Création de formulaire web

Présentation

Vous pouvez créer un formulaire web à signer pour l’intégrer à votre site web (ou l’envoyer sous forme de lien web) afin que plusieurs personnes puissent facilement accéder à votre formulaire ou document et créer un accord.

Un formulaire web peut être configuré pour avoir un ou plusieurs participants, plusieurs contre-signataires et plusieurs parties en Cc. Le flux de signature d’un formulaire web est le suivant :

  • Un accord est créé une fois que le premier participant a terminé et validé sa signature/son action.
    • Si le formulaire web peut avoir plusieurs participants, tous les participants complètent leur action sur l’accord dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
  • Une fois que les participants ont terminé leurs actions, les contre-signataires sont informés dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
  • Une fois l’accord finalisé, toutes les parties (y compris en Cc) en sont informées.


Créer un formulaire web

  1. Sur la page Accueil, cliquez sur Publier un formulaire web.

    Création de formulaires web

  2. Remarque :

    Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez associer le formulaire web avant de le configurer.

    • La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
    • Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.

    Si vous ne voyez pas le menu déroulant Envoyer depuis en haut de la page, l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée pour votre compte.

    Sélectionner le groupe

    Saisissez le nom du formulaire web.

    • Si vous ajoutez un fichier sans avoir défini au préalable le nom du formulaire web, le formulaire web adopte le nom de ce fichier.
    • Vous ne pouvez modifier le nom du formulaire web que s’il se trouve au statut de Brouillon. Une fois le formulaire web créé, la valeur du nom est verrouillée.
  3. Configurez l’expérience du premier participant :

    (Le premier participant est la personne qui interagit initialement avec le formulaire web. Dans le cas où plusieurs participants sont autorisés, le premier participant fournit les adresses électroniques de tous les participants suivants.)

    • Rôle de participant :
      • Signataire : les signataires doivent apposer leur signature, en plus de renseigner les autres champs requis.
      • Approbateur : ils peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
      • Accepteur : comme les approbateurs, ils peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
      • Chargé de remplir les formulaires : ils peuvent uniquement renseigner les champs ; aucun champ de signature ne peut leur être appliqué.
    • Authentification :
      • Aucune : cette option utilise uniquement la vérification par courrier électronique une fois le formulaire web envoyé (si cela est configuré).
      • Mot de passe : cette option exige que le destinataire entre un mot de passe pour pouvoir consulter le document
      • KBA (authentification fondée sur les connaissances) : cette méthode peut être définie comme méthode d’authentification si la configuration de votre compte autorise les transactions KBA illimitées. Cette méthode est valide seulement aux États-Unis.
    Remarque :

    L’authentification Adobe Sign et la pièce d’identité officielle ne sont actuellement pas prises en charge pour l’authentification par formulaire web.

    Rôles et authentifications

  4. (Facultatif) Ajoutez un participant.

    Cliquez sur le lien Ajouter un participant pour ajouter un participant supplémentaire au formulaire web.

    • Les participants supplémentaires sont définis par le premier participant qui fournira toutes les adresses électroniques des participants suivants.
      • Des instructions peuvent être fournies via le modèle pour guider le premier participant.
    • Les participants supplémentaires sont facultatifs ou obligatoires.
    Ajouter d’autres participants

     

    • Ajouter un participant : le lien Ajouter un participant permet d’ajouter un ou plusieurs participants ultérieurs (participant 2, participant 3, etc.) qui doivent être définis par le premier participant.
      • Cliquez sur le lien pour ajouter une autre ligne de participant à la page.
      • Un participant supplémentaire est facultatif ou obligatoire.
        • S’il est facultatif, le participant 1 est invité à affecter le participant suivant. Si aucun nouveau participant n’est identifié, le flux de signature passe aux contre-signataires (le cas échéant).
        • Si nécessaire, le participant 1 doit fournir un nom et une adresse électronique pour que le participant 2 puisse faire progresser l’accord. Dans le cas contraire, l’accord se bloque à ce stade.
      • Le participant 2 est configuré de la même manière que le participant 1.
        • Le participant 2 a deux rôles supplémentaires qui peuvent lui être attribués : Destinataire certifié et Délégant.

