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Présentation
L’application Adobe Sign pour les RH permet d’envoyer des demandes de signature de document à un compte Adobe Sign par l’intermédiaire de la plate-forme ServiceNow à l’aide de la fonctionnalité native de services de RH. Les services de RH peuvent s’appuyer sur des demandes de signatures via Adobe Sign en ajoutant simplement une option aux services de RH.
Ce document est structuré pour installer l’application de base, explorer les options et présenter des astuces de dépannages courants :
- Installation de l’application à partir de ServiceNow Store
- Composants Dossier/Tâche installés
- Configuration de paramètres facultatifs
- Services
- Ajout de nouveaux documents/modèles
- Rapports
- Assistance et dépannage
Conditions préalables
Les dépendances nécessaires à l’installation d’Adobe Sign pour les RH sont répertoriées ci-dessous :
Modules externes requis
Application destinée aux ressources humaines : base
Application destinée aux ressources humaines : portail de services
- Licence Adobe Sign Enterprise - Une licence Adobe Sign Enterprise est requise pour utiliser l’application.
- Cliquez sur ici pour vous inscrire pour une évaluation gratuite
- Vous devez disposer d’un compte administrateur dans l’application Adobe Sign pour établir une connexion OAuth
- Pop-up activés dans le navigateur - Assurez-vous que les pop-up ne sont pas bloqués dans votre navigateur. L’accès à OAuth exige d’accéder aux actions des pop-up.
Processus d’installation
Comme toutes les applications ServiceNow, l’application Adobe Sign pour les RH doit être souscrite/achetée à partir de ServiceNow Store avant d’être installée.
Plusieurs rôles d’utilisateur impliqués dans les processus sont décrits dans ce document. Les modules RH et Documents gérés disposent tous deux de différents rôles spécifiques.
A moins qu’il n’existe déjà des processus de RH et de documents gérés, il est recommandé aux utilisateurs disposant de rôles d’administrateur système ou d’administrateur de RH d’effectuer les étapes suivantes, étant donné qu’ils ont accès à toutes les actions concernées.
Pour plus d’informations, voir ci-dessous :
Il est vivement recommandé de tester l’application à installer dans un environnement de test/développement avant toute installation en production.
Installation de l’application Adobe Sign pour les RH
Une fois que vous vous êtes abonné/que vous avez acheté l’application Adobe Sign pour les RH, celle-ci apparaît dans le menu Applications du système -> Applications de votre instance ServiceNow.
Menu :
Une fois l’installation terminée, un nouveau menu d’application est disponible dans le volet de navigation de gauche : Adobe Sign pour les RH.
Les options de sous-menu sont les suivantes :
- Données de formulaire Adobe Sign - Table contenant les données de formulaire renvoyées une fois l’accord signé. Cette option peut être utilisée pour créer des rapports sur les documents et leurs données de champs. Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, consulter la section Rapports
- Services de RH Adobe Sign - Services de RH utilisant Adobe Sign. Option filtrée par service utilisant l’une des options de dossier de RH personnalisées
- Accords - Détails secondaires du processus de signature. Inclut les JSON ainsi que tous les événements Adobe Sign en cours de réception et de traitement
- Se connecter à Adobe Sign - Ecran de connexion sur lequel un compte Adobe Sign valide est associé à ServiceNow
- Evénements - Détails secondaires de ce qui est envoyé et reçu, pour chaque élément Adobe Sign
- Aide - Liens vers l’aide Adobe Sign
- Participants - Signataires et informations détaillées de leur processus de signature
Installation du jeu de mises à jour « Adobe Sign - HR Core »
Une fois l’application Adobe Sign pour les RH correctement installée, il convient d’appliquer les mises à jour d’Adobe Sign - HR Core.
Ces configurations post-installation sont nécessaires pour que l’application HR Core fonctionne.
Les étapes à suivre sont décrites dans les quatre points à développer ci-dessous.
- Il est préférable de procéder à une configuration manuelle pour prendre connaissance des modifications apportées et pour s’assurer qu’elles ne nuisent pas aux fonctionnalités actuelles.
- Éventuellement, vous pouvez installer le jeu de mise à jour ci-joint si vous êtes absolument certain qu’il n’entrera pas en conflit avec d’autres modifications apportées.
