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Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs

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Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs fournit des instructions sur l’utilisation des modèles et sur la configuration de la fonctionnalité Mappage de données et de fusion.

Présentation

Acrobat Sign vous permet d’utiliser des formulaires interactifs pour collecter les données de vos signataires, placer la signature et les champs de paraphe dans vos documents, recueillir les informations bipartites des expéditeurs et des signataires, et bien plus encore.

Vous pouvez créer votre propre bibliothèque de modèles Acrobat Sign en stockant les formulaires et modèles Acrobat Sign dans votre onglet Documents Salesforce.

Vous pouvez utiliser des balises de texte Acrobat Sign pour :

  • Définir des emplacements spécifiques sur les documents pour que les clients puissent y ajouter des signatures et des paraphes
  • Recueillir les données des signataires et les renvoyer vers votre compte Salesforce ultérieurement 
  • Fusionner les données de Salesforce dans les champs de document avant de les envoyer pour signature 

Voir À propos des formulaires et des balises de texte.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs fournit des instructions sur les opérations suivantes :

À propos des formulaires et des balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ d’objet SFDC à un champ de formulaire Acrobat Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

data-map-test
data-map-test

Vous pouvez créer des formulaires Acrobat Sign en ajoutant des balises de texte spéciales à tout document (Word, PDF, Texte, etc.) que vous envoyez via Acrobat Sign. 

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une compréhension approfondie de la création des formulaires peut améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Vous pouvez créer des formulaires avec mappage de champs à l’aide de la fonctionnalité Raccourcissement des balises de texte qui vous aide à établir une convention pour les noms de champ qui se répètent dans chaque document. Cette fonctionnalité vous aide à :

  • Gagner du temps en n’ayant pas à recréer les balises formelles
  • Améliorer le mappage des données entre plusieurs formulaires et à créer un ancrage pour les formulaires futurs

Pour plus de détails, reportez-vous au document Guide des balises de texte d’Adobe Acrobat Sign.

Configurer des mappages de données et de fusion

Vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour configurer des mappages de données et de fusion dans votre compte Sign pour Salesforce :

Paramètres facultatifs

  • Activer notification d’erreur du mappage (activé par défaut) : activez ce paramètre pour envoyer des notifications par e-mail au propriétaire des mappages de données ou de fusion en cas d’erreur d’exécution des mappages.
  • Afficher le nom de l’API du champ (désactivé par défaut) : activez cette option pour afficher le nom de l’API de chaque champ, ainsi que la relation des objets Salesforce tout en définissant des mappages de données et de fusion.

Paramètre suggéré

  • Charger des noms de champ dans des formulaires Salesforce : vous pouvez renseigner les champs d’objet SFDC avec les noms de champ de mappage de fusion et de données en les chargeant dans Salesforce. En effet, cela vous permet de sélectionner les noms des champs dans une liste au lieu de saisir manuellement ces noms dans un champ de texte. 
    Suivez les étapes ci-dessous pour charger les noms de champ dans des champs d’objet Salesforce :
    1. Créez un formulaire avec tous les champs définis.
    2. Envoyez le formulaire pour signature via Salesforce avec un nom d’accord évident, par exemple Modèle de champ W4. Vous trouverez ainsi le modèle approprié lors du mappage des champs.
    3. Saisissez du contenu dans chaque champ que vous souhaitez mapper, puis signez l’accord pour qu’il soit enregistré comme terminé dans Salesforce.
      Vous pouvez désormais sélectionner le modèle lorsque vous utilisez la fonctionnalité Importer du mappage de données/fusion.

Utiliser des mappages de fusion pour générer des documents avec les données Salesforce

Vous pouvez utiliser les mappages de fusion d’Acrobat Sign pour fusionner les données des champs de Salesforce dans les champs de vos documents avant de les envoyer pour signature.

Par exemple, vous pouvez renseigner automatiquement l’adresse et le numéro de téléphone d’un prospect extraits d’un enregistrement Salesforce dans l’accord avant de l’envoyer pour signature. Vous pouvez également modifier l’état d’une opportunité une fois que l’accord est entièrement signé et exécuté. Les champs de données fusionnées peuvent être mis à jour par les signataires si vous choisissez de rétablir les correspondances des mises à jour du signataire dans Salesforce.

Vous pouvez également utiliser les mappages de fusion pour ajouter automatiquement les listes de produits liées à une opportunité. Vous pouvez définir les attributs de produit (par exemple, la quantité et le prix) inclus dans vos accords et spécifier le mode de tri et de filtrage des produits associés. 

À propos des mappages de fusion

Le type de source de données pour un mappage de fusion peut être une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Acrobat Sign. La cible de chaque élément de mappage de fusion est un champ désigné d’un accord Acrobat Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour les champs de document Acrobat Sign pour « Prénom » et « Nom » avec les données du champ Destinataire (Contact) de Salesforce. Il remplit également le champ Société du document avec le nom du compte.

field-mappings

Remarque :

Lorsque vous sélectionnez un objet à mapper, vous partez de l’objet Accord pour aller vers un objet parent/de référence. L’association entre les objets doit déjà être établie au moment de l’exécution.

