Guide d’installation et de configuration d’Adobe Sign pour Microsoft Dynamics Online

Instructions d’installation et de configuration complètes pour une nouvelle mise en œuvre du produit Adobe Sign dans Microsoft Dynamics CRM.

Présentation

Adobe Sign offre une solution prête à l’emploi d’intégration à Microsoft Dynamics CRM. Cette intégration offre les avantages suivants :

  • Accélération du processus de vente grâce à l’envoi en un seul clic d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics
  • Fusion automatique des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfert des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics
  • Activation de la fonctionnalité mobile via Sales Hub (pour les installations sur Dynamics 365 9.x et versions ultérieures)
  • Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil
  • Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics
  • Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus

 

Ce document est expressément destiné à Microsoft Dynamics 365 Online

Reportez-vous au guide d’installation de Dynamics sur site v9 si vous utilisez :

  • Microsoft Dynamics 365 sur site                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4            

La portée de ce document est centrée sur une nouvelle installation de la solution Adobe Sign pour Dynamics Online.

Si la solution est déjà installée et que vous souhaitez la mettre à niveau vers la dernière version, veuillez consulter le guide de mise à niveau.


Conditions préalables

  • Microsoft Dynamics 365 Online
  • Assurez-vous que tous les modules linguistiques requis ont été installés dans Dynamics 365 avant d’installer le package Adobe Sign
  • Un compte Adobe Sign d’entreprise sous licence ou d’évaluation
    • Vérifiez que l’adresse e-mail de l’administrateur de compte Adobe Sign est identique à celle de l’administrateur Dynamics CRM chargé de l’installation.
  • Indiquer tous les domaines détenus que les utilisateurs peuvent utiliser dans leurs adresses électroniques (n’incluez pas les domaines publics comme gmail.com, yahoo.com, etc.)
  • Obtenir la liste de tous les utilisateurs du système Adobe Sign qui utilisent les domaines détenus
    • Une fois la liste obtenue, vous devrez peut-être demander de déplacer les utilisateurs valides dans le compte Adobe Sign lié à CRM.
    • Il est essentiel que l’adresse électronique de l’utilisateur dans Adobe Sign corresponde à l’adresse électronique principale de l’utilisateur CRM. Si tel n’est pas le cas, la valeur de l’adresse électronique dans Adobe Sign doit être modifiée.

 

Vous devez tenir compte des éléments suivants dans l’environnement Microsoft Dynamics :

  • Octroi de licence : les utilisateurs et administrateurs d’Adobe Sign doivent se voir assignerles droits d’accès enlectureet écriture pour l’octroi de licence CRM Cal.
  • Limites liées aux fichiers : la taille maximale de téléchargement des fichiers est configurable dans CRM (la valeur par défaut est de 5 Mo). Si des utilisateurs essaient de joindre un fichier dont la taille est supérieure à la valeur configurée, une erreur s’affiche.
    • Si la taille du fichier PDF signé est supérieure à la valeur configurée, Microsoft Dynamics empêche l’association du fichier à l’entité parente (ou mappée).

Navigateurs pris en charge

  • Chrome - version actuelle
  • Firefox - version actuelle
  • Safari - version actuelle
  • Edge - version actuelle

Navigateurs Edge

Afin que Microsoft Dynamics fonctionne parfaitement dans les navigateurs Microsoft Edge, vous devez approuver les sites ci-dessous dans la configuration de sécurité de votre navigateur :

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Si vous utilisez un système de gestion des identités tiers, cette URL doit également être ajoutée.

Obtention du package

Une version d’essai gratuit de 30 jours d’Adobe Sign optimisée pour Dynamics CRM peut être demandée ici >

Vous pouvez obtenir le package Adobe Sign pour MS Dynamics 365 Online actuel dans la boutique Microsoft AppSource.

Ressources supplémentaires :

Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes au cours du processus d’installation, contactez votre service clientèle.

Installation du package Adobe Sign pour Microsoft Dynamics 365 Online

  1. La version en ligne du package est installée via la boutique AppSource de Microsoft :

    • Connectez-vous à Dynamics en tant qu’administrateur Dynamics sur https://home.dynamics.com/.
    • Cliquez sur le bouton Obtenir plus d’applications.
    • Recherchez Adobe Sign.
    • Cliquez sur Obtenir maintenant.
    Carte d’offre AppSource

  2. Autoriser le partage des informations de votre compte

    • Cochez la case pour autoriser Microsoft à utiliser ou partager vos informations de compte.
    • Cliquez sur Continuer.
      • Vous serez redirigé vers une nouvelle page de conditions d’utilisation et de déclaration de confidentialité.
    Encore une chose

  3. Dans la page des conditions d’utilisation et de la déclaration de confidentialité :

    • Sélectionnez l’environnement Dynamics correct auquel appliquer Adobe Sign (si vous possédez plusieurs organisations).
    • Acceptez les conditions d’utilisation et la déclaration de confidentialité de Microsoft.
    • Acceptez la déclaration de confidentialité et les conditions d’utilisation relatives à l’importation de packages dans Dynamics 365.
    • Cliquez sur le bouton Installer.
    Remarque :

    Si un package Adobe Sign pour Dynamics est déjà installé, celui-ci est mis à niveau vers la nouvelle version.