Avant toute installation en production, procédez à des tests et vérifiez que tout fonctionne correctement dans votre environnement de test/développement.
Bouton « Insérer une signature »
À la création d’un modèle de document HTML, le bouton Insérer une signature apparaît dans l’étiquette de signature de ServiceNow.
- Cette étiquette n’est pas nécessaire en cas d’utilisation d’Adobe Sign.
- Le bouton est désactivé lorsque la case à cocher Créé pour Adobe Sign est activée.
Bouton Indiquer des signatures
Le bouton Indiquer des signatures du formulaire Modèle PDF peut également être désactivé puisqu’il n’est pas utilisé avec l’application Adobe Sign.
- De même, il est désactivé lorsque la case à cocher Créé pour Adobe Sign est activée.
Ces étapes peuvent être exécutées manuellement en accédant directement aux actions de l’interface utilisateur et en ajoutant manuellement les conditions.
- Entrez « Actions IU » dans le panneau de navigation de gauche.
- Sous Définition système, sélectionnez l’option Actions IU.
- Dans le champ de recherche, sélectionnez Nom.
- Entrez Insérer une signature.
- Ouvrez l’enregistrement Insérer une signature.
- Ajoutez « && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false » à la condition.
- Le bouton est masqué si la case à cocher Créé pour Adobe Sign est activée.
Le même processus peut être suivi pour masquer le bouton Indiquer des signatures. Recherchez l’action d’IU « Indiquer des signatures » plutôt que « Insérer une signature ».
Case à cocher Créé pour Adobe Sign
La condition supplémentaire && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (case à cocher désactivée) a été ajoutée aux actions d’IU afin de les masquer.
Le bouton prêt à l’emploi Signer le document est présenté à l’agent de RH une fois le document prévisualisé et généré.
Quand Adobe Sign est utilisé, ce bouton est remplacé par le bouton Signer avec Adobe Sign, qui transmet le document à Adobe Sign pour signature.
- Le bouton Signer le document d’usine a été désactivé en ajoutant && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (champ d’accord vide) à la condition d’actions d’IU.
- Entrez Actions IU dans le panneau de navigation de gauche.
- Sous Définition système, sélectionnez l’option Actions IU.
- Dans le champ de recherche, sélectionnez Nom.
- Entrez Signer le document.
- Trois enregistrements de ce nom doivent être répertoriés.
- Sélectionnez celui qui est en regard de la table « sn_hr_core_case ».
- Ajoutez && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() à la condition.
- Le bouton est ainsi masqué lorsque le champ de l’accord est vide.
Veillez à ajouter la condition supplémentaire avant le point-virgule.
Un nouveau type de tâche Signer le document avec Adobe Sign a été ajouté aux types de tâches de RH.
Il doit être sélectionné sur tous les modèles de tâches de RH à employer dans un processus d’Adobe Sign.
Pour créer ce type de tâche, procédez comme suit :
- Accédez à Listes de choix.
- Recherchez :
- Table – sn_hr_core_task
- Élément – hr_task_type
Dans cette liste, vous devez créer un type de tâche.
Sélectionnez Nouveau et créez un enregistrement comme suit.
- Vous pouvez choisir n’importe quelle étiquette, mais la valeur doit être adobe_sign_document.
Deux champs supplémentaires figurent dans la table sn_hr_core_document_template :
- Case à cocher Créé pour Adobe Sign
- Champs Table de données de formulaire
Comme indiqué dans la section Boutons « Insérer une signature » et « Indiquer des signatures » désactivés sur le modèle de document, la case à cocher Créé pour Adobe Sign sert à masquer/afficher les boutons inutiles.
Il permet également de masquer/d’afficher le champ Table de données de formulaire, utilisé lorsque le modèle de document a été optimisé pour les rapports, comme décrit dans la section Rapports.
- Si vous n’avez pas créé de table pour les données de formulaire à transmettre, le nom de la table peut être laissé en tant que « none » (aucun).
Vous pouvez réaliser ces étapes manuellement en accédant à un enregistrement de modèle de document, puis en configurant la mise en page du formulaire.
Ajoutez les champs Créé pour Adobe Sign et Tableau de données de formulaire à la liste Sélectionnés.
