Adobe Sign pour SharePoint Online – Guide Mappage de formulaires web

Présentation

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint (en ligne) et les champs présents dans des formulaires web.

En mappant les champs Liste avec les champs de formulaire web, vous pouvez extraire automatiquement les données des champs de formulaire web d’un accord signé en vue de renseigner une liste SharePoint.

Le mappage des relations de champs entre les formulaires web Adobe Sign et les listes SharePoint est disponible uniquement pour les installations en ligne (et non sur site) à l’aide du package Adobe Sign pour SharePoint Online v2.0 (et versions ultérieures).

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires web créés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ Liste à un champ de formulaire Adobe Sign.

Il existe plusieurs façons de créer des formulaires qui peuvent être ensuite chargés dans Adobe Sign :

  • L’environnement de création d’Adobe Sign propose une détection automatique des champs, ce qui accélère considérablement la création de formulaires.
    • Les champs de formulaire placés automatiquement possèdent un nom générique (Champ personnalisé 1) et doivent être renommés de manière significative pour l’utilisation du champ.
  • Les formulaires PDF peuvent être également créés à l’aide d’Acrobat.  Les formulaires Acrobat peuvent aussi détecter automatiquement où les champs doivent être.
    • En outre, Acrobat place automatiquement les champs en utilisant un nom de champ dérivé du texte de procédure sur le document. Ces noms sont souvent obscurs ou ont un sens large et doivent être remplacés par une valeur intuitive pour l’utilisation du champ.
  • Des balises de texte peuvent être utilisées si la génération de votre document produit un document texte modifiable.

Le mappage de champs repose sur la liaison logique entre le nom d’un champ sur le formulaire et le nom d’une colonne dans SharePoint.

Quelle que soit la méthode utilisée, veillez à nommer correctement vos champs afin de pouvoir les identifier facilement lorsqu’ils sont présentés sous forme de liste (lors du processus de mappage).

Remarque :

Les types de colonnes SharePoint suivants sont pris en charge : Ligne de texte unique, Nombre, Plusieurs lignes de texte, Oui/Non (case à cocher). 

Type de colonnes SharePoint Type de champ Adobe Sign
Ligne de texte unique Texte
Nombre Texte
Plusieurs lignes de texte Texte sur plusieurs lignes
Oui/Non (case à cocher) Case à cocher


Mappage de formulaire web étape par étape

Dans l’exemple ci-dessous, l’administrateur SharePoint souhaite capturer des données à partir d’un formulaire web pour renseigner une liste de clients dans SharePoint.

Remarque :

Cet exemple affiche un formulaire qui contient des champs de base à des fins de clarté.

Votre formulaire sera probablement plus complexe, mais les champs fonctionnent de la même manière.

  1. Création d’un formulaire web Adobe Sign (ou identification d’un formulaire web existant à utiliser)

    L’interface web d’Adobe Sign vous permet de créer un formulaire web réutilisable et intégrable. Suivez les étapes pour en créer un si vous ne l’avez pas fait.

    Création d’un formulaire web

    Une fois le formulaire web enregistré, vous pouvez copier l’URL ou intégrer le code pour publier le formulaire sur un site web, sur votre site SharePoint ou, le cas échéant, pour commencer à collecter des réponses.

    • Si vous utilisez un formulaire web préexistant, passez à l’étape 2.
  2. Remplissage initial du formulaire web

    Le mappage d’un formulaire web sur une liste SharePoint nécessite que le formulaire web soit signé au moins une fois afin que les champs du formulaire soient accessibles par SharePoint.

    Remplissez le formulaire web et veillez à terminer le processus de signature pour que l’accord final s’affiche dans la section Terminé de la page Gérer.

    • Si vous utilisez un formulaire préexistant qui a été signé, passez à l’étape 3.
  3. Création d’une liste SharePoint

    Créez une liste dans SharePoint pour que, à chaque nouvel accord de formulaire web terminé, un nouvel élément de ligne contenant les données associées à cet accord soit ajouté à votre liste.

    Veillez à inclure une colonne pour chaque champ du formulaire web que vous souhaitez capturer.

    Création d’une nouvelle liste SharePoint

  4. Création de mappages de formulaires web

    L’administrateur SharePoint peut créer un mappage de formulaire web :

    • Accédez aux paramètres Adobe Sign.

      Accès aux paramètres Adobe Sign

    • Sélectionnez l’onglet Mappages de formulaires web.

      Dans l’onglet Mappages de formulaires web, vous pouvez parcourir la liste des formulaires web que vous avez créés et choisir le formulaire web à utiliser pour le mappage de données.

      Remarque :

      Si aucun formulaire web n’est disponible pour l’utilisateur (ce qui signifie que vous ignorez l’étape 1 ci-dessus), un lien indique Vous n’avez pas encore de formulaires web. Accédez à l’application Adobe Sign pour en créer un.

      Cliquez sur le lien pour ouvrir votre page d’accueil Adobe Sign, où vous pouvez créer un formulaire web.