    Acceptation des conditions d’utilisation

  4. Vous êtes redirigé vers le Centre d’administration de la plateforme Power et l’installation démarre automatiquement.

    • L’installation du package prend environ 30 minutes.
      • Actualisez la page pour mettre à jour le statut.
       
      Félicitations ! Votre solution est installée !
    Installation

Configuration après l’installation (obligatoire)

Installation de la clé d’intégration

Les nouvelles installations nécessitent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, laquelle devra être saisie dans Dynamics. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Adobe Sign et Microsoft Dynamics pour s’approuver et partager du contenu.

Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :

  1. Connectez-vous à Dynamics en tant qu’utilisateur administrateur détenant la clé d’intégration dans votre compte Adobe Sign.

  2. Accédez à Adobe Sign > Accueil.

  3. Cliquez sur le lien Aller dans Adobe Sign pour générer la clé d’intégration au milieu de la page.

    Accès à la clé d’intégration

  4. Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Sign.

    Il doit s’agir de l’adresse e-mail utilisée par votre administrateur Dynamics.

  5. Accédez à Compte > API Adobe Sign > Informations sur l’API.

    • Cliquez sur le lien Clé d’intégration au milieu de la page.
    Remarque :

    Si le lien Clé d’intégration n’est pas visible sur la page Informations sur l’API, contactez le Service clientèle pour passer en revue les paramètres de votre compte et apporter les modifications nécessaires afin d’afficher cette fonctionnalité requise.

    Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.

  6. L’interface Créer une clé d’intégration se charge :

    • Fournissez un nom de clé explicite (par ex. Dynamics CRM).
    • Configurez la clé d’intégration avec les éléments suivants activés :
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Une fois la clé configurée, cliquez sur Enregistrer.
    Interface Créer une clé d’intégration

  7. La page Jetons d’accès s’affiche et indique les clés associées à votre compte.

    • Cliquez sur la définition de clé créée pour Dynamics CRM.
      • Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.
    • Cliquez sur le lien Clé d’intégration.
    Lien Clé d’intégration

  8. La clé d’intégration s’affiche :

    • Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape 10.
    • Cliquez sur OK
    Clé d’intégration

  9. Installez la clé d’intégration dans Dynamics CRM :

    Revenez vers l’utilisateur administrateur de votre environnement Dynamics CRM.

    • Accédez à Adobe Sign > Accueil.
  10. La page Accueil d’Adobe Sign se charge :

    • Collez la clé dans le champ Clé d’intégration.
    • Cliquez sur le bouton Valider.
    Validation de la clé d’intégration

    Après un court délai, la page est actualisée.

    • Le champ Clé d’intégration est verrouillé (une coche verte située à droite indique qu’une clé valide est installée).
    • Le bouton Valider se transforme en bouton Lancer Adobe Sign.
    Lancer Adobe Sign

  11. Cliquez sur le bouton Lancer Adobe Sign.

  12. Une incrustation s’affiche, offrant la possibilité d’activer (ou non) les flux d’activité Adobe Sign.

    Activation des flux d’activité


Vérification de la désactivation de l’option Utiliser le rendu de formulaire hérité

Pour utiliser Adobe Sign, il est nécessaire de désactiver l’option Utiliser le rendu de formulaire hérité. Pour ce faire :

  1. Accédez à Paramètres > Administration.

    • Cliquez sur Paramètres système.
  2. La page Paramètres système se charge :

    • Vérifiez que le paramètre Utiliser le rendu de formulaire hérité est défini sur Non.
    • Cliquez sur OK
    Page Paramètres système

Déploiement d’Adobe Sign pour les utilisateurs en affectant des rôles de sécurité

Chaque utilisateur Dynamics qui utilisera l’application Adobe Sign doit avoir un rôle de sécurité configuré dans l’environnement Dynamics.

Les rôles de sécurité sont les suivants :

  • Lecteur Adobe Sign : accorde à l’utilisateur un accès en lecture seule aux enregistrements d’accord.
  • Utilisateur Adobe Sign : permet à l’utilisateur de travailler sur des accords et d’autres entités de l’application. Ce rôle permet à l’utilisateur de n’afficher que ses propres enregistrements et autorise un accès de niveau utilisateur aux enregistrements CRM intégrés (contacts, comptes, prospects, opportunités, commandes, factures, devis).
  • Administrateur Adobe Sign : ce rôle comprend d’autres droits en plus de ceux du rôle Utilisateur Adobe Sign comme ajuster les paramètres généraux, la migration des données et autoriser la visibilité de tous les accords dans l’ensemble de l’application.

