建立 Adobe Acrobat Sign 整合的 Vault 系統帳戶使用者。
上次更新時間
2024年7月3日
- Adobe Acrobat Sign 整合
- 新增功能
- 產品版本與生命週期
- 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
- 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
- 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
- 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
- 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
- 適用於 SugarCRM 的 Acrobat Sign
- 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
- 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
- Acrobat Sign 開發人員文件
概述
本文件說明如何整合 Adobe Acrobat Sign 與 Veeva Vault 平台。Veeva Vault 是一套專為生命科學領域打造的企業內容管理 (Enterprise Content Management，ECM) 平台。「保存庫」是內容與資料存放庫，一般用於法規申報、研究報告、授予權限應用程式、一般合約等。單一企業可擁有多個必須個別維護的「保存庫」。
以下是完整整合的高階步驟：
- 在 Adobe Acrobat Sign 啟動您的管理帳戶 (限新客戶)。
- 建立物件以追蹤 Vault 中合約生命週期的歷程。
- 建立新的安全性設定檔。
- 在 Adobe Acrobat Sign 中設定一個群組，以保存 Veeva Vault 整合使用者。
- 建立文件欄位和轉譯。
- 設定網頁動作並更新文件生命週期。
- 建立文件類型使用者和使用者角色設定。
- 使用中介軟體將 Veeva Vault 連接至 Adobe Acrobat Sign。
註解：
Adobe Sign 管理員必須在 Adobe Acrobat Sign 中執行 Adobe Acrobat Sign 設定步驟。
設定 Veeva Vault
若要設定 Veeva Vault 以與 Adobe Acrobat Sign 整合，您必須實施下列步驟。
若要設定適用於 Vault 的 Adobe Acrobat Sign，系統會建立名為「Adobe Sign 管理群組」的新群組。此群組用於為 Adobe Acrobat Sign 相關欄位設定文件欄位層級的安全性，且預設應包含 Adobe Sign 整合設定檔。
部署套件並遵循步驟。部署完成後，套件會建立：
- 自訂物件：簽署物件、簽署者物件、簽署事件物件、Process Locker 物件
- 簽署物件頁面版面配置
- 簽署事件物件頁面版面配置
- 簽署者物件頁面版面配置
- Process Locker 物件頁面版面配置
- Adobe Sign 整合工作記錄之物件頁面版面配置
- Adobe Sign 轉譯類型
- 原始轉譯類型
- Shared field signature__c
- Adobe Sign 網頁動作
- 取消 Adobe Sign 網頁動作
- Adobe Sign 管理動作權限集
- Adobe Sign 整合設定檔安全性設定檔
- 應用程式角色 Adobe Sign 管理員角色
- 文件類型群組「Adobe Sign 文件」
- Adobe Sign 整合工作記錄物件
簽署物件
簽署物件是建立來儲存與合約相關的資訊。簽署物件是包含下列特定欄位之資訊的資料庫：
| 欄位 | 標籤 | 類型 | 描述 |
|---|---|---|---|
| external_id__c | 合約 ID | 字串 (100) | 保存 Adobe Acrobat Sign 唯一的合約 ID |
| file_hash__c | 檔案雜湊 | 字串 (50) | 保存已傳送至 Adobe Acrobat Sign 之檔案的 md5 總和檢查碼 |
| name__v | 名稱 | 字串 (128) | 保存合約名稱 |
| sender__c | 傳送者 | 物件 (使用者) | 保存建立合約之 Vault 使用者的參考 |
| signature_status__c | 簽署狀態 | 字串 (75) | 保存在 Adobe Acrobat Sign 中的合約狀態 |
| signature_type__c | 簽名類型 | 字串 (20) | 保存在 Adobe Acrobat Sign 中的合約簽署類型 (書面或電子簽署) |
| start_date__c | 開始日期 | 日期時間 | 傳送合約以供簽名的日期 |
| cancellation_date__c | 取消日期 | 日期時間 | 保存取消合約的日期。 |
