Poznaj, jak Przestrzenie PDF wspierają płynną pracę zespołową dzięki udostępnionym plikom, przejrzystym uprawnieniom i wbudowanym narzędziom do przeglądania i współtworzenia.
Przepływy pracy nad dokumentami często załamują się z powodu pofragmentowanych wersji roboczych, rozproszonych opinii i niepowiązanych rozmów.Przestrzenie PDF łączą pliki, kontekst, spostrzeżenia oparte na SI i aktywność w jednej udostępnionej przestrzeni, dzięki czemu zespoły mogą współpracować z jasnością i pozostać zsynchronizowane.
Dlaczego warto współpracować w Przestrzeniach PDF
Przestrzenie PDF zostały stworzone z myślą o znaczącej współpracy i bogatszej wymianie wiedzy.Zespoły mogą zbierać opinie, dodawać spostrzeżenia i rozwijać pomysły razem, co prowadzi do szybszego zrozumienia, lepszego dostosowania i jaśniejszych decyzji.
Dzięki różnym poziomom uprawnień można kontrolować dokładnie, jak uczestnicy angażują się, niezależnie od tego, czy przekazują opinie, czy aktywnie kształtują projekt.
Jak działa współpraca
Współpraca w Przestrzeniach PDF odbywa się w jednym udostępnionym środowisku, w którym zespół pracuje z tymi samymi plikami, kontekstem i spostrzeżeniami — bez przełączania narzędzi czy gubienia wątków rozmów.Zaczynasz od utworzenia Przestrzeni PDF, która łączy pliki projektu, notatki i linki, aby ustanowić jedno źródło prawdy.
Gdy Przestrzeń PDF jest gotowa, można udostępnić całą przestrzeń lub linki do konkretnych plików lub notatek, w zależności od tego, co odbiorcy muszą zobaczyć.Stamtąd kontrolujesz, jak uczestnicy angażują się, ustawiając role i dostosowując widok docelowy z wytycznymi i kontekstem.
Jako właściciel można dodać wielu współpracowników do Przestrzeni PDF i przypisać role Przeglądarka, Recenzent lub Współtwórca, w zależności od tego, co każda osoba musi robić.Członkowie zespołu mogą przeglądać zawartość, dodawać komentarze i używać wbudowanego Asystenta SI do podsumowywania dokumentów, zadawania pytań lub wydobywania spostrzeżeń, pomagając wszystkim szybko się zorientować.
Poziomy dostępu i uprawnień
Przestrzenie PDF pozwalają kontrolować zarówno to, kto może uzyskać dostęp do Przestrzeni, jak i to, co może w niej robić.
- Poziomy dostępu określają odbiorców: Można zachować prywatność Przestrzeni, zapraszając konkretne osoby przez e-mail, co jest idealne do pracy poufnej lub na wczesnym etapie.W przypadku szerszej współpracy otwórz ją dla organizacji, umożliwiając każdemu w firmie dostęp przez link.Gdy trzeba udostępnić zasoby edukacyjne lub materiały publiczne, ustaw Przestrzeń jako publiczną, udostępniając ją każdemu z linkiem.
- Poziomy uprawnień definiują uczestnictwo: Gdy ludzie mają dostęp, wybierasz, jak się angażują.Przeglądarki mogą tylko czytać pliki. Użyj tej roli dla osób zainteresowanych, które potrzebują dostępu tylko do odczytu. Recenzenci mogą wyświetlać pliki i dodawać komentarze. Przypisz tę rolę każdemu, kto przekazuje opinię. Współtwórcy mogą dodawać, aktualizować lub usuwać zawartość projektu, w tym pliki dodane przez właścicieli i notatki, które tworzą. Dostęp współtwórcy jest idealny dla członków zespołu aktywnie kształtujących projekt. Uprawnienia dotyczą całej przestrzeni PDF, a nie poszczególnych plików.
Razem ustawienia dostępu i uprawnień pomagają zdecydować, kto widzi projekt i jak głęboko może współpracować. Doświadczenie odbiorcy w pełni opiera się na uprawnieniu, które przypisujesz.
Dowiedz się, jak przeglądać udostępnione przestrzenie PDF.
Zapraszanie współpracowników
Możesz zaprosić innych do swojej przestrzeni PDF, wysyłając zaproszenie przez Zaproś osoby, gdzie możesz również dołączyć opcjonalną wiadomość dla kontekstu. Jeśli wolisz szybkie udostępnianie, możesz wygenerować link lub wysłać go bezpośrednio przez aplikacje takie jak Outlook, Gmail, Teams lub WhatsApp. W przypadku ograniczonych przestrzeni osoby, które nie mają dostępu, mogą o niego poprosić, a ty możesz zatwierdzić lub odrzucić ich prośbę według potrzeb.
Dowiedz się, jak udostępniać przestrzenie PDF.
Pozostawanie w synchronizacji
Współpracownicy mogą łatwo śledzić aktualizacje:
- Wyświetlanie i odpowiadanie na komentarze. Pliki lub notatki z komentarzami pokazują ikonę Komentarze , którą można wybrać, aby wyświetlić i odpowiedzieć.
- Użyj @wzmianek, aby powiadomić członków zespołu lub wprowadzić nowych recenzentów do rozmowy.
- Otrzymuj powiadomienia o nowych komentarzach i odpowiedziach.
Zarządzanie udostępnioną przestrzenią PDF
Jako właściciel przestrzeni PDF zachowujesz pełną kontrolę nad dostępem i uczestnictwem. Możesz cofnąć udostępnienie przestrzeni PDF w dowolnym momencie, aby natychmiast odebrać dostęp lub całkowicie ją usunąć po zakończeniu projektu — pamiętaj tylko, aby najpierw pobrać wszystkie ważne pliki. Jeśli role się zmienią, możesz dostosować uprawnienia uczestników lub usunąć osoby przez ustawienia Udostępnij. Możesz również sprawdzić, kto obecnie ma dostęp, gdy zajdzie taka potrzeba.
