Guide d'utilisation Annuler

Adobe Sign pour SharePoint Online - Guide de l’utilisateur

  1. Intégrations d’Adobe Acrobat Sign
  2. Nouveautés
  3. Versions de produit et cycle de vie
  4.  Acrobat Sign pour Saleforce
    1. Installation du package
    2. Configuration du package
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Guide du développeur
    5. Guide de personnalisation avancée
    6. Guide de mappage de champs et modèles
    7. Guide d’utilisation de l’application mobile
    8. Guide d’automatisation des flux
    9. Guide de Document Builder
    10. Configuration de documents volumineux
    11. Guide de mise à niveau
    12. Notes de mise à jour
    13. Forum aux questions
    14. Guide de dépannage
    15. Articles supplémentaires
  5. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
      1. Guide d’installation
    2. Acrobat Sign pour Outlook
      1. Guide de l’utilisateur
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
      1. Guide de l’utilisateur
    4. Acrobat Sign pour Teams
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Guide de Live Sign
      3. Guide de l’utilisateur pour mobile
      4. Notes de mise à jour
      5. Approbations Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
      1. Présentation
      2. Dynamics en ligne : guide d’installation
      3. Dynamics en ligne : guide de l’utilisateur
      4. Dynamics sur site : guide d’installation
      5. Dynamics sur site : guide de l’utilisateur
      6. Guide de workflow de Dynamics
      7. Dynamics 365 pour Talent
      8. Guide de mise à niveau
      9. Notes de mise à jour
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
      1. Présentation
      2. SharePoint sur site : guide d’installation
      3. SharePoint sur site : guide de mappage de modèles
      4. SharePoint sur site : guide de l’utilisateur
      5. SharePoint sur site : notes de mise à jour
      6. SharePoint en ligne : guide d’installation
      7. SharePoint en ligne : guide de mappage de modèles
      8. SharePoint en ligne : guide de l’utilisateur
      9. SharePoint en ligne : guide de mappage de formulaires web
      10. SharePoint en ligne : notes de mise à jour
  6.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    1. Présentation
    2. Guide d’installation
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Notes de mise à jour
  7. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    1. Guide d’installation
  8. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    1. Guide d’installation de Cockpit (obsolète)
    2. Guide d’installation pour le recrutement (obsolète)
    3. Guide de l’utilisateur pour le recrutement
    4. Guide d’installation de Cloud Foundry
    5. Notes de mise à jour
  9.  Acrobat Sign pour Workday
    1. Guide d’installation
    2. Guide de démarrage rapide
    3. Tutoriel de configuration
  10. Acrobat Sign pour NetSuite
    1. Guide d’installation
    2. Notes de mise à jour
  11. Acrobat Sign pour SugarCRM
  12. Acrobat Sign pour VeevaVault
    1. Guide d’installation
    2. Guide de l’utilisateur
    3. Guide de mise à niveau
    4. Notes de mise à jour
  13. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
    1. Guide d’installation
  14. Documentation du développeur Acrobat Sign
    1. Présentation
    2. Webhooks
    3. Balises de texte
Attention :

la prise en charge de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour SharePoint Online est prévue pour juin 2024. Par conséquent, vous ne pourrez plus envoyer d’accords via cette intégration après cette date. Vous pourrez toujours envoyer des accords à partir de SharePoint à l’aide d’autres intégrations, telles qu’Acrobat Sign pour Power Automate

Nous vous recommandons de supprimer le plug-in Acrobat Sign de votre site SharePoint et de transférer les workflows vers d’autres applications

Présentation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft® SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques.

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft® SharePoint est développée en tant qu’application complémentaire pour SharePoint qui peut être utilisée pour :

  • envoyer un accord à partir de toute bibliothèque de documents ou liste SharePoint pour signature ;
  • envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
  • mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
  • mapper les données des champs de formulaire de l’accord signé dans les colonnes textuelles des listes SharePoint et en tant que bibliothèque de documents via le mappage de données (lorsque le document est signé, son statut est automatiquement mis à jour) ; 
  • archiver tous les accords signés dans SharePoint ;
  • ajouter la page de gestion Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent suivre et mettre à jour les accords.