| completion_date__c | 完成日期 | 日期時間 | 保存完成合約的日期。 |
| viewable_rendition_used__c | 使用可檢視轉譯 | 布林值 | 表示可檢視轉譯是否已傳送以供簽名的標幟。(預設為 true) |
| plugin_version__c | 外掛程式版本 | 文字 (10) | 它用於允許適當處理在部署新版本 4.0 之前建立的所有合約。 注意：部署 4.0 自訂網頁應用程式版本後，此欄位會在每次建立簽署記錄時設為 4.0。 |
| external_environment__c | 外部環境 | 文字 (20) | 保存建立合約的 Adobe Sign 環境名稱。 |
簽署者物件
簽署者物件的建立目的是以合約方式儲存與參與者相關的資訊。它包含下列特定欄位之資訊：
| 欄位 | 標籤 | 類型 | 描述 |
|---|---|---|---|
| email__c | 電子郵件 | 字串 (120) | 保存 Adobe Acrobat Sign 唯一的合約 ID |
| external_id__c | 參與者 ID | 字串 (80) | 保存 Adobe Acrobat Sign 唯一的參與者識別碼 |
| name__v | 名稱 | 字串 (128) | 保存 Adobe Acrobat Sign 的參與者名稱 |
| order__c | 順序 | 數字 | 保存 Adobe Acrobat Sign 合約參與者的順序編號 |
| role__c | 角色 | 字串 (30) | 保存 Adobe Acrobat Sign 合約參與者的角色 |
| signature__c | 簽名 | 物件 (簽名) | 保存參照至簽名的父項記錄 |
| signature_status__c | 簽署狀態 | 字串 (100) | 保存 Adobe Acrobat Sign 合約參與者的狀態 |
| user__c | 使用者 | 物件 (使用者) | 若參與者為 Vault 使用者，則保存簽署者的使用者記錄之參考 |
簽署事件物件
簽署事件物件是用來儲存與合約事件相關的資訊。它包含下列特定欄位之資訊：
| 欄位 | 標籤 | 類型 | 描述 |
|---|---|---|---|
| acting_user_email__c | 有效的使用者電子郵件 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 使用者電子郵件，用於執行導致事件產生的動作 |
| acting_user_name__c | 有效使用者名稱 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 使用者名稱，用於執行導致產生事件的動作 |
| description__c | 說明 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 事件的說明 |
| event_date__c | 事件日期 | 日期時間 | 保存 Adobe Acrobat Sign 事件的日期和時間 |
| event_type__c | 事件類型 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 事件的類型 |
| name__v | 名稱 | 字串 | 自動產生的事件名稱 |
| participant_comment__c | 參與者註解 | 字串 | 保存任何 Adobe Acrobat Sign 參與者的註解 |
| participant_email__c | 參與者電子郵件 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 參與者的電子郵件 |
| participant_role__c | 參與者角色 | 字串 | 保存 Adobe Acrobat Sign 參與者的角色 |
| signature__c | 簽名 | 物件 (簽名) | 保存參照至簽名的父項記錄 |
| external_id__c | 外部 ID | 文字 (200) | 保存 Adobe Sign 產生的合約事件識別碼。 |
Process Locker 物件
已建立 Process Locker 物件，以鎖定 Adobe Acrobat Sign 整合程序。它不需要任何自訂欄位。
Adobe Sign 整合工作記錄物件
建立 Adobe Sign 整合工作記錄 (as_int_task_log__c)。這是大量物件，用於追蹤 AgreementsEventsSynchronizerJob 和 AgreementsEventsProcessingJob 的執行情況。
AgreementsEventsSynchronizerJob：此工作可確保 Adobe Sign 所有遺失的合約事件，在 Vault 中建立為有效的簽署事件，適用於過去 N 天內於 Vault 中建立的所有簽名。
AgreementsEventsProcessingJob：此工作可確保具有有效簽署事件記錄的所有文件皆根據事件類型予以處理。
| 欄位 | 標籤 | 類型 | 描述 |
