In dit artikel wordt de nieuwe versie van Handtekeningen aanvragen beschreven die toegankelijk is via de pagina Verzenden. (Vrijgegeven in november 2023)

Deze nieuwe ervaring is standaard ingeschakeld voor individuele accounts en kan door een beheerder worden ingeschakeld voor alle andere serviceniveaus. Accounts met meerdere gebruikers hebben ook de mogelijkheid om een schakelkoppeling in te schakelen waarmee gebruikers kunnen schakelen tussen de klassieke en nieuwe interface. Hoewel de nieuwe ervaring de meeste functies bevat die de meeste afzenders gebruiken, is deze niet hetzelfde als de klassieke versie.

Het klassieke proces voor Verzenden is en blijft nog steeds beschikbaar totdat de functionaliteit wordt stopgezet.

Verzend documenten om handtekeningen van een of meer partijen te verzamelen.

Overzicht

Met Adobe Acrobat Sign kunt u eenvoudig documenten uploaden, velden toevoegen en verzenden om handtekeningen te verzamelen.

In dit document wordt beschreven hoe u een overeenkomst verzendt door bestanden toe te voegen en te rangschikken, ontvangers toe te voegen en te rangschikken en de handtekeningvelden te plaatsen. Afhankelijk van de configuratie van uw Acrobat Sign-groepen zijn mogelijk niet alle opties beschikbaar en als u sjablonen of geconfigureerde bestanden gebruikt, hoeft u mogelijk geen velden te plaatsen. Als u meer overeenkomsten verzendt, is het een goed idee om contact te houden met uw beheerder die u kan aanraden om standaardwaarden voor bepaalde functies te wijzigen, of om sjablonen te maken om de tijd in individuele configuraties te verkorten.

Het samenstellen van een nieuwe overeenkomst is een ervaring in vier fasen, een stapsgewijs proces voor de afzender dat eenvoudig kan worden overgenomen.

Een overeenkomst configureren

Selecteer het tabblad Verzenden in de navigatiebalk bovenaan.

Hiermee wordt automatisch de eerste fase van het proces gestart, waarbij de bestanden voor de overeenkomst worden verzameld.
Selecteer de juiste groep waaruit de overeenkomst moet worden verzonden (indien beschikbaar). Als de groepskiezer grijs wordt weergegeven, hebt u slechts toegang tot één groep.

De groepskiezer blijft actief tijdens het configureren van de overeenkomst, zodat u de groep altijd kunt wijzigen. Maar:
- als u de groep wijzigt, worden al uw configuraties echter genegeerd en moet u opnieuw beginnen.
- als u de groep wijzigt, verandert het logo niet op het scherm van de afzender.De daaropvolgende e-mails en ondertekeningservaringen gebruiken het juiste logo voor de groep van waaruit de overeenkomst wordt verzonden.
Tip:
Groepen bieden toegang tot sjablonen en workflows, zodat u toegang hebt tot de meest gebruikte documenten als u de juiste groep selecteert. Bovendien definiëren groepen het volgende:

De standaardwaarden die in het opstellingsproces worden ingevuld

Beschikbare opties voor de ontvanger bij het ontwerpen

De beveiliging van het document nadat de ondertekeningscyclus is voltooid.

Als u merkt dat u veel tijd kwijt bent met het op dezelfde manier configureren van afzonderlijke overeenkomsten, kunt u samen met uw groepsbeheerder de juiste standaardwaarden instellen waar dat mogelijk is.
Sleep een bestand van uw lokale systeem naar het veld Bestand toevoegen of selecteer de koppeling Bestanden kiezen. De bestandenkiezer wordt geopend.
Selecteer het bestand dat u in uw overeenkomst wilt gebruiken vanuit uw lokale systeem, de sjablonenbibliotheek of het gesynchroniseerde Microsoft OneDrive-station.
- Als u een bestand op uw lokale systeem selecteert, gaat het proces automatisch door naar fase twee.
- Met sjablonen kunt u meerdere bestanden selecteren.
  
  Selecteer Bevestigen als u sjablonen gebruikt om naar fase twee te gaan.
- Met cloudopslag kunt u meerdere bestanden selecteren vanuit het verbonden OneDrive-account van een gebruiker.
De tweede fase van het opstellen van de overeenkomst bestaat uit het voltooien of verifiëren van de gegevens en instellingen van de overeenkomst.

