Ga naar de pagina Verzenden.
Laatst bijgewerkt op
30 nov. 2023
Overzicht
Met herbruikbare ontvangersgroepen kunnen gebruikers permanente ontvangersgroepen te maken die kunnen worden gebruikt bij het samenstellen van een overeenkomst voor de pagina Verzenden of wanneer u een aangepaste verzendworkflow ontwerpt in het dialoogvenster Custom Workflow Designer.
Deze ontvangersgroepen kunnen worden gemaakt met behulp van maximaal 100 e-mailadressen van ontvangers en worden opgeslagen als een privéontvangersgroep, of gemaakt voor beheer (eigendom) op groeps- of accountniveau (afhankelijk van het machtigingsniveau van de maker).
Opmerking:
Ontvangersgroepen moet zijn ingeschakeld voordat de optie voor het gebruik ervan beschikbaar is op de pagina Verzenden.
Gebruik
Herbruikbare ontvangersgroepen kunnen worden gemaakt en gedeeld op basis van het machtigingsniveau van de gebruiker in de Acrobat Sign-omgeving:
- Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen alleen privéontvangersgroepen (door de gebruiker beheerde) maken die alleen zij kunnen gebruiken.
- Beheerders op groepsniveau kunnen privéontvangersgroepen en ontvangersgroepen maken die door afzonderlijke groepen onder hun bevoegdheid kunnen worden beheerd.
- Beheerders op accountniveau kunnen privéontvangersgroepen, ontvangersgroepen die worden beheerd door afzonderlijke groepen en ontvangersgroepen die door een account worden beheerd, maken en beschikbaar maken voor alle groepen.
Opmerking:
Door groepen beheerde ontvangersgroepen kunnen slechts aan één groep worden gekoppeld. De relatie is strikt een-op-een.
Door een account beheerde ontvangersgroepen omvatten altijd alle groepen. Er is geen methode om een of meer groepen uit te sluiten.
Zodra een ontvangersgroep is gemaakt en opgeslagen, wordt deze beschikbaar voor gebruik bij het ontwerpen (of bewerken) van een aangepaste verzendworkflow.
Vanwege toestemmingsconflicten tussen de ontvangersgroep en de workflowsjabloon moeten echter enkele beperkingen in acht worden genomen:
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een hele account, kan alleen door een account beheerde ontvangersgroepen gebruiken
- Een aangepaste workflow die voor een hele groep toegankelijk is, kan groepen met ontvangers en groepen met accountbeheer gebruiken
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een individuele gebruiker, kan groepen en groepen met ontvangers met accountbeheer gebruiken
Herbruikbare ontvangersgroepen toevoegen aan uw overeenkomsten:
-
-
Selecteer de koppeling Ontvangersgroep toevoegen in de rechterbovenhoek van de lijst met ontvangers.
-
Begin in het veld Groepsnaam invoeren van de ontvangersgroep met het typen van de naam van de groep die u wilt opnemen.
In het adresboek worden alle bestaande groepen weergegeven die overeenkomen met wat is ingevoerd. Houd er rekening mee dat voor herbruikbare ontvangersgroepen bereiken gelden voor machtigingen die toegang verlenen aan een gebruiker (of de toegang weigeren). Als u geen groep ziet die u verwacht, kunt u controleren of de gebruiker is opgenomen in het bereik van de groep met ontvangers.
-
Selecteer de groep in de adresboeklijst.
Als er geen geschikte herbruikbare ontvangersgroep bestaat, kan een unieke groepsnaam worden gebruikt en kunnen de ontvangende leden handmatig worden toegevoegd.
-
Zodra een herbruikbare ontvangersgroep is geselecteerd, wordt de lijst met ontvangers van leden ingevoegd. Hierbij is individuele configuratie van de verificatiemethode mogelijk.
Opmerking:Het lid van een herbruikbare ontvangersgroep kan diens namen of e-mailadressen van ontvangers niet laten wijzigen wanneer deze als ontvanger worden ingevoegd. Alleen de verificatiemethode kan worden bewerkt.
-
Open de workflow.
-
Navigeer naar de sectie Ontvangers.
-
Selecteer de ontvanger om de configuratie voor ontvangers te openen.
-
Selecteer de knop Ontvangersgroep toevoegen en kies de ontvangersgroep die u wilt toepassen.
Opmerking:Als de ontvangersgroep die u wilt gebruiken, niet beschikbaar is, selecteert u Wie kan deze workflow gebruiken in het gedeelte Workflowinfo van de workflowsjabloon.
-
Selecteer de knop Toevoegen om de ontvangersgroep in te voegen.
Eenmaal toegevoegd wordt het configuratiescherm voor ontvangers bijgewerkt, zodat deze de naam van de geïnstalleerde ontvangersgroep weergeeft.
