Adobe Acrobat Sign pour NetSuite : Guide d’installation et de personnalisation (version 4.0.7)

Accédez à Personnalisation > SuiteBundler > Rechercher et installer une offre groupée.

Sur la page Rechercher et installer une offre groupée, recherchez  Adobe Acrobat Sign.

Sélectionnez le nom de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign.

Sur la page Détails de l’offre groupée, sélectionnez Installer.

Sur la page Prévisualiser l’installation de l’offre groupée, cliquez sur Installer l’offre groupée.
Il n’est pas nécessaire de modifier les valeurs par défaut sur la page.

Dans la boîte de dialogue d’installation qui s’affiche, sélectionnez OK.

Pendant l’installation, le statut de l’offre groupée En attente est affiché.

Pour afficher un statut mis à jour de l’installation, sélectionnez Actualiser. 

Une fois l’installation de l’offre groupée terminée, Adobe Acrobat Sign pour NetSuite s’affiche sur la page Offres groupées installées.

Si vous êtes déjà client Adobe Acrobat Sign, passez à la section Configuration d’OAuth après l’installation ou la mise à niveau.

Si vous ne disposez pas d’un compte Adobe Acrobat Sign, vous pouvez créer un compte d’évaluation Adobe Acrobat Sign

pour essayer le système.  Suivez les étapes d’enregistrement en ligne pour activer votre compte Adobe Acrobat Sign.

Dans NetSuite, accédez à la page Liste des configurations d’Adobe Sign.

Sur la page Liste des configurations d’Adobe Sign, sélectionnez Afficher en regard de l’enregistrement Utilisation d’OAuth pour accéder aux API Adobe Sign.

Sur la page Configuration d’Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Se connecter à Adobe Acrobat Sign.

Lorsque la page de connexion Adobe Acrobat Sign s’affiche, saisissez vos informations d’identification.

Sur la page Confirmer l’accès (pour OAuth) qui s’affiche, sélectionnez Autoriser l’accès.

Une fois la procédure d’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers la page Configuration d’Adobe Acrobat Sign dans NetSuite, comme illustré ci-dessous :

Accédez à Personnalisation > Listes, enregistrements et fichiers > Types d’enregistrements, puis localisez Accord Adobe Acrobat Sign.
(Vous pouvez également utiliser la recherche globale.)

Cliquez sur le lien Rechercher à droite.

Sous Statut, sélectionnez Émis pour signature, puis Envoyer.

Notez le nombre d’enregistrements pour estimer le temps de mise à jour.

Accédez à Personnalisation > SuiteBundler > Rechercher et installer > Liste.

Recherchez votre offre groupée actuelle comme illustré ci-dessous.

Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Mettre à jour.

Sur la page Prévisualiser la mise à jour de l’offre groupée, cliquez sur Mettre à jour l’offre groupée sans modifier les valeurs par défaut affichées sur la page.

Remarque : vous pouvez obtenir l’avertissement suivant lors de la mise à jour de l’offre groupée. Si vous n’avez pas personnalisé vos enregistrements de signature électronique NetSuite, vous pouvez continuer. Si vous n’êtes pas sûr, nous vous suggérons d’installer l’offre groupée dans un compte sandbox pour la tester avant de la mettre à jour dans un compte de production.

Pendant le processus d’installation de la mise à jour, l’offre groupée affiche le statut En attente.

Pour afficher un statut mis à jour, cliquez sur Actualiser.

Une fois la mise à jour de l’offre groupée terminée, Adobe Acrobat Sign pour NetSuite s’affiche sur la page Offres groupées installées.

Accédez à Configuration > Société > Préférences générales.

Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez le sous-onglet Préférences personnalisées.

Activez et configurez vos préférences Acrobat Sign selon vos besoins :