Zorg er eerst voor dat alle bestanden in de juiste volgorde aan de overeenkomst zijn gekoppeld.
In overeenkomsten met meerdere bestanden worden alle bestanden samengevoegd tot één PDF. De volgorde waarin de bestanden worden weergegeven in het bestandenveld, bepaalt de volgorde waarin ze in de uiteindelijke PDF verschijnen.

Als er meer bestanden moeten worden toegevoegd, kunt u ze slepen en neerzetten in het veld Bestand toevoegen of de koppeling Meer bestanden kiezen selecteren om de bestandskiezer te openen.

U kunt de bestanden opnieuw rangschikken door op het bestand te klikken en het naar de juiste positie in de bestandenlijst te slepen.
Verifieer of werk de Naam overeenkomst bij.

De naam van de overeenkomst wordt aanvankelijk ingevuld met de naam van het eerste bestand dat aan de overeenkomst moet worden gekoppeld.

U kunt dit veld bewerken en het elke gewenste waarde geven door in het veld te klikken en te typen.
Houd er rekening mee dat de naam van de overeenkomst wordt ingevoegd in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger, wat het meest prominente veld is dat op de pagina Beheren wordt weergegeven.
Werk het veld Bericht bij.

Het berichtveld wordt ingevuld in de hoofdtekst van de e-mail die naar alle ontvangers wordt verzonden. Dit zou een algemeen welkomstbericht moeten zijn, of een reeks instructies, of wat volgens u aan alle ontvangers moet worden gemeld.
- Berichten mogen uit maximaal 10.000 tekens bestaan
- Serviceniveaus voor ondernemingen en bedrijven staan toe dat in berichttekst actieve koppelingen worden gebruikt.
  
  De berichttekst die zichtbaar is op de pagina Elektronisch ondertekenen en Beheren van een overeenkomst, bevat klikbare koppelingen.
  
  Koppelingsnotaties die automatisch worden geconverteerd:
  
  Volledige URL's: https://adobe.com
  
  URL's die alleen het domein bevatten: adobe.com
  
  URL's met een pad: adobe.com/foo
  
  URL's met query- en hashparameters: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  E-mailadressen: echosign@adobe.com
  
  Met URL-koppelingen opent u een nieuw browsertabblad voor de ontvanger wanneer deze is geselecteerd.
  
  Met e-mailkoppelingen opent u een nieuwe e-mail met de e-mailclient van het lokale systeem. In het veld Aan: wordt automatisch het e-mailadres ingevuld.
Configureer de Overeenkomstinstellingen.
Afhankelijk van de aard van de overeenkomsten kunt u wel of geen deadline voor overeenkomst instellen.

Indien gebruikt:

De standaardlevensduur van overeenkomsten wordt op groepsniveau gedefinieerd. Als u deze waarde regelmatig moet bewerken, neem dan contact op met uw beheerder om te zien of de standaardwaarde kan worden aangepast.

De afzender kan deze deadline wijzigen tijdens het samenstellen van de overeenkomst (als de groepsinstellingen dit toestaan).

Deadlines kunnen op de pagina Beheren door de oorspronkelijke afzender worden gewijzigd (als de groepsinstellingen dit toestaan).

Interne ondertekenaars kunnen worden uitgesloten van de annulering van de deadline (als dit is geconfigureerd in de groepsinstellingen).

De overeenkomst vervalt automatisch zodra de deadline is overschreden en kan niet worden ondertekend of voltooid. Er moet een nieuwe overeenkomst worden gemaakt.

U bewerkt de Deadline voor voltooiing door het pictogram voor bewerken van Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe deadline in de kalender te kiezen.

Opmerking:

Alle overeenkomsten in uitvoering verlopen na 365 dagen als ze niet zijn voltooid. Deze vervaldatum kan niet worden gewijzigd of onderdrukt.
De herinneringsfrequentie bepaalt de cyclus aan de hand waarvan herinneringen worden gemaild naar de huidige actieve ontvangers voor uw overeenkomst.

De herhaling van de standaardherinnering wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.

U kunt een standaardherinneringsbericht configureren in de groepsinstellingen.

De standaardherinnering kan worden bewerkt tijdens het opstellen van de overeenkomst (indien toegestaan door groepsinstellingen).

Herinneringen die elke dag worden geactiveerd, hebben een levensduur van 10 dagen. Alle andere herinneringen hebben een levensduur van 60 dagen. De levensduur van de herinnering kan niet worden gewijzigd.

