Adobe Sign pour Dynamics Processes (workflows)

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Présentation

Le système de workflow Microsoft Dynamics permet à une chaîne d’objets associés hautement personnalisable d’automatiser les processus au sein de l’environnement Dynamics.  Ces processus peuvent être déclenchés manuellement par un utilisateur ou configurés pour se déclencher lorsque des événements définis se produisent.

Ce document vise à présenter et expliquer les objets Adobe Sign ajoutés à la version 7 du package Adobe Sign pour MS Dynamics CRM.

Il ne s’agit pas d’une explication approfondie du système de workflows personnalisés dans Dynamics.

Adobe Sign pour MS Dynamics CRM prend en charge la création de workflows personnalisés dans la version 7 du package d’installation pour la solution CRM 365 uniquement.

Ce package contient :

  • Sept activités, les actions distinctes qui peuvent être utilisées pour créer vos propres processus personnalisés ;
  • Deux actions, prêtes à être utilisées directement. Ce sont d’excellents processus réutilisables pour plusieurs workflows ;
  • Un workflow, un exemple fonctionnel (à l’état Version préliminaire) qui envoie automatiquement un accord lorsqu’une opportunité est définie sur « Conclu ».

Les versions antérieures de Dynamics (2011/2013/2016) ne sont pas prises en charge par la version 7 du package Adobe Sign.

Remarque :

Avant de créer un workflow, vous devez bien connaître le formulaire à signer et le nombre/l’ordre des destinataires à inclure dans le processus de signature.

Plusieurs options permettent de modifier l’ordre de signature, généralement en insérant un destinataire à la première position, ce qui fait reculer les autres destinataires dans la pile.


Activités

Les activités sont les blocs élémentaires des actions et du workflow, et définissent chacune une tâche distincte qui peut prendre en compte les informations d’activités ou d’événements précédents et générer une sortie pour les activités suivantes.

L’association d’une série d’activités crée une action ou un workflow.

Sept activités Adobe Sign sont disponibles :

Champs :

Nom de l’accord : nom de l’accord tel qu’il doit être affiché dans les messages électroniques envoyés aux destinataires et tel qu’il est référencé dans l’environnement Dynamics.

Message d’accord : message global ajouté aux notifications par e-mail envoyées aux destinataires.

Type de signature : définit le flux de signature appliqué par Adobe Sign. Deux options sont disponibles :

  • ESIGN : utilise les signatures électroniques, flux entièrement appliqué par le biais d’une session connectée au web.  Les destinataires peuvent utiliser les plateformes pour poste de travail ou mobiles pour apposer leur signature.
  • PAR ÉCRIT : flux utilisé lorsqu’une signature physique est requise. Le processus requiert que le destinataire imprime le fichier, signe physiquement le document, le numérise à nouveau au format PDF et le retélécharge sur le système.

Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF signé : champ facultatif qui accepte une chaîne de mot de passe appliquée au document signé final. L’affichage du fichier PDF signé nécessite systématiquement le mot de passe.

Jours jusqu’à l’expiration du contrat : toute valeur saisie dans ce champ représente le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé après sa création. Tous les destinataires doivent réaliser leur part du processus de signature avant l’expiration de ce délai ou l’accord est annulé.

Options de signature de l’expéditeur : ces options gèrent le flux de signature du destinataire pour l’expéditeur. Quatre options sont disponibles :

  • Je ne signe pas : si l’expéditeur ne doit pas signer simplement parce qu’il est l’expéditeur.
    • N’oubliez pas que l’expéditeur peut être ajouté en tant que destinataire via d’autres méthodes, telles qu’une recherche.
  • Je signe en premier : insère l’expéditeur de l’accord dans la pile des destinataires en tant que premier signataire.
  • Je signe en dernier : insère l’expéditeur de l’accord dans la pile des destinataires en tant que dernier signataire.
  • Je suis le seul à signer : pour les processus où seul l’expéditeur appose une signature, comme les demandes de vacances.
Attention :

Les options de signature de l’expéditeur ont un impact direct sur l’ordre de signature de l’accord, et remplacent la valeur Ordre des destinataires telle qu’elle est définie dans les activités AddRecipient.

Si vous avez défini un destinataire avec une valeur Ordre des destinataires de 1, puis configuré l’activité CreateAccount pour insérer l’expéditeur en tant que premier signataire (Je signe en premier), les valeurs Ordre des destinataires seront fonctionnellement poussées vers le bas de la pile.

1 sera traité comme 2 et n’aura accès qu’aux champs du signataire 2.

2 sera traité comme 3, et ainsi de suite.

 

Signature en personne : champ utilisé lorsque vous prévoyez que le destinataire se trouve au même emplacement physique que l’expéditeur et que vous souhaitez autoriser la signature en personne, hébergée sur le système de l’expéditeur.

Cette méthode échappe au processus de vérification par e-mail par défaut, il est donc fortement recommandé d’exiger que des informations non triviales supplémentaires soient rassemblées dans le formulaire (par exemple, permis de conduire, numéro de sécurité sociale, etc.) afin d’assurer un lien raisonnable avec la personne unique.

Ordre de signature obligatoire : cette option détermine le flux d’accord de base.

  • Lorsque la valeur est définie sur Vrai, un processus de signature séquentiel est suivi, avec un destinataire à la fois en mesure d’accéder à l’accord. Chaque destinataire est averti lorsqu’il doit interagir avec l’accord, mais pas avant.
  • Lorsque la valeur est définie sur Faux, un processus de signature parallèle est suivi, dans lequel tous les destinataires sont notifiés en même temps et les signatures/acceptations peuvent être appliquées dans n’importe quel ordre.

