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適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign (Lightning 設定檔):使用手冊

  1. Adobe Acrobat Sign 整合
  2. 新增功能
  3. 產品版本與生命週期
  4. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
    1. 安裝套件
    2. 設定套件
    3. 使用手冊
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    7. 行動應用程式使用手冊
    8. 工作流程自動化指南
    9. Document Builder 指南
    10. 設定大型文件
    11. 升級指南
    12. 版本注意事項
    13. 常見問題集
    14. 疑難排解指南
    15. 其他文章
  5. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
      1. 安裝指南
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
      1. 使用手冊
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
      1. 使用手冊
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
      1. 使用手冊
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      3. 行動版使用手冊
      4. 版本注意事項
      5. Microsoft Teams Approvals
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
      1. 使用手冊
      2. 版本注意事項
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
      1. 使用手冊
      2. 版本注意事項
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
      1. 概覽
      2. Dynamics Online:安裝指南
      3. Dynamics Online:使用手冊
      4. Dynamics 內部部署:安裝指南 
      5. Dynamics 內部部署:使用手冊
      6. Dynamics 工作流程指南
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. 升級指南
      9. 版本注意事項
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
      1. 概覽
      2. SharePoint 內部部署:安裝指南
      3. SharePoint 內部部署:範本對應指南
      4. SharePoint 內部部署:使用手冊
      5. SharePoint 內部部署:版本注意事項
      6. SharePoint Online:安裝指南
      7. SharePoint Online:範本對應指南
      8. SharePoint Online:使用手冊
      9. SharePoint Online:網頁表單對應指南
      10. SharePoint Online:版本注意事項
  6. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    1. 概覽
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    4. 版本注意事項
  7. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    1. 安裝指南
  8. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    1. Cockpit 安裝指南 (已淘汰)
    2. Recruiting 安裝指南 (已淘汰)
    3. Recruiting 使用手冊
    4. Cloud Foundry 安裝指南
    5. 版本注意事項
  9. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    1. 安裝指南
    2. 快速入門指南
    3. 設定教學課程
  10. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    1. 安裝指南
    2. 版本注意事項
  11. 適用於 SugarCRM 的 Acrobat Sign
  12. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    1. 安裝指南
    2. 使用手冊
    3. 升級指南
    4. 版本注意事項
  13. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
    1. 安裝指南
  14. Acrobat Sign 開發人員文件
    1. 概覽
    2. Webhook
    3. 文字標籤

概覽

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 應用程式提供簡易的簽名工作流程,讓個人或組織能輕鬆採用和實施。您可以使用應用程式執行以下作業:

  • 直接從 Salesforce 取得任何文件的合法 Adobe 電子簽名或核准。
  • 存取即時合約記錄,並從任何物件檢視已儲存的合約。
  • 即時追蹤整個組織的交易。
  • 在合約受到檢視、簽署、取消或拒絕時取得更新。
  • 電子簽名提供超過 20 種語言版本,並支援全球超過 50 個地區的傳真回覆服務。
  • 在傳送以供簽署前,自動將 Salesforce 資料合併到文件中。
  • 使用 Salesforce 資料自動產生文件,並使用 Document Builder 將其做為合約附件傳送。
  • 將簽署者資料反向對應至 Salesforce 物件。
  • 在傳送選項建立可重覆使用的合約範本,並啟用單鍵式「傳送以供簽署」按鈕,讓您從任何 Salesforce 物件傳送自訂合約。
  • 存取 Conga Composer、Apttus、Selectica、Drawloop、Zuora、Emptoris 等原生整合。

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign (Lightning 設定檔):使用手冊提供指示,說明如何:

註解:

使用 Salesforce Classic 設定檔? 請參閱適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign (Classic 設定檔):使用手冊

若要自訂進一步自動化應用程式的程序,請參閱適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign:自訂指南。如需協助,請聯絡您的 Salesforce 管理員。

若要瞭解如何使用 Salesforce 資料自動產生文件,請參閱適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign Document Builder:使用手冊