Voir Guide d’installation d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft® SharePoint.


Navigateurs pris en charge

  • Edge - version actuelle
  • Chrome - version actuelle
  • Firefox - version actuelle
  • Safari - version actuelle
Remarque :

les sessions de navigateur privées ne sont pas prises en charge.


Navigateurs Edge

Pour que les compléments SharePoint fonctionnent, une configuration des sites de confiance dans Microsoft® Edge est nécessaire.  Internet Explorer 11 et ses versions antérieures ne sont pas pris en charge.

En outre, les utilisateurs Microsoft® Edge doivent modifier explicitement les paramètres des sites de confiance pour inclure les URL suivantes :

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com

Pour modifier vos sites de confiance :

  1. Ouvrez le navigateur Edge, puis appuyez sur Windows®+S sur le clavier.
  2. Dans les champs de recherche, saisissez Options Internet.
  3. Dans le menu Options Internet, sélectionnez l’onglet Sécurité.
  4. Sélectionnez l’icône Sites de confiance.
  5. Sélectionnez Sites.
  6. Saisissez l’une des URL ci-dessus, puis sélectionnez Ajouter.
  7. Répétez l’étape 6 pour chaque URL.
  8. Lorsque vous avez terminé, fermez le menu Options Internet.
Edge - Options Internet

Accès aux fonctionnalités d’Adobe Sign

Adobe Sign est une application complémentaire installée par votre administrateur SharePoint. En tant qu’utilisateur, vous pouvez voir l’onglet Adobe Sign en haut de votre site SharePoint.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Adobe Sign, le ruban comportant toutes les fonctionnalités d’Adobe Sign s’affiche.

Les icônes du ruban sont inaccessibles tant que vous n’avez pas cliqué dans un composant WebPart Document ou Liste ou tant que vous n’avez pas sélectionné un document. Lorsque vous cliquez dans le composant WebPart, les icônes du ruban deviennent actives.

Remarque :

dans l’interface utilisateur moderne, le ruban a été remplacé par une barre de menus. Les mêmes fonctionnalités sont disponibles par le biais de la barre de menus :

Le ruban/menu comporte cinq icônes :

  • Envoyer pour signature
  • Statut de l’accord
  • Modèle de bibliothèque
  • Gérer les accords
  • Paramètres

Parmi ces icônes, les quatre premières correspondent aux actions que vous pouvez exécuter régulièrement pour créer et envoyer des accords.

La dernière icône, Paramètres, permet de définir votre modèle d’accord personnel. Une fois le modèle défini, vous ne reviendrez probablement pas sur cette page, à moins que vous ne souhaitiez le modifier. Commençons ici.

Définition de vos paramètres personnels

Vos paramètres personnels vous permettent de définir un nom et un message par défaut pour tous les accords envoyés depuis SharePoint à l’aide de l’application Adobe Sign.

Remarque :

sur le côté droit de la page Paramètres personnels, vous trouverez la section Formation et assistance contenant des liens vers des rubriques du guide de l’utilisateur, ainsi que des liens vers plus de contenu Adobe Sign.

Paramètres personnels

Dans le champ Nom de l’accord (255 caractères au maximum), entrez une chaîne qui identifie l’accord.  Cette chaîne renseigne la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et sert également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permet à vos destinataires d’identifier plus facilement votre e-mail et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans l’e-mail de vérification et signature envoyé à tous les destinataires. Il ne doit pas être utilisé comme les notes personnelles que vous pouvez joindre à l’attention de chaque destinataire.

Adresse e-mail des signataires


Modèles (documents) de listes personnalisées

Deux paramètres situés en dessous du nom de l’accord et des champs de message par défaut régissent la manière dont les documents peuvent être joints lors de l’envoi d’un accord à partir d’une liste.

Le comportement par défaut consiste à autoriser l’expéditeur à sélectionner un document dans SharePoint.