• Saisir la clé API EchoSign de votre compte : n’ajoutez ni ne modifiez aucune valeur dans ce champ.
• Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire : si cette option est activée, le contact de l’enregistrement parent est le premier signataire par défaut lors de la création des accords. L’expéditeur peut supprimer ou modifier le signataire par défaut ou ajouter des signataires supplémentaires à l’accord avant l’envoi.
• Utiliser le contact de transaction comme signataire le cas échéant : cette préférence est valide uniquement si la préférence Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire est également activée. Si cette préférence est activée, lors de la génération d’un accord à partir d’un enregistrement de transaction (par exemple, un devis), le contact de transaction principal est par défaut le premier signataire. Pour plus d’informations, voir Enregistrements de transaction. En l’absence de contact de transaction principal ou s’il s’agit d’un envoi à partir de l’enregistrement d’objet NetSuite (par exemple, un enregistrement client ou un enregistrement partenaire), le destinataire par défaut est le contact principal de l’adresse e-mail du client. L’expéditeur peut supprimer ou modifier le signataire par défaut ou ajouter des signataires supplémentaires à l’accord avant l’envoi.
• Autoriser la configuration des destinataires comme approbateurs : si cette option est activée, les expéditeurs peuvent marquer les destinataires comme approbateurs. Les destinataires marqués comme approbateurs peuvent réviser et approuver les accords, mais ils ne sont pas tenus de les signer. Les approbateurs peuvent être tenus de saisir des données dans les champs pendant le processus d’approbation.
• ID de dossier d’accord favori : permet de spécifier le dossier dans lequel les accords signés finaux seront stockés. Si vous ne définissez pas de valeur pour ce champ, les accords signés finaux sont enregistrés par défaut dans le même dossier que le fichier du document d’origine. L’ID de dossier doit être un nombre.
• Joindre automatiquement le PDF de transaction : si cette option est activée, les PDF de transaction sont automatiquement joints aux accords lorsque de nouveaux accords sont créés à partir d’enregistrements de transaction.
• Ajouter le PDF signé en tant que (Pièce jointe ou Lien) : si l’option Lien est sélectionnée dans la liste déroulante, le PDF signé est automatiquement ajouté en tant que lien vers le fichier. Si l’option Pièce jointe est sélectionnée dans la liste déroulante, le fichier PDF signé est stocké dans NetSuite en tant que pièce jointe dans l’enregistrement de l’accord.
• Inclure le PDF du journal d’audit avec l’accord : si cette option est activée, les fichiers PDF du journal d’audit sont automatiquement joints aux enregistrements de l’accord une fois les accords signés.
• La méthode de vérification d’identité s’applique à : permet d’appliquer les méthodes de vérification d’identité à certains destinataires. Les options disponibles sont Tous les signataires, Signataires externes uniquement ou Signataires internes uniquement.
• Les méthodes de vérification d’identité activées peuvent être sélectionnées lors de la création d’un accord. Si plusieurs méthodes de vérification d’identité sont activées ici, l’option Vérifier l’identité du signataire s’affiche sur la page Accord Adobe Acrobat Sign.

► Activer le mot de passe requis pour la signature : exigez des signataires qu’ils saisissent un mot de passe unique que vous spécifiez.

► Activer l’authentification fondée sur les connaissances : exigez des signataires qu’ils fournissent leur nom, leur adresse et éventuellement les quatre derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale, puis qu’ils répondent à une liste de questions vérifiant les informations qu’ils ont fournies. Disponible uniquement aux États-Unis.

► Activer l’authentification de l’identité web : exigez des signataires qu’ils vérifient leur identité en se connectant à l’un des sites suivants : Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter ou Yahoo!.

• Configurer automatiquement l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign : si cette option est activée, les utilisateurs qui envoient des accords dans NetSuite sont automatiquement configurés avec un compte d’utilisateur Adobe Acrobat Sign.

Pour enregistrer vos préférences, sélectionnez Enregistrer en haut ou en bas de la page.

Accédez à Configuration > Société > Activer les fonctionnalités.

Sélectionnez le sous-onglet SuiteCloud.

Activez les options suivantes :

• Dans la section SuiteBuilder, activez l’option Enregistrements personnalisés.
• Dans la section SuiteScript, activez les options Client SuiteScript et Serveur SuiteScript et acceptez les conditions d’utilisation pour les deux.

Cliquez sur Enregistrer.

Vos options doivent être définies comme illustré dans l’image ci-dessous :

Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

La page de la liste des scripts s’affiche.

Sur la page de la liste des scripts, recherchez le script que vous devez déployer, puis sélectionnez Afficher.

• Pour ajouter le bouton Envoyer pour signature, sélectionnez le script Bouton d’estimation Adobe Acrobat Sign.
• Pour ajouter l’onglet Accords, sélectionnez le script Chargeur d’accord Adobe Acrobat Sign.

Sur la page Script, sélectionnez Déployer le script.

Sur la page Déploiement du script, procédez comme suit :

• Dans la liste S’applique à, sélectionnez le type d’enregistrement.
• Si vous le souhaitez, entrez l’ID de déploiement du script. (Pour plus d’informations, voir la rubrique Creating a Custom Script Deployment ID dans le Centre d’aide NetSuite.) Si vous ne saisissez pas d’ID, celui-ci est généré.
• Cochez la case Déployé.

• Définissez Statut sur Publié.
  • Vous n’avez pas besoin de spécifier le Type d’événement ni le Niveau de journal.
• Dans la liste déroulante Rôle d’exécution, sélectionnez Exécuter en tant qu’administrateur.
• Avec le sous-onglet Audience actif (par défaut), sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. Si vous souhaitez accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Tout sélectionner correspondantes.
• Cliquez sur Enregistrer. Lorsque la confirmation de modification s’affiche, cliquez sur Retour.

En haut de la page Déploiement de script, sélectionnez Liste.