Les champs figurent désormais sur le formulaire.
Telechargement
Ajout du widget de signature aux pages Ticket et Tâche du portail de RH
Deux widgets de portail de services ont été créés pour permettre aux signataires de signer leur accord :
- Le widget Page Ticket de RH Adobe Sign est destiné à être utilisé sur la Page Ticket de RH (hrj_ticket_page).
- Les Détails de Tâche de RH Adobe Sign peuvent être utilisés sur la Page Détails de Tâche de RH (hri_task_details).
REMARQUE - Ceci doit être fait à partir de la portée Portail des services de RH.
Naviguez jusqu’à Portail de services > Pages.
Recherchez hrj_ticket_page et ouvrez l’enregistrement.
Choisissez Ouvrir dans le concepteur.
Sélectionnez le widget Page Ticket de RH Adobe Sign, puis effectuez un glisser-déposer vers la page sur laquelle vous souhaitez l’afficher chez le signataire.
Selon la disposition utilisée, il se peut que vous deviez ajouter une nouvelle ligne pour accueillir le nouveau widget.
Vous pouvez suivre le même procédé pour ajouter le widget Détails de Tâche de RH Adobe Sign à l’aide de la page « hri_task_details » (remarque dans la copie d’écran sous le widget Document).
Attribution des droits aux utilisateurs (rôles)
Deux rôles sont inclus dans l’application de RH :
- Admin (x_adosy_sign_hr.admin)
- Les utilisateurs de ServiceNow avec le rôle x_adosy_sign_hr__admin bénéficient d’un accès total à toutes les fonctionnalités et aux deux menus d’utilisateur (comme indiqué dans la section d’installation).
- Utilisateur (x_adosy_sign_hr.sender)
- Les utilisateurs de ServiceNow avec x_adosy_sign_hr.sender peuvent accéder aux fonctions de l’application.
- Le rôle Expéditeur doit être ajouté aux groupes de RH ayant besoin d’utiliser l’application Adobe Sign pour envoyer un document à faire signer.
Établissement de la connexion OAuth entre Adobe Sign et ServiceNow
Pour connecter l’application Adobe Sign à ServiceNow, un utilisateur administrateur de compte ou de groupe Adobe Sign est nécessaire.
- Créez un compte d’évaluation gratuit si vous ne disposez pas de compte Adobe Sign Enterprise.
Il est possible d’établir un lien entre ServiceNow et Adobe Sign en cliquant sur le lien Se connecter à Adobe du menu Adobe Sign pour les RH.
Une page d’état indiquant que les applications ne sont pas connectées s’affiche :
Cliquez sur Se connecter pour afficher la page de connexion à Adobe Sign.
Authentifiez-vous à Adobe Sign à l’aide de vos identifiants d’utilisateur administrateur de compte.
Une fois connecté, les autorisations nécessaires pour l’application sont indiquées dans une fenêtre d’authentification.
Cliquez sur Autoriser l’accès pour accorder ces autorisations et établir la connexion entre ServiceNow et Adobe Sign.
REMARQUE : l’authentification s’effectue dans une fenêtre pop-up. Si les pop-up sont bloqués par le navigateur, ils doivent être débloqués.
Le message Adobe Sign pour les RH - Connecté doit maintenant s’afficher, avec les comptes Adobe Sign et ServiceNow correspondants.
Si vous devez vous connecter aux services utilisant un autre utilisateur, cliquez sur le bouton Se reconnecter pour vous identifier comme le nouvel utilisateur.
REMARQUE - Le navigateur Safari est connu pour présenter un bogue empêchant la fenêtre de s’actualiser.
Dans ce cas, les pop-up doivent être supprimés et la fenêtre doit être actualisée manuellement.
Test de la configuration
Les tests peuvent être réalisés à l’aide de l’un des exemples de services.
Si l’utilisateur est connecté et dispose du rôle adapté, l’exemple doit s’exécuter correctement. L’application Adobe Sign nécessite simplement une connexion valide à Adobe Sign pour fonctionner.
Pour obtenir de l’aide, consultez la section Assistance et dépannage.