URL de page d’entrée post-signature : URL publique vers laquelle vous souhaitez que les signataires soient redirigés une fois leur signature apposée.

  • Si aucune valeur n’est fournie, la page de post-signature standard fournie par Adobe Sign s’affiche.

Délai de redirection en secondes : si une URL de page d’entrée post-signature est fournie, ce champ définit le nombre de secondes pendant lequel le navigateur attend après la résolution de l’accord avant que la redirection ne se déclenche et remplace le navigateur par l’URL de la page de destination.

Vérification de l’identité : ce paramètre définit la méthode de vérification par défaut pour tous les destinataires associés à l’accord.

  • Il s’applique tout particulièrement aux accords qui importent des destinataires sans utiliser l’activité AddRecipient :
    • Lorsque les Options de signature de l’expéditeur sont définies sur Je signe en premier, Je signe en dernier ou Je suis le seul à signer.
    • Lorsque l’option Ajouter une adresse e-mail principale à partir de l’entité parent est définie sur Vrai.
  • Les destinataires ajoutés via une activité AddRecipient ultérieure ont la possibilité de remplacer la méthode de vérification de l’identité par défaut.

Tous les destinataires sont vérifiés, au moins par authentification à l’adresse e-mail à laquelle l’accord est envoyé.

L’authentification à deux facteurs est disponible sous plusieurs formes :

  • E-mail : type de validation par défaut. Employé pour chaque destinataire.
  • Téléphone : vérification à deux facteurs qui envoie un SMS au destinataire lorsqu’il tente d’accéder à l’accord.
    • Le numéro de téléphone du destinataire et le code pays doivent être fournis dans les champs Téléphone du destinataire et Code pays du destinataire de l’objet AddRecipient.
  • Mot de passe : vérification à deux facteurs utilisant une chaîne de mot de passe alphanumérique standard.
    • Le mot de passe doit être communiqué au destinataire par une méthode externe.
  • Base de connaissances : vérification à deux facteurs pour les destinataires aux États-Unis uniquement.
    • Utilise des données non triviales extraites de bases de données publiques pour poser une série de questions personnelles.
  • Identité web : vérification à deux facteurs qui utilise l’authentification réussie sur un site de réseaux sociaux.
    • Les sites valides pour l’authentification sont les suivants : Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo !, Microsoft Live ou Twitter.

Définir un mot de passe pour la vérification de l’identité : chaîne de mot de passe à utiliser si la vérification par mot de passe est sélectionnée.

Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent en tant que destinataire : lorsque cette option est définie sur Vrai, le processus importe l’adresse e-mail de l’entité principale en tant que premier signataire dans le processus de signature.

Attention :

L’option Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent en tant que destinataire affecte directement l’ordre de signature de l’accord et remplace la valeur Ordre des destinataires telle qu’elle est définie dans les activités AddRecipient.

Si vous avez défini un destinataire avec une valeur Ordre des destinataires de 1, puis configuré l’activité CreateAccount sur Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent en tant que destinataire, les valeurs Ordre des destinataires seront fonctionnellement poussées vers le bas de la pile.

1 sera traité comme 2 et n’aura accès qu’aux champs du signataire 2.

2 sera traité comme 3, et ainsi de suite.

 

Programmer les rappels au destinataire : définit les rappels programmés pour l’accord. Trois options sont possibles :

  • Jamais : aucun rappel n’est programmé.  Les rappels peuvent toujours être envoyés à la demande à partir de l’objet Accord dans Dynamics.
  • Tous les jours, jusqu’à signature : un e-mail de rappel est envoyé chaque jour jusqu’à ce que l’accord soit signé.
    • Dix itérations sont observées. Après 10 jours, le rappel expire.
  • Toutes les semaines, jusqu’à signature : un e-mail de rappel est envoyé chaque semaine jusqu’à ce que l’accord soit signé.
    • Sept itérations sont observées. Au bout de soixante jours, le rappel expire.

 

Champ :

Sélectionner un modèle d’accord : un champ de recherche qui présente les modèles Adobe Sign disponibles que vous pouvez utiliser pour générer un accord.

 

GetAgreementId

GetAgreementID ne possède aucun champ d’entrée et qu’une seule sortie, l’ID d’accord.

Champs :

Entrée de l’ID de l’accord : importez l’ID d’accord depuis l’activité CreateAgreement.

Ajouter des documents depuis : définit la source du document. Les documents sont toujours récupérés dans les notes de l’objet cible.  Il existe deux options :

  • Notes de l’entité principale : le document est récupéré depuis le champ Notes de l’entité principale.

Par exemple : si vous joignez des devis de vente aux opportunités, votre workflow peut être configuré pour utiliser l’opportunité en tant qu’entité principale. 

Lorsque le workflow est déclenché, le processus accède à l’opportunité pour récupérer le ou les fichiers joints aux notes sur l’opportunité, où se trouverait le devis.

  • Notes sur le processus : les documents sont récupérés depuis le champ Notes d’un processus au lieu d’une entité.

Par exemple : si vous avez des documents d’embauche standard. Il s’agit de documents standard et il n’est pas logique de joindre des copies uniques des documents vierges pour chaque nouvel utilisateur que vous engagez.  Joindre les documents à partir du processus permet à l’administrateur de contrôler les versions et rend la version actuelle des documents disponible pour toute personne qui doit déclencher le workflow.

Sélectionner les processus : uniquement utile si vous avez sélectionné Ajouter des documents depuis les notes sur le processus. 

Ce paramètre identifie le processus à partir duquel les fichiers du document sont récupérés.

Nom du document : toute entité ou tout processus donné peut avoir plusieurs fichiers joints au champ Notes. 

En fournissant un nom du document, vous vous assurez que le processus ne récupère que les fichiers correspondant au fichier nommé.

