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Adobe Sign pour Salesforce – Guide de configuration/personnalisation avancée

Guide des paramètres personnalisés disponibles dans le package Adobe Sign pour Salesforce

Présentation

Adobe Sign pour Salesforce comprend un large éventail de fonctions personnalisables destinées à faciliter l’intégration du processus de signature de document dans votre flux de tâches global.

Ce document complète le guide d’installation Salesforce et répertorie tous les processus d’arrière-plan et fonctions personnalisées accessibles aux administrateurs. Les développeurs qui souhaitent connecter leur application à l’application Adobe Sign doivent se référer à la documentation destinée aux développeurs.

La plupart des paramètres décrits ici nécessitent uniquement une configuration de Salesforce pour être activés. Les quelques paramètres nécessitant une configuration dans Adobe Sign sont signalés comme tels.

Onglets Adobe Sign

Onglets

Adobe Sign installe onze onglets personnalisés qui sont tous activés par défaut (à condition que vous ayez installé l’application avec l’accès défini sur Tous les utilisateurs). Il est recommandé de passer ces onglets et leurs fonctions en revue afin de déterminer si tous vos utilisateurs, certains ou aucun d’entre eux auront besoin d’y accéder, et de désactiver les onglets inutiles pour réduire l’encombrement dans l’interface utilisateur.

Onglets Adobe Sign

Accords

Mappages de données

Mappages de groupes

Modèles d’accord

Gestionnaire Adobe Sign

Gérer les accords

Accords par lots

Administrateur Adobe Sign (x2)

Mappages de fusion

Types d’accord    
Remarque :

Il existe deux onglets Administrateur Adobe Sign qui s’affichent dans l’interface Lightning.

L’un est destiné à une page Visualforce et l’autre à Lightning, mais il n’est pas possible de masquer l’onglet Visualforce dans Expérience Lightning ; les deux sont donc affichés.


Onglets par fonction

Utilisateur

  • Accords : l’un des principaux objets permettant aux utilisateurs de créer et de consulter des accords.  Cet onglet doit être activé pour tous les utilisateurs qui utilisent l’application.
  • Gestionnaire Adobe Sign : principalement utilisé si vous avez déployé Adobe Sign sur Salesforce1. Si vous n’utilisez pas Salesforce1, cet onglet doit être supprimé.               
  • Gérer les accords : cet onglet ouvre un portail vers la page de gestion d’Adobe Sign. Cette page comporte des outils permettant à l’utilisateur de manipuler directement l’accord dans l’espace Web Adobe Sign.  En règle générale, les clients Salesforce souhaitent limiter la manipulation des contrats/documents à l’environnement Salesforce pour que les événements soient intégralement enregistrés dans le système CRM. Ils tendent par conséquent à masquer cet onglet pour tous les utilisateurs, à l’exception des administrateurs.

 

Utilisateur avancé

  • Accords par lots : utilisé par les personnes qui doivent générer un grand nombre d’accords basés sur un modèle Adobe Sign et une requête Salesforce (pour définir les destinataires). Affichez uniquement cet onglet pour les utilisateurs/profils qui enverront de nombreux exemplaires du même document. (Par exemple : accords de police annuelle ; documents de renouvellement de contrat.)

 

Administrateur

  • Administrateur Adobe Sign : affichez uniquement cet onglet pour le profil Administrateur Salesforce. Les utilisateurs non-administrateurs n’ont aucune raison d’accéder à ce contenu.           
  • Mappages de groupes : ces paramètres permettent à l’administrateur Salesforce de configurer Adobe Sign pour que les utilisateurs soient automatiquement déplacés vers des groupes définis en fonction des profils SFDC.  Ces paramètres sont uniquement utiles pour les administrateurs.
  • Types d’accords : permet d’identifier et de rechercher tous les accords d’une catégorie donnée.
  • Modèles d’accord : permet la conception de modèles d’accord.  Dans la plupart des cas, cet onglet doit uniquement être accessible aux administrateurs.
  • Mappages de données : uniquement utilisé pour définir des mappages de données visant à renvoyer le contenu des documents vers Salesforce.  Pour la plupart des clients, cet onglet est réservé aux administrateurs.
  • Mappages de fusion : comparable à l’onglet Mappages de données, cet onglet définit quel contenu Salesforce peut être fusionné dans un document avant son envoi pour signature.  Cet onglet est lui aussi généralement réservé aux administrateurs.

Personnalisations pour Salesforce

Les paramètres permettent de modifier le comportement d’Adobe Sign pour Salesforce et de le personnaliser selon les besoins de votre entreprise. Les valeurs par défaut reflètent les configurations les plus courantes privilégiées par les clients, et seront appliquées à moins que vous ne les modifiiez explicitement. 