Pour configurer les rôles de sécurité :

  1. Accédez à Paramètres > Sécurité.

  2. La page Sécurité s’ouvre :

    • Sélectionnez Utilisateurs.
    Page Sécurité

  3. La page Utilisateurs activés se charge.

    • Sélectionnez tous les utilisateurs auxquels vous souhaitez affecter un rôle de sécurité.
    • Cliquez sur Gérer les rôles.
    Page Utilisateurs activés

  4. La fenêtre contextuelle Gérer les rôles d’utilisateurs s’affiche.

    • Cochez la case correspondant au rôle de sécurité que vous souhaitez définir pour ces utilisateurs.
    • Cliquez sur OK.
    Fenêtre contextuelle Gérer les rôles d’utilisateurs


Configuration des mises à jour d’état automatiques en temps réel à l’aide de Power Automate

Remarque :

Les mises à jour en temps réel de l’état de l’accord sont prises en charge dans Adobe Sign pour Dynamics version 9.1.0.5 et ultérieure.

Cette option utilise les webhooks Adobe Sign pour déclencher un flux Power Automate chaque fois que l’état d’un accord change.

L’automatisation basée sur les interrogations, utilisée dans les versions antérieures à la version 9.1.0.5, est toujours fonctionnelle et une option viable si l’utilisation de la solution Power Automate n’est pas attrayante pour quelque raison que ce soit.

Version de mise à jour d’état des accords

Pour activer les mises à jour d’état des accords en temps réel :

  1. Changez de Dynamics à Power Automate à l’aide du lanceur d’application dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

    Démarrage de Power Automate

  2. Lorsque la page Power Automate se charge, basculez l’environnement de votre installation de Dynamics vers Adobe Sign (dans le coin supérieur droit) :

    Sélection de l’environnement

  3. Ajoutez le connecteur Adobe Sign à votre liste de connecteurs Power Automate :

    • Cliquez sur Connecteurs dans le volet de gauche.
    • Recherchez Adobe Sign.
    • Cliquez sur l’icône Adobe Sign disponible dans Tous les connecteurs.
    Sélection du connecteur Adobe Sign

  4. Ajoutez le modèle : Mise à jour de l’enregistrement de l’accord dans Dynamics selon le changement de l’état de l’accord dans Adobe Sign.

    • Cliquez sur Modèles dans le volet de gauche.
    • Saisissez dans le champ de recherche Mise à jour de l’enregistrement de l’accord dans Dynamics selon le changement de l’état de l’accord dans Adobe Sign.
    • Cliquez sur le modèle renvoyé.
    Sélection d’un modèle

  5. Authentifiez-vous auprès des services de modèles.

    • Deux services doivent être authentifiés pour que le flux fonctionne :
      • Service de données commun : il s’agit du service de données commun dans Dynamics. Authentifiez-vous en tant qu’administrateur en cliquant sur le signe plus à droite du nom du service.
        • Authentifiez-vous avec votre identifiant d’utilisateur administrateur Dynamics si vous n’êtes pas authentifié automatiquement.
      • Adobe Sign : ouvre l’authentification OAuth auprès du service Adobe Sign.
        • Assurez-vous de vous authentifier avec la même  adresse e-mail d’administration au niveau du compte que celle qui a été utilisée pour créer la clé d’intégration.
    Authentification auprès du modèle

     

    Une fois que vous avez réussi à vous authentifier auprès des services, une coche verte est visible à droite du service authentifié.

    • Une fois l’authentification effectuée, cliquez sur Continuer.
    Connexion réussie

  6. Configurez le modèle.

    L’éditeur de modèle s’ouvre. Deux champs sont à modifier :

    • Saisissez le nom du déclencheur dans le champ Nom de l’action Lorsque l’état d’un accord change.
    Action Adobe Sign

     

    • Sélectionnez l’environnement correct (Adobe Sign étant installé) dans l’action Mise à jour d’un enregistrement.
    Action de mise à jour d’un enregistrement

     

    • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé
    Enregistrement du flux

Configurations facultatives

Paramètres d’administration Adobe Sign

La page des paramètres d’administration d’Adobe Sign permet d’accéder aux outils d’administration pour créer des modèles et des données de mappage, ainsi que des flux de travaux personnalisés. Des paramètres optionnels sont également disponibles pour personnaliser l’expérience utilisateur.  

Pour accéder aux paramètres :

  • Accédez à Adobe Sign > Paramètres d’administration.

La page Paramètres d’administration d’Adobe Sign se charge. Les onglets en haut permettent d’accéder à divers outils :

  • Compte et configuration : clé d’intégration et liste de contrôle pour le processus de configuration initiale du compte
  • Configuration : liens rapides vers la documentation et les fonctions d’administration les plus courantes, ainsi que des indicateurs facultatifs pour l’expérience utilisateur
Page d’administration Adobe Sign

Page d’administration Adobe Sign

Connecter Adobe Sign à Dynamics 365

Cette section est dédiée au lien de la clé d’intégration entre l’environnement Dynamics et les serveurs Adobe Sign.

  • La clé peut être supprimée à tout moment pour la déconnexion des services Adobe Sign

 

Liste de contrôle de configuration

Cette section montre la progression de l’installation telle que mesurée par les points de configuration clés :

  • Lier Adobe Sign à Dynamics 365 : vérifie si la clé d’intégration est correctement installée.
  • Afficher le rendu de formulaire hérité dans Dynamics 365 : vérifie si le rendu de formulaire hérité est désactivé.
  • Mises à jour automatiques du statut en temps réel avec Power Automate : vérifie si des mises à jour en temps réel sont configurées.
Onglet Configuration

Outils d’administration

Outils couramment utilisés par les administrateurs pour étendre la valeur du service Adobe Sign :

  • Créer un mappage de données : ouvre l’interface Nouveau mappage de données.
  • Créer un modèle d’accord : ouvre l’interface Nouveau modèle d’accord.
  • Modifier l’accès utilisateur : raccourci vers le guide de configuration - section Gérer les utilisateurs.