Si aucun nom du document n’est fourni, tous les fichiers seront récupérés.

Ajouter uniquement la dernière version du document : il est fréquent que plusieurs versions d’un même document soient créées.  Les contrats, par exemple, lors de la négociation des conditions, peuvent avoir plusieurs itérations. En définissant l’option Ajouter uniquement la dernière version du document sur Vrai, seule la version la plus récente du document (en fonction de l’horodatage de la pièce jointe) est sélectionnée lors de la récupération des documents.

Si le paramètre est Faux, toutes les versions du ou des documents seront récupérées.

 

Remarque :

Lors de la création d’un processus global (aucune entité principale identifiée), n’oubliez pas que votre document doit être récupéré à partir des notes sur le processus.

Champs :

Entrée de l’ID de l’accord : importez l’ID d’accord depuis l’activité CreateAgreement.

Nom complet du destinataire : champ facultatif qui insère la valeur du champ dans les modèles de courrier électronique qui, autrement, afficheraient la valeur Adresse électronique du destinataire.

Adresse électronique du destinataire : l’adresse e-mail littérale du destinataire. Cette valeur est utilisée pour envoyer le document et associer le destinataire à l’accord.

Rôle du destinataire : ce que le destinataire est censé faire concernant le document :

  • Signataire : personne qui doit apposer une signature légale.
  • Approbateur : destinataires qui doivent uniquement approuver le document, mais pas nécessairement le signer.
  • Cc : les destinataires Cc n’ont aucune possibilité d’influencer l’accord, ils sont seulement des observateurs du processus et reçoivent généralement une copie de l’accord (en fonction de vos paramètres Adobe Sign).

Ordre des destinataires : cette valeur représente :

  • Où se trouve le destinataire dans le processus de signature lorsque celui-ci suit une séquence de signature.  1 indique que le destinataire est le premier à avoir accès à l’accord.
  • Les champs auxquels le destinataire a accès pendant le processus de signature. Les champs d’un document sont identifiés par un numéro de signataire. 1 indique que le destinataire doit avoir accès aux champs de formulaire définis pour « Quiconque » et « Signataire 1 ».

Dans un workflow séquentiel, le destinataire 2 n’est informé de l’accord qu’une fois que le destinataire 1 a terminé sa partie, et non avant.

Le destinataire 2 n’a accès qu’aux champs définis pour « Quiconque » et « Signataire 2 ».

Remarque pour les destinataires Cc : par souci de clarté, pour pouvoir interagir avec l’accord, tous les destinataires Cc doivent se voir attribuer l’ordre des destinataires qui suit le dernier destinataire.  Si vous avez trois destinataires dans le cadre du cycle de signature, les destinataires Cc doivent avoir l’ordre des destinataires 4.

Remarque :

Soyez attentif à l’ordre des destinataires et sachez que l’activité CreateAgreement permet d’insérer des destinataires au début de la liste des destinataires.

Les paramètres d’insertion des destinataires sont les suivants :

  • Options de signature de l’expéditeur : Je signe en premier : si les options de signature de l’expéditeur sont configurées sur Je signe en premier, l’expéditeur de l’accord sera le premier destinataire. Toujours.
  • Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent : lorsque l’adresse e-mail de l’entité principale est ajoutée via l’activité CreateAgreement, cette adresse e-mail est insérée en tant que premier destinataire. 
    • Seule les options de signature de l’expéditeur (ci-dessus) permettent d’insérer un destinataire avant l’adresse e-mail principale de l’entité parent.

 

Remplacer la vérification par défaut : permet d’affecter au destinataire une méthode de vérification différente de la valeur par défaut définie dans l’activité CreateAgreement.

  • Faux : la méthode de vérification de l’identité par défaut définie dans l’activité CreateAgreement est appliquée à ce destinataire.
  • Vrai : la méthode de vérification de l’identité de ce destinataire est définie dans cette activité AddRecipient (voir ci-dessous).

Vérification de l’identité : tous les destinataires sont vérifiés, au moins par authentification à l’adresse e-mail à laquelle l’accord est envoyé. L’authentification à deux facteurs est disponible sous plusieurs formes :

  • E-mail : type de validation par défaut. Employé pour chaque destinataire.
  • Téléphone : vérification à deux facteurs qui envoie un SMS au destinataire lorsqu’il tente d’accéder à l’accord.
    • Le numéro de téléphone et le code pays du destinataire doivent être fournis dans les champs Téléphone du destinataire et Code pays du destinataire.
  • Mot de passe : vérification à deux facteurs utilisant une chaîne de mot de passe alphanumérique standard.
    • Le mot de passe doit être communiqué au destinataire par une méthode externe.
  • Base de connaissances : vérification à deux facteurs pour les destinataires aux États-Unis uniquement.
    • Utilise des données non triviales extraites de bases de données publiques pour poser une série de questions personnelles.
  • Identité web : vérification à deux facteurs qui utilise l’authentification réussie sur un site de réseaux sociaux.
    • Les sites valides pour l’authentification sont les suivants : Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo !, Microsoft Live ou Twitter.

Remarque pour les destinataires Cc : la vérification d’identité pour tous les destinataires Cc doit être laissée sur la valeur par défaut « E-MAIL ».

Téléphone du destinataire : numéro de téléphone à utiliser pour le processus de vérification téléphonique par SMS.

Code pays du destinataire : code pays qui précède le numéro de téléphone pour la vérification par SMS.

Mot de passe du destinataire : chaîne de mot de passe à utiliser si la vérification par mot de passe est sélectionnée.

Champs :

Entrée de l’ID de l’accord : importez l’ID d’accord depuis l’activité CreateAgreement.

