- Adobe Acrobat Sign 整合
- 新增功能
- 產品版本與生命週期
- 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
- 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
- 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
- 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
- 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
- 適用於 SugarCRM 的 Acrobat Sign
- 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
- 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
- Acrobat Sign 開發人員文件
概述
適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式可讓您使用原生 HR 服務功能，透過 ServiceNow 平台將文件簽章要求傳送至 Adobe Sign 帳戶。只要在 HR 服務新增選項，即可透過 Adobe Sign 建立與簽章要求有關的 HR 服務。
本文件旨在說明如何安裝核心應用程式、探索各種選項，以及提供常見的疑難排解提示：
必要條件
以下是安裝適用於 HR 的 Adobe Sign 的必要項目：
必要的外掛程式
Human Resources Scoped App: Core
Human Resources Scoped App: Service Portal
- Adobe Sign 企業授權 - 需要 Adobe Sign 企業授權才能使用應用程式。
- 按一下這裡以註冊免費試用版
- 您必須在 Adobe Sign 應用程式中有帳戶層級的管理員身分，才能建立 OAuth 連線
- 啟用瀏覽器快顯視窗 - 確認瀏覽器未封鎖快顯視窗。OAuth 的存取操作需要使用快顯動作
安裝程序
如為任何其他 ServiceNow 範圍的應用程式，必須在安裝前透過 ServiceNow Store 註冊/購買適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式。
本文件所述程序涉及多種不同的使用者角色。HR 和受管理文件模組都有多個特定的角色。
除非您已有正式的 HR 和受管理文件程序，否則建議讓擁有 HR 管理員或系統管理員角色的使用者執行下列步驟，因其可存取所有相關動作。
如需更多資訊，請參閱以下內容：
強烈建議在安裝到生產環境之前，先將應用程式安裝到測試/開發環境中。
安裝適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式
註冊/購買適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式後，該應用程式會顯示在 ServiceNow 執行個體的「系統應用程式 -> 應用程式」選單內。
選單：
安裝完成後，左側導覽面板會出現新的應用程式選單：「適用於 HR 的 Adobe Sign」
子選單選項包括：
- Adobe Sign 表單資料 - 簽署合約後，保留傳回表單資料的表格。這可用於報告文件及其欄位資料。如需有關此功能的詳細資訊，請參閱報告一節
- Adobe Sign HR 服務 - 使用 Adobe Sign 的 HR 服務。依使用任一自訂 HR 個案選項的任何服務篩選
- 合約 - 簽名程序的後端詳細資料。包括 JSON，以及所有收到並採取行動的 Adobe Sign 事件
- 連線至 Adobe Sign - 顯示有效的 Adobe Sign 帳戶已連結至 ServiceNow 的連接畫面
- 事件 - 依個別 Adobe Sign 事件傳送和接收內容的後端詳細資料
- 說明 - 連結至 Adobe Sign 說明
- 參與者 - 簽署者及其簽名流程的詳細資料
安裝「Adobe Sign - HR Core 更新」更新集
成功安裝適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式後，必須套用 Adobe Sign - HR Core 更新。
必須在安裝後對 HR Core 應用程式執行這些設定，應用程式才能運作。
以下四個可展開的要點中概述這些步驟。