    Lorsque le participant 1 a terminé ses actions requises et clique sur Envoyer, il est invité à attribuer le participant suivant :

    • Le participant 1 est invité à fournir le nom et l’adresse électronique du participant 2.
      • L’ajout du participant 2 permet ensuite d’ajouter un participant 3, etc.
    • Si un participant 2 est inclus, le participant 1 doit d’abord vérifier son adresse électronique avant que le système n’informe le participant 2.
    Demande d’identification du participant 2

  5. Ajoutez des contre-signataires et des parties en copie.

    Si vous souhaitez que votre formulaire web soit contre-signé :

    • Saisissez l’adresse électronique des parties qui doivent contre-signer ou approuver l’accord sous la section Contre-signataires :
      • Vous pouvez vous inclure (le créateur du formulaire web) en cliquant sur le lien M’ajouter situé à droite.
      • Configurez le rôle approprié pour chaque destinataire. Tous les rôles activés par l’administrateur seront disponibles.
      • Définissez la méthode d’authentification correcte pour chaque contre-signataire.
      • Tous les contre-signataires définis doivent signer/approuver l’accord dans l’ordre que vous indiquez afin que celui-ci soit complété.
      • Les adresses e-mail des contre-signataires peuvent être modifiées une fois l’accord envoyé sur la page Gérer.
        • Vous ne pouvez modifier que l’adresse e-mail du contre-signataire. Vous ne pouvez pas ajouter ou réduire le nombre de contre-signataires.

    Ajoutez des parties en copie en cliquant sur le lien Afficher champ Cc.

    • Saisissez la ou les adresses e-mail que vous souhaitez inclure automatiquement dans les e-mails de fin d’accord.
      • Les adresses e-mail en copie peuvent être modifiées une fois l’accord envoyé sur la page Gérer.
        • Vous pouvez uniquement modifier les adresses e-mail des parties en copie. Vous ne pouvez pas en ajouter ou en supprimer.
    Ajout de contre-signataires

    Remarque :

    Souvenez-vous que les contre-signataires seront toujours les signataires finaux. Le processus commence toujours par la personne qui consulte le formulaire web.

  6. Faites glisser les fichiers que vous souhaitez utiliser comme base pour votre formulaire web dans la section Fichiers, ou cliquez sur Ajouter des fichiers et accédez au document sur un lecteur réseau ou un système de stockage de fichiers intégré.

    Remarque :

    Les modèles de bibliothèque existants peuvent également être importés (les champs créés restant intacts).

  7. Configurez les options.

    • Protection par mot de passe : cochez cette case si vous souhaitez appliquer un mot de passe pour ouvrir le fichier PDF final généré par la signature du formulaire web.  Vous êtes alors invité à entrer le mot de passe.
    • Langue du destinataire (niveaux de service Entreprises uniquement) : ce paramètre dicte la langue utilisée pour les instructions à l’écran, ainsi que pour les notifications électroniques associées au formulaire web.
  8. Sélectionnez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis cliquez sur Suivant.

    Créer une page de formulaire web – vue éclatée

  9. La page s’actualisera et affichera les fichiers mis à jour dans l’environnement de création.

    Faites glisser les champs nécessaires depuis le côté droit de la page sur le document.

    Veillez à placer au moins une signature pour chaque signataire, y compris les participants initiaux et tous les contre-signataires.

  10. Une fois tous les champs placés, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite de l’écran. L’enregistrement du document à ce stade lance le formulaire web en tant qu’URL publique active.

    Remarque :

    Si vous quittez la fenêtre de création sans en enregistrer le contenu, le formulaire web est enregistré en tant que Brouillon sur la page Gérer.

    Placement des champs

  11. Vous accédez alors à la page qui suit la création du formulaire web. Vous y trouverez l’URL du formulaire web, ainsi que l’iframe/le code JavaScript à utiliser pour l’incorporer.

    Vous pouvez également tester la signature de votre formulaire web.


Modification d’un formulaire web existant

Les formulaires web qui sont toujours au statut de Brouillon sont accessibles sur la page Gérer en sélectionnant le filtre Formulaires web dans le volet de gauche.

