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Utilice Diseñador de flujos de trabajo para crear flujos de trabajo que adapten los procesos de firma a sus necesidades empresariales concretas. Con esta nueva herramienta, los administradores pueden diseñar y administrar las plantillas de flujos de trabajo fácilmente con un editor intuitivo de arrastrar y soltar. Es fácil especificar los documentos que se incluirán en un acuerdo; las características de los participantes (incluidos los nombres, las funciones y las distribuciones predefinidas); los campos de formulario que rellenará previamente el remitente; los correos electrónicos que se enviarán a los participantes; el vencimiento del acuerdo o las opciones de contraseña; etc.
Los flujos de trabajo también crean experiencias de envío fáciles de seguir para sus usuarios, de modo que los pasos de los procesos se pueden seguir siempre de forma consistente. Mediante instrucciones y campos personalizados se guiará en el proceso de envío a los remitentes que usen una plantilla de flujo de trabajo, de modo que todo resulte más sencillo y menos propenso a errores.
Crear un flujo de trabajo personalizado
Solo los administradores pueden crear flujos de trabajo. Los administradores de cuentas pueden crear flujos de trabajo para toda su cuenta o para grupos específicos dentro de la cuenta. Los administradores de grupo pueden ver todos los flujos de trabajo, pero pueden editar únicamente los de su grupo.
Crear un flujo de trabajo consiste en definir la siguiente información:
- Información del flujo de trabajo: defina el flujo de trabajo en sí, lo que incluye darle nombre, introducir instrucciones personalizadas para los remitentes que lo utilicen y conceder permisos de uso.
- Información del acuerdo: defina y personalice la información del acuerdo que se muestra en la página Enviar.
- Destinatarios: cree una distribución añadiendo destinatarios (firmantes y aprobadores) en el orden de firma requerido.
- Correos electrónicos: especifique los correos electrónicos que deben enviarse a los distintos participantes en cada paso del proceso de firma.
- Documentos: especifique qué documentos se deben incluir en el flujo de trabajo.
- Campos de entrada del remitente: defina los campos que los remitentes pueden utilizar para introducir información al enviar el acuerdo. La información introducida se combina con el acuerdo antes de enviarlo a los firmantes y aprobadores.
Los campos requeridos se indican con un asterisco rojo. Algunas etiquetas de campo son editables, lo que se indica con el
icono del lápiz. Por ejemplo, Nombre del acuerdo:
Haga clic en el icono del lápiz para introducir una etiqueta personalizada. Esta etiqueta se mostrará en la página Enviar cuando se utilice el flujo de trabajo para enviar un documento. Para volver a la etiqueta original, haga clic en el icono de deshacer.
Nota:
La configuración personalizada de forma explícita definida en el flujo de trabajo sobrescribirá la predeterminada del nivel de grupo o de cuenta (si está configurada).
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Haga clic en el botón Crear un flujo de trabajo nuevo para abrir el Diseñador de flujos de trabajo.
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El Diseñador de flujos de trabajo se abre y el panel Información del flujo de trabajo muestra:
En el titular del Diseñador de flujos de trabajo se muestra el nombre predeterminado del flujo de trabajo (p. ej., Nuevo flujo de trabajo).
El punto situado junto al nombre indica si el flujo de trabajo es un borrador o está inactivo (punto gris), o si está activo
(punto verde).A la derecha se encuentran los siguientes controles:
- Cerrar: haga clic para cerrar el flujo de trabajo
- Guardar: haga clic para guardar los cambios
- Activar/Desactivar: haga clic para activar (o desactivar) el flujo de trabajo para el grupo seleccionado
En la página Información del flujo de trabajo, introduzca la siguiente información:
- Nombre del flujo de trabajo: escriba un nombre para el flujo de trabajo. Este nombre se muestra en el letrero de Diseñador de flujos de trabajo, en la lista desplegable Utilizar un flujo de trabajo de la página Inicio y en la parte superior de la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo.
- Instrucción para el remitente: introduzca las instrucciones de uso del flujo de trabajo. Estas instrucciones se muestran en la parte superior de la página Enviar cuando el flujo de trabajo se utiliza para enviar un acuerdo.