Deux options permettent à l’utilisateur de modifier l’expérience par défaut :

► Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint : lorsque cette option est activée, l’expéditeur ignore l’option permettant de joindre un document depuis SharePoint. Ce sont les options de pièce jointe configurées dans le système Adobe Sign qui lui sont présentées. Ces options peuvent inclure une ou plusieurs des options suivantes :

o Joindre à partir du système local

Joindre à partir de la bibliothèque de documents Adobe Sign

► Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné : lorsque cette option est activée, SharePoint mémorise le fichier joint et le joint automatiquement au prochain accord que vous créez à partir d’une liste, en ignorant l’étape de sélection des fichiers.  Cette option est adaptée lorsque vous utilisez un même document plusieurs fois.

Envoyer un accord

Début de l’accord

Adobe Sign est destiné à envoyer des accords et à recueillir des signatures. Dans l’environnement SharePoint, quatre méthodes permettent de commencer ce processus :

  • Envoi depuis le ruban ou le menu
  • Envoi via un clic avec le bouton droit
  • Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu
  • Envoi depuis les listes via un clic avec le bouton droit

Ces quatre options ouvrent la page de configuration qui permet de définir les destinataires et l’ordre de signature si plusieurs signatures sont nécessaires.

Remarque :

la taille des documents envoyés depuis SharePoint ne peut pas dépasser 10 Mo. 

Si vous devez envoyer un document d’une taille supérieure à 10 Mo, vous pouvez charger ce document dans votre bibliothèque Adobe Sign (en dehors de l’intégration SharePoint) et le joindre à partir de cet emplacement.

Envoi depuis le ruban/ menu

L’envoi depuis le ruban est la méthode à utiliser si vous devez joindre plusieurs documents SharePoint :

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à envoyer en cliquant sur la coche située à gauche de leur nom.

2. Cliquez sur l’onglet dans le ruban situé en haut de la page.

3. Cliquez sur l’icône Envoyer pour signature.

○ Tous les documents sélectionnés sont joints automatiquement.

Interface moderne

Interface classique

Envoi via un clic avec le bouton droit

L’envoi via un clic droit permet d’envoyer rapidement tout document d’une liste de documents, mais joint uniquement ce fichier à l’accord :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le document à envoyer pour signature.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu contextuel.

3. Sélectionnez Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Interface moderne

 

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Interface classique

Envoi depuis les listes

L’envoi depuis une liste peut être effectué à l’aide du ruban ou du menu contextuel (clic avec le bouton droit).


Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu

1. Cliquez sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Cliquez sur Adobe Sign dans le ruban ou le menu.

3. Sélectionnez Envoyer pour signature dans la liste déroulante.

Interface moderne

Interface classique

Envoi depuis les listes via le menu contextuel

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Envoyer pour signature dans le menu.

Interface moderne

 

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Interface classique

 

La page s’actualise en mode de sélection de fichiers :

Sélectionner un fichier dans SharePoint

 

3. Sélectionnez un fichier.

4. Cliquez sur Joindre.

 

Si l’option Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint est activée, vous passez la fenêtre des pièces jointes SharePoint et accédez directement à la page des accords pour la configuration.  Dans ce cas, vous devez utiliser la section Fichiers pour ajouter les documents pour signature.

 

Il existe deux fonctionnalités importantes à se mémoriser :

► Si l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné est activée, le dernier fichier utilisé pour cette liste est automatiquement joint.

o Si vous devez joindre un autre fichier, vous devez désactiver l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné.

► L’exemplaire au format PDF signé et renvoyé (et éventuellement le journal d’audit) est joint à l’élément de liste sous la forme d’une pièce jointe, au lieu d’être placé dans un nouveau dossier.

o Si un dossier de stockage de documents a été défini par l’administrateur SharePoint, le PDF est placé dans ce dossier.


Configuration de l’accord

Lorsqu’un nouvel accord est ouvert, la page de configuration s’affiche. Elle présente quatre sections propres à des tâches :

A. Destinataires : personnes interagissant avec l’accord

B. Message : nom et message global de l’accord

C. Options : fonctionnalités facultatives relatives à l’accord

D. Fichiers : documents/fichiers que vous devez signer/approuver.

o Notez que le document que vous avez utilisé pour commencer le processus d’envoi est automatiquement joint à l’accord.


Section Destinataires

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Index de signature : ce chiffre indique la position relative du destinataire dans le cycle de signature lorsqu’un workflow séquentiel est sélectionné.