- 建議使用手動設定，以確保您瞭解所做的變更，以及不會危害目前的功能
- 如果您絕對確定連接的更新集不會與所做的其他變更衝突，則可安裝此更新集
在安裝至生產環境之前，請先在測試/開發環境中測試並確認所有項目皆如預期運作。
插入「簽名」按鈕
建立 HTML 文件範本時，ServiceNow 簽名標籤會填入「插入簽名」按鈕。
- 使用 Adobe Sign 時不需要此標籤
- 勾選「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊時，此按鈕會停用
「標記簽名」按鈕
「PDF 範本」表單上的「標記簽名」按鈕也可以停用，因其不會搭配 Adobe Sign 應用程式使用。
- 勾選「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊時，此按鈕也會停用
若要手動執行這些步驟，請直接導覽至「UI 動作」，然後手動新增條件。
- 在左側導覽區中輸入「UI 動作」
- 選擇「系統定義」中的「 UI 動作」選單選項
- 在搜尋欄位中，選擇「名稱」
- 輸入「插入簽名」
- 開啟「插入簽名」記錄
- 將「&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false」新增至條件
- 勾選「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊時，此操作會隱藏按鈕
您也可以遵循相同的程序來隱藏「標記簽名」按鈕。搜尋「標記簽名」UI 動作，而非「插入簽名」。
「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊
新增其他條件 && current_adsent_sign_hr_Adobe_sign== false (不勾選核取方塊) 至 UI 動作，以將其隱藏。
預覽並產生文件後，HR Agent 便會顯示簡易的「簽署文件」按鈕。
使用 Adobe Sign 時，此按鈕會被「使用 Adobe Sign 簽署」按鈕取代，並且會傳送至 Adobe Sign 以供簽署。
- 將 && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (合約類型為空白) 新增至 UI 動作條件後，原本的「簽署文件」按鈕會停用
- 在左側導覽區中輸入「UI 動作」。
- 在「系統定義」中，選擇「UI 動作」選單選項。
- 在搜尋欄位中，選擇「名稱」
- 輸入「簽署文件」。
- 此時應顯示三筆具有此名稱值的記錄。
- 選擇不符合「sn_hr_core_case」表格的記錄。
- 將 && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() 新增至條件。
- 這會在合約欄位空白時隱藏按鈕
務必在分號前新增其他條件。
需要將新的「使用 Adobe Sign 簽署文件」工作類型新增至 HR「工作類型」。
必須在任何用於 Adobe Sign 程序的「HR 工作範本」中選取此選項。
若要建立此「工作類型」：
- 導覽至「選擇清單」
- 搜尋：
- 表格 - sn_hr_core_task
- 元素 - hr_task_type
您必須在此清單中建立新的「工作類型」。
選擇「新增」並建立記錄，如下所示。
- 標籤可以是任何項目，但「值」必須是 adobe_sign_document
sn_hr_core_document_template 表格中有兩個其他欄位：
- 「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊
- 「表單資料表格」欄位
如「在「文件範本」中停用「插入簽名」和「標記簽名」按鈕」一節所述，「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊是用於隱藏/顯示不需要的按鈕。
此選項也可用來隱藏/顯示「表單資料表格」欄位，當文件範本已可報告時，便會依照「報告」一節所述使用此欄位。
- 如果尚未建立用來推送表單資料的表格，則表格名稱可以保留為「無」。
若要手動執行這些步驟，請導覽至任何「文件範本」記錄，並設定表單版面。
將「為 Adobe Sign 撰寫」及「表單資料表格」欄位新增至「已選取」混合值區。
欄位現在會顯示在表單上。
下載
將「簽署」小工具新增至 HR 入口網站的「工作」和「票證」頁面
現已建立兩個「服務入口網站」小工具，以便簽署者簽署其合約：
- 「Adobe Sign HR 票證頁面」小工具應用於「 HR 票證頁面」(hrj_ticket_page)