支援的瀏覽器

瀏覽器

支援

限制

Microsoft® Edge

Google Chrome™

Mozilla® Firefox®

Apple Safari®

Microsoft® Edge 的已知問題:

  • 載入合約頁面時,可能會出現錯誤 (類似下方):「此頁面發生錯誤。您可能需要重新整理。動作失敗」
  • 在您傳送與關閉傳送後的「成功」標籤後,「合約」頁面不會自動重新整理以反映合約狀態,並可能會出現此錯誤:「未偵測到新視窗。請先檢查您瀏覽器的快顯視窗封鎖程式設定,然後再嘗試其他動作。此頁面現在可重新載入。」
    您可以從「合約清單」存取合約頁面。
  • 當您為正在傳輸的合約選取提醒更新動作時,合約頁面不會自動重新整理。畫面上會顯示此錯誤:「此頁面發生錯誤。您可能需要重新整理。」
    您可以從「合約清單」存取合約頁面。

適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign 應用程式已知問題:

如果您已在 Acrobat Sign 帳戶上啟用帳戶共用,則不在合約中的使用者將無法在 Salesforce 環境中檢視合約,除非:

  • 合約是以 Adobe Acrobat Sign 資料庫中的共用資料庫範本建立而成。
  • 資料庫範本是以包含檢視者的方式共用:(a) 與帳戶中所有使用者共用,或 (b) 在群組層級共用,傳送者和檢視者皆位於相同群組中。

注意:您可以使用 Adobe Acrobat Sign 來檢視合約。

建立合約 

「合約」是 Acrobat Sign 安裝在 Salesforce 中的物件,為傳送文件給收件者的載具。 

「收件者」是廣義用語,用來指稱合約的任何簽署者、核准者或委派者。您為了進行某個動作而傳送文件的對象即為收件者。

您可以透過下列幾種方式建立合約,視您的管理員如何部署套件而定。常見選項包括:

  • 「合約」標籤
  • Salesforce 物件 (連絡人、商機、機會、帳戶等)

若要從「合約」標籤建立合約:

  1. 從 Salesforce Lightning 頁面的右上角,選取「應用程式啟動器」圖示。

    應用程式啟動器

  2. 選取「適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign」。

  3. 從頂端選單列中選取「合約」。

    合約」標籤會列出您所有的合約。

    建立新合約

  4. 選取「新增」。

若要從 Salesforce 物件建立合約:

  1. 開啟您要用來傳送合約的 Salesforce 物件。以下範例使用「連絡人」物件傳送合約。

    add-agreement-related-list-to-contact-4.png

    註解:

    如果您沒有看到「合約」相關清單,您必須以下列方式加以新增:

    1. 導覽至「設定 > 物件管理員」,然後尋找並選取「聯絡人」標籤。
    2. 從開啟的「聯絡人」頁面左側面板中,選取「頁面版面配置」。
    3. 從「頁面版面配置」清單中選取「聯絡人版面配置」。
    4. 在「聯絡人 (銷售) 版面配置」區段下,從左側選單選擇「相關清單」,然後將合約拖放到「相關清單」區段。
    5. 新增「合約」面板後,選取「儲存」。

    您可以返回 Salesforce 物件的「聯絡人」頁面,並重新整理頁面。它現在會顯示與合約相關的清單。

  2. 在「相關」標籤下,從合約區段選取「新增」。

為特定使用者群組建立合約範本

適用於 Salesforce 管理員的 Acrobat Sign 可以為其組織內的特定使用者群組建立合約範本。它能讓他們定義並指定合約相關屬性,例如特定使用者群組的可用文件、工作流程、品牌化、收件者角色、驗證方法、PDF 安全性等。只有使用者群組的成員才能使用與該群組相關聯的合約範本。

使用者群組的成員也可以代表其任何群組或以個別寄件者的身分建立並傳送合約。

步驟 1:Acrobat Sign 管理員必須確保下列必要條件:

