ne sont pas placés dans le dossier des ressources.)

Ajout d’un cours, d’une classe virtuelle ou d’une réunion à un curriculum

Les cours disponibles dans votre bibliothèque des formations sont accessibles de manière à ce que vous puissiez les inclure dans un curriculum.

Ajout de contenu externe à un curriculum

Un curriculum n’est pas exclusivement composé d’éléments Adobe Connect. Vous pouvez y inclure une formation externe. Par exemple, vous pouvez y ajouter une conférence à laquelle cette personne inscrite doit participer. Une conférence étant un événement en direct, vous pouvez créer un événement externe pour la représenter. Grâce à la fonction de remplacement de l’état, vous pouvez ensuite attribuer à la personne inscrite l’état Complet.

Modification de curriculums

Vous pouvez modifier les informations d’un curriculum, notamment changer l’ordre des éléments ou supprimer des éléments. Vous pouvez également supprimer la totalité d’un curriculum

Remarque : l’ajout ou la suppression d’éléments d’un curriculum peut affecter les relevés de notes des stagiaires. Dans la mesure du possible, ne modifiez pas les curriculums après y avoir inscrit des stagiaires. En cas d’ajout ou de suppression d’éléments, informez les stagiaires des modifications apportées au curriculum et invitez-les à se connecter au curriculum pour mettre leur état à jour.

Modification des informations d’un curriculum

Modification des informations sur le contenu externe

Pour modifier des informations sur une formation externe, il faut que vous les ayez déjà ajoutées au curriculum.

Modification de l’ordre des éléments dans un curriculum

Suppression d’éléments dans un curriculum

Si vous ne souhaitez plus inclure un élément dans un curriculum, vous pouvez le supprimer sans affecter l’élément d’origine existant dans la bibliothèque correspondante.

Envoi de notifications ou de rappels à une personne inscrite à un curriculum

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de notifications pour envoyer un message électronique à une personne inscrite. Un message type indique à la personne inscrite que le curriculum est disponible, fournit des informations détaillées sur ce curriculum, ainsi qu’un lien pour y accéder. Le message peut être envoyé à toutes les personnes inscrites ou à un sous-ensemble spécifique, par exemple à celles qui n’ont pas terminé le curriculum.

La fonctionnalité de rappel, semblable à la fonctionnalité de notification, permet d’envoyer des messages électroniques aux inscrits. Cependant, la différence principale entre les notifications et les rappels réside dans le fait que la page Rappels vous permet d’envoyer des messages à des intervalles spécifiés. Le message peut être envoyé à toutes les personnes inscrites ou à un sous-ensemble.

Remarque : des rappels peuvent être définis annuellement pour les utilisateurs qui doivent respecter des normes de conformité. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Annulation de notifications ou de rappels

Suppression d’un curriculum

Avant de supprimer un curriculum, sachez que :

• Le curriculum est retiré de la bibliothèque des formations.

• Les inscrits n’y ont plus accès.

• Ses rapports ne sont plus disponibles. (Pour interdire l’accès à un curriculum tout en conservant les informations de génération de rapports, définissez une date de clôture pour le curriculum, mais ne le supprimez pas.)

• Les rappels de curriculum ne sont plus envoyés, ni les notifications de retard.

• La suppression d’un curriculum est définitive. Un curriculum supprimé ne peut être récupéré.

Vous pouvez supprimer un curriculum de la bibliothèque des formations sans affecter les éléments de la bibliothèque qui composent ce curriculum.

Modifier les conditions préalables, les examens et les conditions d’accomplissement

Après avoir créé un curriculum, vous pouvez lui apporter de nombreuses modifications ; par exemple, ajouter des conditions préalables et des examens, modifier des conditions d’accomplissement, etc. Adobe recommande d’utiliser soit des examens, soit des conditions préalables, mais pas les deux, pour créer des cursus de formation. Il est possible d’utiliser les deux, mais cela risque de prendre du temps et de compliquer les tests à réaliser sur toutes les éventuelles procédures que peuvent rencontrer les stagiaires.

Affectation de conditions préalables à un élément

Affecter des conditions préalables impose aux stagiaires d’accéder aux éléments dans un ordre spécifique. Un dossier ne peut pas être défini en tant que condition préalable. Par ailleurs, ne définissez pas les éléments de formation externes comme étant nécessaires, car Adobe Connect ne peut pas assurer automatiquement le suivi des éléments externes.

Affectation d’examens à un élément

Vous pouvez concevoir le curriculum afin que les personnes inscrites ne soient pas obligées de suivre un cours si elles réussissent un examen apparenté. Les dossiers ne peuvent pas être configurés comme des examens, ni liés comme des éléments sélectionnés. Utilisez toujours un cours ou une réunion spécifique, et non un dossier, comme un examen ou élément sélectionné pour tout autre objet d’apprentissage.

Voici deux conseils de création d’examens :

• Choisissez bien entre les options Facultatif, Bloqué et Masqué. Il peut y avoir pour les stagiaires une différence de cheminement et d’expérience pédagogiques selon l’option que vous sélectionnez pour un examen.

• Vous ne pouvez pas affecter un examen au premier élément d’un curriculum.

• N’utilisez pas d’examens enchaînés. Un exemple d’examens enchaînés consiste à définir un élément 1 en tant qu’examen d’un élément 2, puis à définir l’élément 2 en tant qu’examen d’un élément 3.

Modification des conditions de terminaison

Vous pouvez désigner un élément comme étant obligatoire, spécifiant ainsi qu’un inscrit doit terminer l’élément avec succès pour achever le curriculum. Tous les éléments sont obligatoires par défaut, mais vous pouvez en définir certains comme facultatifs ou obligatoires sans que cela n’affecte les autres.

Gérer une personne inscrite à un curriculum

Adobe Connect Central vous permet d’afficher et d’ajouter des personnes inscrites dans un curriculum, mais aussi de définir les autorisations d’accès.

Affichage et ajout d’une personne inscrite à un curriculum

Définition des autorisations pour une personne inscrite à un curriculum

Après avoir ajouté une personne inscrite à un curriculum, vous pouvez déterminer les autorisations pour les utilisateurs et groupes inscrits.

Suppression d’une personne inscrite à un curriculum

Vous pouvez à tout moment, supprimer une ou plusieurs personnes inscrites à un curriculum.