Herinnerings-e-mails worden verzonden op hetzelfde tijdstip als op de dag waarop de overeenkomst voor het eerst is verzonden.

Herinngeringen kunnen op de pagina Beheren worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is verzonden.

Ontvangers worden alleen op de hoogte gesteld als ze een actieve deelnemer aan de overeenkomst zijn. Ze worden niet voor of na de melding op de hoogte gesteld (met uitzondering van de laatste kennisgeving met de PDF van de voltooide overeenkomst).

Bewerk de Herinneringsfrequentie door het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe frequentie te kiezen in het vervolgkeuzemenu.
Het wachtwoord dat u in dit veld invoert, is uitsluitend bestemd voor weergave van de PDF.

Het wachtwoord voor het bekijken van de PDF van de definitieve overeenkomst kan in de groepsinstellingen worden geconfigureerd als een verplicht veld, een optioneel veld of een geweigerd veld.

De sterkte van het wachtwoord (aantal tekens en complexiteit) wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.

Er kan geen standaardwaarde voor het wachtwoord worden gedefinieerd. De gegevens moeten door de afzender worden verstrekt tijdens de overeenkomstcompositie.

Als dit wachtwoord wordt toegevoegd, wordt het als beveiligingsparameter in de PDF ingesloten en kan het niet zonder het wachtwoord worden verwijderd.

Het wachtwoord wordt nergens in het Acrobat Sign-systeem opgeslagen en kan niet worden hersteld door de ondersteuning.

Om de wachtwoordbeveiliging in te stellen bij het bekijken van de overeenkomst-PDF selecteert u het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen en typt u een wachtwoord in het veld.
De waarde Taal geeft de lokalisatie aan van alle Acrobat Sign-sjabloonelementen, zoals labels en instructies, in de e-mail van de ontvanger en op de pagina voor elektronisch ondertekenen.

De standaardlokalisatie wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.

De standaardwaarde kan worden bewerkt (als de groepsinstellingen dit toestaan)

De lokalisatietaal is een andere instelling dan de gebruikersinterface-instellingen. Het is mogelijk om de UI-taal van de groep in te stellen op Amerikaans-Engels en de standaard ondertekeningstaal van de groep op Japans.

Bewerk de Taal van de ontvanger door het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe taal te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

Opmerking:

De geselecteerde lokalisatie wordt alleen toegepast op de sjabloonelementen van de e-mail- en de pagina voor elektronisch ondertekenen. De naam of het bericht van de afzender van de overeenkomst wordt niet vertaald.
Opmerking:

Er kunnen andere opties beschikbaar zijn in de sectie Overeenkomstinstellingen, afhankelijk van hoe het account is geconfigureerd en of er geïntegreerde services beschikbaar zijn (als het account bijvoorbeeld is geconfigureerd voor e-Vaulting, is er een optie om dit al of niet in te schakelen).
Fase drie - Inzicht in uw ondertekeningscyclus en ontvangers toevoegen.

In de sectie Ontvangers wordt de ondertekeningscyclus gedefinieerd, worden de deelnemers opgenomen in de overeenkomst, wordt aangegeven hoe ze met de overeenkomst moeten werken en hoe ze worden weergegeven in het controlelogboek van de overeenkomst. Het is eenvoudiger dan het klinkt, maar u hebt er inzicht voor nodig in de handtekeningflow die u verwacht (bijvoorbeeld ondertekenaar van de klant > interne medeondertekening > interne goedkeuring door manager > gecertificeerde ontvanger bij inrichting).

Als u de ondertekeningsflow begrijpt, kunt u ontvangers toevoegen.
Definieer de ondertekeningsworkflow - Opeenvolgend of parallel.

Het ondertekeningsproces wordt bepaald door het selectievakje Ontvangers moeten in volgorde ondertekenen.
- Indien dit is ingeschakeld, wordt een opeenvolgende flow toegepast. Ontvangers worden een voor een op de hoogte gesteld terwijl de overeenkomst de ondertekeningscyclus van de ontvangersrecords doorloopt. De overeenkomst is voltooid wanneer de laatste ontvanger zijn of haar actie heeft voltooid.
  
  Hybride routering vereist een opeenvolgende flow.
  
  Gebruik een opeenvolgende flow als u het niet zeker weet, of als u denkt dat een hybride flow nodig kan zijn.
- Als het vakje niet is ingeschakeld, wordt een parallelle flow gebruikt. Alle ontvangers worden tegelijkertijd op de hoogte gesteld en de overeenkomst wordt voltooid zodra alle ontvangers hebben ondertekend.
Definieer uw ontvangersrecord.

