Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 On-Premises : Guide d’installation

Outils d’administration

Outils couramment utilisés par les administrateurs pour étendre la valeur du service Adobe Acrobat Sign :

• Créer un mappage de données : ouvre l’interface Nouveau mappage de données.
• Créer un modèle d’accord : ouvre l’interface Nouveau modèle d’accord.
• Modifier l’accès utilisateur : raccourci vers le guide de configuration - section Gérer les utilisateurs.

Configurations facultatives

• Activer la configuration automatique : si cette option est activée, les nouveaux utilisateurs qui disposent d’un accès à l’entité Adobe Acrobat Sign configurent automatiquement un utilisateur dans le système Adobe Acrobat Sign lors de la première utilisation.  La configuration repose sur l’adresse e-mail principale de l’utilisateur et non sur le nom d’utilisateur. Elle s’effectue en arrière-plan sans aucune autre action de la part de l’utilisateur ou de l’administrateur du compte.  

• Joindre les documents signés à l’entité Accords : cette option transfère une copie PDF du document terminé à Dynamics, joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes).   Il s’agit d’une copie du document original faisant autorité qui est conservée sur les serveurs Adobe Acrobat Sign.
• Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé : lorsque cette option est activée, le fichier PDF du journal d’audit d’Adobe Acrobat Sign est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) une fois que l’accord est signé ou terminé. La piste d’audit énumère explicitement les événements (consulté, signé, délégué, etc.) de l’accord, leur chronologie et l’adresse IP à partir de laquelle ils ont été effectués.
• Joindre le journal d’audit : lorsque cette option est activée, le rapport d’audit est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) sous la forme d’un fichier distinct.
  
• Afficher les images d’aperçu du document : cette option permet de joindre une image du document signé/complété à l’enregistrement pour en faciliter l’affichage sans avoir à télécharger ni ouvrir un fichier PDF. Cette image est installée tout en bas de l’enregistrement d’accord.
• Activer les flux d’activité sur l’entité d’accord Adobe : lorsque cette case est cochée, les flux d’activité sont activés pour l’entité d’accord.
  

Ressources

Liste des ressources les plus courantes :

• Guide de configuration : le présent document.
• Guide de l’utilisateur : guide permettant aux utilisateurs de comprendre le flux de travaux de base d’envoi et de gestion de leurs accords.
• Workflows d’Adobe Acrobat Sign dans Dynamics : guide des ressources de workflows Adobe Acrobat Sign.
• Notes de mise à jour actuelles : notes de mise à jour de la version la plus récente d’Adobe Acrobat Sign pour MS Dynamics.

Le mappage de données peut améliorer de manière significative le processus de génération des accords et veiller à ce que les champs des documents comportent le contenu adéquat, sans possibilité d’erreur, en extrayant les valeurs des champs directement de Dynamics CRM.

En outre, le mappage peut transférer à Dynamics le nouveau contenu des accords terminés, ce qui permet d’effectuer des mises à jour précieuses de CRM, sans manipulation manuelle des données.  

Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ CRM à un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Il est également possible de créer des formulaires au format PDF.

Définition d’un modèle de mappage des données

Il existe deux points d’accès pour configurer le mappage de données.

La première option consiste à accéder à : Adobe Acrobat Sign > Mappage de données.

Cette opération charge la page Mappages de données, qui contient une liste de tous les mappages de données existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.

• Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche pour accéder à la page Nouveau mappage de données.

La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un mappage de données sur la page Paramètres d’administration.

Ce lien permet de contourner la liste de tous les mappages et d’ouvrir directement la page Nouveau mappage de données.

Le chargement de la page Nouveau mappage de données peut prendre un certain temps ; lorsque le champ Entité se développe, le chargement de la page est terminé.

1. Saisissez un nom explicite pour votre mappage de données.

2. Identifiez ce mappage de données comme mappage par défaut à utiliser (ou non) pour cette entité.

3. Sélectionnez l’entité CRM dans la liste déroulante.

• Ainsi, les champs disponibles pour le mappage sont limités à l’entité définie.
• Une entité peut avoir plusieurs mappages de données.
• Une fois que la valeur de l’entité est définie, elle ne peut plus être modifiée.