- 「Adobe Sign HR 工作詳細資料」可用於「HR 工作詳細資料頁面」(hri_task_details)
注意 - 這需要在「 HR 服務入口網站」範圍內完成。
導覽至「服務入口網站 > 頁面」
找出 hrj_ticket_page 並開啟記錄
選擇「在 Designer 中開啟」
選取「「Adobe Sign HR 票證頁面」小工具，並將小工具拖放至要簽署者檢視的頁面上。
視您目前使用的版面而定，可能需要新增一列以容納新的小工具。
您可以遵循完全相同的程序，使用「hri_task_details」頁面以新增「Adobe Sign HR 工作詳細資料」小工具 (請注意，上方螢幕擷取畫面是在「文件」小工具底下項)。
權限使用者 (角色)
HR 應用程式包含兩個角色：
- 管理員 (x_adosy_sign_hr.admin)
- 具備 x_adose_sign_hr_admin 角色的 ServiceNow 使用者對於所有功能和兩個使用者選單都具有完整存取權 (如「安裝」一節所示)。
- 使用者 (x_adosy_sign_hr.sender)
- 具備 x_adosy_sign_hr.sender 的 ServiceNow 使用者可存取應用程式的操作功能。
- 必須將「傳送者」角色，新增至任何需要能使用 Adobe Sign 應用程式傳送文件以供簽署的 HR 群組
在 Adobe Sign 和 ServiceNow 之間建立 OAuth 連線
若要將 Adobe Sign 應用程式連線至 ServiceNow，需要有 Adobe Sign 群組或帳戶管理員使用者。
- 如果您目前沒有 Adobe Sign 企業帳戶，請建立免費試用帳戶
按一下「適用於 HR 的 Adobe Sign」選單中的「連線至 Adobe」連結，建立 ServiceNow 與 Adobe Sign 之間的連結。
此時會顯示狀態頁面，顯示應用程式未連線：
按一下「連線」以顯示 Adobe Sign 登入頁面。
使用您的帳戶管理員使用者認證驗證 Adobe Sign
登入後，所需的應用程式權限會列出在驗證視窗中。
按一下「允許存取」以授予這些權限，並建立 ServiceNow 與 Adobe Sign 之間的連線。
注意：驗證會在快顯視窗中進行。如果瀏覽器封鎖快顯視窗，則需要解除封鎖。
現在應會顯示「適用於 HR 的 Adobe Sign - 已連線」訊息，以及驗證的 Adobe Sign 和 ServiceNow 帳戶。
如果您需要使用不同的使用者連線服務，請按一下「重新連線」按鈕，以驗證為新使用者。
注意 - Safari 瀏覽器有已知的錯誤，會導致視窗無法重新整理。
在這種情況下，必須清除快顯視窗，並手動重新整理視窗。
測試設定
已安裝的「個案」/「工作」元件
現有專門針對適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式建立的多個自訂元件：
- Adobe 簽署者相關清單 - 列出目前 HR 個案的所有簽署者
- 可新增簽署者
- 可變更簽署順序
注意 - 此相關清單需要新增至「HR 個案」檢視，如「「手動選項」一節所述。
- 傳送至 Adobe Sign UI 動作 - 可將附加的 PDF 傳送至 Adobe Sign 以供簽署的按鈕。
- 檢閱 Adobe Sign 詳細資料- 此按鈕可讓 HR 專員新增或重新排序合約簽署者。
注意 - 新增「Adobe Sign：連同預覽傳送」個案選項至 HR 服務設定記錄即可啟用此按鈕。
按一下後，專員會被傳至 Adobe Sign「傳送」頁面，以便進行變更。
設定選用設定
將「簽名狀態」欄位新增至「HR 個案」清單檢視
在預設情況下，即使已收到簽名，HR 個案仍會維持在「進行中」狀態。
為了讓 HR 專員易於瞭解案例已準備好接受檢閱/結案，可將合約簽署狀態新增至「HR 個案」預設清單檢視。
此欄位會對 Adobe Sign 合約的狀態做出反應，並據此顯示 Adobe Sign 簽署狀態。
若要新增至預設檢視，請以管理員身分導覽至「HR 個案」清單檢視
在標題上按一下滑鼠右鍵，然後選擇「設定 > 清單版面」
將「Agreement.Signature 狀態」欄位新增至「已選取」清單檢視
使用者必須按一下齒輪圖示和「將欄重設為預設值」，才能更新其檢視並查看新欄位。
自訂 HR 個案檢視/規則
上述步驟會將預設檢視設為顯示「簽名狀態」欄位，但您也可以建立自訂檢視和檢視規則，用來建立僅供擁有 ServiceNow 角色的使用者可看到的檢視。
如前文所述，導覽至「自訂清單版面」表單，但這次請在「檢視名稱」下拉式欄位中選取「新增」。
為新檢視命名並儲存。現在應進入新的檢視。