Sélectionner le type de destinataire à ajouter : ce champ définit le type d’entité que vous souhaitez rechercher lorsque vous identifiez le destinataire. Les options sont les suivantes :

  • Prospect
  • Contact
  • Utilisateur

Ajouter un prospect en tant que destinataire : permet de mapper un objet Prospect dans le cycle de signature lorsque Prospect est sélectionné dans le champ Sélectionner le type de destinataire à ajouter.

Ajouter un contact en tant que destinataire : permet de mapper un objet Contact dans le cycle de signature lorsque Contact est sélectionné dans le champ Sélectionner le type de destinataire à ajouter.

Ajouter un utilisateur en tant que destinataire : permet de mapper un objet Utilisateur dans le cycle de signature lorsque Utilisateur est sélectionné dans le champ Sélectionner le type de destinataire à ajouter.

Lorsque vous ajoutez des destinataires à l’aide des champs ci-dessus, vous pouvez effectuer une recherche dans le système ou sélectionner le destinataire via les entités associées de l’entité parent.

 

Rôle du destinataire : ce que le destinataire est censé faire concernant le document :

  • Signataire : personne qui doit apposer une signature légale.
  • Approbateur : destinataires qui doivent uniquement approuver le document, mais pas nécessairement le signer.
  • Cc : les destinataires Cc n’ont aucune possibilité d’influencer l’accord, ils sont seulement des observateurs du processus et reçoivent généralement une copie de l’accord (en fonction de vos paramètres Adobe Sign).

Ordre des destinataires : cette valeur représente où se trouve le destinataire dans le processus de signature lorsque celui-ci signature suit une séquence.  1 indique que le destinataire est le premier à avoir accès à l’accord.

Le destinataire 2 n’est informé de l’accord qu’une fois que le destinataire 1 a terminé sa partie, et non avant.

Remarque pour les destinataires Cc : par souci de clarté, pour pouvoir interagir avec l’accord, tous les destinataires Cc doivent se voir attribuer l’ordre des destinataires qui suit le dernier destinataire.  Si vous avez trois destinataires dans le cadre du cycle de signature, les destinataires Cc doivent avoir l’ordre des destinataires 4.

Remarque :

Soyez attentif à l’ordre des destinataires et sachez que l’activité CreateAgreement permet d’insérer des destinataires au début de la liste des destinataires.

Les paramètres d’insertion des destinataires sont les suivants :

  • Options de signature de l’expéditeur : Je signe en premier : si les options de signature de l’expéditeur sont configurées sur Je signe en premier, l’expéditeur de l’accord sera le premier destinataire. Toujours.
  • Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent : lorsque l’adresse e-mail de l’entité principale est ajoutée via l’activité CreateAgreement, cette adresse e-mail est insérée en tant que premier destinataire. 
    • Seule les options de signature de l’expéditeur (ci-dessus) permettent d’insérer un destinataire avant l’adresse e-mail principale de l’entité parent.

 

Remplacer la vérification par défaut : permet d’affecter au destinataire une méthode de vérification différente de la valeur par défaut définie dans l’activité CreateAgreement.

  • Faux : la méthode de vérification de l’identité par défaut définie dans l’activité CreateAgreement est appliquée à ce destinataire.
  • Vrai : la méthode de vérification de l’identité définie dans cette activité AddRecipient est appliquée à ce destinataire (voir ci-dessous).

Vérification de l’identité : tous les destinataires sont vérifiés, au moins par authentification à l’adresse e-mail à laquelle l’accord est envoyé. L’authentification à deux facteurs est disponible sous plusieurs formes :

  • E-mail : type de validation par défaut. Employé pour chaque destinataire.
  • Téléphone : vérification à deux facteurs qui envoie un SMS au destinataire lorsqu’il tente d’accéder à l’accord.
    • Le numéro de téléphone et le code pays du destinataire doivent être fournis dans les champs Téléphone du destinataire et Code pays du destinataire ci-dessous.
  • Mot de passe : vérification à deux facteurs utilisant une chaîne de mot de passe alphanumérique standard.
    • Le mot de passe doit être communiqué au destinataire par une méthode externe.
  • Base de connaissances : vérification à deux facteurs pour les destinataires aux États-Unis uniquement.
    • Utilise des données non triviales extraites de bases de données publiques pour poser une série de questions personnelles.
  • Identité web : vérification à deux facteurs qui utilise l’authentification réussie sur un site de réseaux sociaux.
    • Les sites valides pour l’authentification sont les suivants : Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo !, Microsoft Live ou Twitter.

Remarque pour les destinataires Cc : la vérification d’identité pour tous les destinataires Cc doit être laissée sur la valeur par défaut « E-MAIL ».

Téléphone du destinataire : numéro de téléphone à utiliser pour le processus de vérification téléphonique par SMS.

Code pays du destinataire : code pays qui précède le numéro de téléphone pour la vérification par SMS.

Mot de passe du destinataire : chaîne de mot de passe à utiliser si la vérification par mot de passe est sélectionnée.

Champ :

Entrée de l’ID de l’accord : importez l’ID d’accord depuis l’activité CreateAgreement.


Actions

Les actions sont un type de processus qui associe les activités pour obtenir un produit donné, mais elles ne sont pas directement accessibles aux utilisateurs.

Elles peuvent être considérées comme des modules réutilisables pouvant être inclus dans les workflows. Quelques actions soigneusement créées peuvent être incluses dans un large éventail de workflowsvariés, sans avoir à reconfigurer ces étapes communes.

 

Deux actions préconfigurées sont disponibles et prêtes à l’emploi.

Il s’agit de processus simples et largement utilisés que vous pouvez utiliser pour créer vos propres workflows personnalisés :

Cette action est une action simple et générique pour envoyer un accord à un destinataire pour signature électronique.