B. Rôle : définit comment le destinataire peut interagir avec le document. Comme les rôles sont activés par l’administrateur du compte, il est possible que toutes les options répertoriées ne soient pas affichées :

○ Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

○ Approbateurs : destinataires qui révisent et approuvent le document, mais ne sont pas tenus de le signer légalement.

○ Accepteurs : les accepteurs fonctionnent mécaniquement de la même manière que les approbateurs, à l’exception notable que le rapport d’audit les identifie comme acceptant l’accord et non comme l’approuvant.

○ Destinataires certifiés : les destinataires certifiés peuvent se voir affecter aucun (zéro) champ de formulaire. Pendant leur processus de « signature », ils doivent déléguer, refuser ou valider l’accord.

○ Chargés de remplissage des formulaires : ce rôle est spécialement conçu pour les clients qui doivent renseigner le formulaire pendant le processus de signature, mais qui ne disposent pas des systèmes pour créer par programmation des documents personnalisés ou pour transférer le contenu du champ d’une base de données vers le formulaire.

○ Délégants : le rôle du délégant est conçu pour les workflows qui requièrent qu’une personne décide quelle personne suivante doit signer ou approuver le document. Il existe une version Délégant pour chacun des autres rôles.

C. Adresse électronique : qui est le destinataire ? Il doit s’agir d’une adresse électronique personnelle.

○ M’ajouter : l’expéditeur peut s’ajouter dans le cycle de signature en cliquant sur le lien M’ajouter situé en haut à droit de la section Destinataires.

○ Ajouter un groupe de destinataires : parfois, dans le cycle de signature, un destinataire peut être une personne parmi plusieurs (si vous avez besoin de la signature d’un membre de l’équipe juridique par exemple, mais que ce membre peut être n’importe quelle personne parmi les cinq de l’équipe). Les groupes de destinataires permettent à l’expéditeur de répertorier les cinq signataires possibles, mais ne nécessitent que la signature de l’un d’entre eux. (Voir le destinataire 3 dans l’image ci-dessus)

D. Processus de vérification : comment le destinataire doit-il être authentifié ?

○ Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.

○ Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.

○ Identité sociale : l’authentification est effectuée à l’aide d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.

○ KBA (États-Unis uniquement) : l’authentification fondée sur les connaissances exige que le destinataire saisisse son numéro de sécurité sociale, puis réponde à quelques questions non triviales générées en fonction de bases de données publiques.

○ Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord. Cette option doit être activée par l’administrateur du compte dans l’interface utilisateur d’Adobe Sign.

 

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour afficher un champ et y ajouter les adresses e-mail des personnes qui pourront consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans y avoir accès de manière interactive.

Remarque :

pour modifier l’ordre des destinataires, vous pouvez faire glisser leur nom et le déposer dans l’ordre approprié. Les numéros d’index s’ajustent alors correctement.

Un commutateur situé juste au-dessus de la liste des destinataires vous demande de choisir le workflow d’ordre de signature :

○ Lorsque l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), les destinataires sont indexés et un processus de signature séquentiel est suivi d’une étape à l’autre.

○ Lorsque l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, les destinataires ne sont pas numérotés et plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle.


Section Message

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite. Si vous avez configuré votre modèle personnel, ces champs sont renseignés automatiquement avec les valeurs que vous avez définies.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. 

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires.

Remarque :

ces valeurs peuvent être modifiées tant que l’accord n’a pas été envoyé.


Section Options

La section Options vous permet de mieux contrôler le document après son envoi :

► Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé.  Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Adobe Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !

► Échéance : cliquez dans le champ Date d’achèvement pour afficher un calendrier. Sélectionnez la date d’expiration de l’accord à laquelle il ne pourra plus être complété. La fonctionnalité Expiration du document doit être activée par l’administrateur du compte pour qu’elle soit disponible.

► Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.

► Types de signature : cette option définit le processus de signature attendu :

Électronique : cette option tente de recueillir une signature électronique auprès de tous les signataires de l’accord.