Nota:Las instrucciones se pueden agregar mediante etiquetas HTML. Pueden utilizarse las siguientes etiquetas HTML y sus atributos en la sección de instrucciones: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> y <a href="fully qualified path">.
Si tiene intención de utilizar las rutas src o href, estas deben estar incluidas en las listas de aprobación. Envíe las direcciones URL a su gestor de éxito de clientes
- Quién puede utilizar este flujo de trabajo: permite especificar quién puede utilizar el flujo de trabajo. Estas son las opciones:
- Grupo seleccionado: un campo desplegable que muestra todos los grupos a los que tiene acceso el creador.
- Cuando solo se selecciona un grupo, cualquier usuario que sea miembro de ese grupo tiene acceso para enviar el acuerdo.
- Cuando Usuarios en varios grupos está habilitado para la cuenta, los administradores de nivel de grupo pueden crear flujos de trabajo para cualquier grupo del que sean miembros (lo que no se limita a su grupo principal).
- Los administradores de nivel de grupo tienen autoridad para editar cualquier flujo de trabajo compartido con un grupo en el que tengan autoridad administrativa. (Los administradores de nivel de cuenta también tienen autoridad para editar flujos de trabajo compartidos de grupo, ya que tienen autoridad sobre todos los grupos).
- Cualquier usuario de mi organización: cualquier usuario en la cuenta de Acrobat Sign puede utilizar el flujo de trabajo.
- Los administradores de nivel de cuenta pueden editar cualquier flujo de trabajo compartido en el nivel de cuenta.
- Los administradores de nivel de cuenta pueden editar cualquier flujo de trabajo compartido en el nivel de cuenta.
- Grupo seleccionado: un campo desplegable que muestra todos los grupos a los que tiene acceso el creador.
A continuación se muestra un ejemplo de Información del flujo de trabajo:
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Haga clic en Información del acuerdo en el carril de la izquierda
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2. En la sección Información del acuerdo, defina esta información tal y como debería mostrarse en la página Enviar del remitente:
- Nombre del acuerdo: introduzca el nombre del acuerdo. Este nombre se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo y en el encabezado de correo electrónico “Firme/Apruebe”. Este campo es obligatorio y la etiqueta es editable.
- Mensaje: introduzca un mensaje para los destinatarios. Este mensaje se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo. Este campo es obligatorio y la etiqueta es editable.
- Cc: si es necesario, introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en copia. Las direcciones de correo electrónico se deben separar con coma o punto y coma
- Mínima: especifique el número mínimo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
- Máxima: especifique el número máximo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
- Editable: habilite esta opción para permitir a los remitentes editar las dirección en copia del flujo de trabajo en la página Enviar.
- Idioma del destinatario: el remitente puede utilizar esta opción para especificar el idioma para el destinatario. Esta configuración define si se muestra o no el selector de idioma en la página Enviar y, en este caso, qué idioma predeterminado se debe mostrar.
- Opciones de envío
- Establecer contraseña para abrir un PDF descargado: active esta opción para permitir que el remitente especifique una contraseña para un PDF descargado.
- Si establece esta opción, también se configurará la verificación del firmante en Contraseña y utilizará el mismo valor de contraseña.
- Necesario: active esta opción para exigir siempre una contraseña para el PDF descargado. Si se establece esta opción, los remitentes no la pueden desactivar en la página Enviar y deben proporcionar una contraseña.
- Fecha límite de finalización: active esta opción para permitir el establecimiento de una fecha límite de finalización en la página Enviar.
- días para completar el acuerdo: seleccione el número predeterminado de días que los destinatarios tienen para completar el proceso de firma. El número de días especificado siempre se puede modificar en la página Enviar.
- Permitir la creación de documentos antes de su envío: active esta opción para permitir a los remitentes modificar los campos de formulario del documento en el entorno de edición empleando la opción Vista previa de la página Enviar.
- Habilitar creación de forma predeterminada: active esta opción para habilitar automáticamente la opción Vista previa en la página Enviar.