En haut de la page des propriétés, vous pouvez voir les éléments suivants :

  • Aucune entité associée à ce processus
    • L’action est ainsi disponible sur tout type de workflow.
    • Puisqu’il n’existe aucune entité principale, le fichier doit être récupéré depuis le processus.

 

La chaîne de processus comporte quatre activités :

  • CreateAgreement
    • Le nom et le message de l’accord sont génériques. Applicable à pratiquement tout.
    • ESIGN est le type de signature, une bonne valeur par défaut.
    • L’expéditeur n’est pas tenu de signer.
    • Un ordre de signature séquentiel est appliqué.
    • La vérification par e-mail est sélectionnée. Pas de vérification à deux facteurs.
    • Pas de rappel programmé.

 
  • AddRecipient
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • L’adresse e-mail du destinataire est insérée à partir de l’objet Arguments.
    • Le destinataire est identifié comme numéro 1 dans le processus de signature, et est un signataire ; une signature est donc requise.

 
  • AddDocument
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • Le fichier est récupéré à partir des notes sur le processus.
    • Le processus qui contient le fichier correct est le processus Envoyer pour signature (ce même processus).
    • Le processus envoie toutes les versions de tous les fichiers joints à la section Notes du processus.
      • Aucun nom du document n’est fourni, de sorte que tous les fichiers portant un nom unique seront joints.
      • L’option Ajouter uniquement la dernière version est définie sur Faux, de sorte que toutes les versions seront incluses.

 
  • SendAgreement
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.

Ce processus est une action simple et générique pour envoyer un accord à un destinataire pour signature électronique.

En haut de la page des propriétés, vous pouvez voir les éléments suivants :

  • L’entité principale est l’opportunité.

 

La chaîne de processus comporte quatre activités :

  • CreateAgreement
    • Le nom et le message de l’accord sont génériques. Applicable à pratiquement tout.
    • ESIGN est le type de signature, une bonne valeur par défaut.
    • L’expéditeur n’est pas tenu de signer.
    • Un ordre de signature séquentiel est appliqué.
    • La vérification par e-mail est sélectionnée. Pas de vérification à deux facteurs.
    • Pas de rappel programmé.

 

  • AddRecipient
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • L’adresse e-mail du destinataire est insérée à partir de l’objet Contact.
    • Le destinataire est identifié comme numéro 1 dans le processus de signature, et est un signataire ; une signature est donc requise.

 

  • AddDocument
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • Le fichier est récupéré à partir de l’entité principale.
    • Le processus envoie toutes les versions de tous les fichiers joints à la section Notes de l’entité principale.
      • Aucun nom du document n’est fourni, de sorte que tous les fichiers portant un nom unique seront joints.
      • L’option Ajouter uniquement la dernière version est définie sur Faux, de sorte que toutes les versions seront incluses.

 

  • SendAgreement
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.


Workflow

Les workflows sont un type de processus qui peut être exécuté par le système ou à la demande par les utilisateurs.

Les workflows sont généralement créés avec une ou plusieurs actions, conditions ou activités.

Les workflows peuvent répondre aux modifications au niveau des champs ou être initiés par les utilisateurs via le menu Plus d’options (...) de chaque entité, selon la façon dont ils sont configurés.

Le package Adobe Sign pour MS Dynamics CRM v7 possède un workflow préconfiguré à l’état Version préliminaire. Ce workflow est conçu avec des activités pour illustrer la structure, mais il pourrait tout aussi bien être créé avec un événement de déclenchement conditionnel et une action contenant les activités :

En haut de la page des propriétés, vous pouvez voir les éléments suivants :

  • L’entité principale est l’opportunité.
  • Le workflow est conçu pour permettre l’accès à la demande.

Dans la section Gestionnaire de processus, le premier élément de ligne est une condition qui peut déclencher le workflow :

Si l’État de l’opportunité est remplacé par Conclu, exécutez une série d’étapes.

 

La chaîne de processus comporte quatre activités :

  • CreateAgreement
    • Le nom de l’accord est inséré à partir de l’opportunité.
    • Le message de l’accord est générique.
    • ESIGN est le type de signature.
    • L’expéditeur n’est pas tenu de signer.
    • Un ordre de signature séquentiel est appliqué.
    • La vérification par e-mail est sélectionnée. Pas de vérification à deux facteurs.
    • Pas de rappel programmé.

 

  • AddRecipientUsingLookup
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • Le destinataire est identifié comme un contact.
    • L’adresse e-mail du destinataire est insérée à partir du champ Contact de l’objet Opportunité.
    • Le destinataire est identifié comme numéro 1 dans le processus de signature, et est un signataire ; une signature est donc requise.

 

  • AddDocument
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.
    • Le fichier est récupéré à partir de l’entité principale.
    • Le processus envoie toutes les versions de tous les fichiers joints à la section Notes de l’entité principale.
    • Aucun nom du document n’est fourni, de sorte que tous les fichiers portant un nom unique seront joints.
    • L’option Ajouter uniquement la dernière version est définie sur Faux, de sorte que toutes les versions seront incluses.

 

  • SendAgreement
    • L’ID de l’accord est importé à partir de CreateAgreement.


Création d’un workflow personnalisé (exemple)

Vous trouverez ci-dessous un exemple de création d’un processus simple pour envoyer un accord de non-divulgation (NDA) à un contact dans le système Dynamics.

Pour les besoins de cet exemple, certaines indications fournissent un cadre permettant de décider du workflow :

  • Toute personne à qui le NDA serait envoyé doit figurer en tant que contact dans le système Dynamics.
  • Le document du NDA est sous contrôle de version, et est joint via les notes sur le processus , et non pas l’entité.
  • Le propriétaire du contact doit contresigner l’accord.
  • L’accord doit être envoyé à un fichier d’archive de messages.