  • Placez le curseur sur le formulaire web en question pour exposer l’action rapide Modifier.
  • Vous pouvez également cliquer sur l’enregistrement du formulaire web pour afficher le panneau d’actions sur le côté droit de la fenêtre, puis cliquer sur l’action Modifier le formulaire web.
Accès à un formulaire web dont le statut est Brouillon

Les formulaires web dont le statut est Brouillon permettent :

  • de modifier le Nom du formulaire web ;
  • d’indiquer l’adresse e-mail du ou des contre-signataires ;
  • d’indiquer l’adresse e-mail des parties en copie ;
  • de modifier les fichiers joints ;
  • d’accéder aux champs du formulaire web pour les modifier.
Vous ne pouvez pas modifier les éléments suivants :
  • le groupe auquel le formulaire web est associé ;
  • le nombre de destinataires, contre-signataires ou parties en copie ;
  • les rôles des participants ;
  • les méthodes d’authentification sélectionnées.
Options de modification d’un formulaire web au statut Brouillon

Modifiez le nom et/ou les fichiers du formulaire web, puis cliquez sur Suivant pour ouvrir l’environnement de création.

Après avoir ajouté vos champs, cliquez sur Enregistrer pour lancer le formulaire web.

Si vous quittez l’environnement de création, le formulaire web est enregistré au statut Brouillon.

Les formulaires web existants peuvent être modifiés au niveau du document.

Le propriétaire du formulaire web peut mettre à jour :

  • Les fichiers joints
    • L’ancien fichier peut être supprimé, et de nouveaux fichiers peuvent être ajoutés.
  • Les champs des fichiers joints
    • Des champs peuvent être ajoutés et/ou supprimés dans les fichiers d’origine ou dans tout nouveau fichier ajouté.
Les valeurs qui ne peuvent pas être modifiées après la génération du formulaire web sont les suivantes :
  • Groupe à partir duquel le formulaire web est envoyé
  • Nom du formulaire web
  • Rôle de participant
  • Méthode d’authentification
  • Contre-signataires
  • Parties en copie
  • Options
Remarque :

L’URL du formulaire web ne change pas lorsque le formulaire web est modifié. Les liens existants continuent donc à fonctionner avec le contenu mis à jour.

Modification du formulaire web

Pour modifier un formulaire web existant :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez activer.

  4. Cliquez sur le bouton Modifier.

    Activer

  5. La page de configuration se charge, ce qui vous permet d’ajouter ou de supprimer des fichiers dans le formulaire web.

    Cliquez sur Suivant lorsque les fichiers sont corrects.

    Activer

  6. L’environnement de création intégré s’ouvre, affichant les fichiers joints et prêts à accepter l’ajout/la manipulation des champs.

    Les champs existants des fichiers déjà joints sont conservés.

  7. Ajoutez/Modifiez les champs selon vos besoins.

  8. Une fois la configuration des champs terminée, cliquez sur Mettre à jour.

    Mise à jour

    Remarque :

    Les mises à jour du formulaire web dynamique se font en temps réel.

    Lorsque vous cliquez sur Mettre à jour, la partie suivante qui accède à votre formulaire web a accès aux fichiers/champs réseau.

Les adresses e-mail des contre-signataires et des parties en copie peuvent être modifiées lorsque le formulaire web est actif.

  • Les formulaires web dont le statut est Brouillon ou Désactivé ne permettent pas de modifier ces valeurs.
  • Seule la valeur de l’adresse e-mail peut être modifiée. Le nombre de contre-signataires/parties en copie ne peut pas être modifié.

Pour modifier l’adresse e-mail du contre-signataire ou de l’utilisateur en copie :

  1. Accédez à la page Gérer et sélectionnez le filtre Formulaires web dans le volet de gauche.

  2. Cliquez sur le formulaire web à modifier.

    • Ou placez le curseur sur le formulaire web en question, puis cliquez sur l’action rapide Ouvrir.
    • Ou cliquez sur l’action Ouvrir le formulaire web.
    Ouverture du formulaire web

  3. Placez le curseur sur le contre-signataire ou la partie en copie pour ouvrir une bulle contextuelle avec le lien Remplacer le signataire.

    Cliquez sur Remplacer le signataire.

    Positionnement du curseur sur le contre-signataire

  4. Saisissez la nouvelle adresse électronique, puis cliquez sur Remplacer.

    Positionnement du curseur sur le contre-signataire

  5. Un message de réussite s’affiche lorsque la nouvelle valeur est acceptée.


Désactivation d’un formulaire web

Lorsque vous désactivez un formulaire web, celui-ci reste visible dans votre compte, mais les signataires ne peuvent plus y accéder. Vous pouvez réactiver le formulaire web sous votre responsabilité à tout moment.

Pour désactiver un formulaire web :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez désactiver.