- Establecer contraseña para abrir un PDF descargado: active esta opción para permitir que el remitente especifique una contraseña para un PDF descargado.
A continuación se muestra un ejemplo de Información del acuerdo:
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Haga clic en Destinatarios en el carril de la izquierda para obtener acceso a la sección Distribución de los destinatarios.
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En la sección Distribución de los destinatarios puede especificar los destinatarios y su orden de participación, según las necesidades. Puede crear flujos de trabajo muy complejos con distribución en serie, en paralelo, híbrida o híbrida anidada. Las instrucciones siguientes destacan la funcionalidad disponible para Distribución de los destinatarios.
- Para agregar otro destinatario antes o después de uno existente:
- Haga clic en el icono agregar.
- Seleccione la función (todas las funciones disponibles para la cuenta estarán disponibles) que desea insertar.
- Para especificar una rama paralela, haga clic en el icono agregar sobre un destinatario y seleccione Ramas paralelas.
- Para eliminar un destinatario, pase el cursor sobre su burbuja y haga clic en el icono eliminar.
- Para personalizar un destinatario, pase el cursor sobre la burbuja y haga clic en icono editar
Al editar un destinatario puede configurar lo siguiente:
- Etiqueta del destinatario: personalice la etiqueta para el destinatario. Por ejemplo, puede cambiar la etiqueta predeterminada a Buyer.
- Dentro de un flujo de trabajo, las etiquetas de los destinatarios deben ser únicas.
- Correo electrónico: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario.
- El destinatario es el remitente: cuando se selecciona, el remitente se incluye como el destinatario.
- Marcar como grupo de destinatarios: cuando está activada, se añade un grupo de destinatarios al flujo de trabajo en lugar de un registro de correo electrónico de destinatario estándar. El grupo de destinatarios puede dejarse vacío o rellenarse con una o varias direcciones de correo electrónico del campo Correo electrónico (delimitado por comas).
- Función: actualice la función del destinatario (Firmante o Aprobador).
- Necesario: active esta opción si se precisa una firma del destinatario.
- Editable: active esta opción para permitir que el remitente actualice la dirección de correo electrónico de este destinatario en la página Enviar.
- Verificación de identidad: seleccione qué tipo de verificación de identidad se requiere para el firmante.
- Las opciones posibles son Ninguna, Acrobat Sign, teléfono, KBA, contraseña e identidad web.
- Solo estarán visibles las opciones que se hayan activado para la cuenta de Acrobat Sign.
Nota:Habilitar la contraseña como verificación de la identidad del firmante añade a la Seguridad del documento la misma contraseña, que habrá que introducir para poder ver el PDF.
- Para agregar otro destinatario antes o después de uno existente:
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Asegúrese de hacer clic en Guardar para guardar cualquier configuración del destinatario establecida.
A continuación se muestra un ejemplo de la información de Destinatarios y una distribución en la que se han personalizado las etiquetas de ambos firmantes (Buyer y Sales Director) y la del aprobador (VP Sales).
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Haga clic en Correos electrónicos en la barra de la izquierda para entrar la sección Correos electrónicos.
- En la sección Correos electrónicos puede controlar qué correos se envían durante el proceso de firma y aprobación, en función de distintos eventos.
- Por ejemplo, puede especificar que se envíen correos electrónicos de notificación a los destinatarios y a los Cc cuando se cancele un acuerdo.
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Marque la casilla de los eventos que quiere que activen un correo electrónico de notificación.
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Haga clic en Documentos en el carril de la izquierda para desplazarse a la sección Documentos
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En la sección Documentos puede configurar lo siguiente
- Título de documento: introduzca un título para el documento. Este título aparecerá en el área Documentos de la página Enviar cuando utilice el flujo de trabajo para realizar un envío.
- Archivos: haga clic en el icono Añadir archivo para adjuntar un documento de la biblioteca de Acrobat Sign. Este documento se adjunta automáticamente cuando realiza un envío mediante este flujo de trabajo.
