Présentation

Ce document fournit aux utilisateurs de Workday la procédure à suivre pour l’intégration d’Adobe Sign au sein du client Workday. Ce document est un guide d’installation. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.

Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday.

La procédure avancée permettant d’effectuer l’intégration comprend :

  • Activation du compte d’administration dans Adobe Sign (nouveaux clients uniquement)
  • Configuration d’un groupe dans Adobe Sign pour définir la clé d’intégration et son utilisateur
  • Prise de contact avec l’assistance Adobe Sign pour activer/vérifier les paramètres d’intégration
  • Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign
  • Installation de la clé d’intégration au sein du client Workday

Activation du compte Adobe Sign

Les clients existants qui disposent déjà d’un compte peuvent ignorer l’étape Configuration d’Adobe Sign pour Workday

Les nouveaux utilisateurs d’Adobe Sign qui ne disposent pas encore d’un identifiant préexistant obtiendront l’aide d’un spécialiste Adobe dans l’accueil des nouveaux utilisateurs pour la mise en service de leur compte dans Adobe Sign pour Workday. Une fois la création du compte effectuée, vous recevrez un e-mail de confirmation :

Image de l’e-mail de bienvenue de l’équipe Adobe Sign

Les indications de l’e-mail vous permettent d’initialiser votre compte et vous guident vers votre tableau de bord Adobe Sign.

Page du tableau de bord Adobe Sign

Configuration d’Adobe Sign pour Workday

La configuration d’Adobe Sign pour Workday nécessite la création de deux éléments dédiés dans le système Adobe Sign :

  • Un « Groupe Workday »
    Workday nécessite la création d’un « groupe » dédié dans le compte Adobe Sign pour permettre l’activation de l’intégration. Le groupe Adobe Sign est utilisé pour contrôler uniquement l’utilisation d’Adobe Sign associée à Workday. Il n’y aura aucune incidence sur toute autre utilisation potentielle (Salesforce.com, Arriba, etc.)
    Par ex. : les notifications par e-mail du groupe Workday seront supprimées afin de recevoir uniquement des notifications dans la messagerie Workday.

  • Un seul utilisateur peut détenir la clé d’intégration
    Il doit y avoir un seul et unique administrateur au sein du groupe.  Cet utilisateur est la personne qui fait autorité et qui détient la clé d’intégration. Il est recommandé d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle et réelle, par exemple : RH@MonDomaine.com. En utilisant une adresse e-mail fonctionnelle plutôt qu’une adresse personnelle, vous évitez la désactivation ultérieure des comptes utilisateur, et par conséquent la désactivation de l’intégration.

Création d’un utilisateur et d’un groupe dans Adobe Sign

Création d’un utilisateur dans Adobe Sign :

  • Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte
  • Accédez à Compte > Utilisateurs
  • Cliquez sur l’icône plus pour créer un nouvel utilisateur
Image du chemin de navigation pour la création d’un nouvel utilisateur

Une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander les informations concernant le nouvel utilisateur :

  • Indiquez une adresse fonctionnelle à laquelle vous avez accès.
    • Cet utilisateur détiendra la clé d’intégration.
    • L’adresse e-mail utilisée doit être actuelle afin de permettre la vérification.
  • Saisissez un nom et un prénom adaptés.
  • Sélectionnez [Créer un groupe pour cet utilisateur] dans la liste déroulante Groupe d’utilisateurs.
  • Utilisez un nom explicite pour Nom du nouveau groupe, par exemple « Workday ».
  • Cliquez sur Enregistrer.
Panneau de création d’un utilisateur

La fenêtre contextuelle disparaît, vous êtes alors redirigé vers la page Utilisateurs.  Le nouvel utilisateur apparaît alors dans la liste, et l’état CRÉÉ est indiqué.

Aperçu du nouvel utilisateur créé

L’état « Créé » indique que l’utilisateur n’a pas encore vérifié son adresse e-mail.

  • Connectez-vous à la messagerie électronique du nouvel utilisateur.
  • Cherchez l’e-mail « Bienvenue dans Adobe Sign ».
  • Cliquez sur le lien Cliquez ici pour définir votre mot de passe.
  • Saisissez votre mot de passe.
    • Après cette action, l’utilisateur obtient le statut ACTIF dans le système.
Image du nouvel utilisateur activé

Sélection de l’utilisateur chargé de l’authentification

Pour sélectionner le nouvel utilisateur dans le groupe Workday :

  • Accédez à la page Utilisateurs (si vous n’êtes pas encore dessus).
  • Double-cliquez sur l’utilisateur dans le groupe Workday.
    • Cette action ouvre la page Modifier qui permet de définir les autorisations de l’utilisateur.
  • Cochez la case L’utilisateur est un administrateur du groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Image du panneau des propriétés montrant comment définir un administrateur de groupe

Vérification des paramètres avec l’assistance Adobe Sign

L’assistance Adobe Sign est chargée de la configuration du groupe et de l’administrateur dans l’environnement Adobe Sign pour permettre l’activation des fonctions d’intégration. Si vous êtes déjà client et que vous possédez un compte, vous pouvez contacter votre responsable du succès client pour vous assurer que cette action a été effectuée.