  4. Cliquez sur Désactiver.

    • Une fenêtre d’options s’affiche.
    Désactiver

  5. Sélectionnez l’expérience que vous souhaitez fournir à tout utilisateur qui tente d’accéder à l’URL du formulaire web

    • Rediriger les signataires vers une autre page web : vous pouvez rediriger les signataires vers une autre page web, comme une version actuelle du formulaire web
    • Saisir un message personnalisé destiné aux signataires : permet d’écrire un message qui s’affichera à la place du formulaire web.
      • Vous pouvez ajouter des liens hypertextes au message, placés entre crochets [ ]
      • Vous pouvez ajouter des libellés en utilisant le symbole | (barre) après l’URL

    Par exemple : [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] s’affiche en tant qu’Adobe Sign.

  6. Cliquez sur Désactiver.

    • Un message indiquant la réussite de l’opération s’affiche
    • Le statut change
    • La méthode de redirection est insérée sous le statut
    • La possibilité de modifier le formulaire web est supprimée


Activation d’un formulaire web

Les formulaires web désactivés peuvent être réactivés à tout moment et reprendre leur rôle.

 

Pour activer un formulaire web désactivé :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez activer.

  4. Cliquez sur le bouton Activer.

    Activer

  5. Cliquez sur Activer lorsque vous avez terminé.


Masquage d’un formulaire web

Si vous souhaitez supprimer un formulaire web de la vue de la page Gérer, vous pouvez le masquer.

Le masquage d’un formulaire web ne le masque que dans votre vue, tous les autres utilisateurs y ayant accès (via le partage) pourront toujours le voir.

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer et faites défiler l’écran jusqu’à la section Formulaire web.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez masquer.

  4. Cliquez sur le lien Masquer dans le volet de droite.

    • Si le formulaire web est toujours activé, un écran s’affiche pour vous avertir que le formulaire web est toujours activé et qu’il peut être signé par des signataires.
    Masquer

    Attention :

    Si vous ne désactivez pas le formulaire web avant de le masquer, les utilisateurs peuvent toujours y accéder et le signer.


Activation/désactivation de l’accès des utilisateurs aux formulaires web

Les niveaux de service Entreprises et Grands comptes donnent la possibilité de configurer les options des signataires et d’accès aux formulaires web.

Les options des signataires et d’accès aux formulaires web peuvent être activées ou désactivées au niveau du compte ou du groupe en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres globaux > Formulaires web.

Commandes de la page Général

Options de configuration

Les formulaires web ont quatre configurations facultatives :

  • Autoriser les Cc dans les formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, les adresses électroniques peuvent être ajoutées au formulaire web en tant que parties Cc. Sinon, l’option d’ajout de parties Cc est supprimée du processus de création
  • Autoriser l’aperçu PDF des formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, un lien PDF est présenté sur le formulaire web, ce qui permet au destinataire d’afficher le formulaire web au format PDF
      • Le PDF est un document que le destinataire peut enregistrer sur son système local
  • Exiger une adresse électronique dans le bloc de signature des formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, un champ Adresse électronique est requis pour chaque signataire dans les limites du document.
      • Adobe Sign place automatiquement un bloc de signature pour tout destinataire ne disposant pas d’un champ d’adresse électronique sur le document
    • Lorsque la valeur est false, le destinataire est invité à fournir une adresse électronique sur une page interstitielle
  • Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique :
    • Lorsque cette option est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que l’accord ne soit complété (Signé)
    • Lorsque cette option est désactivée, le destinataire n’a pas besoin de vérifier sa signature et l’accord passe au destinataire suivant ou est complété.
      • Si un destinataire supplémentaire est inclus par le premier destinataire, une vérification par e-mail doit être effectuée avant que le deuxième destinataire ne soit averti (quel que soit ce paramètre).
      • Les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.
  • Autoriser d’autres participants
    • Lorsque cette option est activée, l’interface du formulaire web affiche l’option permettant d’ajouter des participants supplémentaires.
    • Lorsque cette option est désactivée, l’interface ne permet pas d’ajouter des participants supplémentaires, et les formulaires web n’autorisent qu’un seul signataire externe.
Attention :

Si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple : authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe).


Recherche de l’URL et du code intégré pour votre formulaire web

Si vous devez accéder au code d’URL de votre formulaire web :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez une fois sur le formulaire web pour le sélectionner.