Composants Dossier/Tâche installés
Un certain nombre de composants personnalisés ont été créés spécifiquement pour l’application Adobe Sign pour les RH :
- Liste relative Signataires Adobe - Répertorie tous les signataires du Dossier de RH actuel
- Il est possible d’ajouter de nouveaux signataires.
- L’ordre de signature peut être modifié.
REMARQUE - Cette liste relative doit être ajoutée à la vue Dossier de RH, qui est expliquée dans la section Options manuelles.
- Action d’IU Envoyer vers Adobe Sign - Bouton qui transmet le PDF joint à Adobe Sign pour signature.
REMARQUE - L’option de dossier « Adobe Sign : Activer pour le dossier » active/désactive ce bouton.
Si l’option de dossier n’est pas présente dans le service de RH, il en est de même pour le bouton. La section Services détaille davantage ce point.
- Examiner les détails d’Adobe Sign - Ce bouton permet à l’agent de RH d’ajouter ou de réorganiser les signataires sur l’accord.
REMARQUE - Ce bouton s’active en ajoutant l’option de dossier Adobe Sign : Envoyer avec prévisualisation à l’enregistrement Configuration du service de RH.
Après avoir cliqué, l’agent est dirigé vers la page Adobe Sign « Envoyer », depuis laquelle il peut apporter des modifications.
Configuration de paramètres facultatifs
Ajout du champ « État de signature » à la vue de la liste Dossier de RH
Aux paramètres d’usine, le dossier de RH reste à l’état Travail en cours, même après réception de la signature.
Afin d’aider l’agent de RH à déterminer si le dossier est prêt à être examiné/clos, l’état de signature de l’accord peut être ajouté à la vue de liste Dossier de RH par défaut.
Ce champ réagit à l’état de l’accord Adobe Sign et indique l’état de signature Adobe Sign en conséquence.
Pour l’ajouter à la vue par défaut, accédez à la vue de la liste Dossier de RH en tant qu’administrateur.
Effectuez un clic droit sur l’en-tête et sélectionnez Configurer > Disposition de liste.
Ajoutez le champ État de signature de l’accord à la vue de la liste Sélectionnés.
Les utilisateurs doivent cliquer sur l’engrenage puis sur Réinitialiser les colonnes aux paramètres par défaut afin de mettre à jour leur vue et afficher le nouveau champ.
Vue/règle de dossier de RH personnalisée
Les étapes ci-dessus définissent la vue par défaut pour afficher le champ État de signature, mais vous pouvez également créer une vue personnalisée et une règle de vue qui façonne une vue visible uniquement par les utilisateurs disposant de rôles ServiceNow.
Accédez au formulaire Disposition de liste personnalisée comme indiqué ci-dessus, mais cette fois en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante Nom de la vue.
Donnez un nom à votre nouvelle vue, puis sauvegardez. Vous devriez être dans la nouvelle vue.
Par défaut, les champs utilisés dans la vue par défaut sont déjà sélectionnés.
Modifiez les champs selon vos besoins, puis sauvegardez la vue.
Vous devriez maintenant voir la nouvelle vue comme sélection dans le menu déroulant de l’en-tête de vue.
Une règle de vue peut être créée pour masquer la nouvelle vue à tous sauf aux utilisateurs d’Adobe Sign.
Accédez à IU du système > Afficher les règles.
Créez une nouvelle règle pour la table Dossier de RH de base (veillez à vous trouver dans Ressources humaines : Portée de base), puis limitez la vue en fonction des rôles.
REMARQUE - La restriction par rôle s’effectue par l’intermédiaire d’un script à l’aide de l’option « avancé ». L’aperçu du projet ainsi qu’un exemple de fragment de code sont disponibles ici.
Le résultat/script final doit ressembler à la copie d’écran ci-dessous.
Ajout de la liste associée « Signataires Adobe » à l’enregistrement de dossier de RH
Effectuez un clic droit sur l’en-tête et sélectionnez Configurer > Listes associées.
Déplacez la liste relative Signataires Adobe de la colonne Disponible à la colonne Sélectionné.
Vous devez également ajouter le rôle Expéditeur aux groupes qui doivent voir la liste relative.
Une fois ajouté au dossier de RH, il est possible d’ajouter de nouveaux signataires ainsi que l’ordre de signature modifié.