De ontvanger wordt gedefinieerd in één rij (een record) met een aantal configureerbare opties. Hetzelfde e-mailadres kan worden gebruikt in meer dan één ontvangersrecord (bijvoorbeeld een familie met drie ondertekenaars die hetzelfde e-mailadres delen). Acrobat Sign behandelt elke ontvangersrecord als een unieke deelnemer.

De ontvanger definiëren:
- Geef het e-mailadres van de ontvanger op.
  
  Terwijl u het e-mailadres typt, verschijnt een vervolgkeuzelijst met e-mailadressen in uw adresboek die overeenkomen met wat u hebt getypt. U kunt op elk gewenst moment een e-mailadres in deze lijst selecteren om het adres in het veld Ontvanger te voltooien.
- Wijs een rol toe. Rollen bieden context en duidelijkheid in de instructies aan de ontvanger en in het controlerapport. Sommige rollen beperken de activiteit van de ontvanger (zoals de rollen Delegator , die alleen kunnen delegeren).
- Selecteer de leveringsmethode. U kunt koppelingen voor handtekeningen afleveren via E-mail of SMS naar een smartphone of beide. SMS-aflevering is een premiumservice en moet vooraf worden betaald.
  
  Als SMS is geselecteerd, moet de afzender het telefoonnummer van de ontvanger opgeven.
Opmerking:

Er zijn enkele configureerbare bedieningselementen waarmee u een veld Naam in de record naast het e-mailadres kunt invoegen. Deze velden kunnen vereist zijn. Wanneer dit het geval is, staat naast het veldlabel een sterretje om aan te geven dat het veld vereist is.
Definieer de instellingen van ontvanger.

Met de instelling Authenticatie met meerdere factoren kan de afzender opgeven welke verificatiemethode deze wil toepassen voor de ontvanger.
Alleen verificatieopties die zijn ingeschakeld in de configuratie van de verzendgroep worden weergegeven.

Er kan een privébericht voor de ontvanger worden toegevoegd. Geen enkele andere deelnemer aan de overeenkomst kan het privébericht van iemand anders bekijken.
Voeg desgewenst meer ontvangers toe en pas de volgorde aan.

Als uw ondertekeningsflow meer dan één ontvanger bevat, voegt u deze toe door het plusteken onder de lijst met ontvangers te selecteren.

Ontvangersrecords kunnen als volgt worden toegevoegd:
- Ikzelf - Voegt de afzender toe als de volgende ontvangersrecord.
- Individueel - Eén afzonderlijke ontvanger zoals geïdentificeerd door diens e-mailadres.
- Groep - Ofwel een ontvangersgroep of een groep voor parallelle ondertekening (gebruikt om hybride ondertekeningsflows te definiëren).
- Elektronisch zegel - Als de afzender toegang heeft tot het plaatsen van elektronische zegels, is de optie zichtbaar en kan deze net zo worden geplaatst als een menselijke ontvanger dat zou doen.
- CC - Met deze optie wordt een gebruiker toegevoegd als deelnemer in CC. Ontvangers in CC hebben geen interactie met de overeenkomst; ze krijgen een bericht zodra deze is voltooid.
Definieer elke ontvangersrecord met een e-mailadres, rol, verificatiemethode en privébericht voor zover nodig.

Een ontvangersrecord kan worden verwijderd door de prullenbak uiterst rechts in de record te selecteren.
Pas de volgorde van de handtekeningen naar wens aan.

Als u een opeenvolgende ondertekeningsflow hebt geselecteerd, is de numerieke ondertekeningsindex zichtbaar vlak voor de Rolkiezer in de ontvangersrecord.

Als u de ontvangersrecord wilt aanpassen, gebruikt u de pijlen omhoog en omlaag om de ontvangersrecord omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst met ontvangers. De ondertekeningsindex wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Opmerking:

Partijen in CC nemen niet deel aan de ondertekeningscyclus. Deze worden alleen op de hoogte gesteld als de overeenkomst is voltooid.
Bekijk een voorvertoning van de overeenkomst en voeg handtekeningvelden toe.

Wanneer alle ontvangers zijn toegevoegd, selecteert u de knop Voorvertoning en velden toevoegen om de authoringomgeving te openen.