- Si no se selecciona ningún archivo, el flujo de trabajo permite al remitente proporcionar uno al enviar el acuerdo
- Si un documento está marcado como Necesario, se adjunta automáticamente al acuerdo cuando se inicia el flujo de trabajo
- Eliminar archivo: si adjunta un archivo incorrecto, puede hacer clic en el icono eliminar (X) junto al nombre del archivo para eliminarlo.
- Nombre del documento: introduzca un nombre descriptivo que identifique el documento para el remitente. El nombre del documento cargado de la biblioteca adopta el valor predeterminado, pero se puede sobrescribir
- Necesario: especifica si el documento es necesario.
- Agregar documento: haga clic en el botón Agregar documento para agregar filas donde añadir documentos adicionales.
- Los títulos de los documentos deben ser valores exclusivos
- Eliminar fila: haga clic en el icono eliminar fila (X) para eliminar toda la fila.
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A continuación se muestra un ejemplo de una sección Documentos configurada:
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Haga clic en Campos de entrada del remitente en la barra de la izquierda para obtener acceso a esta sección.
Estos campos de entrada se asignan a los campos de formulario definidos en los documentos adjuntos (como parte del diseño del flujo de trabajo o como un archivo cargado por el remitente).
El remitente puede utilizar estos campos para rellenar el contenido antes de enviar el acuerdo al destinatario.
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En el panel Campos de entrada del remitente, haga clic en Añadir campo
A continuación, puede configurar lo siguiente por cada fila añadida:
- Título del campo: introduzca un título para el campo. Este valor se mostrará en la página Enviar como referencia para el remitente.
- Nombre de campo de documento: introduzca el nombre de un campo en el documento adjunto de la biblioteca.
- El nombre del campo introducido debe coincidir con el nombre de campo de formulario en el documento.
- Valor predeterminado: introduzca un valor predeterminado, de haberlo.
- Necesario: active esta opción si se debe introducir un valor para este campo antes de enviar el acuerdo.
- Editable: active esta opción para permitir al remitente del acuerdo modificar el valor predeterminado.
- Haga clic en el icono de eliminar fila (X) para eliminar toda la fila.
A continuación se muestra un ejemplo de Campos de entrada del remitente:
Enviar utilizando un flujo de trabajo personalizado
El envío de un acuerdo con un flujo de trabajo comienza en la página Inicio pulse el botón Comenzar desde biblioteca y, a continuación, seleccione el flujo de trabajo que desee utilizar.
Una vez seleccionado un flujo de trabajo, se muestra una página Enviar modificada con el pedido personalizado del destinatario, cualquier instrucción especial, archivos adjuntos, etcétera.
1. Desde la página Inicio:
- Seleccione Comenzar desde biblioteca
- Seleccione Flujos de trabajo en las opciones de la derecha
- Seleccione el flujo de trabajo que desea utilizar
- Haga clic en Iniciar
Se muestra la página Enviar:
En la página Enviar de ejemplo que se muestra arriba aparecen las siguientes personalizaciones:
A. En la sección Información del flujo de trabajo:
○ El nombre del flujo de trabajo (acuerdo de servicio de GlobalCorp < 50 000) en la parte superior
○ Instrucciones para el emisor (Este flujo de trabajo se utiliza para acuerdos inferiores a 50 000...)
B. En la sección Información del acuerdo:
○ Nombre del acuerdo personalizado (acuerdo de servicio de GlobalCorp para 2018)
○ El mensaje (Se adjunta el acuerdo de servicio...)
○ Proteger el documento firmado con contraseña (opción permitida, pero no definida).
C. En la sección Destinatarios:
○ Se muestran las etiquetas personalizadas para los destinatarios (Firmante y Persona que refrenda la firma) y para los destinatarios certificados (equipo legal).
○ Las direcciones de correo electrónico se ocultan cuando el emisor es uno de los firmantes y aparece como “Yo mismo” en su lugar.
○ Las direcciones de correo electrónico del grupo de destinatarios (Equipo jurídico). El grupo de destinatarios puede dejarse vacío para que lo rellene el remitente o preconfigurarse en la plantilla de flujo de trabajo.