Adobe Sign pour Salesforce prend en charge de nombreux paramètres personnalisés :

  • Les paramètres Adobe Sign déterminent les fonctions accessibles à vos utilisateurs Adobe Sign et définissent le comportement de l’application. Il s’agit des principaux paramètres de base de l’application.
  • Les paramètres de destinataire des accords d’Adobe Sign contrôlent la manière dont les enregistrements du destinataire sont créés et mis à jour.
  • Les paramètres de mise à jour des accords d’Adobe Sign déterminent les fonctions qui définissent le mode de mise à jour des accords dans Salesforce.
  • Les paramètres d’environnement Adobe Sign déterminent les URL par défaut et les paramètres d’environnement.
  • Les paramètres de barre d’outils Adobe Sign déterminent quels boutons apparaissent dans la barre d’outils Adobe Sign.
  • Les paramètres de mappage de fusion Adobe Sign déterminent la façon dont les pièces jointes sont gérées lors de l’utilisation d’un mappage de fusion.
  • Les paramètres Chatter Adobe Sign déterminent quels événements d’accord entraînent des publications Chatter ainsi que l’emplacement des publications Chatter. Ces paramètres s’affichent uniquement si l’application Adobe Sign pour Chatter est installée dans votre organisation.
  • Les paramètres de conversion de piste Adobe Sign déterminent les conditions d’élimination des accords qui sont associés à une piste lorsqu’elle est convertie en compte, contact ou opportunité.

Les paramètres peuvent être définis pour l’ensemble de l’organisation Salesforce ou pour des profils ou utilisateurs spécifiques :

Paramètres personnalisables

Les paramètres personnalisables sont répartis en sections fonctionnelles dans Salesforce ; cette structure est reproduite ci-dessous. Chaque paramètre individuel est répertorié dans la section de paramètres fonctionnels appropriée.

o Paramètres de destinataire des accords d’Adobe Sign

o Paramètres de mise à jour des accords d’Adobe Sign

o Paramètres Chatter Adobe Sign

o Paramètres d’environnement Adobe Sign

o Paramètres de conversion de piste Adobe Sign

o Paramètres de mappage de fusion Adobe Sign

o Paramètres Adobe Sign

o Paramètres de barre d’outils Adobe Sign

 

Compte tenu du nombre d’éléments figurant dans la section Paramètres Adobe Sign, le contenu est présenté sous deux formes :

  • Par fonction : pour faciliter la réalisation d’un objectif fonctionnel, et s’assurer que tous les paramètres pertinents sont envisagés.
  • Par ordre alphabétique : pour retrouver rapidement un paramètre spécifique.

Paramètres Adobe Sign personnalisés

Automatisation et actions en arrière-plan

Adobe Sign pour Salesforce offre la possibilité d’activer des actions en arrière-plan pour les accords afin d’automatiser les flux de tâches. Ces actions incluent l’envoi d’accords, l’envoi de rappels, la mise à jour de l’état des accords, la suppression d’accords ou l’annulation d’accords.

Actions en arrière-plan

  • Salesforce peut envoyer automatiquement un document pour signature sans intervention supplémentaire de l’utilisateur par le biais de flux de tâches ou de déclencheurs automatiques. Vous pouvez également configurer des déclencheurs ou des flux de tâches pour envoyer des rappels et pour supprimer, annuler ou mettre à jour les accords automatiquement. Pour ce faire, vous devrez peut-être autoriser les utilisateurs ou les flux de tâches à envoyer au nom d’un autre utilisateur.
  • Les actions en arrière-plan sont activées via un champ de liste déroulante d’accord intitulé Actions en arrière-plan. Lorsque ce champ passe d’une valeur à une autre, l’action est déclenchée. Veillez à déclencher des actions qui sont uniquement autorisées pour l’état de l’accord. (Par exemple, vous ne pouvez pas envoyer un rappel pour un accord qui est déjà à l’état Annulé.) 
  • Par ailleurs, vous pouvez activer le bouton Envoyer pour signature pour envoyer automatiquement des accords à l’aide d’un modèle d’accord prédéfini sans que l’utilisateur ne doive d’abord afficher la page de l’accord. L’option Envoi automatique doit pour cela être activée dans le modèle d’accord. Pour plus d’informations, voir Modèles d’accord.

onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Adobe Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Version préliminaire.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Intégration d’Adobe Sign avec d’autres applications Salesforce

Adobe Sign est intégré à plusieurs applications Salesforce qui vous permettent d’étendre encore davantage vos flux de tâches Salesforce. Découvrez chacune de ces applications et téléchargez-les sur AppExchange.

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