依預設，系統已選取預設檢視中使用的欄位。
視需要變更欄位，然後儲存檢視。
檢視標題下拉式清單現在應將新的檢視顯示為選項
您可以建立檢視規則，以對 Adobe Sign 使用者以外的所有人隱藏新的檢視
導覽至「系統 UI > 檢視規則」
針對「HR Core 個案」表格建立新規則 (確認在 Human Resources: Core 範圍內)，並依角色限制檢視。
注意 - 使用「進階」選項可透過指令碼來限制角色。關於程序概述以及程式碼片段範例，請參閱這裡
最終結果/指令碼應類似下面的螢幕擷取畫面。
將「Adobe 簽署者」相關清單新增至「HR 個案」記錄
在標題上按一下滑鼠右鍵，然後選擇「設定 > 相關清單」
將「Adobe 簽署者」相關清單從「可用」欄移至「已選取」欄。
您也必須將「傳送者」角色新增至需要查看相關清單的任何群組。
新增至「HR 個案」後，即可新增簽署者和變更簽署順序。
服務
現已 Adobe Sign HR 服務以示範功能的運作方式，以及如何用來建立新服務或新增至現有服務。下面的端對端範例說明如何設定 HR 服務，以使用適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式。
服務範例
下面有三個顯示 Adobe Sign 功能的範例 HR服務。服務會列在「Adobe Sign HR 服務」選單底下。每項服務都有專屬的個案範本和文件，如下所述。
- Adobe Sign - 股票選擇權服務 - 這是為 Adobe 電子簽名和可填寫表單資料提供 PDF 文件的範例服務。
- Adobe Sign - 停車許可服務 - 此為文件範本的範例，其中包含預先填入的 ServiceNow 員工資料，以及可自行填寫的 Adobe Sign 資料欄位和簽名。此檔案會以 HTML 建立，然後 ServiceNow 在預覽中產生步驟期間轉換為 PDF。
- Adobe Sign - 有 2 位簽署者的寵物政策範例 - 適用於 2 位簽署者的寵物政策 PDF 表單範例。在可填寫的表格中包含 ServiceNow 員工資料對應以及簽署者擷取資料。
將 Adobe Sign 功能新增至 HR Service
現已新增 HR 服務「個案選項」，以觸發在程序期間顯示的 Adobe Sign 相關元件。
- Adobe Sign：為個案啟用 - 此選項是需要新增至 HR 服務的基本選項，才能使用 Adobe Sign 功能。「使用 Adobe Sign 簽署」按鈕將新增至 HR 個案流程，簽署者可透過 HR 服務入口網站使用 Adobe Sign 小工具 (手動新增至頁面後)。
- Adobe Sign：連同預覽傳送 - 此選項可預覽 Adobe Sign 文件，並可讓處理票證的 HR 專員新增/重新排序簽署者。
新增文件/範本
您可以透過「受管理文件」模組 (PDF 檔) 和「HR 文件範本」模組 (以 HTML 型) 來新增文件。這兩種方法都可讓文件與 Adobe Sign 搭配使用以取得簽名。
PDF 檔 - 受管理文件模組
受管理文件模組可上傳新的 PDF 文件，以作為新 HR 服務的基礎。
基本步驟概述如下，如需關於受管理文件的詳細資訊，請參閱這裡
導覽至「受管理文件模組」，然後選取「建立新項目」
填入文件的詳細資料並提交記錄。
注意 - 為了讓 HR 可以看到文件並與 Adobe Sign 搭配使用，「部門」欄位必須設為「HR」。
另請注意，提交前必須填入此欄位。提交記錄後，部門欄位會成為唯讀狀態。
提交後，您可以使用記錄底部的「上傳/檢查入修訂版」UI 動作上傳 PDF 檔案。
上傳所需的 PDF 並透過快顯視窗儲存。
注意 - 上傳文件的名稱將會變更為以下「上傳/檢查」步驟中指定的名稱。
現已建立文件修訂記錄，其中包括「草稿」模式中的附件。
文件仍處於「草稿」狀態，因此目前無法使用。必須先提交以供檢閱，然後才可發佈。
開啟修訂記錄，然後按一下「提交修訂」按鈕
這會將文件移至「準備發佈」階段。
再次開啟修訂記錄，然後按一下「發佈修訂」按鈕
此時會出現快顯視窗，可視需要變更修訂名稱或編號。
按一下「發佈」
導覽至「HR 管理 > 文件範本」
受管理文件應可用於建立文件範本，以供在 HR 服務中使用。
按一下「新增」按鈕。
選擇「PDF 文件範本」
「文件修訂」欄位可填入新建立的文件
HTML 型 - HR 文件範本
HR 文件範本也可以是 HTML 型檔案，並可透過與受管理文件相同的方式用於 Adobe Sign。
HR 模組隨附多個現成的範例可供參考，例如顯示 HTML 文件基本概念的「教育合約範例」範本。
導覽至「HR 管理 > 文件範本」
選擇「HTML 型文件」。