D. En la sección Documentos:
○ El nombre del acuerdo preadjunto (Contracto de servicio) aparece en el área Documentos.
○ También se muestra el nombre del archivo que el remitente debe cargar, el Documento de referencia.
E. En la sección Campos de entrada del remitente:
○ Los campos definidos se muestran en el área Campos.
○ Se han importado los valores predeterminados, pero es posible modificarlos.
2. Complete los campos necesarios para su flujo de trabajo.
En el ejemplo anterior, serían los siguientes:
- La dirección de correo electrónico del equipo legal.
- Cualquier dirección Cc de correo electrónico (opcional)
- Cargue el archivo Documento de referencia.
- La información de los campos necesarios (Product y Total Cost).
- Las casillas Proteger doc. firmado con contraseña y V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form. son opcionales para este flujo de trabajo.
3. Haga clic en Enviar.
4. De forma opcional, en el entorno de edición, realice las modificaciones necesarias en los campos y, a continuación, haga clic en Enviar.
Nota:
Los flujos de trabajo personalizados no apoyan un tipo de firma por Escrito.
Si se crea un acuerdo mediante la API REST con signatureType=Escrito, el acuerdo se crea y se envía para la firma Electrónica.
Firmar y aprobar un acuerdo de flujo de trabajo
El acuerdo de flujo de trabajo se envía en el orden especificado en la distribución. Los firmantes y aprobadores pueden firmar mediante el vínculo incluido en el correo electrónico Firme/Apruebe o desde sus páginas Administrar, si son usuarios registrados de Acrobat Sign. El proceso es el mismo que en un envío estándar.
Desde la página Gestionar se puede acceder al historial y al informe de auditoría del acuerdo de flujo de trabajo. Mientras el acuerdo esté en curso, puede añadir recordatorios y llevar a cabo otras tareas.
Editar un flujo de trabajo personalizado
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Inicie sesión como administrador de cuentas y vaya a: Cuenta > Flujos de trabajo.
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En la lista Flujos de trabajo, haga clic para seleccionar uno
-
En el menú contextual, haga clic en Abrir. Se muestra Diseñador de flujos de trabajo.
Una vez abierto Diseñador de flujos de trabajo, el flujo de trabajo es totalmente editable. Todas las secciones se pueden cambiar como desee, pero las modificaciones no se guardarán hasta que haga clic en el botón Actualizar.
En Diseñador de flujos de trabajo puede realizar los siguientes cambios:
Opciones de configuración
Se han hecho importantes mejoras en los flujos de trabajo personalizados. Puede controlarlas desde el menú de administración.
Se recomienda a los clientes que deseen habilitar flujos de trabajo que activen las tres primeras opciones siguientes. De este modo, obtendrán la mejor experiencia para sus usuarios y destinatarios.
Para tener la opción de configurar los flujos de trabajo, esta función debe estar habilitada.
Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y habilite el acceso para los administradores.
La habilitación de la nueva experiencia de los flujos de trabajo estos a la funcionalidad del proceso de envío manual.
Funciones habilitadas con esta opción:
- Diseño de página reajustable
- Utilizar firmas digitales para uno o más de los destinatarios.
- Configurar los destinatarios para que utilicen la autenticación de destinatario basada en el teléfono (SMS).
- Configurar grupos de destinatarios durante el proceso de envío.
- Adjuntar documentos de todos los orígenes habilitados durante el proceso de envío
Para habilitar la nueva experiencia, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujos de trabajo personalizados
Autenticación telefónica del destinatario
En el Diseñador de flujos de trabajo, todos los métodos de autenticación activados se muestran en el objeto de destinatario.
Los métodos de autenticación se han actualizado para mostrarse como casillas, lo que permite que el diseño del flujo de trabajo ofrezca opciones al emisor.
Si se marcan diversas opciones en el diseñador, estas mismas opciones estarán disponibles para el emisor durante el proceso de envío.
La nueva experiencia de envío agrega el teléfono (SMS) como opción en el diseñador.