Une fois la valeur de l’entité définie, l’onglet Mappage de données s’affiche. Cliquez sur cet onglet pour accéder aux outils de mappage de champs :

Association des champs Dynamics CRM aux noms de champs Adobe Acrobat Sign

Vous pouvez à présent commencer à créer des relations entre les noms de champs Dynamics CRM et les noms de champs de formulaire Adobe Acrobat Sign que vous avez définis. Les mappages de données sont configurés en fonction du flux des données :

• MAPPER LES DONNÉES CRM À L’ACCORD ADOBE ACROBAT SIGN : préremplit les champs du formulaire à l’aide des valeurs de champ associées à l’entité Dynamics définie.
  • Il est possible de créer un « groupe de recherche » d’autres valeurs de champ CRM pour remplir un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign. Chaque membre du groupe est testé jusqu’à ce qu’une valeur non nulle soit trouvée et insérée. (Voir ci-dessous)
• MAPPER LES DONNÉES D’ACCORD ADOBE ACROBAT SIGN AUX DONNÉES CRM : renseigne les champs vides de l’entité Dynamics à l’aide des valeurs de champ de formulaire obtenues par le biais du processus de signature (une fois l’accord terminé).
  • Par défaut, Adobe Acrobat Sign ne place pas une nouvelle valeur dans un champ CRM qui comporte du contenu.
  • Dans le mappage de données, la relation peut être définie pour remplacer la protection du contenu et remplacer les valeurs de champ existantes par du nouveau contenu provenant du formulaire signé.

À propos des types de données

Le mappage de données Adobe Acrobat Sign prend en charge les types de données suivants :

• Texte : les champs de formulaire Texte sont pris en charge en tant que ligne de texte unique dans CRM.
• Valeur booléenne (deux options) : les cases à cocher sont prises en charge pour les champs booléens de CRM.

○ Si des champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont utilisés pour les champs booléens de CRM, le mappage CRM à Adobe Acrobat Sign risque d’échouer.  Le mappage d’Adobe Acrobat Sign à CRM peut toujours fonctionner.

• Ensemble d’options : les champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont pris en charge pour les champs d’ensemble d’options de CRM.

Champs liés (données CRM à l’accord Adobe Acrobat Sign) :

• Sélectionnez le champ CRM dans la liste déroulante Attribut.
• Saisissez le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign dans la zone de texte Champ de l’accord.
• (Facultatif) Cochez la case Ajouter le mappage dans le sens inverse si vous souhaitez également associer le mappage de ces champs d’Adobe Acrobat Sign à CRM.
• (Facultatif) Cochez la case Remplacer si vous souhaitez que ce modèle ignore le contenu existant dans le champ CRM et force le renseignement du champ avec le nouveau contenu du champ Adobe Acrobat Sign.
• Cliquez sur Ajouter.

La nouvelle relation de champ est traitée pendant quelques secondes. La relation est ensuite remplie sous les paramètres de configuration.   

Si vous avez choisi d’ajouter le sens inverse, la nouvelle relation est également remplie dans les champs de configuration Adobe Acrobat Sign vers CRM. 

Si vous avez choisi de remplacer la protection du contenu, ceci est indiqué dans l’enregistrement de la relation.

Champs liés (accord Adobe Acrobat Sign vers données CRM) :

Le processus de création d’un mappage d’Adobe vers CRM est identique à celui décrit ci-dessus, excepté qu’il n’existe pas d’option permettant d’ajouter un mappage en sens inverse.

Suppression des relations mappées

Vous pouvez supprimer une ou plusieurs relations mappées en procédant comme suit :

• Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
• Cliquez sur l’icône Autres commandes en haut à droite de la liste et sélectionnez Supprimer.

Autres relations de mappage des champs (groupe de recherche)

Dans un formulaire Adobe Acrobat Sign, si vous définissez un champ pouvant être rempli par un champ CRM parmi plusieurs, vous pouvez créer une liste triée (groupe de recherche) d’attributs CRM qui chercheront à remplir le champ Adobe Acrobat Sign.

Par exemple, le champ CRM Prénom peut être mappé à un champ de formulaire appelé FName et vous pouvez aussi mapper le champ CRM Prénom Yomi au même nom de champ de formulaire.  L’application tente d’abord de renseigner le champ Prénom. Si aucun contenu n’est trouvé, Adobe Acrobat Sign tente d’utiliser le contenu du champ Prénom Yomi. Si aucun contenu n’est trouvé dans les éléments du groupe de recherche, le champ est laissé vide.