 

Si vous ne disposez pas d’un responsable succès client, contactez directement l’assistance afin de vérifier que votre compte a été complètement configuré :

  • Soumettre un ticket à l’assistance Adobe Sign
  • Veuillez fournir :
    • Le nom du groupe que vous avez créé.
    • L’adresse e-mail de l’administrateur du groupe Workday.
  • Demandez :
    • La confirmation que votre groupe et l’utilisateur ont été configurés pour permettre l’accès à Workday.

Création d’une clé d’intégration

Une fois la confirmation de l’activation du groupe et de l’utilisateur reçue, l’administrateur du groupe obtient le droit de créer des Jetons d’accès (clés d’intégration).

Les nouvelles installations nécessitent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, laquelle devra être saisie dans Workday. Cette clé permet d’authentifier les environnements Adobe Sign et Workday pour établir une confiance mutuelle et le partage de contenu. 

Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :

  • Ouvrez une session administrateur de groupe dans Adobe Sign
  • Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.
  • Cliquez sur l’icône plus sur le côté droit de la fenêtre.
Chemin de navigation vers la page Jetons d’accès

L’interface Créer une clé d’intégration se charge :

Fournissez un nom de clé explicite (par ex. Workday).

Les éléments de la clé d’intégration suivants doivent être activés :

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panneau Créer une clé d’intégration
  • Une fois la clé configurée, cliquez sur Enregistrer.

 

La page Jetons d’accès apparaît et indique la ou les clés associées à votre compte.

  • Cliquez sur la définition de clé créée pour Workday.
    • Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.
  • Cliquez sur le lien Clé d’intégration.
Lien Clé d’intégration

La clé d’intégration s’affiche.

  • Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape suivante.
  • Cliquez sur OK.
Clé d’intégration

Configuration du client Workday

Installation de la clé d’intégration

L’installation de la clé d’intégration au sein du client Workday permet d’établir une relation de confiance avec Adobe Sign. Une fois cette relation de confiance établie, tous les processus métier peuvent être associés à l’étape Revoir document afin d’activer le processus de signature.

 

Remarque : Adobe Sign est appelé « Adobe Document Cloud » dans l’ensemble de l’environnement Workday.

 

Installation de la clé d’intégration :

  • Connectez-vous à Workday en tant qu’administrateur de compte.
  • Recherchez Modifier les paramètres Client - Processus métier.

 

La page Modifier les paramètres Client - Processus métier se charge.  Il existe quatre champs associés à l’intégration d’Adobe Sign :

Confirmation d’Adobe Document Cloud – Message fixe de confirmation de l’intégration

Clé d’API Adobe Document Cloud – Emplacement d’installation de la clé d’intégration

Adresse e-mail de l’expéditeur Adobe Document Cloud – Adresse e-mail de l’administrateur de groupe dans Adobe Sign

Suppression des documents en attente de signature électronique en cas d’annulation du document – Configuration facultative qui permet de supprimer les documents du cycle de signature lorsqu’un document est annulé dans Workday.

Page Modifier les paramètres Client - Processus métier

Terminer l’installation :

  • Collez votre clé d’intégration dans le champ Clé API d’intégration d’Adobe Sign.
  • Saisissez l’adresse e-mail de l’administrateur de groupe (créé dans Adobe Sign) dans le champ Adresse e-mail de l’expéditeur Adobe Document Cloud.
  • Cliquez sur OK.
Champs de saisie de la clé d’intégration et de l’adresse e-mail du détenteur de la clé

La fonctionnalité d’Adobe Sign peut maintenant être ajoutée à tous les processus métier en ajoutant l’étape Revoir document et en la configurant de manière à utiliser eSign by Adobe comme type de signature électronique.

Configuration de l’étape de révision de document

Les types de documents pouvant être utilisés pendant l’étape de révision de document sont les suivants : documents statiques, documents créés pendant une étape de création de document dans le même processus métier, rapports créés à l’aide de Workday Report Designer. Les balises de texte Adobe peuvent être utilisées dans tous les cas précédemment mentionnés pour modifier l’apparence et le positionnement des éléments spécifiques d’Adobe Sign. La source du document doit être spécifiée dans la définition du processus métier. Il n’est pas possible de télécharger un document ad hoc lors de l’exécution du processus métier.

L’utilisation d’Adobe Sign lors de l’étape de révision de document permet de disposer de groupes de signataires sérialisés, ce qui est une fonctionnalité propre à cette solution. Cela vous permet de spécifier un ordre de signature en fonction des groupes établis selon des rôles définis. Les groupes de signature en parallèle ne sont pas pris en charge.

Pour obtenir de l’aide concernant l’étape de révision de document, consultez le Guide de démarrage rapide disponible à l’adresse suivante :
https://helpx.adobe.com/fr/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Assistance technique

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :

Dépannage des intégrations de signature électronique

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Étape de révision de documents
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Création de documents dynamiques

https://community.workday.com/node/176443

Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre

https://community.workday.com/node/183242

Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

Ajout de balises de texte Adobe sur des documents
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Configuration et exemples de la fonctionnalité de révision de document
https://helpx.adobe.com/fr/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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