  • Acrobat Sign 群組支援」設定已開啟。若要這麼做,請使用管理員認證資訊登入您的 Acrobat Sign 帳戶,然後導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 全域設定」。在「全域設定」頁面上,找到「使用者加入多個群組」設定,並確定已啟用。
  • Acrobat Sign 管理員帳戶已有現有的使用者群組,並有已指派給群組的使用者。 請參閱如何 建立和編輯使用者群組
  • 管理員是想將特定的合約範本與其群組建立關聯的使用者群組成員。

步驟 2:在 Salesforce 環境中啟用 Acrobat Sign 群組支援。請這麼做:

  1. 從 Salesforce Lightning 頁面的右上角選取「設定」。

  2. 在設定頁面上,選取「自訂程式碼 > 自訂設定」。

  3. 找到「Adobe Acrobat Sign 群組設定」,然後選取「管理」。

    sign-group-settings-1

  4. 在「Adobe Acrobat Sign 群組設定」頁面上,選取「新增」。

    sign-group-settings-2

  5. 在開啟的頁面上,選取「啟用 Acrobat Sign 群組支援」核取方塊。

    若要將您的組織鎖定至單一 Sign 群組,請在「鎖定的 Acrobat Sign 群組名稱」欄位中輸入群組名稱。

    注意:若要將合約範本與特定的Sign 群組建立關聯,請勿將您的組織鎖定至單一的 Acrobat Sign 群組。

    sign-group-settings-3

  6. 選取「儲存」。

    sign-group-settings-4

步驟 3:視需要將合約範本與 Acrobat Sign 群組建立關聯:

  1. 建立合約範本。
  2. 在「範本詳細資料」下,選取「誰可以傳送此合約」下拉式選單,然後選擇您的合約欲建立關聯的群組。
    注意:如果您選擇預設選項「所連結 Sign 帳戶中的任何使用者」,則會讓任何使用者從其所屬的任何群組傳送合約。
  3. 為您希望使用者群組遵守的範本定義其他屬性,並儲存合約範本。
template-set-user-group

它會將「合約範本」與所選的使用者群組建立關聯,而只有所選群組的成員能使用該範本。然後代表整個群組傳送合約。

設定與傳送合約

以草稿模式開啟合約後,您必須進行設定以指定寄件者群組、定義收件者、合約性質、要傳送以供簽署的文件,以及其他必要設定。  

合約詳細資料

A. 收件者的簽署順序 B. 收件者的角色 C. 收件者類型 D. 收件者搜尋欄位 E. 私人訊息工具 

  1. 從「傳送自」下拉式選單的可用選項中選取所需的寄件者。

    • 如果您是多個使用者群組的成員,「傳送自」清單會顯示您的所有群組和組織的預設群組。
    • 如果您不是任何使用者群組的成員,「傳送自」清單只會顯示預設群組。
    • 如果您使用的是具有預先定義寄件者群組的合約範本,您只能代表該特定群組傳送合約。
    agreement-send-from-group

  2. 在「收件者」下方,設定下列欄位:

    • A 代表收件者的簽署順序。新增所有收件者後,您可以將某列向上或向下拖曳以變更簽署順序。
    • B 代表收件者的角色。開啟下拉式選單,並為收件者選取所需的角色:
      • 簽署者 (預設) – 必須套用至少一個合法簽名的收件者。
      • 核准者 – 必須審閱與核准文件的收件者,但在法律上不需要簽署。
      • 接受者 – 需要在未正式簽署的情況下認可合約的收件者。
      • 表單填寫者 – 需要在簽署程序中填寫表單內容的收件者。
      • 認證收件者 – 不需要簽署或填寫表格欄位,但可能會被要求委派、拒絕或認可合約的收件者。
      • 委派者 – 需要將其角色委派給另一方的收件者。上述每個角色都有「委派者」選項 (在 SFDC 管理員啟用的情況下)。
    • C 代表收件者類型。開啟下拉式選單,然後選取其中一個選項:
      • 連絡人 – Salesforce 中的任何連絡人。
      • 商機 – Salesforce 中的任何商機。
      • 使用者 – 您 Salesforce 組織中任何 Salesforce 使用者。
      • 群組 – Salesforce 角色中需要簽署或核准的一組使用者。管理員必須定義可用群組。
      • 電子郵件 – 目前 Salesforce 中沒有將其列為某個其他物件類型的收件者。
    • D 代表收件者搜尋欄位。選擇收件者類型後,請輸入相關名稱或識別碼以搜尋收件者或輸入詳細資料。
    • E 代表收件者私人訊息的工具。選取任何收件者,然後在出現的對話框中寫入訊息,並選取「儲存」。 
      它只會傳送私人訊息給已標記的收件者。如果未新增任何項目,收件者會收到預設的合約訊息。
    • 若要刪除已輸入的收件者,請在您要移除的收件者上選取「X」。
    • 若要新增更多收件者,請選取「新增收件者」,然後在出現的列中填入所需的詳細資料。
    • 若要將您自己新增為收件者,請選取「新增我」。它會新增一列您的詳細資料。
    • 若要將合約副本傳送給其他人員,請選取「新增 CC」,然後在出現的 CC 欄位中新增所需的電子郵件地址。
  3. 選擇「身分驗證」下拉式選單,然後選擇下列其中一個驗證類型給所有收件者使用:

    • 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證
    • 密碼 – 由寄件者產生的字母/數字密碼,必須分別傳達給收件者。
    • KBA (僅限美國) – 知識型驗證要求收件者輸入社會安全號碼,然後根據公開資料庫回答幾個重要問題。
    • 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼,以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼。
    • 政府核發證件 - 要求收件者提供護照、政府核發證件或駕照的影像。政府核發證件或駕照也會提示使用者提供「自拍」以比對證件上的影像。
    註解:

    您可以設定 Adobe Acrobat Sign,為每位收件者啟用唯一的驗證方法。啟用此選項後,會顯示每位收件者的驗證選項,如下所示。

  4. 若要修改合約名稱,請選取「詳細資料」下方的欄位,並提供替代名稱。

    合約名稱

  5. 在「訊息」欄位中,輸入您要傳送給所有收件者的訊息。

  6. 若要明確建立協議與「帳戶」、「機會」或「合約」的關聯,請在相關欄位中搜尋連絡人,如下所示。

    其他關係查詢

  7. 若要包含其他工作流程選項,請在「選項」下設定下列欄位:

    • 密碼保護已簽署文件 – 選擇核取方塊,然後在顯示的欄位中輸入密碼。需要指定的密碼才能檢視最終的 PDF。
    • 完成截止日期 – 選擇行事曆圖示,並設定文件到期的日期 (自動取消)。
    • 建立提醒 – 從下拉式選單中選擇提醒頻率選項,以傳送電子郵件提醒給收件者。它只會傳送提醒電子郵件給目前的收件者。
    • 收件者語言 – 開啟下拉式選單,選擇電子郵件範本以及合約的螢幕指示所使用的語言。
    • 簽名類型 – 選取下列其中一個選項:
      • 電子簽名 以取得電子簽名。
      • 書面簽名 會提供合約封面,以及列印、簽署和上傳合約至 Adobe Acrobat Sign 的指示。
    合約選項

  8. 若要包含您要簽署的一或多個檔案:

    1. 選取「上傳檔案」。或者,將檔案拖放至「檔案」下的欄位。
    2. 從開啟的「新增檔案」對話框中,選取您需要簽署的檔案。您可以從下列來源位置附加一個或多個檔案:
      • Salesforce CRM 與檔案
      • Salesforce 文件
      • Acrobat Sign 資料庫 (必須由 SFDC 管理員啟用)
      • 從您的電腦 (Salesforce 上傳檔案大小限制是 700KB)
    3. 選取「新增檔案」。