Par écrit : lorsque vous devez recueillir une signature physique, cette option invite les signataires à imprimer le document, à le signer physiquement et à le charger de nouveau dans le système Adobe Sign. (Instructions fournies aux signataires lorsqu’ils ouvrent l’accord) Le workflow de signature Par écrit doit être activé par l’administrateur du compte pour pouvoir être utilisé.

► Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.

o Ce paramètre permet également de définir les modèles de message visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.


Section Fichiers

Si votre compte SharePoint est configuré pour autoriser les documents externes, la section Fichiers est l’emplacement où vous joignez les documents à la transaction. Si vous avez commencé le processus avec un document SharePoint, ce document doit être déjà joint.

Pour le processus de signature, Adobe Sign combine tous les documents en un seul document PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Les fichiers peuvent être joints à partir de la bibliothèque Adobe Sign ou chargés depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou d’une opération glisser-déposer.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.


Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers.  Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Si vous n’utilisez pas de modèles, vous devez au moins placer les champs de signature. Vous pouvez utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes si vous le souhaitez.

Remarque :

si aucun champ de signature n’est placé, Adobe Sign ajoute automatiquement une page à l’accord et place un bloc de signature sur cette page pour chaque signataire.

Suivi des accords

Remarque :
  • Si l’accord est terminé (signé ou approuvé), le lien Nom de l’accord est activé, et vous pouvez le sélectionner pour afficher le document terminé.
  • Si l’accord n’est pas dans un état final, l’icône Supprimer est désactivée.

Statut de l’accord

Lorsqu’un accord est envoyé, le suivi de sa progression est effectué sur la page Statut de l’accord, accessible par le biais de l’icône Statut de l’accord du ruban Adobe Sign.

 

Vous pouvez facilement rechercher tous les accords envoyés à l’aide d’un document ou d’une liste SharePoint en procédant de la manière suivante :

1. Recherchez et sélectionnez le document/l’élément de liste dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.

○ Vous pouvez sélectionner plusieurs documents.

2. Cliquez sur l’option Statut de l’accord (dans le ruban ou le menu contextuel).

Le statut de l’accord est automatiquement mis à jour dans Adobe Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint.

Si vous ne sélectionnez pas de documents ni d’éléments de liste spécifiques à rechercher, SharePoint renvoie tous les accords initiés par l’utilisateur de tous les documents/éléments contenus dans la bibliothèque ou la liste.

Si l’utilisateur clique sur l’icône Statut de l’accord dans le ruban de la page d’accueil, SharePoint renvoie tous les documents initiés par cet utilisateur contenus dans l’ensemble de la collection de sites.

Remarque :

la page Statut de l’accord est limitée à 5 000 enregistrements pouvant être renvoyés sur la page. S’il y a plus de 5 000 enregistrements dans les résultats de la recherche, utilisez l’option Gérer les accords.

Filtrage

Pour filtrer les accords dans la vue, vous pouvez utiliser le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit de la page.  Ce champ permet de rechercher n’importe quelle chaîne dans n’importe quel champ et renvoie toutes les correspondances :

Remarque :

SharePoint met automatiquement à jour tous les accords selon un cycle normal. 


Suppression de l’enregistrement de l’accord

La dernière icône à l’extrême droite de la page Statut de l’accord est l’icône Supprimer.  Cette action supprime l’enregistrement de l’accord dans SharePoint, mais ne l’annule ni ne le supprime d’Adobe Sign.  Cette action doit être utilisée avec précaution, car elle est irréversible.


Documents signés

Selon la configuration du stockage des accords signés par l’administrateur SharePoint, les documents signés (et éventuellement les journaux d’audit) sont renvoyés vers les éléments suivants :

► Dossier global : tous les documents terminés se trouvent dans ce dossier si telle est la configuration.

► Nouveau dossier « Accords signés » dans la bibliothèque source : si aucun dossier global n’est identifié, un nouveau dossier appelé « Accords signés » est créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé/envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.

► Élément de liste : si vous envoyez un accord depuis un élément de liste, les pièces jointes sont contenues dans la liste.


Gestion des accords

L’icône Gérer les accords ouvre une vue différente des accords associés à vos utilisateurs.  Alors que la page Statut de l’accord présente une simple vue de tous les accords avec la possibilité de mettre à jour leur statut, la page Gérer les accords offre une vue plus détaillée des accords et propose des options supplémentaires pour modifier leurs propriétés.