Om de geïnstalleerde ontvangersgroep te verwijderen selecteert u het verwijderingspictogram rechts van de naam van de ontvangersgroep.
Configuratie
Beschikbaarheid:
Herbruikbare ontvangersgroepen zijn alleen beschikbaar voor het Acrobat Sign Solutions-licentielidmaatschap.
Configuratiebereik:
De functie is standaard ingeschakeld voor alle gebruikers in accounts met een licentie voor Acrobat Sign Solutions.
Deze functie is toegankelijk door uw avatarpictogram in de rechterbovenhoek van het venster te selecteren, de optie Profielinstellingen in het menu te kiezen en het adresboek te selecteren tabblad in de optielijst links.
Een nieuwe herbruikbare ontvangersgroep maken
-
Navigeer naar het Adresboek in uw Profiel.
-
Selecteer de knop Ontvangersgroep toevoegen.
-
Configureer de ontvangersgroep met het volgende:
- Naam ontvangersgroep - De naam die zichtbaar en doorzoekbaar is bij het selecteren van een ontvangersgroep in de aangepaste workflowdesigner.
- Wie is eigenaar van deze groep - Het object dat eigenaar is van de ontvangende groep nadat deze is opgeslagen. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het bevoegdheidsniveau van de gebruiker die de groep maakt.
- Gebruikers zonder beheerdersrechten zien alleen de optie Alleen u.
- Beheerders op groepsniveau zien de optie Alleen u en een lijst met de groepen waarvoor ze beheerdersrechten hebben.
- Beheerders op accountniveau zien de optie Alleen u, de optie Hele organisatie en een lijst met alle groepen in het account.
Opmerking:De eigenaar van de groep kan niet meer worden gewijzigd nadat de groep is opgeslagen.
-
Zodra de ontvangersgroep is opgeslagen, wordt de groepslidmaatschapspagina weergegeven, waaruit blijkt dat er nog geen groepsleden zijn.
Om leden aan de groep toe te voegen selecteert u de knop Lid toevoegen en voert u de e-mailadressen in die in de ontvangersgroep moeten worden opgenomen.
Opmerking:Leden die aan de ontvangersgroep zijn toegevoegd, hoeven geen gebruikers in uw account of ontvangers in uw adresboek te zijn. Elke e-mail is geldig.
-
Wanneer alle ontvangers zijn toegevoegd, wordt op de pagina met de ontvangersgroep het volgende weergegeven:
- De naam van de ontvangersgroep
- De eigenaar van de ontvangersgroep
- De datum van de laatste wijziging
- De lijst met leden in de groep
Individuele gebruikers kunnen worden verwijderd door de drie puntjes rechts van de naam van de ontvanger te selecteren.
Herbruikbare ontvangersgroepen zoeken
Met de zoekfunctie voor ontvangers kunt u zoeken naar de naam van een ontvangersgroep of het e-mailadres van een lid.
Zodra een waarde in de zoekbalk wordt ingevoerd, worden de resultaten geretourneerd. Standaard worden Alle resultaten geretourneerd, maar u kunt de resultaten filteren op de groepsnaam of op de e-mail van de gebruiker, afhankelijk van wat u zoekt.
Opmerking:
De zoektekenreeks komt alleen overeen met het eerste teken. Overeenkomsten die in het midden van de tekenreeks worden gevonden, worden niet geretourneerd. U kunt bijvoorbeeld niet zoeken naar het e-maildomein (caseyjones.dom) en resultaten ophalen.
-
Ga naar Adresboek > Ontvangersgroepen
-
Typ in het zoekveld het eerste deel van de groepsnaam die u zoekt en selecteer Enter.
-
Een lijst met ontvangersgroepen die overeenkomen met de ingevoerde waarde voor Groepsnaam wordt geretourneerd:
-
Selecteer de knop Groepsnaam.
-
Selecteer de groep en deze wordt automatisch geopend om de groepen en leden te kunnen bewerken.
-
Ga naar Adresboek > Ontvangersgroepen
-
Typ in het zoekveld het volledige e-mailadres van het specifieke lid dat u zoekt en selecteer vervolgens Enter.
-
Selecteer de knop Individueel lid.
-
Een lijst met ontvangersgroepen met een of meer Individuele leden die met de zoekreeksen overeenkomen, wordt geretourneerd:
-
Selecteer de groep en deze wordt automatisch geopend om de groepen en leden te kunnen bewerken.
De naam van de ontvangersgroep kan worden gewijzigd door de drie puntjes naast de knop Lid toevoegen te selecteren en de optie Instellingen bewerken te selecteren.
Bewerk de naam en selecteer Opslaan.
De ontvangersgroep kan worden verwijderd door de drie puntjes naast de knop Lid toevoegen te selecteren en de optie Ontvangersgroep verwijderen te selecteren.
Desgevraagd selecteert u Verwijderen.