    注意:您可以在合約中新增多個文件。與多份文件簽訂合約,並按照您列出的順序向收件者展示文件。  若要重新排序堆疊,請將選取項目向上或向下拖曳。

  9. 若要預覽合約並新增簽名欄位,請選取「預覽和新增簽名欄位」。

    它會將「傳送」按鈕變更為「下一步」。

  10. 選取「下一步」。

  11. 在開啟的合約預覽視窗中:

    1. 在「收件者」底下選擇收件者名稱,然後在合約上拖放所需的簽名欄位。
    2. 同樣地,為每位收件者新增簽名欄位。
    3. 視需要新增簽署者資訊欄位、資料欄位或其他欄位。
    4. 檢視合約詳細資料。
    5. 完成後,選擇取「傳送」以將合約傳送給收件者。
    合約預覽

尋找並管理合約

適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign 整合能以有意義的方式,建立您的合約與 Salesforce 物件之間的關聯。例如,當您傳送 NDA 給連絡人時,該合約就會列在該「連絡人」頁面上。  同樣地,如果您從「機會」物件傳送合約給收件者,則「收件者」和「機會」物件各自的清單中都會顯示合約。

若系統中有孤立的合約,則會列在「合約」標籤下。「合約」下的清單會顯示您已獲授權可檢視的合約。

適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign 也可讓您透過「合約面板」和「合約清單」來傳送和管理合約。您可以將「合約面板」(或「整個合約面板」) 和「合約清單」元件新增至任何 Salesforce 物件,並針對該物件內的任何記錄,使用這些元件傳送和管理合約。

  1. 從頂端選單選取「合約」標籤。 
    「合約」標籤會顯示最近檢視過的合約清單。若要檢視所有合約,請選取「最近檢視」的下拉式選單,然後選取「全部」。

    合約清單檢視

  2. 從合約清單中,選取您要管理的合約,並從頂端的動作列中選取下列其中一個動作:

    合約標籤

    • 若要變更合約的擁有者,請選取「變更擁有者」。在開啟的視窗中,選取其他使用者,然後選取「提交」。

    • 若要將資料匯入合約,請選取「匯入」。在開啟的視窗中提供詳細資料並遵循工作流程。
    • 若要取消合約,請選取「取消合約」。在開啟的視窗中選取「提交」。
      這會終止合約並將其設定為「已取消」狀態。

    • 若要刪除合約,請選取「刪除合約」。在開啟的視窗中選取「提交」。
      這會從 Salesforce 中刪除合約記錄。

  3. 若要更新合約、傳送提醒或傳送合約,請從頂端動作列選取下拉式選單,然後選取適當的選項。

    manage-agreement-other-actions

  4. 若要取代合約簽署者:

    1. 開啟合約。
    2. 對於您要取代的簽名者,請選擇「更換收件者」。
    3. 在開啟的對話框中,選取一個替代簽署者並寫入訊息。
    4. 選取「更換」。
    replace-recipient-2

選取「管理合約」標籤,以在您的 Acrobat Sign 帳戶中開啟合約入口網站,如下所示。它會顯示與您的 userID (電子郵件地址) 相關的所有合約。

在某些情況下,Salesforce 可讓您按內容與使用者搜尋相關合約。不過,多數管理員會隱藏此標籤,以維護 Salesforce 中的所有活動。

管理頁面

您可以從「合約面板」與「合約清單」元件檢視和管理合約。

注意:如果您在 Salesforce 物件記錄頁面上沒有看到「合約面板」或「合約清單」,請參閱如何新增「合約面板」和「合約清單」元件

記錄頁面上的「合約清單」會顯示從該記錄送出的所有合約。

您可以從「合約面板」管理合約,如下所示:

  1. 若要修改現有合約,請開啟合約的下拉式選單,然後採取所需的動作。

    manage-agreements-panel-2

  2. 若要從記錄傳送新合約,請開啟「傳送」下拉式選單,然後選取任何可用的範本,或選取「新合約」以建立新的合約。

    manage-agreements-panel-1

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