      Choix d’un formulaire web

      Chaque formulaire web répertorié fournit des informations de base via les en-têtes des colonnes :

      • Formulaire web : nom du formulaire web tel qu’il a été importé depuis Adobe Sign.
      • Liste : nom de la liste SharePoint sur laquelle le formulaire web est mappé.
        • Lorsque ce champ est vide, aucune relation n’existe.
      • Nombre de champs mappés : nombre de relations de champs mappées.
        • Lorsqu’un signe plus s’affiche, cela signifie qu’aucun champ n’a été mappé.
          • Cliquez sur le signe plus pour ouvrir l’interface de mappage.
        • Un nombre indique le nombre de relations de champ qui ont été mappées.
          • Cliquez sur l’icône de crayon en regard du numéro pour modifier le mappage des champs.
      • Copier le formulaire web signé dans SharePoint : détermine si une copie de l’accord de formulaire web terminé est enregistrée dans SharePoint.
        • Lorsque vous sélectionnez Ne pas enregistrer, aucune copie n’est enregistrée dans SharePoint, la copie dans Adobe Sign est conservée.
        • Lorsque vous sélectionnez Enregistrer, une copie de l’accord signé est stockée dans SharePoint, ainsi que dans Adobe Sign.
    • Cliquez sur l’icône plus (dans la colonne Nombre de champs mappés) pour commencer à configurer le mappage de données.

      Cliquez sur le signe plus pour lancer la configuration de mappage.

    • La page Créer un mappage se charge.

      • Le formulaire web est déjà sélectionné à gauche de la page.
      • Sélectionnez la liste à utiliser pour accepter le contenu du champ à partir du formulaire web à droite.
        • Les règles de mappage sont affichées.
      Choix de la liste SharePoint

    • Cliquez sur Ajouter une règle pour afficher une nouvelle relation de champ.

    • Sélectionnez un nom de champ dans la colonne des champs de formulaire web, ainsi que le nom de la colonne SharePoint correspondante.

    • Cliquez sur Ajouter une règle pour ajouter un autre mappage de champs vide.

      • Configurez tous les champs de formulaire web que vous souhaitez transmettre à la liste SharePoint.
        • Dans la mesure où les champs du formulaire web sont mappés sur des champs SharePoint, ils ne peuvent plus être sélectionnés, ce qui vous empêche de mapper le même champ de formulaire web sur un autre champ de destination SharePoint.
      Mappage de formulaire web configuré

      Remarque :

      Si le formulaire web comporte plusieurs destinataires (par exemple : un ou plusieurs contre-signataires), les champs de formulaire web incluent un numéro d’index permettant d’identifier le destinataire auquel le champ est affecté.

      • Tout champ possédant l’index [1] est affecté au premier destinataire (le signataire d’origine)
      • Les champs avec l’index [2] sont affectés au deuxième destinataire (le premier contre-signataire)
      • Les champs avec l’index [3] sont affectés au troisième destinataire (le deuxième contre-signataire)
      Destinataires multiples

      Plusieurs destinataires dans l’interface Créer un formulaire web

    • Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque tous les champs ont été mappés.

      • Vous êtes ensuite redirigé vers la page Mappages de formulaires web.
      • Le nombre de champs mappés s’affiche sur le formulaire web configuré.
      • Cliquez sur l’icône de crayon pour modifier le mappage existant.
      Formulaire web mappé dans la section Mappages de formulaires web

    • Activez/désactivez l’option Copier le formulaire web signé dans SharePoint pour enregistrer les accords signés ou ne pas les enregistrer selon vos besoins.

      Enregistrement du document signé dans SharePoint

  5. Vérification du mappage de formulaire web

    À ce stade, vous devez pouvoir vérifier que le mappage du formulaire web Adobe Sign → SharePoint fonctionne correctement.

    À mesure que les signataires remplissent les formulaires web que vous avez mappés, vous devez constater que les données de formulaire sont automatiquement renseignées avec les informations correctes en fonction des informations de la liste SharePoint. Vous pouvez vérifier que chaque champ mappé importe les valeurs correctes :

    Vérification du remplissage de la liste

  6. (Facultatif) Sélection des paramètres de signature des fichiers pour les formulaires web

    Les accords de formulaires web sont acheminés vers un dossier dédié. Si vous ne choisissez pas de dossier, nous créons automatiquement un dossier « formulaires web signés » dans lequel les accords de formulaires web sont stockés. Vous pouvez également choisir d’enregistrer des accords dans votre propre dossier afin de stocker des accords de formulaires web en les sélectionnant dans l’onglet Paramètres de signature des fichiers.

  7. (Facultatif) Vérification des accords de formulaires web stockés dans SharePoint

    À cette étape, vous pourrez accéder à un dossier désigné de votre choix (ou, si vous n’en avez pas encore choisi, il s’agira du dossier « formulaires web signés ») pour voir les accords de formulaires web terminés. Si vous choisissez d’activer le journal d’audit, le fichier PDF du journal d’audit de chaque accord sera également copié dans le même dossier dans SharePoint.

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