注意 - 確認所選範本為 HR 文件範本以查看 HTML。
從上一節所述的 PDF 產生其中一種 HR PDF 範本類型，且沒有關聯的 HTML。
與所選表格相關聯的任何欄位，都可新增至文件作為變數。
在下方的簡單範例文件中，會將 subject _person 從「HR 個案」表格新增為變數。
使用此範本時，該變數會填入個案的「subs_person」欄位中的名稱。
其他使用者資訊可從「HR 使用者」設定檔提取。
新增 Adobe Sign 簽署功能至 HTML HR 文件範本
若要將 Adobe Sign 簽署新增至 HTML 型文件範本，必須新增 Adobe Sign 標籤。
以下概述的程序使用與上面相同的範例文件。
請注意上方螢幕擷圖中的強調顯示行。
傳送至 Adobe Sign 時，這會變成簽署欄位，並會放在文件中的相同位置。
不同類型的標籤可用來建立不同類型的欄位，並可使用多種設定選項。
報告
簽署合約後，即會下載為 PDF 檔，並附加至父系「HR 個案」記錄。
除了 PDF 之外，交易的表單資料也會加入合約記錄，並放入「Adobe Sign 表單資料」表格中。
管理員可以利用此表格，針對已簽署記錄內的資料建立詳細報告。
如需更詳細的報告，可建立及報告從基礎表格擴充而來的表格 (例如根據特定的文件範本)。
導覽至「系統定義 > 表格與欄」
按一下「建立表格」
建立從「「Adobe Sign 表單資料」表格擴充的新表格，然後取消核取「建立模組」
注意 - 這是選用設定。如果希望管理員能透過左側導覽選單導覽至此表格，請建立模組並放入「適用於 HR 的 Adobe Sign」選單中。
建立表格後，新增對應文件欄位名稱的欄。
注意 - 欄名稱必須完全符合文件欄位名稱，且必須為「字串」類型，因為欄位傳回的資料會以字串形式置入欄位中。如果資料不在預期的欄中，請確認名稱完全相符，且類型為「字串」。
之後可導覽至要報告的「HR 文件範本」，並將表格新增至「表單資料表格」欄位，此欄位會在已勾選「為 Adobe Sign 撰寫」核取方塊時顯示。
現在，任何使用此範本的 HR 服務都會將資料推送到 「表單資料表格」欄位中註明的表格，以及在儀表板上報告和/或新增的個案。
支援與疑難排解
支援聯絡資訊
說明文件位於管理員選單中。以下網站也提供支援聯絡資訊
- 聯絡方式：網站、電話或電子郵件 (網頁提供所有方法)
- 聯絡詳細資料： https://echosign.zendesk.com/hc/en-us
疑難排解
以下是適用於 HR 的 Adobe Sign 應用程式在設定和使用期間可能會出現的常見問題：
Adobe Sign 特定按鈕和元件無法顯示或運作
確認新的「Adobe Sign HR 服務個案」選項已新增至 HR 服務。這些是為任何特定 HR 服務開啟 Adobe Sign 功能的觸發條件。
當您造訪「連線至 Adobe Sign」連結時發生連線錯誤
如果您嘗試連線並看到「未連線」畫面，則必須按照「建立 OAuth 連線」中所述的程序重新連線
連線至 Adobe Sign 帳戶時，不會顯示 Adobe Sign 視窗
連線視窗為快顯視窗，部分瀏覽器可能會加以封鎖。請確認快顯視窗未遭封鎖。
連線快顯視窗不會重新整理
Apple Safari 的已知錯誤，會導致此視窗凍結/無法重新整理。如果使用 Safari，請關閉快顯視窗並手動重新整理視窗。重新整理後，應該會顯示新的連線狀態。
工作/參與者記錄未設為「就緒」或「傳出進行簽署」
確認 Adobe Sign 帳戶已連線。記錄狀態的變更取決於從 Adobe Sign 回傳的資料。如果沒有連線，將不會收到觸發以變更狀態。
使用者看到/看不到選單選項
針對所有需要存取應用程式的使用者，確認全都已指派正確的角色。如果使用的是群組，請確定群組同樣有附加所需的角色。
注意 - HR 和受管理文件模組有各自的相關角色。為了執行特定功能，Adobe 使用者可能也需要這些模組的其他角色。
大部分動作可由具備「HR 管理者」角色的使用者執行。
當專員使用「傳送至 Adobe Sign」按鈕時，會出現電子郵件地址的相關錯誤
確認設為簽署者的使用者具備有效的電子郵件地址。提交時，會檢查使用者名稱和電子郵件地址。
HR 工作處於草稿模式/持續不顯示「傳送至 Adobe Sign」按鈕
確認已預覽並產生 PDF 文件。若已完成操作，則會附加到父系個案。此文件是顯示按鈕的觸發條件。
文件傳送至 Adobe 後，工作狀態應變更為就緒，並可在 HR 入口網站中找到工作，以供簽署者採取動作。
「HR 個案」記錄沒有「Adobe 簽署者」相關清單
確認無法查看相關清單的使用者/群組是否具有「傳送者」角色。此相關清單只有在角色存在時才會顯示。