Grupos de destinatarios
Los objetos de destinatario en el diseñador se pueden marcar como grupos de destinatarios. Esto permite introducir un conjunto de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico (delimitado por comas) que pueden firmar para ese paso de firma.
Por ejemplo, si necesita que uno de cinco administradores contrafirme, puede mostrar los cinco mensajes de correo electrónico, pero solo uno de ellos debe aplicar la firma.
Archivos adjuntos
Durante el proceso de envío, los documentos pueden adjuntarse de cualquiera de los orígenes habilitados de Acrobat Sign.
La experiencia de usuario en la opción "nuevo" se ha actualizado a un diseño reajustable moderno, como la página Enviar.
Las instrucciones en el lado derecho de la lista de destinatarios de la experiencia heredada se han colocado en la parte superior de la página, en una ventana que puede contraerse.
Asignación de campos definida por plantilla
Las asignaciones de campos definidas por plantilla crean una fuerte relación entre la lista de destinatarios, tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo, y las asignaciones de campo apropiadas en sus formularios creados.
Un caso de ejemplo:
- El firmante A (cliente) firma primero
- De forma opcional, un cosignatario puede firmar en segundo lugar
- Un representante de ventas aplica una contrafirma interna
Tradicionalmente, esto requeriría dos formularios debido al modo en que los destinatarios se indexaban en la página Enviar:
- Uno para el escenario de un solo firmante, asignando la contrafirma interna como segundo índice de firmante
- Uno para el escenario con cosignatario, donde el cosignatario es el segundo índice de firmante y la contrafirma es el tercero
Con la estructura de regla “plantilla definida”, se construye un formulario plenamente habilitado, con todos los campos de posibles destinatarios definidos.
Se impone el índice de firmante del destinatario (tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo), ignorándose cualquier campo asignado a destinatarios omitidos (opcionales) al enviarse el acuerdo.
Por tanto, en el caso anterior, el cosignatario siempre es el índice de firmante 2, pero si no se le incluye en el momento de enviar el acuerdo, estos campos signer2 se ignoran y el contrafirmante (tercer índice de firmante) seguirá teniendo acceso únicamente a los campos signer3.
Habilite esta nueva funcionalidad yendo a: Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujo de trabajo personalizado > Habilitar la colocación de firmas definidas por plantillas
Nota:
Si se habilita la colocación de la firma definida de la plantilla, se deshabilitará la opción que permite asignar o editar el autor del acuerdo durante el proceso de envío.
Explicación de la relación entre los destinatarios y los campos
A cada destinatario implicado en un acuerdo se le asigna un número de índice de firmante. Este número de índice es necesario para asociar al destinatario los campos a los que tiene permiso para añadir contenido (por ejemplo, un campo de firma).
Los destinatarios obtienen su número de índice en función del orden de pila establecido en la página Enviar. El destinatario en lo alto de la pila es el n.º 1, el siguiente es el n.º 2 y así sucesivamente. Este número de índice puede verse cuando para un acuerdo se configura la opción "Completar en orden", aunque sigue presente cuando el flujo de trabajo es "Completar en cualquier orden".
Cuando se crea un flujo de destinatarios en el Diseñador de flujos de trabajo, el índice de firmante se asigna siguiendo estas reglas:
- De arriba abajo
- De izquierda a derecha
En el ejemplo de abajo, Firmante y Cosignatario están en lo alto de la pila.
- “Firmante” es el destinatario más a la izquierda en la parte superior, por lo que se le asigna el índice 1
- “Cosignatario” también está arriba, pero a la derecha del Firmante, por lo que se le asigna el índice 2
En este caso no importa quién firme físicamente el primero, por lo que se les inserta en un flujo de firma en paralelo. Sin embargo, el índice de firma se impone de forma rígida para garantizar que el Firmante aplique su contenido a los campos “Firmante” correctos y que el Cosignatario solo tenga acceso a sus campos “Cosignatario” asignados.
“Representante de ventas” firma el tercero, una vez que hayan terminado el Firmante y el Cosignatario.
En cuarto lugar se solicita la “Aprobación ejecutiva”, una vez completada la contrafirma del Representante de ventas.