Configurations facultatives

  • Activer la configuration automatique : si cette option est activée, les nouveaux utilisateurs qui disposent d’un accès à l’entité Adobe Sign configurent automatiquement un utilisateur dans le système Adobe Sign lors de la première utilisation.  La configuration repose sur l’adresse électronique mail principale des utilisateurs et non sur le nom d’utilisateur. Elle s’effectue en arrière-plan sans aucune action de la part de l’utilisateur ou de l’administrateur du compte.
Remarque :

Les nouveaux utilisateurs qui sont automatiquement configurés dans Adobe Sign disposent d’un mot de passe aléatoire. Dans la mesure où l’intégration fonctionne comme une application authentifiée via une API, il n’existe aucun problème fonctionnel dans l’environnement Dynamics. Toutefois, si l’utilisateur souhaite se connecter directement à Adobe Sign, il doit d’abord réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien J’ai oublié mon mot de passe situé dans la page d’accueil Adobe Sign. 

  • Joindre les documents signés à l’entité Accords : cette option transfère une copie PDF du document terminé à Dynamics, joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes). Il s’agit d’une copie du document original faisant autorité qui est conservée sur les serveurs Adobe Sign.
  • Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé : lorsque cette option est activée, le fichier PDF du journal d’audit d’Adobe Sign est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) une fois que l’accord est signé ou terminé. La piste d’audit énumère explicitement les événements (consulté, signé, délégué, etc.) de l’accord, leur chronologie et l’adresse IP à partir de laquelle ils ont été effectués.
  • Joindre le journal d’audit : lorsque cette option est activée, le rapport d’audit est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) sous la forme d’un fichier distinct.
  • Afficher les images d’aperçu du document : cette option permet de joindre une image du document signé/complété à l’enregistrement pour en faciliter l’affichage sans avoir à télécharger ni ouvrir un fichier PDF. Cette image est installée tout en bas de l’enregistrement d’accord.
  • Activer les flux d’activité sur l’entité d’accord Adobe : lorsque cette case est cochée, les flux d’activité sont activés pour l’entité d’accord.

Ressources

Liste des ressources les plus courantes :


Activation de méthodes d’authentification facultatives

Dans votre compte Adobe Sign, configurez toutes les méthodes d’authentification que vous souhaitez activer pour vos utilisateurs :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur Adobe Sign
  • Accédez à Compte > Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Méthodes d’authentification d’identité.
Configuration des méthodes d’authentification


Activation des signatures Bio-Pharma (CFR 21, Part 11)

Si votre processus de travail exige que vous ayez des signatures conformes à la réglementation CFR 21 Part 11, configurez vos paramètres Bio-Pharma dans votre compte Adobe Sign :

  • Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur.
  • Accédez à Compte > Paramètres du compte > Paramètres Bio-Pharma.
Configuration des paramètres Bio-Pharma


Suppression/révocation de la clé d’intégration

Si vous devez supprimer la clé d’intégration actuelle de votre installation Microsoft Dynamics, vous pouvez le faire dans la page Configuration Adobe Sign sous Paramètres généraux. La suppression de la clé entraîne la rupture de la relation de confiance entre Dynamics CRM et Adobe Sign, ce qui interrompt toutes les nouvelles transactions et les mises à jour des transactions existantes. Une fois la clé supprimée, vous pouvez la réappliquer à tout moment pour reprendre l’interaction entre les deux systèmes.

Pour supprimer la clé :

  • Accédez à Adobe Sign > Paramètres d’administration.
  • Cliquez sur Supprimer la clé dans le ruban.
Page Configuration Adobe Sign

La suppression d’une clé n’est pas identique à la révocation d’une clé. La révocation d’une clé doit être effectuée dans le système Adobe Sign. Elle désactive de manière permanente la clé pour Adobe Sign.

 

Pour révoquer une clé :

Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Sign.

  • Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.
  • Cliquez sur la définition de clé de la clé d’intégration que vous souhaitez révoquer.
    • Le lien Révoquer s’affiche alors.
  • Cliquez sur Révoquer.
Lien Révoquer

  • Cliquez sur Oui lorsque vous devez confirmer l’opération.

Mappage de données

Le mappage de données peut améliorer de manière significative le processus de génération des accords et veiller à ce que les champs des documents comportent le contenu adéquat, sans possibilité d’erreur, en extrayant les valeurs des champs directement de Dynamics CRM.

En outre, le mappage peut transférer à Dynamics le nouveau contenu des accords terminés, ce qui permet d’effectuer des mises à jour précieuses de CRM, sans manipulation manuelle des données.  


Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ CRM à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Exemples de champ de formulaire

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Remarque :

La fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.