Vous revenez à la page de liste Scripts.

Répétez les étapes 2 et 3 ci-dessus pour l’autre script.

Accédez à Personnalisation > Listes, enregistrements et fichiers > Types d’enregistrement.

Sur la page Types d’enregistrements, cliquez sur Accord Adobe Acrobat Sign pour le sélectionner.

Sur la page Type d’enregistrement personnalisé, sélectionnez Utiliser la liste d’autorisations dans la liste déroulante Type d’accès.

Sélectionnez le sous-onglet Autorisations.

La liste des rôles et des autorisations s’affiche.

Définissez les autorisations comme suit pour les rôles personnalisés supplémentaires ajoutés au type d’enregistrement « Accord Adobe Acrobat Sign » :

1. Sélectionnez le rôle dans la liste Rôle.
2. Définissez Niveau sur Intégral.
3. Définissez Formulaire par défaut sur Formulaire d’accord Adobe Acrobat Sign personnalisé.
4. Cochez la case Restreindre le formulaire.
5. Pour enregistrer les modifications correspondant à la ligne du rôle, sélectionnez Ajouter.
6. Répétez les étapes 1 à 5 ci-dessus pour tous les rôles personnalisés supplémentaires.
7. Lorsque des autorisations sont définies pour tous les rôles, sélectionnez Enregistrer sur la page Type d’enregistrement personnalisé. La page Type d’enregistrement client s’affiche de nouveau.

Répétez les étapes 1 à 3 ci-dessus pour définir le type d’accès pour tous les autres types d’enregistrements Adobe Acrobat Sign.

Aucune autorisation requise. Cela s’applique aux types d’enregistrement suivants :

• Configuration d’Adobe Acrobat Sign
• Document Adobe Acrobat Sign
• Événement Adobe Acrobat Sign
• Langue Adobe Acrobat Sign
• Erreurs de script Adobe Acrobat Sign
• Accord signé Adobe Acrobat Sign
• Signataire Adobe Acrobat Sign

Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

La page de la liste Scripts s’affiche.

• Si nécessaire, utilisez les filtres pour localiser les scripts Adobe Acrobat Sign.

Sur la page Scripts, recherchez le script Bouton d’estimation Adobe Acrobat Sign (contrôle le bouton Envoyer pour signature), puis cliquez sur Afficher.

Sur la page Script :

1. Sélectionnez le sous-onglet Déploiements.
2. Sous « S’applique à », sélectionnez le lien de l’entité que vous souhaitez modifier [Devis dans cet exemple].
3. Sur la page Déploiement du script, sélectionnez Modifier.
4. Avec le sous-onglet Audience actif, sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. 
5. Pour accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Sélectionner tout respectives.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

Sur la page Scripts, localisez le script Chargeur d’accord Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Afficher.

Sur la page Script, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le sous-onglet Déploiements.
2. Sous S’applique à, cliquez sur le lien de l’entité dont vous souhaitez modifier l’accès.
3. Sur la page Déploiement du script, sélectionnez Modifier.
4. Avec le sous-onglet Audience actif (par défaut), sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. 
5. Pour accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Sélectionner tout respectives.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Sélectionnez ou créez un enregistrement client à partir duquel vous souhaitez envoyer un accord ou sélectionnez un autre type d’enregistrement NetSuite pour lequel l’onglet Accords est activé.

Sélectionnez Nouvel accord.

Sur la page Accord Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Modifier.

Spécifiez les options de votre accord comme suit :

• Nom de l’accord : saisissez un nom pour l’accord.
• Message : saisissez un message personnalisé à l’attention du destinataire.
• Type de signature : sélectionnez le type de signature accepté pour le document. Les options sont Signature électronique et Signature par fax.
• Je dois également signer cet accord : activez cette option pour indiquer que l’expéditeur doit également signer l’accord.
• Ordre des signatures : si l’option Ordre des signatures est activée, sélectionnez l’ordre dans lequel l’expéditeur et les destinataires doivent signer. Les options disponibles sont « Je signe avant les destinataires », « Les destinataires signent avant moi » et « Aucun ».
• Prévisualiser le document ou positionner les champs de signature (ou de formulaire) : activez cette option pour permettre aux expéditeurs de prévisualiser l’accord et d’ajouter des champs (glisser-déposer de la signature, champs initiaux et autres champs de formulaire) à l’accord avant son envoi aux destinataires.
• Vérifier l’identité des signataires : activez cette option, puis sélectionnez l’une des options de vérification d’identité suivantes :
  • Mot de passe nécessaire pour signature : exigez des signataires qu’ils saisissent un mot de passe unique que vous spécifiez.
  • Authentification basée sur les connaissances : exigez des signataires qu’ils fournissent leur nom, leur adresse et éventuellement les quatre derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale, puis qu’ils répondent à une liste de questions pour confirmer les informations qu’ils ont fournies. Disponible uniquement aux États-Unis.
  • Authentification avec identité web : exigez des signataires qu’ils vérifient leur identité en se connectant à l’un des sites suivants : Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! ou Microsoft Live.
• Mot de passe nécessaire pour visionner le PDF : activez cette option pour exiger qu’un destinataire saisisse un mot de passe avant d’ouvrir le PDF de l’accord ou de l’accord signé. Le fichier PDF envoyé à tout le monde sera chiffré et ce mot de passe sera requis pour l’ouvrir. Ne perdez pas votre mot de passe, car il est irrécupérable. Si vous perdez votre mot de passe, vous devez supprimer cette transaction et recommencer.
• Mot de passe/Confirmer le mot de passe : si l’option Mot de passe requis pour afficher le PDF est activée, saisissez le mot de passe qui doit être utilisé pour afficher l’accord.
• Rappeler au destinataire de signer : indiquez si des rappels sont envoyés aux destinataires et à quelle fréquence. Les options disponibles sont Jamais, Quotidien ou Hebdomadaire.
• Langue : spécifiez l’affichage de la page de signature et des notifications par e-mail pour les destinataires.
• Héberger la signature pour le premier signataire : activez cette option pour autoriser l’hôte de l’expéditeur à signer en personne pour le premier signataire.