    • Le rail Action s’ouvre alors à droite.
  4. Cliquez sur l’action Obtenir le code.

    Accès à Obtenir le code

  5. La page est actualisée pour afficher le formulaire web avec le code d’URL en haut de la page :

    Obtention du code


Use URL parameters to fill web form fields

To insert values into a web form field, there are two things you need to know:

  • How to mark a field as available for URL parameters
  • How to construct the URL parameters to be inserted

 

How to mark a field as available for URL parameters

  1. Create or edit a web form to gain access to the fields

  2. Add the text field you want to populate through the URL

    •  Only Text fields can accept values
  3. Open the properties of the field by double clicking it

  4. Edit the field name to something meaningful. The field name is the first part of the parameter you will use, so shorter is usually better

  5. Check the box that says Default value may come from URL

    • Optionally check the Read Only box if you don't want the value to be editable
  6. Click OK to save the parameters

  7. Repeat for all fields that will need to accept a parameter from the URL

  8. Click Save to save the web form

URL

In this example we are creating two fields to be filled by the URL:

  • Branch_Office - A field that accepts the branch office string (shown above)
  • Emp_ID - A field that accepts the employee ID

 

How to construct the URL parameters to be inserted

  1. Copy the URL from the web form. The easiest way to do this is to:

    • Edit the web form from the Manage page
    • Click the Copy Web Form URL link
    URL

    Web form URLs are very long, so an abbreviated one is used here for an example (yours will look different):

    Example URL:

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Paste the web form URL into a text editor (like Notepad)

  3. Add your parameters  

    • The start of the parameters are identified by adding a hash (pound, #) symbol at the end of the web form URL.
    • Then add the parameters in the format of  {field_name}={value} 

    Example URL with one parameter

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Multiple values are added by inserting an ampersand (&) between field values.

    Example URL with two parameters

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Once all of the field=value pairs are added to the URL, copy the full string and paste it into your browser.

    The web form will render with the fields populated:

    URL

 

Properties and Limitations

  • You only use the hash mark once to define the beginning of the paramater(s)
    • Using a subsequent hash mark in a value does not negatively impact the result
  • Using spaces in values is acceptable
  • Using spaces in the field name is only acceptable if you explicitly insert %20 as the space character in the URL
    • This will work: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • This will not work: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • It is generally recommend that an underscore be used in field names instead of spaces. It will ultimately save you time
  • There is no space allowed between the Field Name, the equals mark, and the beginning of the value (Fieldname=Value)
  • No space to either side of the ampersand if you have multiple values
  • There is no limit (other than perhaps URL length limits) to the number of fields that can get their value from URL parameters
  • Calculated text fields can not be overridden and do not have the checkbox displayed in their field properties.
  • URL parameters do not work with authenticated web forms. Due to the use of URL Hash Fragments, if a web form is protected via a password or other authentication, the URL parameters are not passed back to the client after authentication is complete (the server never sees that part of the URL). 

 

Error handling

  • Any URL parameter that does not match a form field name exactly is ignored
  • Any URL parameter that tries to assign a value to a non-text field or a text field that does not have Default value may come from URL enabled is ignored


Questions fréquentes et problèmes connus

Non. 

Une fois un formulaire web créé, son nom ne peut pas être mis à jour.

Le créateur du formulaire web reçoit toujours l’accord terminé (à moins que des paramètres ne soient en place pour supprimer la notification).

Si une autre partie doit être avertie lorsque l’accord de formulaire web est signé, le champ CC peut être utilisé pour s’assurer que cette partie est automatiquement incluse.

Champ CC

Non. 

Une fois un formulaire web créé, les parties en copie ne peuvent pas être mises à jour.

Oui.

Les modèles de la bibliothèque Adobe Sign peuvent être utilisés comme base pour un formulaire web en les joignant via le lien Ajouter des fichiers.

Oui.

Vous trouverez des instructions pour désactiver le processus de vérification par e-mail dans la section Configuration.

La désactivation de la vérification de l’adresse e-mail ne supprime pas l’obligation pour le signataire d’indiquer une adresse e-mail.

Attention :

Si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple : authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe).

Authentification en deux étapes pour un formulaire web

Oui. 

L’URL d’un formulaire web est une URL comme les autres.

L’ajout de l’URL d’un formulaire web sous forme de lien hypertexte ne lie logiquement aucun accord généré par le formulaire web à l’accord source.

Logo Adobe

Accéder à votre compte