Services
Services de RH Adobe Sign a été créé pour présenter le fonctionnement de la fonctionnalité et comment elle peut être utilisée pour créer de nouveaux services ou ajoutée à des services existants. Elle offre des exemples de bout en bout sur les besoins de configuration des services de RH afin de tirer parti de l’application Adobe Sign pour les RH.
Exemples de services
Trois exemples de services de RH ont été fournis afin d’illustrer le fonctionnement d’Adobe Sign. Ils sont indiqués sous le menu Services de RH Adobe Sign. Chaque service dispose de son propre modèle et document de dossier, comme expliqué ci-dessous.
- Adobe Sign - Service de choix d’équité - Il s’agit d’un exemple de service fournissant un document PDF pour une signature électronique Adobe ainsi que des données de formulaire à remplir.
- Adobe Sign - Service d’autorisation de stationnement - Il s’agit d’un exemple de modèle de document contenant des données préremplies des employés ServiceNow avec des champs de données Adobe Sign à remplir ainsi que des signatures. Il est créé au format HTML puis converti PDF par ServiceNow au cours de l’étape de génération pendant la prévisualisation.
- Adobe Sign - Exemple de règlement relatif aux animaux de compagnie, avec 2 signataires - Exemple de formulaire PDF concernant un règlement relatif aux animaux de compagnie pour 2 signataires. Inclut le mappage de données des employés ServiceNow ainsi que la capture des données des signataires au sein d’un formulaire à remplir.
Des liens vers la documentation de ServiceNow pour chaque composant sont mentionnés ci-dessous.
- Services de RH - Eléments visibles pour l’utilisateur et avec lesquel il peut interagir. Documentation
- Documents gérés - Centre de téléchargement et de gestion des PDF. Documentation
- Modèles de document de RH - Définition du document utilisé et nécessitant une signature. Documentation
- Modèles de tâches et de dossier de RH - Définition des paramètres des tâches et du dossier de RH générés. Documentation
- Activités du service - Définition des activités générées et traitées par le service. Documentation
Ajout de la fonctionnalité Adobe Sign à un service de RH
Des « options de dossier » de service de RH qui déclenchent les composants liés à Adobe Sign à afficher lors du processus ont été ajoutées.
- Adobe Sign : Activer pour le dossier - Il s’agit de l’option de base à ajouter au service de RH afin d’utiliser les fonctionnalités d’Adobe Sign. Le bouton Signer avec Adobe Sign sera ajouté au flux de dossier de RH, et les widgets Adobe Sign seront disponibles pour le signataire par le biais du portail des services de RH (une fois ajoutés manuellement aux pages).
- Adobe Sign : Envoyer avec prévisualisation - Cette option permet de prévisualiser le document Adobe Sign et permet à l’agent de RH travaillant sur le ticket d’ajouter/de réorganiser les signataires.
Ajout de nouveaux documents/modèles
Il est possible d’ajouter de nouveaux documents via le module de documents gérés (PDF) et via le module de modèles de document de RH (HTML). Les deux méthodes permettent au document d’être utilisé avec Adobe Sign pour obtenir des signatures.
PDF - Module de documents gérés
Le module de documents gérés permet de télécharger un nouveau document PDF pouvant être utilisé comme la base d’un nouveau service de RH.
Les étapes principales sont décrites ci-dessous, et il est possible d’obtenir de plus amples informations sur les documents gérés ici.
Accédez au module de document géré et sélectionnez Créer nouveau.
Complétez les détails du document et envoyez l’enregistrement.
REMARQUE - Pour que le document soit visible pour les RH et compatible avec Adobe Sign, le champ Département doit être défini sur RH.
En outre, veuillez noter que ce champ doit être renseigné avant d’être renseigné avant l’envoi. Une fois l’enregistrement envoyé, le champ de département passe en lecture seule.
Une fois envoyé, le fichier PDF peut être téléchargé à l’aide de l’action d’IU télécharger/Extraire la révision, en bas de l’enregistrement.
Téléchargez le PDF souhaité et effectuez une sauvegarde via la fenêtre contextuelle.
REMARQUE - Le nom du document téléchargé sera remplacé par celui indiqué à l’étape Télécharger/Vérifier ci-dessous.
Un enregistrement Révision du document est créé, qui inclut la pièce jointe en mode Version préliminaire.