Il est également possible de créer des formulaires au format PDF.

 

Définition d’un modèle de mappage des données

Il existe deux points d’accès pour configurer le mappage de données.

La première option consiste à accéder à : Adobe Sign > Mappage de données.

Cette opération charge la page Mappages de données, qui contient une liste de tous les mappages de données existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.

  • Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche pour accéder à la page Nouveau mappage de données.
Page Modèles de mappage d’accords actifs

 

La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un mappage de données sur la page Paramètres d’administration.

Ce lien permet de contourner la liste de tous les mappages et d’ouvrir directement la page Nouveau mappage de données.

 

Le chargement de la page Nouveau mappage de données peut prendre un certain temps ; lorsque le champ Entité se développe, le chargement de la page est terminé.

1. Saisissez un nom explicite pour votre mappage de données.

2. Identifiez ce mappage de données comme mappage par défaut à utiliser (ou non) pour cette entité.

3. Sélectionnez l’entité CRM dans la liste déroulante.

  • Ainsi, les champs disponibles pour le mappage sont limités à l’entité définie.
  • Une entité peut avoir plusieurs mappages de données.
  • Une fois que la valeur de l’entité est définie, elle ne peut plus être modifiée.
Page Mappage des données

 

Une fois la valeur de l’entité définie, l’onglet Mappage de données s’affiche. Cliquez sur cet onglet pour accéder aux outils de mappage de champs :

Outils de mappage de champs


Association des champs Dynamics CRM aux noms de champ Adobe Sign

Vous pouvez à présent commencer à créer des relations entre les noms de champ Dynamics CRM et les noms de champ de formulaire Adobe Sign que vous avez définis. Les mappages de données sont configurés en fonction desflux de données :

  • Mapper les données de CRM avec l’accord Adobe Sign : préremplit les champs du formulaire à l’aide des valeurs de champ associées à l’entité Dynamics définie.
    • Il est possible de créer un « groupe de recherche » d’autres valeurs de champ CRM pour remplir un champ de formulaire CRM. Chaque membre du groupe est testé jusqu’à ce qu’une valeur non nulle soit trouvée et insérée. (Voir ci-dessous)
  • Mapper l’accord Adobe Sign avec les données de CRM : tente de renseigner les champs vides de l’entité Dynamics à l’aide des valeurs de champ de formulaire obtenues par le biais du processus de signature (une fois que l’accord est terminé).
    • Par défaut, Adobe Sign ne place pas une nouvelle valeur dans un champ CRM qui comporte du contenu.
    • Dans le mappage de données, la relation peut être définie pour remplacer la protection du contenu et remplacer les valeurs de champ existantes par du nouveau contenu provenant du formulaire signé.


À propos des types de données

Le mappage de données Adobe Sign prend en charge les types de données suivants :

  • Texte : les champs de formulaire Texte sont pris en charge en tant que ligne de texte unique dans CRM.
  • Valeur booléenne (deux options) : les cases à cocher sont prises en charge pour les champs booléens de CRM.

○ Si des champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont utilisés pour les champs booléens de CRM, le mappage CRM > Adobe Sign peut échouer. Le mappage entre Adobe Sign et les données de CRM peut toujours fonctionner.

  • Ensemble d’options : les champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont pris en charge pour les champs d’ensemble d’options de CRM.


Champs liés (données de CRM vers accord Adobe Sign) :

  • Sélectionnez le champ CRM dans la liste déroulante Attribut.
  • Saisissez le nom du champ de formulaire Adobe Sign dans la zone de texte Champ Accord.
  • (Facultatif) Cochez la case Ajouter le mappage dans le sens inverse si vous souhaitez également associer le mappage de ces champs d’Adobe Sign vers CRM.
  • (Facultatif) Cochez la case Remplacer si vous souhaitez que ce modèle ignore le contenu existant dans le champ CRM et force le renseignement du champ avec le nouveau contenu du champ Adobe Sign.
  • Cliquez sur Ajouter.

La nouvelle relation de champ est traitée pendant quelques secondes. La relation est ensuite remplie sous les paramètres de configuration.   

Affichage des deux champs de mappage des données

Si vous avez choisi d’ajouter le sens inverse, la nouvelle relation est également remplie dans les champs de configuration Adobe Sign vers CRM.

Si vous avez choisi de remplacer la protection du contenu, ceci est indiqué dans l’enregistrement de la relation.


Champs liés (accord Adobe Sign vers données de CRM) :

Le processus de création d’un mappage d’Adobe vers CRM est identique à celui décrit ci-dessus, excepté qu’il n’existe pas d’option permettant d’ajouter un mappage en sens inverse.


Suppression des relations mappées

Vous pouvez supprimer une ou plusieurs relations mappées en procédant comme suit :

  • Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
  • Cliquez sur l’icône Autres commandes en haut à droite de la liste et sélectionnez Supprimer.
Suppression d’une relation

Autres relations de mappage des champs (groupe de recherche)

Dans un formulaire Adobe Sign, si vous définissez un champ pouvant être rempli par un champ CRM parmi plusieurs, vous pouvez créer une liste triée (groupe de recherche) d’attributs CRM qui chercheront à remplir le champ Adobe Sign.