Pour définir le groupe de recherche :

• Créez une relation CRM vers Adobe Acrobat Sign entre votre attribut CRM principal et le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.
• Une fois le premier enregistrement en place, remplacez l’attribut CRM par l’attribut CRM secondaire, puis ajoutez cette relation. 

• Cliquez sur OK lorsque le système vous demande si vous souhaitez effectuer l’autre mappage.

Une fois l’enregistrement mis à jour dans le système, vous pouvez constater que les enregistrements ont été modifiés. Ils comportent désormais un préfixe devant l’attribut d’entité :

• Le caractère # est placé devant l’attribut principal/par défaut.   Ce champ est toujours le premier dont le contenu est recherché.
• Les relations suivantes sont numérotées 1-N. La première autre relation de champ est indiquée par (1). Il s’agit toujours de l’autre premier champ vérifié.  (2) est le deuxième autre champ, etc. 

Ajout de pièces jointes aux entités associées

Une fois qu’un accord est entièrement signé et exécuté, Adobe Acrobat Sign crée une copie PDF du document et un journal d’audit du processus de signature. Il est possible de joindre ces documents en tant que fichiers PDF à n’importe quelle autre entité CRM qui est associée à l’entité parente du modèle.

Dans la section Mapper l’accord signé et le journal d’audit avec l’entité CRM de la page du modèle, vous trouverez trois types de document accessibles via une liste déroulante :

• PDF signé : texte intégral du document signé. Il s’agit d’une copie de la version originale faisant autorité qui est conservée sur les serveurs Adobe Acrobat Sign.
• Piste d’audit : énumération complète de tous les événements majeurs (signature, délégation, etc.) et des métadonnées associées (heure/date, adresse IP, etc.).
• PDF combiné : les deux documents sont combinés dans un seul fichier PDF et joints.

Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à n’importe quelle entité associée, mais vous devez explicitement les mapper séparément.

Pour mapper une pièce jointe :

• Sélectionnez le type de document de votre choix dans la liste déroulante.
• Sélectionnez l’entité vers laquelle vous souhaitez envoyer le document à l’aide de la liste déroulante Joindre à l’enregistrement CRM.
  • Seules les entités dont la relation est définie avec l’entité parente sont répertoriées.
• Cliquez sur Ajouter.

Les relations de pièce jointe sont répertoriées dans les paramètres de configuration.

Suppression d’une pièce jointe

Pour supprimer un enregistrement de pièce jointe :

• Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
• Cliquez sur l’icône Autres commandes et sélectionnez l’option Supprimer.

En tant qu’administrateur Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Dynamics, vous pouvez créer des modèles d’accord permettant de préconfigurer la majorité des champs de l’accord, joindre des fichiers et lier cet accord au mappage de données approprié.

Les modèles sont liés à une entité Dynamics et sont disponibles pour les accords envoyés à partir de cette entité lorsqu’ils sont marqués comme Actif.

De même que pour le mappage de données, deux points d’accès sont disponibles pour configurer un nouveau modèle d’accord :

La première consiste à accéder  à Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord.

Cette opération charge la page Modèles d’accords, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.

• Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche de l’écran pour lancer un nouveau modèle.

La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un modèle d’accord sur la page Paramètres d’administration.

Ce lien permet de contourner la liste de tous les modèles d’accords et d’ouvrir directement la page Nouveau modèle d’accord.

Lorsque la page Nouveau modèle d’accord s’ouvre :

• Attribuez au modèle un nom intuitif de sorte que les utilisateurs sachent quand ils doivent l’utiliser.
• Identifiez l’entité à laquelle le modèle doit être associé.
  • L’Entité ne peut pas être modifiée ultérieurement.
  • Une fois que l’Entité est sélectionnée, le modèle est sauvegardé et le modèle complet de l’accord se charge.

Le modèle d’accord comporte quatre onglets contenant chacun des valeurs modifiables que vous pouvez configurer :

• Détails du modèle : définit la relation entre les objets majeurs et indique si le modèle est actif.
• Destinataires : autorise un chemin de signature préconfiguré pour le modèle.
• Détails de l’accord : contient les éléments de l’accord individuel.
  
