Administrar activos mediante Adobe Asset Link

Las organizaciones pueden almacenar activos digitales en varias implementaciones de Experience Manager (entre las que se incluyen Experience Manager Assets como Cloud Service, Experience Manager Assets Essentials o implementaciones que no se basen en la nube). Por ejemplo, una infraestructura de almacenamiento heterogénea puede imponer que una organización almacene sus activos en distintas implementaciones. Cada implementación específica se conoce como un entorno de Experience Manager en Adobe Asset Link.

Una organización con muchos activos digitales puede también separar los activos por tamaño o tipo MIME y almacenarlos en diferentes entornos para garantizar que se gestionen de una forma eficaz.

Si su organización almacena activos en entornos de Experience Manager distribuidos, use el panel Adobe Asset Link para acceder al entorno donde se encuentren sus activos.

Cuando inicia Adobe Asset Link, se conecta automáticamente al entorno de Experience Manager en el que tenga derecho de acceso. Si tiene derecho de acceso a varios entornos, Adobe Asset Link incluirá todos los entornos autorizados en la vista Gestionar entornos.

En función de dónde se almacenen sus activos, podrá cambiar de un entorno a otro. Asimismo, tiene la opción de modificar las propiedades del entorno activo. También puede añadir más entornos o eliminar un entorno de Experience Manager en Adobe Asset Link.

Cómo abrir la vista Gestionar entornos

Para abrir la vista Gestionar entornos, seleccione Gestionar entornos en el menú del panel Adobe Asset Link.

En la vista Gestionar entornos aparecen los entornos de Experience Manager añadidos a Adobe Asset Link, así como una indicación de si tiene la autorización para acceder a ellos. Saldrá una marca de verificación en el entorno al que haya accedido y esté usando.

Cambiar de entorno

Para cambiar a otro entorno de Experience Manager, abra el menú contextual del entorno al que quiera acceder y seleccione Cambiar de entorno.

Haga clic en Cambiar para confirmar. Aparecerá una marca de verificación al lado del nuevo entorno que indicará que el entorno ya está activo.

Modificar entorno

Puede modificar el nombre y la dirección URL de cualquier entorno de Experience Manager que se añada a Adobe Asset Link. Abra el menú contextual del entorno en cuestión y seleccione Modificar.

Cambie el nombre y la URL del entorno y haga clic en Guardar.

Los cambios que haga se verán reflejados en la vista Gestionar entornos.

Añadir un entorno

Puede añadir un entorno que el administrador configure en el archivo de configuración de Adobe Asset Link al instalar el panel Adobe Asset Link. 

Para añadir un nuevo entorno , haga clic en + en la vista Gestionar entornos.

En el cuadro de diálogo Añadir entorno, introduzca un nombre y la URL del entorno de Experience Manager. A continuación, haga clic en Guardar.

El nuevo entorno aparecerá en la vista Gestionar entornos.

Eliminar entorno

Puede eliminar un entorno de Experience Manager que ya no necesite. Abra el menú contextual del entorno que desee borrar y seleccione Eliminar.

En el cuadro de diálogo, haga clic en Eliminar para confirmar. El entorno se eliminará y ya no figurará en la vista Gestionar entornos.

Después de abrir el panel Asset Link, se verán todos los archivos y carpetas en los que tenga permisos de lectura. Puede buscar y examinar activos digitales almacenados en Experience Manager Assets.

• Para buscar activos, carpetas o colecciones, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y pulse Intro. De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda tiene activada la opción Todo, lo que significa que la búsqueda es global. Saldrán todos los activos, carpetas y colecciones correspondientes de Experience Manager Assets y no solo las entidades de su ubicación actual.
• Para resultados más rápidos y específicos, puede buscar directamente en una carpeta o colección. Primero, navegue a la carpeta o colección más inferior que contenga el elemento que esté buscando. Luego, cambie la opción en la lista desplegable de la izquierda del campo de búsqueda a En la carpeta o En la colección. Según su ubicación, las opciones de la lista desplegable cambiarán de forma dinámica.

• Para cerrar los resultados de búsqueda, haga clic en , en el campo de búsqueda, lo que le llevará de regreso a la ubicación donde estaba antes de la búsqueda. También puede eliminar el texto manualmente y luego presionar Intro.
• Para desplazarse hacia arriba, a las secciones superiores de la jerarquía de contenido, use la ruta de navegación que hay junto а Dentro. Si se encuentra en el panel Asset Link, puede abrir el menú desplegable con el método abreviado de teclado Mayús + B y luego desplazarse mediante las teclas de flecha. Para seleccionar una ubicación, pulse Intro.