Nota:
Los nombres de los destinatarios, "Firmante", "Cosignatario", "Representante de ventas", etcétera, no afectan a la asignación de campos. No son más que etiquetas definidas por el administrador y que se emplean en la plantilla del flujo de trabajo para clarificar el papel de cada usuario.
El anterior flujo de destinatarios del Diseñador generará una plantilla de página Enviar con un aspecto similar al siguiente.
(En la página Enviar el orden de la pila es más evidente, aunque no se muestran los números de índice).
Al crear un formulario con campos, cada campo se asigna explícitamente a un índice de firma (ignorándose de momento los campos “Cualquiera”).
En el entorno de creación de Acrobat Sign, se hace seleccionando un participante y colocando campos para él.
Cada participante tiene un color propio, lo que permite distinguir visualmente qué campos tiene asignados cada uno.
Si utiliza etiquetas de texto, la etiqueta en sí proporciona un argumento (p. ej., :signer1) que asigna el campo al índice de firmante.
Las cuentas que desean aplicar de forma estricta flujos de trabajo específicos para todos sus documentos y agilizar el proceso de envío minimizando la participación del usuario pueden definir por completo todos sus flujos de trabajo de documentos e impedir a los usuarios el envío ad hoc.
Las cuentas que utilizan Usuarios en varios grupos pueden ampliar las opciones configurables en la configuración de nivel de grupo, lo que garantiza que se apliquen de forma estricta las opciones de firma y los procesos de notificación correctos.
Para limitar a los usuarios de modo que solo puedan enviar mediante flujos de trabajo aprobados, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo y marque la opción Habilitar el envío de acuerdos solo mediante flujos de trabajo.
Informe de errores para problemas comunes
Algunos elementos de la experiencia de flujo de trabajo heredada producirán errores en la nueva interfaz como resultado de la mejora del control y la seguridad en la nueva experiencia. Se ha implementado una captura de errores adicional para mostrar y explicar mejor estos errores cuando se producen.
Si la cuenta está configurada para que utilice la experiencia moderna de Enviar y se inicia un flujo de trabajo problemático, se muestra al usuario un cartel rojo que indica el error:
Si la cuenta sigue configurada para que utilice la experiencia clásica de forma predeterminada, el flujo de trabajo puede seguir funcionando con las reglas indicadas.
La experiencia moderna muestra los errores como detectados.
En caso de que se encuentre más de un problema, se mostrarán todos los errores detectados.
Para que el flujo de trabajo sea válido con el nuevo conjunto de reglas de la interfaz, un administrador debe editar el flujo de trabajo y corregir los problemas detectados:
Con el conjunto de reglas clásico, las cadenas de correo electrónico pueden estar mal formadas o delimitadas de forma incorrecta (con espacios en vez de comas, por ejemplo).
Cuando se produce este error, el administrador debe comprobar lo siguiente:
- Si las direcciones Cc están correctamente delimitadas
- Cualquier cadena definida de correo electrónico de destinatario para garantizar su correcta construcción
- (p. ej., name@domain.tld)
-
- La experiencia moderna acepta la coma y el punto y coma
La experiencia moderna requiere valores exclusivos para todos los títulos de documento en la página Documentos del Diseñador de flujos de trabajo.
Al diseñar un flujo de trabajo, un administrador puede adjuntar una plantilla de documento con un ámbito de acceso limitado.
Si un usuario fuera de dicho ámbito intenta cargar el flujo de trabajo, el documento no se podrá adjuntar y se activará una violación de seguridad.
Por ejemplo, un administrador puede crear una nueva plantilla de documento con propiedades que limiten el acceso al propietario. El administrador podrá adjuntar este documento al flujo de trabajo ya que es el propietario.
Los demás usuarios del sistema no serán propietarios, por lo que estarán todos fuera del ámbito del documento.
Cuando se produzca este error, el administrador deberá ajustar las propiedades de la plantilla de documento adjunta.
Aquí tiene los pasos para revisar y ajustar las propiedades de una plantilla
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