Structure de la page Gérer

La page Gérer compte de nombreuses fonctionnalités intégrées à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en trois catégories :

A. Contenu et filtres

B. Listes d’accords

C. Outils d’accords

La page Gérer - éclatée

Filtres de contenu

La page Gérer comporte quatre options de contenu/filtre :

Vos accords sont l’ensemble de données par défaut correspondant au contenu de la page Gérer : 

  • Lorsque l’option Vos accords est sélectionnée, la page contient uniquement les accords dans lesquels vous êtes explicitement impliqué (en tant qu’expéditeur, signataire, partie en copie ou par le biais d’un partage d’accord explicite).
  • Les comptes qui configurent le partage de contenu entre les utilisateurs voient apparaître une flèche déroulante en regard de Vos accords qui ouvre un menu affichant tous les utilisateurs et les groupes qui ont été partagés avec le compte de l’utilisateur.  
    • La sélection d’un utilisateur ou d’un groupe entraîne le remplissage automatique de la page Gérer avec l’ensemble de données dans lequel cet utilisateur ou ce groupe est explicitement impliqué.

Un seul ensemble de données utilisateur/groupe peut être chargé à la fois sur la page Gérer.

Filtres de contenu de la page Gérer

Le long du rail de gauche, vous trouverez la liste des statuts d’accords, ainsi que trois types de modèles. 

Tout le contenu de votre compte peut être trié dans l’une des catégories suivantes :

  • En cours : accords auxquels vous êtes connecté et pour lesquels le cycle de signature n’est pas encore terminé
  • En attente : accords qui requièrent votre intervention
  • Terminé : accords pour lesquels le cycle de signature est terminé
  • Annulé : accords qui ont été abandonnés. Les accords abandonnés le sont pour quatre raisons :
    • L’expéditeur annule l’accord
    • Le destinataire refuse son action
    • Le destinataire ne parvient pas à s’authentifier
    • Le système ne parvient pas à traiter l’accord pour une raison quelconque
  • Expiré : accords qui ne sont pas terminés avant la fin de leur délai d’expiration
  • Version préliminaire : accords partiellement configurés ou qui n’ont pas encore été envoyés

Il existe plusieurs types de modèles :

  • Modèles : il s’agit des modèles de la bibliothèque de documents
  • Formulaires web : les formulaires web sont des formulaires en ligne qui peuvent être envoyés sous forme de liens URL ou intégrés à des pages web. Lorsque les signataires accèdent au formulaire, un accord enfant s’ouvre uniquement pour capturer leur signature dans leur copie personnelle de cet accord. (Par exemple, un formulaire d’inscription sur une page web)
  • Envoi en masse (auparavant MegaSignature) : les modèles Envoi en masse permettent à l’expéditeur d’associer un document à une liste de destinataires. Chaque destinataire obtient sa propre copie de l’accord à signer (seul le destinataire est habilité à signer). (Ex : formation sur les dépenses annuelles)
Remarque :

lorsqu’une recherche est effectuée, une nouvelle option s’affiche en haut de la colonne Statut : Tous.

En sélectionnant Tous, tout le contenu s’affiche dans un tableau, indépendamment du Statut de l’accord.

Filtre d’état de la page Gérer

Utiliser du texte et/ou une période pour réduire l’ensemble de données sur la page Gérer. 

La recherche avec du texte filtre les accords qui ne correspondent pas à la chaîne recherchée dans la plupart des champs de métadonnées. Les champs inclus dans les critères de recherche sont les suivants :

  • Nom du participant
  • Adresse électronique
  • Titre du participant
  • Entreprise du participant
  • Nom de l’accord
  • Notes d’un accord
  • Message d’un accord
  • Message personnel du destinataire

L’icône de filtre ouvre l’option permettant de filtrer l’ensemble de données en sélectionnant une période :

  • Toutes les dates
  • Les dernières 24 heures
  • 7 derniers jours
  • 30 derniers jours
  • 12 derniers mois
  • Période personnalisée
Remarque :

lorsqu’un filtre est sélectionné, une balise s’affiche à côté de l’icône de filtre.  Une fois l’ensemble de données renvoyé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel filtre pour le supprimer.