Supposons par exemple que vous ayez le champ de CRM Prénom mappé avec un champ de formulaire intitulé FName, puis un mappage avec le champ de CRM Prénom Yomi renvoyant au même nom de champ de formulaire. L’application tente d’abord de remplir le champ Prénom avec du contenu. Si aucun contenu n’est trouvé, Adobe Sign tente d’utiliser le contenu du champ Prénom Yomi. Si aucun contenu n’est trouvé dans les éléments du groupe de recherche, le champ est laissé vide.

Pour définir le groupe de recherche :

  • Créez une relation CRM vers Adobe Sign entre votre attribut CRM principal et le nom du champ de formulaire Adobe Sign.
  • Une fois le premier enregistrement en place, remplacez l’attribut CRM par l’attribut CRM secondaire, puis ajoutez cette relation. 
  • Cliquez sur OK lorsque le système vous demande si vous souhaitez effectuer l’autre mappage.

 

Une fois l’enregistrement mis à jour dans le système, vous pouvez constater que les enregistrements ont été modifiés. Ils comportent désormais un préfixe devant l’attribut d’entité :

  • Le caractère # est placé devant l’attribut principal/par défaut.   Ce champ est toujours le premier dont le contenu est recherché.
  • Les relations suivantes sont numérotées 1-N. La première autre relation de champ est indiquée par (1). Il s’agit toujours de l’autre premier champ vérifié.  (2) est le deuxième autre champ, etc. 
Groupe de recherche

Ajout de pièces jointes aux entités associées

Une fois qu’un accord est entièrement signé et exécuté, Adobe Sign crée une copie PDF du document et une piste d’audit du processus de signature. Il est possible de joindre ces documents en tant que fichiers PDF à n’importe quelle autre entité CRM qui est associée à l’entité parente du modèle.

Dans la section Mapper l’accord signé et le journal d’audit avec l’entité CRM de la page du modèle, vous trouverez trois types de document accessibles via une liste déroulante :

  • PDF signé : texte intégral du document signé. Il s’agit d’une copie de la version originale faisant foi qui est conservée sur les serveurs Adobe Sign.
  • Piste d’audit : énumération complète de tous les événements majeurs (signature, délégation, etc.) et des métadonnées associées (heure/date, adresse IP, etc.).
  • PDF combiné : les deux documents sont combinés dans un seul fichier PDF et joints.

Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à n’importe quelle entité associée, mais vous devez explicitement les mapper séparément.

Pour mapper une pièce jointe :

  • Sélectionnez le type de document de votre choix dans la liste déroulante.
  • Sélectionnez l’entité vers laquelle vous souhaitez envoyer le document à l’aide de la liste déroulante Joindre à l’enregistrement CRM.
    • Seules les entités dont la relation est définie avec l’entité parente sont répertoriées.
  • Cliquez sur Ajouter.

Les relations entre les pièces jointes seront indiquéessousles paramètres de configuration.

Liste déroulante des options d’entité


Suppression d’une pièce jointe

Pour supprimer un enregistrement de pièce jointe :

  • Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
  • Cliquez sur l’icône Autres commandes et sélectionnez l’option Supprimer.
Suppression d’un enregistrement

Modèles d’accord

En tant qu’administrateur Adobe Sign dans l’environnement Dynamics, vous pouvez créer des modèles d’accord permettant de préconfigurer la majorité des champs de l’accord, joindre des fichiers et lier cet accord au mappage de données pertinent.

Les modèles sont liés à une entité Dynamics et sont disponibles pour les accords envoyés à partir de cette entité lorsqu’ils sont marqués comme Actif.

Envoyer à partir d’un modèle

Remarque :

Les mappages de données représentent la colonne vertébrale des modèles d’accord et doivent être définis avant que le modèle d’accord ne soit configuré. 

De même que pour le mappage de données, deux points d’accès sont disponibles pour configurer un nouveau modèle d’accord :

La première consiste à accéder à : Adobe Sign > Modèles d’accord.

 

Cette opération charge la page Modèles d’accords, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.

  • Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche de l’écran pour lancer un nouveau modèle.
Nouveau modèle

 

La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un modèle d’accord sur la page Paramètres d’administration.

Ce lien permet de contourner la liste de tous les modèles d’accords et d’ouvrir directement la page Nouveau modèle d’accord.

 

Lorsque la page Nouveau modèle d’accord s’ouvre :

  • Attribuez au modèle un nom intuitif de sorte que les utilisateurs sachent quand ils doivent l’utiliser.
  • Identifiez l’entité à laquelle le modèle doit être associé.
    • L’Entité ne peut pas être modifiée ultérieurement.
    • Une fois que l’Entité est sélectionnée, le modèle est sauvegardé et le modèle complet de l’accord se charge.
Nouveau modèle

 

Le modèle d’accord comporte quatre onglets contenant chacun des valeurs modifiables que vous pouvez configurer :

  • Détails du modèle : définit la relation entre les objets majeurs et indique si le modèle est actif.
  • Destinataires : autorise un chemin de signature préconfiguré pour le modèle.
  • Détails de l’accord : contient les éléments de l’accord individuel.
  • Associé : liste des objets associés.