Etant donné que le document est toujours en mode Version préliminaire, il n’est pas encore utilisable. Il doit être soumis pour examen, puis publié.
Ouvrez l’enregistrement de révision, puis cliquez sur le bouton Envoyer la révision.
Cette action déplace le document à l’étape Prêt pour publication.
Ouvrez à nouveau l’enregistrement de révision, puis cliquez sur le bouton Publier la révision.
Un pop-up apparaît, permettant de modifier me nom et le numéro de la révision, le cas échéant.
Cliquez sur Publier.
Accédez à Administration de RH > Modèles de document.
Le document géré doit être disponible pour créer un modèle de document utilisable par un service de RH.
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez Modèle de document PDF.
Le champ Révision du document peut être complété avec le nouveau document créé.
HTML - Modèles de document de RH
Un modèle de document PDF peut également être basé sur un format HTML et utilisé pour des signatures Adobe Sign de la même manière qu’un document géré.
Quelques exemples de paramètres d’usine sont inclus à titre indicatif dans le module de RH, comme le module « Echantillon de contrat de formation », qui illustre les fondamentaux d’un document HTML.
Accédez à Administration de RH > Modèles de document.
Sélectionnez Document HTML.
REMARQUE - Assurez-vous que le modèle choisi est un modèle de document de RH pour voir le HTML.
Un type de modèle PDF de RH est généré à partir d’un PDF, comme décrit dans la section précédente, auquel le format HTML n’est pas associé.
Il est possible d’ajouter des champs associés à la table sélectionnée au document en tant que variables.
Dans notre document d’exemple simple ci-dessous, subject_person est ajouté comme variable à partir de la table Dossier de RH.
Quand ce modèle est employé, la variable est complétée avec le nom présent dans le champ subject_person sur le dossier.
D’autres informations d’utilisateur peuvent être extraites du profil Utilisateur de RH.
Ajout de la fonctionnalité de signature Adobe Sign à un modèle de document de RH HTML
Pour ajouter une signature Adobe Sign à un modèle de document HTML, il convient d’ajouter des balises Adobe Sign.
Le processus, décrit ci-dessous, emploie le même exemple de document que précédemment.
Veuillez noter la ligne entourée dans la copie d’écran ci-dessus.
Une fois envoyé à Adobe Sign, cette partie devient un champ de signature et est placée dans le document exactement à cet endroit.
Il existe trois différents types de balises, qui créent différentes sortes de champs avec un large éventail d’options de configuration.
Rapports
Une fois qu’un accord est signé, il est téléchargé au format PDF et joint à l’enregistrement du dossier de RH parent.
Outre le PDF, les données de formulaire de la transaction ont été incluses sur l’enregistrement de l’accord et placées dans la table Données de formulaire Adobe Sign.
La table peut être exploitée par un administrateur pour créer des rapports détaillés concernant des données présentes dans les enregistrements signés.
Pour des rapports plus détaillés, des tables étendant la base de tables peuvent être créées et servir de support à la création de rapports (avec un modèle de document spécifique, par exemple).
Accédez à Définition du système > Tables et colonnes.
Cliquez sur Créer une table.
Créez une nouvelle table qui étend la table Données de formulaire Adobe Sign, puis décochez Créer un module.
REMARQUE - Facultatif. Si vous souhaitez que les administrateurs puissent accéder à cette table à partir du menu de navigation de gauche, créez un module et placez-le dans le menu Adobe Sign pour les RH.
Une fois la table créée, ajoutez les colonnes qui correspondent aux noms des champs de document.
REMARQUE - Les noms de colonne doivent correspondre exactement à ceux des champs de document et doivent être de type « chaîne », puisque les données retournées pour ce champ seront placées dans la colonne sous forme de chaîne. Si les données ne figurent pas dans les colonnes comme vous l’entendiez, assurez-vous que les noms correspondent exactement et que les types sont tous « chaîne ».
Vous pouvez ensuite accéder au modèle de document de RH pour lequel vous souhaitez créer un rapport, puis ajoutez le champ Table de données de formulaire, visible lorsque la case à cocher Créé pour Adobe Sign est activée.