Filtres de recherche de la page Gérer

Petit rappel concernant le fonctionnement de la recherche en texte :

Si vous cherchez la chaîne : « Un poisson simple »

  • Les guillemets ne spécifient pas de valeur de chaîne littérale
  • La recherche Adobe Sign divise la chaîne en jetons, en utilisant des espaces comme séparateurs. La chaîne d’exemple est divisée en trois jetons : Un Simple, et Poisson
  • La distinction de cas est supprimée des jetons
  • La recherche essaie ensuite de trouver une correspondance sur l’intégralité du texte pour tout jeton et dans n’importe lequel des champs interrogeables
  • L’ensemble de données renvoyé est trié par date de dernière modification, la plus récente apparaissant en haut

L’option supplémentaire Rechercher dans le contenu masqué est disponible en cliquant sur l’icône de filtre.

  • Lorsque l’option Rechercher dans le contenu masqué est sélectionnée, seul le contenu masqué est inclus dans l’ensemble de données renvoyé
Filtres masqués de la page Gérer

Liste d’accords

La liste d’accords affiche les accords individuels conformes au contenu que vous avez sélectionné et réduits par les filtres de votre choix.

Chaque accord affiche :

Destinataire : le destinataire actuel (si l’accord est en cours) ou le premier destinataire (si l’accord est terminé, s’il a été annulé ou s’il a expiré).

  • Si connu, le nom du destinataire s’affiche. Si le nom est inconnu, l’adresse e-mail du destinataire s’affiche

Expéditeur : l’expéditeur de l’accord.

Titre : le nom de l’accord.

État : l’état actuel de l’accord dans le cycle de signature. (L’exemple ci-dessous utilise l’option Tous, afin que plusieurs états soient affichés).

Modifié : la date de la dernière modification de l’accord.

Page Gérer - Liste des accords

L’ordre de tri par défaut du contenu est la date de dernière modification des accords.

Toutefois, n’importe quel en-tête de colonne peut être sélectionné pour trier l’ensemble de données en fonction de cette valeur.

Outils d’accords

Les outils d’accord s’affichent en cliquant une fois sur un contrat ou un modèle :

Page Gérer - Outils d’accord

Le rail de droite s’ouvre et affiche les outils permettant d’accéder à l’accord (ou le document de bibliothèque/le formulaire web/l’envoi en masse) ou de le manipuler :

Afficher et signer : disponible uniquement pour les accords qui sont en attente

Ouvrir l’accord/le modèle/le formulaire web/l’envoi en masse : ouvre l’objet pour consulter librement le document

  • Les accords indiquent l’état actuel de l’accord, où qu’il se trouve dans le cycle de signature.
  • Les modèles affichent les documents de base utilisés pour créer le modèle.

Utiliser un modèle : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement.  Cette option lance un nouvel accord avec le modèle déjà joint.

Obtenir le code : les formulaires web uniquement. Cette option ouvre une page dans laquelle l’utilisateur peut copier le code HTML ou le code de script du formulaire web

Modifier le modèle/formulaire web : permet à l’utilisateur de modifier le modèle

Rappel : permet à l’utilisateur de définir un rappel pour le destinataire actuel

Annuler : annule l’accord

Télécharger le PDF : télécharge une copie PDF de l’accord dans son état actuel

  • Les modèles parents téléchargeront une copie PDF des documents d’origine utilisés pour créer le modèle.

Télécharger le rapport d’audit : télécharge le rapport d’audit de l’accord

Télécharger les données de champs de formulaire : télécharge un fichier .csv du contenu du champ pour pouvoir finaliser l’accord

  • Les objets de modèle parent téléchargent un fichier .csv avec le contenu des champs pour tous les accords enfants qui ont sont terminés.

Modifier l’accord : permet à l’utilisateur de modifier les documents d’un accord et/ou les champs du document

  • Cette option est uniquement disponible jusqu’à ce que le premier destinataire intervienne.