 

Si vous n’êtes pas familier avec l’utilisation de la sortie d’une activité comme valeurs d’entrée pour une activité ultérieure, consultez le processus.

Les activités sont conçues pour accepter des valeurs d’entrée provenant d’événements déclencheurs ou d’autres activités, puis rendre ces nouvelles valeurs disponibles pour les activités ultérieures du processus.

Dans l’image ci-dessous, le champ Entrée de l’ID de l’accord doit avoir la valeur d’ID importée de l’activité CreateAgreement.

 

Pour importer la sortie d’une activité précédente, vous devez associer le chemin de l’objet au champ où vous avez besoin de la valeur :

  • Cliquez sur le champ dans lequel vous devez importer la valeur.
    • La liste déroulante Rechercher  : est remplie avec les objets associés à l’entité principale et aux valeurs locales du processus.
  • Cliquez sur la liste déroulante pour la développer.
    • La valeur que nous recherchons a été générée dans une activité précédente, ce qui en fait une valeur locale, renseignée en bas de la liste.
  • Sélectionnez l’objet AdobeSign :Activities .CreateAgreement .

 

La liste se réduit pour afficher l’objet sélectionné comme valeur Rechercher : .

La liste immédiatement sous le champ Rechercher : fournit toutes les valeurs de sortie possibles pour l’objet sélectionné. 

CreateAgreement ne possède qu’une seule valeur de sortie : Sortie de l’ID de l’accord.

  • Sélectionnez la valeur de sortie correcte, puis cliquez sur le bouton Ajouter pour insérer la valeur dans la section des valeurs sélectionnables juste en dessous.

 

  • Lorsque vous voyez la Sortie de l’ID de l’accord dans la section des valeurs sélectionnables, cliquez sur OK pour insérer cette valeur dans le champ.

 

Pour créer le processus :

  • Accédez à la page Administration Adobe Sign > Créer un workflow.
    • Une nouvelle superposition Créer un processus s’ouvre.
  • Donnez un nom intuitif au processus. Seuls les administrateurs peuvent voir le nom du processus.
  • Sélectionnez Action dans la liste déroulante Catégorie.
  • Sélectionnez l’entité principale dans la liste déroulante Entité.
    • Toute entité dans Dynamics peut être sélectionnée, et fournit les objets que le processus peut utiliser dans le workflow.
    • Aucune (global) est une option pour les workflows qui ne sont pas associés à des entités.

 

Cet exemple suppose que toute personne à laquelle un NDA est envoyé sera un contact. Nous utilisons donc Contact comme entité principale.

  • Cliquez sur OK.
    • Une page PowerApps s’ouvre et affiche la page Informations sur le processus. 

 

Le processus détaillé est créé au bas de la page. Défilez jusqu’à la section Ajouter étape.

  • Cliquez sur Ajouter étape.
  • Accédez à l’élément Adobe Sign dans la liste déroulante et développez le sous-menu.
    • Les sept activités pour Adobe Sign sont affichées :
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

Le processus complet de signature d’un document comprend au moins trois d’entre elles, dans l’ordre suivant :

Créer un accord : l’accord est l’objet conteneur qui contient toutes les valeurs de configuration pour la transaction complète via le système Adobe Sign.

Deux options sont disponibles lors de la création de l’accord.

  • Créer un accord à partir d’un modèle : utilise un modèle d’accord qui doit déjà être défini, en important toutes les valeurs de champ.
  • Créer un accord : fournissez les valeurs au niveau du champ Accord pour ce processus uniquement.

 

Ajouter le document : joint le ou les fichiers à envoyer.

  • Il existe une limite de 5 Mo pour les fichiers que vous pouvez télécharger dans Dynamics.
  • Les documents sont ajoutés via le champ Notes de l’ entité principale , ou le processus, en fonction de vos besoins.
    • Les documents joints aux entités principales sont généralement des documents personnalisés, comme un contrat individualisé joint à une opportunité.
    • Les documents joints à un processus peuvent être des documents standard sous contrôle de version, comme un accord de non-divulgation.
Remarque :

 Il est possible d’ajouter les destinataires avant le document.

La pensée linéaire suggère qu’ajouter le document en premier améliore la compréhension du processus car, dans la plupart des cas, le type de document détermine qui sont les destinataires et dans quel ordre ils doivent être impliqués dans le processus de signature.

 

Ajouter un destinataire : les destinataires sont les personnes qui sont incluses dans le cycle de complétion de l’accord. Ils peuvent inclure :

  • Signataires : toute personne qui doit apposer une signature légale.
  • Approbateurs : destinataires qui doivent uniquement approuver le document, mais pas nécessairement le signer.
  • Cc : simples observateurs, les destinataires Cc n’ont pas la possibilité d’influencer l’accord.
    • Une option idéale pour archiver automatiquement un type de document à une adresse e-mail.

Deux options permettent d’ajouter des destinataires :

  • Ajouter un destinataire à l’aide de la recherche : utilise Dynamics pour importer l’adresse e-mail d’un destinataire à partir d’une entité Dynamics.
  • Ajouter un destinataire : permet d’inclure un destinataire qui n’est associé à aucune entité Dynamics en configurant explicitement son adresse e-mail.
Remarque :

Il existe deux façons de créer un processus pour lequel aucune activité AddRecipient ne serait requise :

  • Le seul destinataire est importé en tant qu’adresse e-mail principale depuis l’entité parent sur l’activité CreateAgreement.
  • Le seul destinataire est le signataire, en utilisant l’option Je suis le seul à signer du champ Options de signature de l’expéditeur de l’activité CreateAgreement.