|---|---|---|---|
| start_date__c | 開始日期 | 日期時間 | 工作開始日期 |
| end_date__c | 結束日期 | 日期時間 | 工作結束日期 |
| task_status__c | 工作狀態 | 挑選清單 | 保存工作狀態： 已完成 (task_completed__c) 已完成但有錯誤 (task_completed_with_errors__c) 失敗 (task_failed__c) |
| task_type__c | 工作類型 | 挑選清單 | 保存工作類型： 合約事件同步作業 (agreements_events_synchronization__c) 合約事件處理中 (agreements_events_processing__c) |
| messages__c | 訊息 | 長型 (32000) | 保存工作訊息 |
部署套件中的簽名、簽署者、簽署事件、Process Locker 以及工作記錄物件，預設啟用「稽核此物件的資料變更」屬性。
注意：您可以啟用稽核資料變更設定，讓 Vault 擷取稽核記錄中的物件資料變更。此設定預設為關閉。啟用此設定並建立記錄後，您便無法再停用此設定。如果此設定已關閉且存在記錄，則唯有 Vault 所有者可以更新設定。
顯示簽署物件的參與者和歷史記錄
部署套件中的簽署物件包含「簽署詳細資料頁面版面配置」。「頁面版面配置」有「參與者」和「歷史記錄」區段。
- 「參與者」區段有設定如下圖所示的「相關物件」區段。
- 您可以編輯要為「參與者」顯示的欄，如下所示。
- 「歷史記錄」區段中有設定如下圖所示的「相關物件」區段。
- 您可以編輯要為「歷史記錄」顯示的欄，如下所示。
檢視 Adobe Acrobat Sign 文件的參與者和稽核記錄
若要檢視 Adobe Acrobat Sign 文件的「參與者」和「稽核」記錄，請在文件的「Adobe 簽名」區段中選取連結。
- 開啟的頁面會顯示 Adobe Acrobat Sign 文件的「參與者」與「歷史記錄」，如下所示。
- 檢視簽名的稽核軌跡，如下所示。
在步驟 2 成功部署套件後，便會建立 Adobe Sign 整合設定檔。Adobe Sign 整合設定檔會指派給系統帳戶，在呼叫 Vault API 時整合功能會使用此設定檔。此設定檔允許下列權限：
- Vault API
- 讀取、建立、編輯和刪除：簽名、簽署者、簽署事件和 Process Locker 物件
您必須將包含的安全性設定檔設定為 Adobe Sign 整合設定檔，以更新 (在步驟 1 中建立的) Adobe Sign 管理群組，如下圖所示。
當您部署 Adobe Acrobat Sign 套件時，它會建立名為「Adobe Sign 文件」的文件類型群組記錄。
您必須為所有符合 Adobe Acrobat Sign 程序資格的文件分類，新增此文件類型群組。由於文件類型群組屬性不會由類型沿用至子類型，也不會從子類型沿用至分類層級，因此必須為每個符合 Adobe Acrobat Sign 資格的文件分類進行設定。
注意：如果「使用者角色設定」物件不包含參照「文件類型群組」物件的欄位，您必須新增欄位。若要這麼做，請前往「物件 > 使用者角色設定 > 欄位」，並完成必要步驟，如下圖所示。
正確設定生命週期後，系統應確保 DAC 為所有符合 Adobe Acrobat Sign 程序資格的文件，新增 Adobe Sign 管理員使用者。做法為建立指定以下項目的適當「使用者角色設定」記錄：
- 文件類型群組為 Adobe Sign 文件
- 應用程式角色為 Adobe Sign 管理員角色
- 整合使用者
套件部署會建立下列建立整合所需的新共用文件欄位：
- 簽名 (signature__c)
若要設定「文件欄位」：
停用 Vault 覆蓋 (disable_vault_overlays__v) 是現有的共用欄位。此欄位亦可以有特定的安全性，僅允許 Adobe Sign 管理群組的成員更新其值。
Vault 整合使用名為「Adobe Sign 轉譯」(adobe_sign_rendition__c)的新轉譯類型，將簽署的 PDF 文件上傳至 Adobe Acrobat Sign。您必須為每種符合 Adobe Acrobat 簽名資格的文件類型，宣告 Adobe Sign 轉譯。
Vault 整合使用新的轉譯類型「原始轉譯」(original_rendition__c) 作為轉譯的名稱，若簽署文件匯入為可檢視轉譯，則應用此類型來儲存原始可檢視轉譯。
您必須為每種符合 Adobe Acrobat 簽名資格的文件類型，宣告原始轉譯。
保存庫亦可以有新的轉譯類型「Adobe 稽核軌跡轉譯」(adobe_audit_trail_rendition__c)，Vault 整合使用這種類型來儲存 Adobe 稽核軌跡報告。
請依照下列步驟設定 Adobe 稽核軌跡轉譯：
當使用者選擇使用上述設定的數位簽名合約時，會顯示一則訊息 (如下所示)，表示 Adobe Acrobat Sign 正在使用 PDF 文件夾結合數位簽署的 PDF 和稽核軌跡報告。