Informations sur le modèle

Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle.

Informations sur le modèle

Le nom du modèle apparaît tout en haut en police de grande taille.

  • Nom de modèle : nom du modèle. Ce nom est identique au nom affiché en haut de la page.
  • Entité principale : les modèles sont liés à une entité unique au sein de Dynamics. L’entité déclarée est la seule entité qui s’affichera ce modèle.
    • Cette valeur est verrouillée une fois l’accord créé.
  • Mappage de données : ce champ indique le nom du mappage de données lié au modèle.
  • Actif : cette case à cocher détermine si le modèle peut être sélectionné par les utilisateurs lors de l’envoi à partir de l’entité principale.
  • Envoi en un seul clic : si cette option est activée, le modèle envoie automatiquement l’accord lorsque le modèle est sélectionné.
    • Parexemple : vous disposez d’un modèle d’accord de confidentialité qui a été conçu avec Contact comme entité principale et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse électronique du contact.
      • Il suffit à l’expéditeur de sélectionner le modèle d’accord de confidentialité à partir du contact auquel il souhaite l’envoyer. La phase de configuration est ignorée et l’accord est envoyé sans autre interaction.
      • Si aucun destinataire n’est configuré, le paramètre Un seul clic est ignoré et l’accord s’ouvre pour une configuration manuelle.


Destinataires

La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.

Liste des destinataires

Destinataires : vous pouvez coder la liste des destinataires en dur dans un modèle en cliquant sur l’icône Nouveau destinataire en haut à droite de la fenêtre. Un menu contextuel s’ouvre et affiche les options de configuration.

  • Par défaut, la liste des destinataires reste vide et doit être remplie manuellement par l’expéditeur lors de la configuration de leur accord.
  • L’ajout d’un destinataire par défaut doit être effectué de façon explicite en cliquant sur Nouveau destinataire, puis en enregistrant les valeurs par défaut saisies, une fois l’option Créer à partir de l’entité principale activée.
  • L’option Remplacer la vérification par défaut vous permet de contourner la méthode de vérification par défaut (définie dans la section protection Sécurité) et d’appliquer une autre méthode de vérification pour ce destinataire uniquement.
Destinataire rapide - Ignorer l’authentification

  • Pour ajouter des destinataires supplémentaires (par exemple un processus de contresignature interne) ou des destinataires qui ne sont pas impliqués dans le processus de signature, il vous suffit de désactiver la case Créer à partir de l’entité principale, puis de définir le destinataire. Cette option est très intéressante pour mettre en copie les équipes qui doivent uniquement gérer les documents finaux.
Autres destinataires


Détails de l’accord

La section Détails de l’accord comprend quatre sections :

  • Détails du message : nom de l’accord et message global que chaque destinataire voit dans l’e-mail « Veuillez signer ».
  • Fichiers joints : fichiers envoyés pour signature
  • Options de l’accord : options de configuration de l’accord
  • Options de sécurité : option permettant de protéger le fichier PDF par un mot de passe.
Modèle - Détails de l’accord

Détails du message

  • Nom de l’accord : le nom de l’accord est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet du courrier électronique, en gras, dans le corps du courriel et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
  • Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).
E-mail de vérification et signature

Remarque :

Les champs Nom de l’accord et Message permettent l’insertion de valeurs de champ Dynamics, afin d’améliorer la personnalisation pour le destinataire. Pour ouvrir une liste des valeurs possibles, saisissez une accolade gauche : {


Joindre des fichiers

Cette section vous permet la pré-joindre un fichier pour l’accord. Par exemple, si vous créez un modèle pour un accord de confidentialité, vous pouvez joindre le fichier de l’accord de confidentialité de la société directement dans le modèle pour que l’expéditeur n’ait pas à le faire.

Modèle - Joindre des fichiers


Options de l’accord :

Modèle - Options de l’accord

  • Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
  • Expiration de l’accord : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
    • Jours avantexpirationde l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
  • Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
    • Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
    • Délai en secondes pour la redirection : définissez le nombre de secondes que la redirection attend avant l’acheminement du destinataire vers votre page de destination.
  • Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
  • Exiger ma signature : option utilisée lorsque l’expéditeur fait partie du processus de signature.
    • L’expéditeur doit signer en premier, en dernier, ou être le seul signataire.
    • L’ordre de signature sera l’Ordre entré.
  • Ordre de signature : choisissez l’un des deux flux de travaux pour faire signer votre document.
    • N’importe quel ordre : avertit simultanément tous les signataires et leur permet de signer sans attendre quiconque.
    • Ordre entré : applique un processus de signature séquentiel strict basé sur l’ordre défini des signataires dans l’accord.
  • Type de signature : sélectionnez le format dans lequel le document doit être signé.
    • ESIGN : achemine les accords en vue d’une signature électronique par e-mail et s’attend à ce que les destinataires signent de manière électronique.
    • PAR ÉCRIT : remet les documents par e-mail, tout en invitant le signataire à les imprimer et à les signer physiquement. Il doit ensuite télécharger le document dans le système Adobe Sign à l’aide du lien envoyé par courrier électronique.
  • Planifier des rappels au destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction. Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
  • Langue de signature : cette option définit la langue utilisée lorsque l’accord est envoyé au signataire.   Tous les e-mails et toutes les invites/instructions à l’attention du signataire seront dans la langue sélectionnée.