 

Envoyer l’accord : l’activité qui prend l’accord configuré et l’envoie au service Adobe Sign, commençant ainsi le processus de signature.

 

Notre exemple de NDA utilise cinq des six activités (il ne peut y avoir qu’une seule activité de type « Créer un accord »), dans un processus en cinq étapes :

1. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.

  • Définissez le nom de l’accord : le nom de l’accord s’affiche dans les notifications par e-mail envoyées aux destinataires et représente l’accord dans l’ensemble du système Dynamics. Utilisez un nom intuitif qui indique la nature du document attendu par vos destinataires.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé.

 

Valeurs de champ pour cet exemple :

  • Le message d’accord a été modifié afin de fournir des instructions pertinentes sur le document joint.
  • Une valeur d’expiration de 5 a été insérée pour éviter que ce document juridique ne reste ouvert pendant une période trop longue.
    • L’accord expirera et sera automatiquement annulé après 5 jours calendaires.
  • L’adresse e-mail principale de l’entité parent sera importée en tant que premier destinataire.
  • Un rappel est planifié pour une itération quotidienne (puisque l’accord expire dans cinq jours).

Remarque :

Une fois les activités configurées, la croix rouge est supprimée des enregistrements d’étape.

 

2. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddDocument

  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
    • Insérer l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
    • Définissez le champ Ajouter des documents depuis.
    • Définissez le champ Sélectionner le processus si vous joignez le fichier à partir d’un processus.
    • Configurez tous les autres champs nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.

 

Valeurs de champ pour cet exemple :

  • Le champ Ajouter des documents depuis est configuré pour récupérer le fichier du NDA depuis les notes sur le processus.
  • Sélectionner le processus : dans la mesure où nous récupérons le fichier depuis un processus, nous devons indiquer quel processus contient le fichier.
    • Cet exemple de recherche fait référence au même processus que nous sommes en train de développer.
  • Le nom du document reste vide : étant donné que ce processus est très restreint et ne concerne que les contrats d’accord de non-divulgation, on ne s’attend pas à ce qu’autre chose que le fichier de l’accord de non-divulgation soit joint au processus.
  • L’option Ajouter uniquement la dernière version du document est configurée sur Vrai. S’il existe plusieurs itérations du NDA, nous ne voulons pas envoyer toutes les versions, seulement la plus récente.

 

3. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (User)

  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
    • Insérer l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
    • Vous ajoutez ici un destinataire via une recherche, définissez donc l’entité qui identifie votre destinataire : Prospect, Contact ou Utilisateur.
    • Définissez le rôle du destinataire : est-il un signataire, un approbateur ou Cc ?
    • Définissez l’ordre des destinataires : il s’agit ici du deuxième destinataire, saisissez donc 2.
      •  L’activité CreateAgreement est configurée avec Ajouter une adresse e-mail principale à partir de l’entité parent en tant que premier destinataire.
    • Définissez la vérification de l’identité : e-mail est la valeur par défaut. Si vous souhaitez ajouter une vérification à deux facteurs, ajustez le champ en conséquence.
    • Configurez tous les autres champs nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.

 

Valeurs de champ pour cet exemple :

  • Dans la mesure où il s’agit du deuxième destinataire, le type d’entité Utilisateur est sélectionné. Les contre-signatures internes ont généralement lieu une fois que le destinataire externe a apposé sa signature.
  • L’option Ajouter un utilisateur en tant que destinataire est configurée pour rechercher l’utilisateur.
  • Le signataire par défaut reste en place, car une signature est requise.
  • 2 est saisi dans le champ Ordre des destinataires. Le signataire interne suit toujours le signataire externe.

 

4. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.AddDocument

  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
    • Insérer l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
    • Indiquez le nom complet du destinataire facultatif, le cas échéant.
    • Ajoutez l’adresse e-mail du destinataire.
    • Définissez le rôle du destinataire : est-il un signataire, un approbateur ou Cc ?
    • Définissez l’ordre des destinataires : il s’agit ici du troisième destinataire, saisissez donc 3.
    • Configurez tous les autres champs nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.

 

Valeurs de champ pour cet exemple :

  • Il s’agit du destinataire Cc de notre adresse e-mail d’archivage interne du NDA.
  • Au lieu du nom d’une personne, une description appropriée est insérée dans le champ Nom complet du destinataire.
  • L’adresse e-mail complète est ajoutée.
  • L’option Cc est sélectionnée car ce destinataire collecte simplement nos accords de non-divulgation signés à des fins de sauvegarde.
  • 3 est saisi dans le champ Ordre des destinataires. Le destinataire n’est pas techniquement dans le cycle de signature, mais le champ est obligatoire.
    • Les destinataires Cc doivent toujours être répertoriés après les destinataires qui participent au processus de signature/d’approbation.

 

5. Ajouter étape - AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
    • Insérer l’ID de l’accord dans le champ Entrée de l’ID d’accord.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.

 

Une fois toutes les étapes configurées :

  • Faites défiler la page jusqu’en haut, puis cliquez sur l’onglet Notes.
  • Avec l’onglet Notes ouvert, cliquez dans le champ indiquant Saisissez une note.
    • Le contenu de l’onglet change à nouveau pour afficher un bouton Joindre un fichier.
  • Cliquez sur Joindre un fichier.

 

 

Une nouvelle fenêtre contextuelle est générée avec un bouton Parcourir pour vous permettre de rechercher votre fichier et de le joindre.