Al igual que con los activos en propiedad, las imágenes de Adobe Stock que residan en Experience Manager Assets, ya dispongan de licencia o no, aparecerán en los resultados de búsqueda y consulta. Las imágenes de Adobe Stock aparecen en la misma ubicación de la carpeta en la que se encuentran, junto con los activos en propiedad correspondientes.

Las imágenes de Adobe Stock sin licencia que aparecen en el panel conservan una marca de agua oficial de Adobe Stock, mientras que las imágenes de Adobe Stock con licencia no la llevan. Todas las imágenes de Adobe Stock incluyen una referencia a Adobe Stock en el nombre del archivo y un icono de Adobe Stock con la indicación “St”.

Buscar similares

Adobe Asset Link también le permite usar un activo para buscar resultados visualmente similares en Experience Manager Assets. Basada en tecnología de aprendizaje automático con Adobe Sensei, la búsqueda visual genera resultados con características estéticas relacionadas con la imagen que se está buscando.

Para encontrar imágenes que sean similares a un activo, abra el menú contextual del activo y elija Buscar similar. El campo Buscar pasa entonces a ser un campo Similar, con la miniatura del activo y su título/nombre. Además, aparecen activos similares en los resultados del panel.

Para cerrar los resultados, haga clic en , en el campo Similar.

Puede acceder de forma rápida y sencilla a las Colecciones de Experience Manager Assets en el panel Asset Link. El panel muestra colecciones (Colecciones estáticas y Colecciones inteligentes) según los permisos que tenga asignados. Para acceder a las colecciones, haga lo siguiente:

En el panel Asset Link podrá añadir nuevos activos a Experience Manager Assets en su aplicación creativa. Puede crear activos a través de las aplicaciones de Creative Cloud que más use (Photoshop, Illustrator o InDesign) y cargarlos en Experience Manager Assets.

Para cargar un activo en Experience Manager Assets, abra el activo en la aplicación creativa y haga lo siguiente:

Para ver el nuevo activo en la carpeta, haga clic en Actualizar o salga fuera de la ubicación de dicha carpeta y regrese.

Puede ordenar activos en el panel Asset Link por relevancia, alfabéticamente, por tipo, por tamaño y por fecha de última modificación. Para ordenar activos, haga clic en la lista desplegable Ordenar y seleccione una opción. De forma predeterminada, Adobe Asset Link ordena los activos alfabéticamente. Sin embargo, cuando busca activos, Adobe Asset Link ordena los resultados de búsqueda por relevancia.

También puede filtrar activos en el panel Asset Link por tipo de archivo y por fecha de última modificación. Para filtrar activos, haga clic en el icono de filtros, seleccione una opción y haga clic en Aplicar.

También puede ejecutar una búsqueda y filtrar los activos que se muestren como resultado.

Al aplicar filtros, aparece un punto azul junto al icono de filtros.

Los filtros permanecen aplicados mientras navega por las carpetas y colecciones, hasta que los borre manualmente. Para borrar los filtros, haga clic en el icono de filtros y haga clic en Borrar todo. Para confirmar, haga clic en Aplicar.

Adobe Asset Link ofrece diversas formas de usar los activos en sus creaciones.

• Para añadir un activo al documento en el que esté trabajando, arrastre el activo y póselo en la mesa de trabajo. Con esta acción insertará el activo en el documento.
• Abra el menú contextual del activo y elija Colocar.
• Seleccione un marco de InDesign y luego arrastre o coloque el activo mediante el menú contextual. Al hacer esto, se insertará el activo en el documento.
  
• Descargue una copia del activo. Abra el menú contextual del activo y elija Descargar. El archivo se descargará en su carpeta predeterminada de descargas.

Usar la opción Colocar elemento vinculado

Cuando trabaja con documentos de InDesign, puede crear vínculos directamente a activos dentro de Experience Manager Assets mediante la opción Colocar elemento vinculado en el menú contextual. Si el activo original se modifica en Experience Manager Assets, actualice el vínculo para asegurarse de que el documento de InDesign incluya la última versión del activo. Para insertar directamente activos en su documento de InDesign, use la opción Colocar copia.

Usar Colocar elemento vinculado (con opciones)

Cuando trabaja con documentos de InDesign (versión 18.4 y posterior) también puede crear vínculos directamente a activos dentro de Experience Manager Assets mediante el menú Colocar elemento vinculado con opciones. Esta opción brinda soporte para diferentes formatos de archivo, como PDF, AI, PSD y PNG. Según el formato de archivo importado, se muestra el panel correspondiente Opciones de importación.

Descubra cómo Copiar e insertar diferentes formatos de archivo.