• Associé : liste des objets associés.

Informations sur le modèle

Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle.

Le nom du modèle apparaît tout en haut en police de grande taille.

• Nom de modèle : nom du modèle. Ce nom est identique au nom affiché en haut de la page.
• Entité principale : les modèles sont liés à une entité unique au sein de Dynamics. L’entité déclarée est la seule entité qui s’affichera ce modèle.
  • Cette valeur est verrouillée une fois l’accord créé.
• Mappage de données : ce champ indique le nom du mappage de données lié au modèle.

• Actif : cette case à cocher détermine si le modèle peut être sélectionné par les utilisateurs lors de l’envoi à partir de l’entité principale.
• Envoi en un seul clic : si cette option est activée, le modèle envoie automatiquement l’accord lorsque le modèle est sélectionné.
  • Par exemple :  vous disposez d’un modèle d’accord de confidentialité qui a été conçu avec Contact comme entité principale et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse électronique du contact.
    • Il suffit à l’expéditeur de sélectionner le modèle d’accord de confidentialité à partir du contact auquel il souhaite l’envoyer. La phase de configuration est ignorée et l’accord est envoyé sans autre interaction.
    • Si aucun destinataire n’est configuré, le paramètre Un seul clic est ignoré et l’accord s’ouvre pour une configuration manuelle.

Destinataires

La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.

Destinataires : vous pouvez coder la liste des destinataires en dur dans un modèle en cliquant sur l’icône Nouveau destinataire en haut à droite de la fenêtre. Un menu contextuel s’ouvre et affiche les options de configuration.

• Par défaut, la liste des destinataires reste vide et doit être remplie manuellement par l’expéditeur lors de la configuration de leur accord.
• L’ajout d’un destinataire par défaut doit être effectué de façon explicite en cliquant sur Nouveau destinataire, puis en enregistrant les valeurs par défaut saisies, une fois l’option Créer à partir de l’entité principale activée.

• L’option Remplacer la vérification par défaut vous permet de contourner la méthode de vérification par défaut (définie dans la section Sécurité) et d’appliquer une autre méthode de vérification pour ce destinataire uniquement.

• Pour ajouter des destinataires supplémentaires (par exemple un processus de contresignature interne) ou des destinataires qui ne sont pas impliqués dans le processus de signature, il vous suffit de désactiver la case Créer à partir de l’entité principale, puis de définir le destinataire. Cette option est très intéressante pour mettre en copie les équipes qui doivent uniquement gérer les documents finaux.

Détails de l’accord

La section Détails de l’accord comprend quatre sections :

• Détails du message : nom de l’accord et message global que chaque destinataire voit dans l’e-mail « Veuillez signer ».
• Fichiers joints : fichiers envoyés pour signature.
  
• Options de l’accord : options de configuration de l’accord.
  
• Options de sécurité : option permettant de protéger le fichier PDF par un mot de passe.

Détails du message

• Nom de l’accord : le nom de l’accord est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet du courrier électronique, en gras, dans le corps du courriel et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
• Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).

Joindre des fichiers

Cette section vous permet la pré-joindre un fichier pour l’accord. Par exemple, si vous créez un modèle pour un accord de confidentialité, vous pouvez joindre le fichier de l’accord de confidentialité de la société directement dans le modèle pour que l’expéditeur n’ait pas à le faire.

Options de l’accord

• Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
• Expiration de l’accord : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
  • Jours avant expiration de l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
• Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
  • Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
  • Délai en secondes pour la redirection : définissez le nombre de secondes que la redirection attend avant l’acheminement du destinataire vers votre page de destination.
    
• Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
• Exiger ma signature : option utilisée lorsque l’expéditeur fait partie du processus de signature.
  • L’expéditeur doit signer en premier, en dernier, ou être le seul signataire.
  • L’ordre de signature sera l’Ordre entré.