Options de sécurité

Cette section définit la méthode de vérification par défaut pour les destinataires, ainsi que le mot de passe facultatif pour le document PDF final.

Modèle - Options de sécurité

  • Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
  • Vérification de l’identité : définit la vérification du second facteur pour authentifier le destinataire.
    • E-mail : aucune vérification du second facteur n’est appliquée.
    • Mot de passe : champ de mot de passe alphanumérique standard. Lorsqu’il est utilisé, l’expéditeur doit le communiquer au signataire hors bande.
    • Base de connaissances  : l’authentification fondée sur les connaissances utilise des bases de données publiques pour poser au signataire plusieurs questions concernant son passé afin de vérifier son identité.
    • Identité Web : les réseaux sociaux sont utilisés pour appliquer une deuxième authentification.

Adobe Sign pour Sales Hub, concentrateur du service client et service après-vente

Si votre entreprise a déployé Adobe Sign pour Dynamics version 9.2 ou ultérieure, vous avez accès à la fonctionnalité Adobe Sign depuis les concentrateurs Dynamics des ventes, du service client et du service après-ventes.

Ces concentrateurs présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct pour les téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.

Le tableau de bord de Sales Hub présente un rapport graphique succinct des accords associés à votre utilisateur.

Vous pouvez parcourir chaque élément du rapport et produire de nouveaux graphiques propres à ce sous-ensemble de données.

La page se compose de trois sections par défaut :

  • Accords par statut
  • Statut des accords par mois
  • Accords envoyés cette semaine 
Concentrateur des ventes - Tableau de bord

La section Accords présente une liste de tous les accords, que vous pouvez trier en fonction de leurs métadonnées (statut, date de création, date de signature, etc.).

Il est également possible de créer un nouvel accord, si nécessaire.

Concentrateur des ventes - Accords

S’ils ont accès au mappage de données, les utilisateurs peuvent trier, revoir et modifier les mappages de données actuels.

Ils peuvent également en créer d’autres.

Concentrateur des ventes - Mappages de données

S’ils sont autorisés à accéder aux modèles, les utilisateurs peuvent revoir, trier et modifier les modèles actuels.

Ils peuvent également créer d’autres modèles d’accord.

Concentrateur des ventes - Modèles d’accord

Les administrateurs de Dynamics ont accès aux paramètres d’administration de l’intégration Adobe Sign et peuvent les modifier.

Concentrateur des ventes - Paramètres d’administration

Ajout d’entités CRM personnalisées à Adobe Sign

Plusieurs entités CRM intégrées sont incluses dans le package Adobe Sign. Vous pouvez y associer vos accords :

  • Contacts
  • Comptes
  • Prospects
  • Opportunités
  • Devis
  • Factures
  • Commandes
  • Contrats

 

Vous pouvez ajouter votre entité CRM personnalisée (ou toute autre entité CRM intégrée) à cette portée, en suivant quelques étapes.

Remarque :

Les entités personnalisées ne peuvent démarrer un accord qu’à partir de l’élément de menu Demander des signatures.

Vous ne pouvez pas utiliser le système Création rapide pour démarrer un accord à partir d’une entité personnalisée.

 

Pour notre exemple, supposons qu’il existe une entité CRM personnalisée appelée « Customer ».

  • Accédez à Paramètres > Personnalisation.
Accédez à Menu principal > Paramètres > Personnalisation.

La page Personnalisation se charge.

  • Cliquez sur l’option Personnaliser le système.
Page Personnalisation

La page Solution par défaut s’affiche dans une fenêtre distincte.

Dans le rail de gauche, sous Composants :

  • Développez la liste Entités.
  • Recherchez l’entité personnalisée (« Customer » dans le cas présent) et développez-la.
  • Cliquez sur le nom de l’entité pour afficher les champs et les contrôles.
Page Solution par défaut

  • Copiez la valeur du champ Nom (dans cet exemple, la valeur est « new_customer »). 
    • Il s’agit du nom système interne de l’entité personnalisée.
  • Accédez à l’option Relations 1 à N, sous votre entité personnalisée.
    • Cliquez sur le bouton Nouvelle relation 1 à plusieurs.
Option Relations 1 à N

Une nouvelle fenêtre Relation s’affiche.

Pour créer la relation :

  1. Choisissez Accord dans le champ Entité associée.
    • Le champ Nom affiche alors {entityName}_adobe_agreement. 

     2. Collez le nom de votre entité personnalisée (« new_customer » dans notre exemple) dans le champ Nom d’affichage.

  • La valeur du champ Nom change et devient « new_ » + {entityName} + « Id ». (new_new_customerID)

    3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

  • La fenêtre Relation se ferme.
  • Cliquez sur Publier toutes les personnalisations dans la partie supérieure de la page Relations 1 à N.
Option Publier toutes les personnalisations dans la partie supérieure de la page Relations 1 à N

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