Vea, filtre y controle cómo se aplican y mantienen las reglas de retención a lo largo del tiempo.
Las reglas de retención definen cuándo se eliminan los acuerdos y los datos asociados. La administración de estas reglas garantiza que las directivas principales se apliquen correctamente y que las reglas aplicadas anteriormente sigan rigiendo los acuerdos según lo esperado.
Antes de empezar
- Debe ser un administrador a nivel de cuenta o de grupo para administrar las reglas de retención.
Configuración
Disponibilidad
- Acrobat Sign Solutions: Compatible.
- Acrobat Sign for Government: Compatible.
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: No compatible.
Ámbito de configuración
Las reglas de retención se pueden administrar en los niveles de cuenta y grupo.
La configuración a nivel de grupo anula la configuración a nivel de cuenta.
Para acceder a esta configuración
Nivel de cuenta:
- Vaya a Configuración de la cuenta > Gobernanza de datos.
Nivel de grupo:
- Navegue a Administración > Grupos.
- Seleccione un grupo.
- Seleccione Configuración del grupo > Gobernanza de datos.
Cómo se comportan las reglas de retención
Las reglas de retención siguen un ciclo de vida definido:
- Solo una regla de retención está activa a la vez para los acuerdos recién terminados.Cuando se crea una nueva regla, se convierte en la regla activa y se aplica a todos los acuerdos que se registran en un estado terminal en adelante.Las reglas activas anteriores continúan aplicándose a los acuerdos que ya se les habían asignado y no necesitan deshabilitarse.
- A cada acuerdo se le asigna una regla de retención cuando se registra en un estado terminal.
- Los acuerdos conservan su regla asignada incluso si se crean reglas más nuevas posteriormente.
- Deshabilitar una regla evita la eliminación de todos los acuerdos que aún no se han eliminado bajo esa regla.
Estados de las reglas
Las reglas de retención pueden tener uno de los siguientes estados:
- Habilitada – La regla se aplica actualmente a acuerdos recién terminados o aún rige acuerdos programados para eliminación.
- Deshabilitada – La regla ya no se aplica. Los acuerdos asociados con la regla no se eliminan.
- Vencido – Todos los acuerdos previamente regidos por la regla ya han sido eliminados.
- Heredado – Representa las directivas de retención configuradas a través de configuraciones anteriores del sistema.Los acuerdos ya asignados a reglas heredadas continúan respetando esas programaciones de eliminación.
Filtrar reglas de retención
Use el control de filtro para ver reglas por estado:
- Todas las reglas (predeterminadas).
- Reglas habilitadas.
- Reglas deshabilitadas.
- Reglas vencidas.
Puede configurar el número de registros mostrados por página, incluyendo opciones como 15, 30 o 50 reglas.
Deshabilitar una regla de retención
Deshabilitar una regla detiene la eliminación de todos los acuerdos asociados con esa regla.
- Seleccionar la regla que se desea deshabilitar.
- Seleccionar Deshabilitar.
Deshabilitar una regla no se puede revertir.
Los acuerdos asociados con una regla deshabilitada ya no tienen una acción de eliminación aplicada y deben quitarse usando otros métodos, como las Herramientas GDPR.
Ver reglas de nivel de grupo desde el nivel de cuenta
Puede acceder a las reglas de retención de nivel de grupo desde la interfaz de nivel de cuenta:
- Ir a Configuración de la cuenta > Gobernanza de datos.
- Seleccione la pestaña Grupos con reglas de retención.
- Seleccione un grupo.
- Seleccione Ver reglas de retención del grupo.
Lo que debes saber
- Solo una regla de retención está activa a la vez para acuerdos recién terminados.
- Las reglas de retención no se pueden modificar después de crearlas. Se deben crear nuevas reglas para cambiar el comportamiento de retención en el futuro.
- Las reglas aplicadas anteriormente siguen rigiendo los acuerdos que ya se les asignaron.
- Las reglas de retención no se pueden editar después de aplicarlas a un acuerdo.
- El procesamiento del estado terminal puede retrasarse hasta 12 horas durante las horas pico, lo que retrasa el inicio de la retención.
- Las reglas deshabilitadas no se pueden volver a habilitar.
- Las reglas de retención asociadas con grupos eliminados siguen siendo accesibles para conservar el historial de auditoría. La configuración del grupo aún se puede revisar y administrar a través de la interfaz a nivel de cuenta.
