Hromadné požádání o podpisy

Hromadné odeslání umožňuje nahrát formulář a použít jej jako šablonu k vytvoření a odeslání mnoha (stovek!) jedinečných dohod, které jsou určeny jednomu externímu podepisujícímu. Každá dohoda je oddělena od ostatních a obsahuje vlastní zprávu o auditu. Příjemci nevědí o ostatních příjemcích.

Odesílatel má přístup k dohodám prostřednictvím karty Domů nebo Dokumenty nebo přes šablonu Hromadné odeslání, která obsahuje zprávu o dohodách, ve které je sledován celkový stav podřízených dohod vytvořených ze šablony. Kromě toho může odesílatel pomocí funkce Stáhnout údaje polí formuláře exportovat údaje na úrovni polí ze všech dokončených dohod do formátu CSV.

Chcete-li přejít na funkci Hromadné odeslání, proveďte jeden z následujících kroků:

• V počítačové aplikaci Acrobat přejděte do centra nástrojů, posunutím dolů vyhledejte část Elektronicky podepsat a poté vyberte možnost Hromadné odeslání.

Postup hromadného odeslání

Správa hromadných odeslání

Hromadná odeslání lze spravovat na kartě Dokumenty.

1. Přejděte na kartu Dokumenty.
2. Na levé straně okna v seznamu Vaše dokumenty vyberte položku Hromadné odeslání.
3. Jedním kliknutím na položku hromadného odeslání, se kterou chcete pracovat, otevřete na pravé straně okna kontextovou nabídku. Kontextová nabídka na pravé straně obsahuje pět samostatných částí:

• Metadata (červený čtverec): V horní části nabídky se nacházejí metadata šablony hromadného odeslání:
• Obrázek první stránky hromadného odeslání
• Titul hromadného odeslání
• Datum, kdy došlo k hromadnému rozeslání účastníkům
• Hodnota e-mailu ID uživatele, který hromadné odeslání vytvořil
  
• Aktuální stav celého hromadného odeslání
• Zpráva obsažená v prvním e-mailu
  
• Všechny strany uvedené v poli kopie (seřazené podle hodnoty e-mailu)

• Nabídka Akce (modrý čtverec) – Tato část obsahuje všechny akce, které můžete s hromadným odesláním provést (nadřazená šablona). Chcete-li si prohlédnout všechny hodnoty, klikněte v pravé spodní části na odkaz Zobrazit více:
• Otevřít Hromadné odeslání – Otevře dokument šablony hromadného odeslání pouze k zobrazení. Nejsou k dispozici žádná pole
• Připomenutí – přidejte připomenutí sami pro sebe nebo pro všechny ostatní, kteří ještě musí podepsat.
• Zrušit: Zruší hromadné odeslání.
• Stáhnout PDF – Stáhne celé (prázdné) PDF.
• Stáhnout data pole formuláře – Stáhne soubor CSV s obsahem na úrovni polí všech podřízených dohod vygenerovaných z tohoto nadřazeného hromadného odeslání, které byly dokončeny.
• Stáhnout jednotlivé soubory – Nabízí možnost stáhnout jednotlivé soubory PDF, pokud se k vytvoření webového formuláře použilo několik souborů.
• Skrýt/zobrazit hromadné odeslání – Skrytím nebo zobrazením hromadného odeslání jej jednoduše odeberete (nebo přidáte) v normálním zobrazení stránky Správa.
• Sdílet – Provede sdílení hromadného odeslání, včetně jeho stavu, s vámi zadaným e-mailem uživatele. Sdílené webové formuláře si lze prohlédnout na stránce Správa, ale není možné je upravit.
• Uživateli, se kterým byl formulář sdílen, se odešle kopie PDF nadřazeného dokumentu hromadného odeslání (bez přidaných polí).
• Zobrazení zprávy o aktivitě
• Zobrazí aktuální stav všech podřízených dohod vytvořených nadřazenou šablonou hromadného odeslání.
• Přidat poznámky – Umožňuje uživateli přidávat do hromadného odeslání osobní poznámky.
• Shrnutí/filtr dohody (zelený čtverec) – V části Dohody se zobrazí až pět hodnot odrážejících počet podřízených dohod v každém stavu. Pokud v daném stavu žádné podřízené dohody nejsou, tento stav se nezobrazí, takže se může zobrazit méně než pět řádků s položkami. Kliknutím na jeden ze stavů zobrazíte filtrovaný seznam těchto podřízených dohod:
• Vše – Zobrazí všechny (podřízené) dohody, které byly vygenerovány z hromadného odeslání (nadřazené šablony).
• Probíhá – Udává, že podřízená dohoda čeká na dokončení podpisu účastníkem.
• Zrušeno – Udává, že odesílatel podřízenou dohodu explicitně zrušil nebo ji účastník odmítl podepsat.
  
• Dokončeno – Dokončené dohody úspěšně získaly všechny podpisy od všech účastníků dohody.
• Čeká na vás – Udává, že dohoda čeká na spolupodepsání odesílatelem.
  
• Aktivita nadřazené šablony hromadného odeslání (oranžový čtverec) – Odkaz Aktivita > ve spodní části kontextového panelu otevře chronologický seznam akcí povolení použitých na (nadřazenou) šablonu hromadného odeslání (např.: událostí Vytvoření, Dokončeno).