Usar la opción Colocar copia

La incorporación de un activo pone una copia del activo en el diseño de InDesign después de descargar los archivos binarios en el sistema local. Adobe Asset Link no mantiene ningún vínculo entre la copia incorporada y el activo original. Si el activo original se modifica en Experience Manager Assets, debe eliminar el activo incorporado del archivo de InDesign y volver a incorporarlo a través de Experience Manager Assets. 

Si crea un enlace de referencia al activo, Adobe Asset Link mantendrá el vínculo al activo original en Experience Manager Assets. Puede verificar si el activo original ha cambiado en Experience Manager Assets en la columna Estado del panel Vínculos de InDesign (Ventana > Vínculos). A continuación, se incluye una descripción de los diversos tipos de estado relacionados con activos con enlaces de referencia y la acción que hay que realizar.

Si el servidor de Experience Manager se ha configurado para generar FPO, las representaciones de baja resolución se colocarán en el documento de InDesign al usar la opción Colocar elemento vinculado para crear enlaces de referencia a activos. 

Las representaciones FPO son sustitutos livianos de los activos originales. Tienen la misma relación de aspecto, pero son de menor tamaño en comparación con las imágenes originales. Actualmente, InDesign admite la importación de representaciones FPO solo para los siguientes tipos de imágenes:

• JPEG
• GIF
• PNG
• TIFF
• PSD
• BMP.

Si hay una representación FPO que no está disponible para un activo específico en Experience Manager Assets, se creará un enlace de referencia en su lugar al activo original de alta resolución. Para las imágenes FPO, el estado de FPO se muestra en el panel Vínculos de InDesign. 

Para reemplazar la imagen FPO por la imagen original de Experience Manager Assets, elija Descargar original en el menú emergente. 

Después de descargar la imagen original, elija Sustituir FPO por original o simplemente haga doble clic en el icono de FPO.

Si desea sustituir varias imágenes FPO por sus respectivas imágenes originales, elija la opción Descargar todos los originales. Después de descargar las imágenes originales, elija Sustituir todas las FPO por originales. 

Importar imágenes de alta resolución (300 ppp) (utilizando las opciones Colocar copia o Colocar elemento vinculado) en el diseño de InDesign puede hacer que la aplicación parezca no responder. Se debe a que cada archivo debe descargarse localmente. Si el servidor de Experience Manager opera a través de una red de conexión lenta, es posible que tenga que esperar bastante tiempo antes de poder seguir con su trabajo.

Si hay FPO disponibles, puede crear enlaces de referencia a varias imágenes FPO en Experience Manager Assets simultáneamente y trabajar de manera más eficiente en el diseño del formato en fases. Una vez finalizado el diseño, puede descargar los activos originales de alta resolución para sustituir los activos de marcadores. 

Puede colocar las FPO en cualquier lugar de la página InDesign desde la que haga referencia al activo.

Si hace referencia desde dentro de un marco, la FPO se coloca dentro del marco.

Si crea un paquete para un documento de InDesign 2020 con vínculos rotos, aparecerá el panel Vínculos e imágenes en lugar del panel Adobe Asset Link (en modo Volver a vincular). Cuando se intenta volver a vincular a través del cuadro de diálogo, se abre el directorio local.

Para modificar sus activos, puede retirarlos de Experience Manager Assets directamente en la carpeta loca de su dispositivo y empezar a realizar modificaciones inmediatamente. Para retirar un activo, haga lo siguiente:

Puede devolver activos a Experience Manager Assets fácilmente con las versiones y los comentarios adecuados, una vez que haya terminado de editarlos en la aplicación de Creative Cloud.

Para devolver un activo, haga lo siguiente:

Para descartar los cambios realizados en un activo retirado, puede cancelar la retirada. La cancelación de la retirada libera el activo y lo desbloquea para que otros usuarios puedan retirarlo y modificarlo. La cancelación de la retirada da por resultado la pérdida de los cambios.

A través del panel, puede acceder a los detalles de archivo de los activos de Experience Manager Assets, por ejemplo, la miniatura, los metadatos básicos y las versiones.

Para acceder a los detalles del archivo, abra el menú contextual y seleccione Detalles del archivo. También puede hacer clic directamente en la miniatura del activo, o en el nombre del activo, directamente en el panel, para acceder a sus detalles. Para ver todas las versiones de un activo, haga clic en la lista Versión.

Con Adobe Asset Link, las marcas pueden otorgar fácilmente a sus agencias acceso a los activos del proyecto al designarlas como dominio de confianza en su entorno. Para ver las instrucciones paso a paso, consulte Dominios autorizados. Si no se permite otorgar confianza a dominios de conformidad con la política de la empresa, esta debe facilitar una licencia de Creative Cloud para empresas a la agencia para que sus activos pertenezcan a la empresa.