À présent, n’importe quel service de RH qui utilise ce modèle enverra les données dans la table indiquée dans le champ Table de données de formulaire, et le dossier sert de support à la création de rapports et/ou est ajouté à un tableau de bord.
Assistance et dépannage
Informations de contact du service d’assistance
La documentation d’aide est incluse sur le menu d’administration. Le site Web ci-dessous fournit également des informations de contact du service d’assistance.
- Méthodes de contact : site Web, téléphone ou e-mail (toutes les méthodes sont mentionnées sur la page Web)
- Informations de contact : https://echosign.zendesk.com/hc/
Dépannage
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes courants pouvant survenir lors de la configuration et de l’utilisation de l’application Adobe Sign pour les RH :
Les boutons et composants spécifiques à Adobe Sign ne s’affichent pas pu ne fonctionnent pas
Assurez-vous que les nouvelles options de dossier de service de RH Adobe Sign ont été ajoutées au service de RH. Ce sont elles qui déclenchent l’activation de la fonctionnalité Adobe Sign pour un service de RH donné.
Erreur de connexion lorsque vous accédez au lien « Se connecter à Adobe Sign »
Si vous essayez de vous connecter et que l’écran Non connecté s’affiche, vous devez vous reconnecter en suivant la procédure décrite dans la section Établissement de la connexion OAuth.
Si vous voyez l’écran access_denied, il se peut que le compte Adobe Sign que vous utilisez ne dispose pas des droits permettant de se connecter à partir de ServiceNow.
Contactez l’assistance Adobe et vérifiez que le compte dispose des autorisations nécessaires.
La fenêtre d’Adobe Sign ne s’affiche jamais lors de la connexion au compte Adobe Sign
La fenêtre de connexion est un pop-up et peut donc être bloquée par certains navigateurs. Assurez-vous que les pop-up sont autorisés.
Le pop-up de connexion ne s’actualise pas
Apple Safari présente un bogue qui gèle la fenêtre ou l’empêche de s’actualiser. Si vous utilisez Safari, fermez le pop-up et actualisez manuellement la fenêtre. Une fois actualisée, vous devriez voir le nouvel état de connexion.
Les enregistrements Tâches/Participant ne sont pas définis sur « Prêt » ou « Envoyé pour signature »
Assurez-vous que votre compte Adobe Sign est connecté. Les changements d’état des enregistrements dépendent de la réception des données provenant d’Adobe Sign. En l’absence de connexion, vous ne recevrez pas le déclencheur permettant de modifier les états.
Des options de menu sont/ne sont pas visibles pour des utilisateurs
Assurez-vous que tous les utilisateurs ayant besoin d’accéder à l’application disposent des rôles appropriés qui leur sont attribués. Si vous utilisez des groupes, assurez-vous que les rôles nécessaires leur ont également été attribués.
REMARQUE - Les modèles de RH et de documents gérés disposent de leurs propres rôles respectifs qui leur sont associés. Pour pouvoir bénéficier de certaines fonctionnalités, un utilisateur Adobe peut également avoir besoin de rôles supplémentaires issus de ces modules.
La plupart des actions peuvent être effectuées par un utilisateur disposant du rôle « Administrateur de RH ».
Lorsqu’un agent utilise le bouton « Envoyer vers Adobe Sign », il reçoit une erreur au niveau de l’adresse e-mail
Assurez-vous que l’utilisateur défini comme signataire dispose d’une adresse e-mail valide. A la validation, le nom d’utilisateur et les adresses e-mail sont vérifiés.
Les tâches de RH sont en mode Brouillon / Le bouton « Envoyer vers Adobe Sign » ne s’affiche jamais
Assurez-vous d’avoir prévisualisé et généré le document PDF. Dans ce cas, il sera joint au dossier parent. Ce document déclenche l’affichage du bouton.
Une fois le document envoyé à Adobe, l’état de la tâche doit passer à « Prêt » et la tâche sera disponible sur le portail de RH afin que le signataire puisse s’exécuter.
La liste associée « Signataires Adobe » ne figure pas sur l’enregistrement de dossier de RH
Assurez-vous que l’utilisateur/le groupe qui ne peut pas voir la liste relative dispose bien du rôle « expéditeur ». Cette liste relative n’est visible qu’avec ce rôle.
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