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自動化合約程序

自動化您的合約程序

商業合約程序是一個步驟相互連結的系統,包含從發起合約到完成交易的最後步驟等各種階段。合約不同階段所涉及的任務對於合約管理非常重要,但您不必手動追蹤每項任務,只要在適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 上設定「流程」,就能自動化這些任務

流程是依據邏輯流程建立,且包含一個「觸發」事件、至少一個「條件」,以及至少一個可即時發生的「動作」,及/或做為已排程的事件。

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 支援下列兩個「動作」類型:「更新記錄」和「Apex 動作」。

瞭解如何:

使用「更新記錄」以設定流程

您可以使用 Salesforce 流程中的「更新記錄」動作類型,設定合約記錄上的「背景動作」挑選清單欄位以叫用動作。

Adobe Acrobat Sign 可讓您建立新的 程序 (根據記錄變更事件觸發),接著即可在相關的 Adobe Acrobat Sign 合約上叫用動作。您可以控制動作將於何時必須發生 (亦即該時間點後主要記錄上的欄位更新),以及要針對動作選取哪些相關合約。

「更新記錄」動作類型支援下列動作:「傳送」、「取消」、「刪除」,「提醒」和「更新」。

您可以為 Adobe Acrobat Sign 合約建立「更新記錄」動作流程,如下所示。

建立自動化流程以更新 Adobe Acrobat Sign 合約中的記錄。

「更新記錄」流程的「開始」元素會定義何時觸發自動化流程以開始。在「設定開始」對話框中,請確定您指定應觸發流程的 Salesforce 物件之記錄、設定必須觸發流程的時間,以及設定一個或多個欄位的輸入條件。

設定如何開始您的 Acrobat Sign 合約流程以更新記錄。

更新記錄」背景動作會設定背景動作,以更新符合條件的選取記錄。 修改 更新記錄 「後台操作」,您可以選擇「更新記錄」操作,然後選擇 編輯元素.

在「編輯更新記錄」對話框中:

  1. 您可以選擇流程找到記錄的方式。例如,如果您要更新與機會記錄相關的所有記錄,請選取「更新與觸發流程的機會記錄相關的記錄」,然後在「選取相關記錄」下提供記錄 ID。

    注意: 記錄 ID 必須包含「echosign_dev1」命名空間。echosign_dev1 物件與常見的 Salesforce 物件相關聯,例如「帳戶」或「機會」。如果「合約」與某個自訂物件相關,此名稱則專屬於組織。
  2. 視需要設定篩選條件。
  3. 為「echosign_dev1_Background_Action_c」欄位指派一個值來指定背景動作。
  4. 選取「完成」。
為 Adobe Acrobat Sign 合約設定更新記錄動作。

使用 Apex 動作設定流量

您可以使用 Salesforce 流程中的「Apex 動作」類型,叫用受管理套件隨附的「可叫用的方法」以執行對應的動作。

您可以建立新的程序 (根據記錄變更事件觸發),接著即可在相關的 Adobe Acrobat Sign 合約上叫用動作。

「Apex 動作」支援下列動作:「傳送」、「取消」、「刪除」、「提醒」,「更新」和「載入 (範本)」。

Adobe Acrobat Sign 提供下列針對「Apex 動作」流程設定的可叫用動作:

  • 取消合約 [AgreementCancelInvocableAction]
  • 刪除合約 [AgreementDeleteInvocableAction]
  • 載入合約範本 [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
  • 傳送合約 [AgreementSendInvocableAction]
  • 傳送合約提醒 [AgreementRemindInvocableAction]
  • 更新合約 [AgreementUpdateInvocableAction]

您可以為 Adobe Acrobat Sign 合約建立「Apex 動作」流程,如下所示。

使用「Apex 動作」建立 Adobe Acrobat Sign 合約流程。

針對 Salesforce 物件設定「開始」元素,當建立、更新或刪除合約時,物件記錄應會觸發流程。您可以設定流程觸發並設定輸入條件。例如,當記錄更新的條件為合約在協商/審查階段時,則設定觸發以下的「Apex 動作」流桯。

設定 Adobe Acrobat Sign 更新記錄流程的「開始」觸發。

指派」元素可定義「合約範本」執行階段變數。您必須建立新的「變數」資源,以儲存要在流程中使用的值。在「指派」元素中,您可以使用適當的運算子來選取變數並設定值。

您可以為一個變數設定多個值。例如,使用「新增」運算子設定您的變數,以挑選收件者 ID 和附件 ID 的值:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

設定 Adobe Acrobat Sign 更新記錄流程的「變數」。

若要讓「變數」接受多個值,請務必在「變數」資源的設定中啟用「允許多個值 (集合)」。若要確認或變更「變數」設定:

  1. 選取 以開啟 Toolbox。
  2. 在「集合變數」下,選取您要驗證或編輯的變數。
  3. 在「編輯變數」對話框中,確認設定。
  4. 若要變更變數設定,請選取
  5. 在「編輯變數」對話框中,視需要變更設定,然後選取「完成」。
為 Adobe Acrobat Sign 合約設定多個值的變數。

編輯 Adobe Acrobat Sign 範本執行階段變數的變數

Apex 動作」元素會定義合約流程的輸入值,如下所示。

  • 在「合約範本 ID」欄位中,您必須為要設定流程的合約範本提供範本 ID。 
  • 合約範本執行階段變數中,您必須輸入使用上述「指派」元素定義的「變數」。

注意:合約範本執行階段變數」欄位不接受多個值。嘗試以逗點分隔格式輸入多個值,可能會導致流程錯誤。

  • 在「非同步處理」欄位中,您可以將值設為「true」或「false」。
  • 在「主要記錄 ID」欄位中,您必須輸入主要記錄 ID。
在 Adobe Acrobat Sign 合約中設定「Apex 動作」流程的輸入值。

「Apex 動作」流程提供下列功能:

  • 它支援排程的動作。
  • 它支援自動傳送合約範本,也就是可以自動產生並傳送合約。
  • 所有動作都能在一個叫用中接受多個要求。
  • 所有例外狀況都會記錄並儲存在結果記錄中,並在 Apex 偵錯記錄檔中記錄為錯誤,以免封鎖程序執行作業。
  • 範本載入」功能的參數 (「非同步處理」) 可控制範本處理是否會在同步或非同步模式中發生。呼叫者必須指定範本載入是否應在同步或非同步模式中執行。
    • 預設程序會在同步模式中執行。大多數程序應該會以同步的方式執行。
    • 如果啟用了「自動傳送」,程序必須處於同步模式。
    • 顯著的非同步程序可載入 Adobe Acrobat Sign 資料庫文件。

「Apex 動作」流程有下列限制:

  • 由於 Salesforce 中的限制 (一個執行緒無法開始執行另一個執行緒),因此不支援結合自動傳送範本與 Adobe Acrobat Sign 資料庫文件。
  • 針對傳遞至可叫用動作的任何參數,您只能參照父系欄位。您無法對主要記錄底下的子合約執行動作。
  • 它不支援傳回值的動作,例如取得文件資訊或取得簽署 URL。 

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