若要檢視文件內容以及數位簽名和稽核軌跡，請勿在管理員 UI 中選取「顯示 Acrobat Sign 轉譯」和「將稽核報告附加至已簽署轉譯」以進行數位簽名。
您可以使用 Adobe 稽核軌跡轉譯，下載或檢視作為個別轉譯的 Adobe 稽核軌跡。
Adobe Acrobat Sign 與 Vault 整合需要您建立並設定以下兩個網頁動作：
建立 Adobe Sign：它會建立或顯示 Adobe Acrobat Sign 合約。
類型：文件
目標：在 Vault 中顯示
認證：透過 POST 訊息啟用 POST 工作階段認證
URL：https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
- 取消 Adobe Sign：取消 Adobe Acrobat Sign 中現有的合約，並將文件回復為初始狀態。
類型：文件
目標：在 Vault 中顯示
認證：透過 POST 訊息啟用 POST 工作階段認證
URL：https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
對於每種符合 Adobe 簽名資格的文件類型，您必須新增新的生命週期角色和狀態，以更新對應的文件生命週期。
Adobe Acrobat Sign 合約生命週期有下列狀態：
- 草稿
- 編寫中或 DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
- OUT_FOR_SIGNATURE 或 OUT_FOR_APPROVAL
- 已簽署或已核准
- 已取消
- 已過期
若要更新文件生命週期，請遵循下列步驟：
-
新增「使用者動作」至下列狀態。
當 Vault 文件傳送至 Adobe Acrobat Sign 時，其狀態應與合約的狀態相對應。若要這麼做，請在符合 Adobe 簽名資格的文件所使用的每個生命週期中，新增下列狀態：
- Adobe 簽名 (已檢閱) 之前：此為可傳送至 Adobe Acrobat Sign 之文件狀態的預留位置名稱。根據文件類型，它可以是「草稿」狀態或「已檢閱」。文件狀態標籤可根據客戶指出的要求自訂。「Adobe 簽名之前」狀態必須定義下列兩個使用者動作：
- 將文件狀態變更為「在 Adobe Sign 草稿中」狀態的動作。對於任何生命週期的所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同。
- 呼叫網頁動作「Adobe Sign」的動作。此狀態的安全性必須能夠允許 Adobe Sign 管理員角色進行：檢視文件、檢視內容、編輯欄位、編輯關係、下載來源、管理可檢視的轉譯，以及變更狀態。
- 將「在 Adobe Sign 草稿中」設定為預設隱藏，以修改「已檢閱」狀態「原子安全性」，並僅為 Adobe Sign 管理員角色而執行。
注意：若 Adobe Sign 管理員角色不是「原子安全性：使用者動作」的一部分，選取「編輯 > 角色覆寫」以新增 Adobe Sign 管理員角色。接下來，為「已檢閱」狀態新增 Adobe Sign 管理員角色。
- 在 Adobe Sign 草稿中：這是狀態的預留位置名稱，表示文件已上傳至 Adobe Acrobat Sign，且其合約處於「草稿」狀態。這是必要的狀態。此狀態必須定義下列五個使用者動作：
- 將文件狀態變更為「在 Adobe Sign 編寫中」狀態的動作。對於任何生命週期的所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同。
- 將文件狀態變更為「在 Adobe Sign 簽署中」狀態的動作。對於任何生命週期的所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同。
- 將文件狀態變更為「Adobe Sign 已取消」狀態的動作。對於任何生命週期的所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同。
- 呼叫網頁動作「Adobe Sign」的動作。
- 呼叫網頁動作「取消 Adobe Sign」的動作。此狀態的安全性必須能夠允許 Adobe Sign 管理員角色進行：檢視文件、檢視內容、編輯欄位、編輯關係、下載來源、管理可檢視的轉譯，以及變更狀態。
- 修改「在 Adobe Sign 草稿中」狀態原子安全性：動作「Adobe Sign 已取消」、「在 Adobe Sign 編寫中」、「在 Adobe Sign 簽署中」必須對除了 Adobe Sign 管理員角色以外的所有人隱藏
注意：若 Adobe Sign 管理員角色不是「原子安全性：使用者動作」的一部分，選取「編輯 > 角色覆寫」以新增 Adobe Sign 管理員角色。接下來，在「在 Adobe Sign 草稿中」狀態中新增 Adobe Sign 管理員角色。
「在 Adobe Sign 編寫中」：這是表示文件已上傳至 Adobe Acrobat Sign 的狀態預留位置名稱，且其合約在「編寫中」或 DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED 狀態。這是必要的狀態。此狀態必須定義下列四個使用者動作：