Remarque : pour l’authentification KBA, Adobe Sign et par téléphone, vous devez activer les cookies tiers dans votre navigateur.

• Jours avant l’échéance de signature : entrez un nombre entier pour indiquer l’échéance de signature de l’accord (date du jour + nombre de jours).
• Enregistrement parent : vous pouvez éventuellement sélectionner un enregistrement parent pour le lier à l’accord.

Sélectionnez l’onglet Documents.

Dans le sous-onglet Documents, joignez un document existant dans l’armoire à fichiers à l’aide de la liste déroulante Document Adobe Acrobat Sign et en cliquant sur Joindre.

Vous pouvez également charger un nouveau document en cliquant sur le bouton Nouveau document Adobe Acrobat Sign pour accéder à la page Document Adobe Acrobat Sign (illustrée ci-dessous). Vous pouvez également saisir le nom d’un document de votre armoire à fichiers NetSuite, sélectionner des fichiers de votre enregistrement Transaction (le cas échéant) ou joindre un nouveau document.

Vous pouvez ajouter plusieurs documents à un accord.

Cliquez sur le sous-onglet Destinataires et saisissez les informations suivantes :

• Spécifiez le destinataire en le sélectionnant dans la liste des contacts ou en saisissant une adresse e-mail.
• Attribuez l’un des rôles suivants à chaque destinataire :
  • Les Signataires doivent signer l’accord.
  • Les Approbateurs doivent approuver l’accord sans le signer, et peuvent éventuellement y ajouter des données.
  • Les Destinataires en copie sont informés lorsque l’accord est mis à jour, signé et terminé. Les destinataires en copie ne prennent pas part au processus de signature ou d’approbation.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Définition des préférences personnalisées.

• Si la préférence personnalisée Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire est activée seule ou conjointement avec la préférence Utiliser le contact de transaction comme signataire, le premier destinataire est défini par défaut, mais peut être modifié.
• Après avoir saisi chaque destinataire, sélectionnez Ajouter.

Pour enregistrer l’accord, sélectionnez Enregistrer.

Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

Sur la page Scripts, recherchez le script Installation de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign, puis cliquez sur Modifier.

Sur la page Script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.

Cliquez sur Actualiser.

Le journal d’exécution est mis à jour pour refléter le statut. La colonne Détails affiche la progression des mises à jour de vos accords.

Consultez le journal d’exécution du déploiement du script Mise à jour externe d’Adobe Acrobat Sign pour voir si vous recevez des appels d’Adobe Acrobat Sign comme suit :

1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Déploiements de scripts.
2. Sur la page Déploiements de scripts, recherchez le script Mise à jour externe d’Adobe Acrobat Sign, puis cliquez sur Modifier.
3. Sur la page Déploiement du script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.
   • Vous devez voir une entrée Enregistrement d’accord mis à jour pour chaque ID d’accord.

Consultez le journal d’exécution du déploiement du script Accords de mise à jour d’Adobe Acrobat Sign pour voir si des erreurs sont présentes. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Déploiements de scripts.
2. Sur la page Déploiements de scripts, recherchez le script Accords de mise à jour d’Adobe Acrobat Sign avec le statut « Planifié », puis cliquez sur Modifier.
3. Sur la page Déploiement du script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.
4. Sous Type, sélectionnez Erreur pour filtrer les résultats.

Enfin, vérifiez si des erreurs sont présentes dans le journal d’exécution du script Adobe Acrobat Sign Manageren suivant les instructions de l’étape 2 ci-dessus.