• Ordre de signature : choisissez l’un des deux flux de travaux pour faire signer votre document.
  • N’importe quel ordre : avertit simultanément tous les signataires et leur permet de signer sans attendre quiconque.
  • Ordre entré : applique un processus de signature séquentiel strict basé sur l’ordre défini des signataires dans l’accord.
• Type de signature : sélectionnez le format dans lequel le document doit être signé.
  • ESIGN : achemine les accords en vue d’une signature électronique par e-mail et s’attend à ce que les destinataires signent de manière électronique.
  • PAR ÉCRIT : remet les documents par e-mail, tout en invitant le signataire à les imprimer et à les signer physiquement. Il doit ensuite charger de nouveau le document dans le système Adobe Acrobat Sign à l’aide du lien envoyé par e-mail.
• Planifier des rappels au destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction. Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
• Langue de signature : cette option définit la langue utilisée lorsque l’accord est envoyé au signataire.   Tous les e-mails et toutes les invites/instructions à l’attention du signataire seront dans la langue sélectionnée.

Options de sécurité

Cette section définit la méthode de vérification par défaut pour les destinataires, ainsi que le mot de passe facultatif pour le document PDF final.

• Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
• Vérification de l’identité : définit la vérification du second facteur pour authentifier le destinataire.
  • E-mail : aucune vérification du second facteur n’est appliquée.
  • Mot de passe : champ de mot de passe alphanumérique standard. Lorsqu’il est utilisé, l’expéditeur doit le communiquer au signataire hors bande.
  • Base de connaissances   : l’authentification fondée sur les connaissances utilise des bases de données publiques pour poser au signataire plusieurs questions concernant son passé afin de vérifier son identité.
  • Identité Web : les réseaux sociaux sont utilisés pour appliquer une deuxième authentification.

Le tableau de bord du Concentrateur présente un rapport graphique succinct des accords associés à votre utilisateur.

Vous pouvez parcourir chaque élément du rapport et produire de nouveaux graphiques propres à ce sous-ensemble de données.

La page se compose de trois sections par défaut :

• Accords par statut
• Statut des accords par mois
• Accords envoyés cette semaine 

La section Accords présente une liste de tous les accords, que vous pouvez trier en fonction de leurs métadonnées (statut, date de création, date de signature, etc.).

Il est également possible de créer un nouvel accord, si nécessaire.

S’ils ont accès au mappage de données, les utilisateurs peuvent trier, revoir et modifier les mappages de données actuels.

Ils peuvent également en créer d’autres.

S’ils sont autorisés à accéder aux modèles, les utilisateurs peuvent revoir, trier et modifier les modèles actuels.

Ils peuvent également créer d’autres modèles d’accord.

Les administrateurs de Dynamics ont accès aux paramètres d’administration de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign et peuvent les modifier.

Plusieurs entités CRM intégrées sont incluses dans le package Adobe Acrobat Sign. Vous pouvez y associer vos accords :

• Contacts
• Comptes
• Prospects
• Opportunités
• Devis
• Factures
• Commandes
• Contrats

Vous pouvez ajouter votre entité CRM personnalisée (ou toute autre entité CRM intégrée) à cette portée, en suivant quelques étapes.

Pour notre exemple, supposons qu’il existe une entité CRM personnalisée appelée « Customer ».

• Accédez à Paramètres > Personnalisation.

La page Personnalisation se charge.

• Cliquez sur l’option Personnaliser le système.

La page Solution par défaut s’affiche dans une fenêtre distincte.

Dans le rail de gauche, sous Composants :

• Développez la liste Entités.
• Recherchez l’entité personnalisée (« Customer » dans le cas présent) et développez-la.
• Cliquez sur le nom de l’entité pour afficher les champs et les contrôles.

• Copiez la valeur du champ Nom (dans cet exemple, la valeur est « new_customer »). 
  • Il s’agit du nom système interne de l’entité personnalisée.
• Accédez à l’option Relations 1 à N, sous votre entité personnalisée.
  • Cliquez sur le bouton Nouvelle relation 1 à plusieurs.

Une nouvelle fenêtre Relation s’affiche.

Pour créer la relation :

1. Choisissez Accord dans le champ Entité associée.
   • Le champ Nom affiche alors {entityName}_adobe_agreement. 

     2. Collez le nom de votre entité personnalisée (« new_customer » dans notre exemple) dans le champ Nom d’affichage.

• La valeur du champ Nom change et devient « new_ » + {entityName} + « Id ». (new_new_customerID)

    3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

• La fenêtre Relation se ferme.
• Cliquez sur Publier toutes les personnalisations dans la partie supérieure de la page Relations 1 à N.