Als u sjablonen van documenten met reeds geconfigureerde velden gebruikt en u er zeker van bent dat de veldplaatsing goed aansluit bij uw lijst met ontvangers, kunt u Nu verzenden selecteren om de overeenkomst onmiddellijk te verzenden.
Fase vier - Authoring

Opmerking:

Het toevoegen van velden aan een document (velden ontwerpen of gewoon authoring) is een complexer onderwerp dan het bereik van dit artikel toestaat. Hieronder ziet u een verkorte versie van het proces.
In de authoringomgeving met klikken en plaatsen worden automatisch velden gedetecteerd en op intelligente wijze geplaatst. Het relatieve succes van dit proces is afhankelijk van de onderliggende documentstructuur.
- Alle geplaatste velden zijn standaard tekstvelden.
- Alle geplaatste velden worden standaard toegewezen aan de eerste ontvanger.
- Waarschijnlijk zullen sommige velden moeten worden verwijderd, verplaatst, vergroot of verkleind, opnieuw toegewezen of gewijzigd in een nieuw veldtype.
Begin met automatisch geplaatste velden op te schonen en plaats vervolgens de nieuwe velden naar wens.

Verwijder ongewenste velden.
1. Klik in het veld om het contextmenu te activeren.
2. Selecteer het verwijderpictogram.
Verplaats alle velden die moeten worden verplaatst.

Houd de aanwijzer boven het veld tot u de pijl met vier punten ziet en klik en sleep het veld naar de gewenste positie.

Wijzig zo nodig de grootte van velden.

Selecteer het veld, houd de aanwijzer boven een rand of hoek totdat u de tweepuntige pijl ziet en klik en sleep de rand van het veld naar de gewenste veldgrootte.

De ontvangerstoewijzing van het veld wijzigen (als er meerdere ontvangers zijn).

Het Adobe Sign-systeem moet weten welke velden beschikbaar moeten worden gemaakt voor de ontvangers. Dit wordt gedaan door elk veld toe te wijzen aan een ontvanger (of Iedereen, maar u moet Iedereen expliciet identificeren als de ontvanger). Zoals vermeld worden automatisch gedetecteerde velden allemaal toegewezen aan de eerste ontvanger.
U ziet dat de velden voor elke ontvanger een kleurcode hebben voor die ontvanger, waardoor de velden gemakkelijker kunnen worden geïdentificeerd.
- Als u de lijst met ontvangers opent in de linkerbovenhoek, worden alle ontvangers met hun kleurcode naast hun e-mail weergegeven.
- In het geselecteerde veld voor ontvangers wordt de kleur weergegeven in het kader rond de naam/het e-mailadres van de ontvanger.
- De velden in het linkerdeelvenster nemen de kleur (enigszins vervaagd) van de geselecteerde ontvanger over.
Wijzig zo nodig het veldtype.

-Aangezien alle automatisch gedetecteerde velden Tekst-velden zijn, moet u mogelijk enkele velden wijzigen in Handtekening-velden.
Plaats de vereiste velden.

Zorg ervoor dat aan al uw ontvangers die een handtekening op het document moeten toepassen, een handtekeningveld is toegewezen.

Een veld plaatsen:
1. Selecteer de juiste ontvanger in de ontvangerskiezer.
2. Selecteer het veld dat u wilt plaatsen in de lijst met velden in het linkerdeelvenster. Elektronische handtekening in dit geval.
3. Klik op het document waar u het veld wilt plaatsen.
4. Pas zo nodig de plaatsing en grootte van het veld aan.
5. Selecteer de volgende ontvanger en herhaal het proces totdat alle velden zijn geplaatst.
Tip:

Het kan tijdrovend zijn om ad-hocformulieren te maken telkens wanneer u een overeenkomst verzendt.

Als u standaarddocumenten hebt die u vaak verzendt, is het een goede tijdsinvestering om zorgvuldig bibliotheeksjablonen samen te stellen om het ontwerpproces tijdens het maken van overeenkomsten te elimineren.

Sjablonen kunnen worden gemaakt op basis van verzonden overeenkomsten op de pagina Beheren.
Sla de overeenkomst op of verzend deze.

Als u de overeenkomst opslaat, wordt de volledige veldconfiguratie opgeslagen en wordt de overeenkomst in de status Concept op uw pagina Beheren opgeslagen.

Als u de overeenkomst verzendt, wordt het ondertekeningsproces gestart door een e-mail te bezorgen aan de eerste ontvanger (of aan alle ontvangers als een workflow voor parallelle ondertekening is geselecteerd).