  • Cliquez sur Parcourir...
  • Recherchez votre fichier et ouvrez-le.
    • Le chemin du fichier est alors importé dans le champ Nom du fichier et la fenêtre Parcourir... se ferme.
  • Cliquez sur le bouton Joindre.
  • Cliquez sur le bouton Fermer.

 

Le fichier est désormais correctement joint aux notes sur le processus.

 

Une fois le fichier joint à la section Notes sur le processus, il ne reste plus qu’à activer le processus.

  • Cliquez sur le bouton Activer en haut de la fenêtre.

 

Lorsque le défi d’activation s’affiche, cliquez sur Activer.

 

S’il n’y a pas d’erreur, la page s’actualise et affiche le bouton Désactiver en haut de la page (à la place du bouton Activer).

 

L’action est terminée.

Pour la rendre accessible aux utilisateurs, vous devez l’associer à un workflow :

  • Cliquez sur le bouton Fermer dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre pour fermer la page PowerApp.
  • Revenez à la page d’administration Adobe Sign, puis cliquez à nouveau sur Créer un workflow.
    • La superposition Créer un processus s’ouvre.
  • Sélectionnez Workflow dans la liste déroulante Catégorie.
  • Sélectionnez la même entité principale dans la liste déroulante Entité que celle que vous avez sélectionnée pour le processus.
    • Il s’agit de l’entité où les expéditeurs peuvent trouver le workflow répertorié.
  • Cliquez sur OK

 

La page Informations sur le processus se charge :

Cet exemple concerne un contrat NDA, nous souhaitons l’activer en tant qu’option à la demande.

  • Cochez la case en regard de En tant que processus à la demande.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter étape dans le gestionnaire de processus.
  • Sélectionnez Exécuter l’action dans la liste des options.

 

  • Dans le champ Action, sélectionnez le processus qui vient d’être créé.
    • Le champ Entité est renseigné automatiquement en fonction du processus sélectionné.
  • Cliquez sur Définir les propriétés dans l’enregistrement de l’étape pour ouvrir les propriétés de l’activité.
    • Configurez le paramètre Cible.
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.
  • Une fois toutes les étapes configurées, faites défiler la page jusqu’en haut, puis cliquez sur Activer.
    • Cliquez à nouveau sur Activer lorsque vous y êtes invité.

 

Le workflow est terminé, et associé à l’entité principale (Contact dans cet exemple).

Testez le workflow :

  • Accédez à n’importe quel contact.
  • Cliquez sur la liste Plus d’options dans le ruban (...).
  • Cliquez sur Exécuter le workflow.

 

Une liste des workflows associés à l’entité s’affiche.

  • Cochez la case en regard du workflow que vous souhaitez déclencher.
  • Cliquez sur Ajouter au bas du panneau pour lancer le workflow.

 

  • Cliquez sur OK lorsque vous y êtes invité si vous souhaitez exécuter le workflow.


Routage hybride pour les flux de signature

Un routage de signature hybride est une combinaison d’un processus de signature séquentiel qui comporte une ou plusieurs étapes où le processus de signature devient parallèle. 

Plus que tout autre type de flux de signature, le routage hybride exige une bonne compréhension du  formulaire,  et de l’ordre dans lequel les signatures doivent être apposées.

 

L’affectation des champs (Signataire1, Signataire2, etc.) dépend de l’ordre dans lequel les destinataires sont répertoriés dans le processus ou l’interface utilisateur.  Au cours d’une étape de signature parallèle, tous les destinataires ont le même numéro d’ordre des destinataires. Par conséquent, le placement physique dans le processus/l’interface utilisateur est votre seule file d’attente quant au champ de formulaire auquel le destinataire a accès.

Le destinataire le plus élevé dans le processus/l’interface utilisateur est le Signataire1.

Le deuxième destinataire répertorié dans le processus/l’interface utilisateur est le Signataire2, même si le flux de signature est parallèle et que les deux destinataires indiquent un ordre des destinataires de 1.


Conditions et limites du routage hybride

  • Le routage hybride fonctionne uniquement s’il est activé dans le compte Adobe Sign.
    • Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte.
    • Accédez à Compte > Paramètres d’envoi > Ordre de signature > Autoriser les expéditeurs à spécifier un ordre d’acheminement hybride.
    • Enregistrez le paramètre.
  • Les modèles d’accord  ne peuvent  pas  être configurés avec le routage hybride.
  • Le routage hybride n’est pas pris en charge lorsque le type de signature est Par écrit.
  • Le routage hybride ne prend pas en charge un processus dans lequel l’ordre de signature de l’expéditeur est :
    • Je signe en premier
    • Je signe en dernier
    • Je suis le seul à signer
  • Inclure l’adresse e-mail principale de l’entité parent identifie le destinataire avec un ordre de destinataire de 1. Si d’autres destinataires ont un ordre de destinataire de 1, des règles hybrides sont appliquées.
  • Si un processus est défini dans lequel l’option Ordre entré = Faux (ce qui indique un flux de signature parallèle), mais que les destinataires n’ont pas tous la même valeur d’ordre des destinataires (ce qui indique un flux de signature séquentiel), des règles de routage hybride s’appliquent.


Causes courantes de l’échec des processus

Parfois, un processus dont la configuration ne présente aucune erreur échoue au cours de l’exécution.

Les raisons les plus souvent identifiées sont les suivantes :

  • Aucun fichier n’est joint à la section Note depuis laquelle vous tentez d’extraire le fichier.
  • La méthode de vérification de l’identité, telle que définie dans l’activité AddRecipient ou CreateAgreement, est désactivée par les paramètres de votre compte Adobe Sign.
  • Il n’existe aucun contact sur l’entité principale et l’option Ajouter l’adresse e-mail principale de l’entité parent en tant que destinataire de votre activité CreateAgreement est définie sur Vrai.

 

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