Supprimer : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement. Supprime le modèle du système. Il s’agit d’une action irrévocable

Masquer l’accord/le formulaire web/l’envoi en masse : masque l’objet de l’affichage de l’utilisateur.  Cette action supprime uniquement l’objet de l’affichage, aucune autre action n’est effectuée

Partager : permet à l’utilisateur de partager l’objet explicitement avec un autre utilisateur.  Cette action est irréversible

Notes : permet à l’utilisateur d’appliquer des notes personnelles à l’objet

Télécharger des fichiers individuels : permet à l’utilisateur de télécharger des fichiers individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer l’accord/modèle

Afficher le rapport d’activité : uniquement pour Envoi en masse. Cette option fournit un résumé de la progression pour Envoi en masse, en divisant la liste des destinataires en catégories, en fonction du statut de signature de l’accord.

Remplacer le destinataire actuel : disponible uniquement pour les accords que l’utilisateur a envoyés. Permet à l’utilisateur de remplacer le destinataire actuel d’un accord

Activité : la liste des événements en cours ayant un lien avec l’accord. Cette liste commence par un événement de création, en consignant les activités de chaque destinataire et en les clôturant en définissant l’état sur Terminé/Annulé/Expiré


Liens rapides vers des tâches courantes

Vous trouverez ci-après un guide de référence rapide concernant les tâches les plus courantes, ainsi qu’une étude de haut niveau sur la page Gérer et ses principales fonctionnalités.

Modèles (documents) de bibliothèque

L’icône Modèles de bibliothèque du ruban Adobe Sign vous permet d’envoyer un document SharePoint vers l’environnement de création d’Adobe Sign dans lequel vous pouvez placer des champs de formulaire et enregistrer ensuite le formulaire dans votre bibliothèque Adobe Sign.

Remarque :

le document d’origine dans SharePoint ne doit pas être modifié.  Le nouveau modèle de document existe uniquement du côté d’Adobe Sign. Il doit être attaché par le biais de l’option Bibliothèque de documents de la section Fichiers de l’accord.

Pour créer un modèle de document :

1. Cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

2. Cliquez sur l’icône Modèle de bibliothèque dans le ruban (ou cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez l’option dans le menu).

○ L’environnement de création d’Adobe Sign s’ouvre. Il affiche le document entier.

3. Placez les champs nécessaires dans le document.

○ Si vous créez un modèle qui doit recueillir des entrées/signatures de deux personnes, placez tous les champs pour le premier destinataire.  Ensuite, changez le champ Destinataires en Participant 2, puis placez les champs pour le deuxième signataire/approbateur.

Remarque : lors de la création d’un modèle par le biais de l’environnement de création, vous pouvez concevoir un document pour 99 destinataires au maximum. Pour insérer le participant 3 et plus, cliquez sur l’option Ajouter un participant en haut de la liste des participants.

4. Une fois le modèle terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit.

○ Le modèle est ainsi enregistré dans la bibliothèque Adobe Sign.  

Le complément Adobe Sign propose deux fonctionnalités d’automatisation qui peuvent être configurées par votre administrateur SharePoint. Si les fonctionnalités ci-dessous s’avèrent utiles pour votre processus, contactez l’administrateur SharePoint pour savoir comment les utiliser au mieux.


Stockage de documents à l’échelle du site pour les accords signés

Les administrateurs peuvent configurer un dossier central dans lequel tous les accords signés (et éventuellement les journaux d’audit associés) peuvent être stockés, y compris les documents des bibliothèques et des listes.

Si aucun dossier central n’est défini pour les documents signés, tous les accords signés sont renvoyés vers la bibliothèque de documents à partir de laquelle ils ont été envoyés. 

Un nouveau dossier appelé Accords signés est créé dans la bibliothèque.

Pour les accords envoyés à partir des listes, les fichiers PDF des accords signés (et éventuellement les pistes d’audit) sont joints à l’élément de liste.


Fusion des modèles de champs

Adobe Sign prend en charge la création de documents avec des champs pouvant être renseignés par les listes SharePoint. 

Des modèles peuvent aussi être créés pour mettre à jour le contenu des listes à partir du contenu des champs capturé dans un accord signé.

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