- 將文件狀態變更為「Adobe Sign 已取消」狀態的動作。對於所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同，無論生命週期為何。
- 將文件狀態變更為「在 Adobe Sign 簽署中」狀態的動作。對於所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同，無論生命週期為何。
- 呼叫網頁動作「Adobe Sign」的動作
- 呼叫網頁動作「取消 Adobe Sign」的動作。此狀態的安全性必須能夠允許 Adobe Sign 管理員角色進行：檢視文件、檢視內容、編輯欄位、編輯關係、下載來源、管理可檢視的轉譯，以及變更狀態。
- 修改「在 Adobe Sign 編寫中」狀態原子安全性：動作「Adobe Sign 已取消」和「在 Adobe Sign 簽署中」必須對除了 Adobe Sign 管理員角色以外的所有人隱藏
注意：若 Adobe Sign 管理員角色不是「原子安全性：使用者動作」的一部分，選取「編輯 > 角色覆寫」以新增 Adobe Sign 管理員角色。接下來，在「在 Adobe Sign 編寫中」狀態中新增 Adobe Sign 管理員角色。
- 在 Adobe Sign 簽署中：這是表示文件已上傳至 Adobe Acrobat Sign 的狀態預留位置名稱，且其合約已經傳送給參與者 (OUT_FOR_SIGNATURE 或 OUT_FOR_APPROVAL 狀態)。這是必要的狀態。此狀態必須定義下列五個使用者動作：
- 將文件狀態變更為「Adobe Sign 已取消」狀態的動作。此動作的目標狀態可以隨客戶需求而定，且不同類型的目標狀態可能不同。對於所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同，無論生命週期為何。
- 將文件狀態變更為「Adobe Sign 已拒絕」狀態的動作。此動作的目標狀態可以隨客戶需求而定，且不同類型的目標狀態可能不同。對於所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同，無論生命週期為何。
- 將文件狀態變更為「Adobe Sign 已簽署」狀態的動作。此動作的目標狀態可以隨客戶需求而定，且不同類型的目標狀態可能不同。然而，對於所有文件類型，此使用者動作的名稱都必須相同，無論生命週期為何。
- 呼叫網頁動作「Adobe Sign」的動作。
- 呼叫網頁動作「取消 Adobe Sign」的動作。此狀態的安全性必須能夠允許 Adobe Sign 管理員角色進行：檢視文件、檢視內容、編輯欄位、編輯關係、下載來源、管理可檢視的轉譯，以及變更狀態。
- 修改「在 Adobe Sign 簽署中」狀態原子安全性：動作「Adobe Sign 已取消」、「Adobe Sign 已拒絕」以及「Adobe Sign 已簽署」必須對除了 Adobe Sign 管理員角色以外的所有人隱藏
注意：若 Adobe Sign 管理員角色不是「原子安全性：使用者動作」的一部分，選取「編輯 > 角色覆寫」以新增 Adobe Sign 管理員角色。接下來，在「在 Adobe Sign 簽署中」狀態中新增 Adobe Sign 管理員角色。
- Adobe Sign 已簽署 (已核准)：這是狀態的預留位置名稱，表示文件已上傳至 Adobe Acrobat Sign，且其合約已完成 (為已簽署或已核准狀態)。這是必要的狀態，可以是現有的生命週期狀態，例如「已核准」。
此狀態不需使用者動作。它的安全性必須能夠允許 Adobe Sign 管理員角色進行：檢視文件、檢視內容和編輯欄位。
下圖說明 Adobe Acrobat Sign 合約與 Vault 文件狀態之間的對應，且「Adobe 簽名之前」狀態為「草稿」。
- Adobe 簽名 (已檢閱) 之前：此為可傳送至 Adobe Acrobat Sign 之文件狀態的預留位置名稱。根據文件類型，它可以是「草稿」狀態或「已檢閱」。文件狀態標籤可根據客戶指出的要求自訂。「Adobe 簽名之前」狀態必須定義下列兩個使用者動作：
您必須為生命週期狀態中的每個使用者角色設定適當的權限，如下圖所示。
使用中介軟體將 Veeva Vault 連接至 Adobe Acrobat Sign
完成 Veeva Vault 與 Adobe Acrobat Sign 管理員帳戶的設定後，管理員必須使用中介軟體在兩個帳戶之間建立連結。Veeva Vault 和 Adobe Acrobat Sign 帳戶的連結是由 Adobe Acrobat Sign 的身分啟動，然後用來儲存 Veeva Vault 的身分。
為了保障系統安全與穩定性，管理員必須使用專屬的 Veeva Vault 系統/服務/公用程式帳戶，例如 adobe.for.veeva@xyz.com，而非個人使用者帳戶，例如 bob.smith@xyz.com。
Adobe Acrobat Sign 帳戶管理員必須遵循下列步驟，使用中介軟體將 Veeva Vault 連接至 Adobe Acrobat Sign：