Pour utiliser le mappage de fusion afin de générer des documents avec des données Salesforce, vous devez apprendre à effectuer les actions suivantes :

Pour créer un mappage de fusion :

  1. Accédez au lanceur d’applications, puis, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

  2. Cliquez sur l’onglet Mappages de fusion.

  3. Dans la page d’accueil des mappages de fusion, sélectionnez Nouveau.

    new-merge-mapping

    La page Nouveau mappage de fusion s’affiche.

    new-merge-mapping-details

  4. Dans la section Informations sur le mappage :

    • Saisissez le nom du mappage.
    • Pour exécuter le mappage par défaut lors de l’envoi d’un accord pour signature, cochez la case Mappage de fusion par défaut
  5. Pour importer et mapper les noms des champs de formulaire à partir d’un document existant, sélectionnez un accord qui a été envoyé pour signature et signé.

    Pour importer des champs provenant d’autres accords pour ajouter des champs supplémentaires, procédez comme suite :

    1. Sélectionnez l’en-tête Importer les champs de formulaire du document  pour afficher la section Importer les champs de formulaire du document.
    2. Sélectionnez l’icône Rechercher pour Importer les champs à partir de.
    3. Sélectionnez l’accord à partir duquel vous souhaitez importer des champs.
    4. Sélectionnez Importer les champs de formulaire.

    Cette action affiche le nombre de champs de formulaire importés. 

    Remarque :  les champs dont les noms sont en double ne sont pas importés deux fois. 

    merge-import-form-fields

    merge-fields-imported

  6. Dans la section Mapper les champs d’objet Salesforce aux champs de document, créez un mappage à partir des champs pouvant être référencés depuis l’objet Accord Acrobat Sign (y compris les champs personnalisés). Vous pouvez également ajouter des règles de mappage pour fusionner des données dans les documents Acrobat Sign. 

    Mapper les champs d’objet Salesforce

  1. Pour ajouter une nouvelle ligne vide, sélectionnez Ajouter le mappage des champs.

  2. Définissez les mappages et les règles de mappage sous les champs suivants :

    • Champ du document cible : si vous avez importé des champs de formulaire, sélectionnez ces champs ou saisissez un nom de champ spécifique. Sélectionnez l’icône à gauche de Champ du document cible pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
    • Type de source : sélectionnez Champ d’objet Salesforce ou Constant.
    • Valeur source : selon le type de source sélectionné, vous devez spécifier les éléments suivants :
      • Si la valeur source est Champ d’objet Salesforce, vous devez sélectionner une valeur. Pour ce faire, sélectionnez Objet sélectionné, puis, dans la boîte de dialogue Sélecteur d’objet qui s’affiche, sélectionnez le champ d’objet source Salesforce.
      • Si la valeur source est Constant, vous devez saisir une valeur dans le champ Valeur source.
    • Désactiver : si cette case est cochée, cette ligne de mappage ne s’exécute pas.
    • Actions : sélectionnez cette option pour supprimer la ligne.
    merge-object-selector

  3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

Dans la section Associer les champs d’articles de gamme de produits Salesforce aux champs du document Adobe, vous pouvez ajouter les listes de produits liées à une opportunité.

  1. Pour ajouter une nouvelle ligne vide, sélectionnez Ajouter le mappage des champs.

  2. Sélectionnez Objet sélectionné.

    merge-object-selector

  3. Dans la boîte de dialogue Sélecteur d’objet qui s’ouvre, sélectionnez un champ source Salesforce, puis Opportunité et Produit d’opportunité, et ajoutez les attributs de produit, tels que la quantité, le prix et la description de ligne, qui sont inclus dans vos accords. Vous pouvez également spécifier le champ de tri et l’ordre de tri.

    merge-source-field-selector

  4. Sélectionnez Terminé.

  5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

    Une fois que vous avez terminé votre modèle de mappage de fusion, sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez créer autant de mappages de fusion que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois qu’un document est envoyé pour signature. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez également spécifier explicitement le mappage de fusion à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un workflow Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le modèle à utiliser. Vous n’avez pas besoin de définir ce champ pour pointer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Remarque :

Dans le cadre de déploiements complexes ou importants, il est recommandé de n’utiliser le mappage par défaut que lors de l’évaluation/la preuve de concept initiale. Les meilleures pratiques préconisent la référence explicite des modèles.

La gestion des pièces jointes est définie par les paramètres de mappage de fusion. Par défaut, le document joint d’origine, tel qu’un modèle d’accord de confidentialité est supprimé, et le document fusionné est joint à l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

  • Joindre le document fusionné : joint le document avec les données fusionnées à l’enregistrement de l’accord après l’envoi de celui-ci.
  • Supprimer le document d’origine : supprime le document de modèle d’origine de l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

Pour modifier les paramètres des pièces jointes de document :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Sélectionnez Paramètres de mappage de fusion Adobe Sign.
  3. Sélectionnez Gérer.
  4. Sélectionnez Nouveau.
  5. Modifiez les paramètres selon vos besoins, puis sélectionnez Enregistrer.

Remarque : les paramètres des pièces jointes de document ont une portée globale et un impact sur tous les modèles de mappage de fusion.

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez le champ d’adresse e-mail Salesforce à un champ de texte Adobe Acrobat Sign, le mappage risque d’échouer si l’adresse e-mail n’est pas valide.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Acrobat Sign, et un e-mail est envoyé au propriétaire du mappage de fusion pour signaler l’erreur.  

Remarque : vous pouvez créer une vue de rapport ou de liste pour afficher les champs de mappage en échec.

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.

    sign-custom-settings

  3. Dans la page Paramètres d’Adobe Sign, sélectionnez Gérer.

  4. Dans la page Paramètres personnalisés, sélectionnez Nouveau ou Modifier.

  5. Cochez la case Activer notification d’erreur du mappage.

    custom-settins-enable-mapping-error

    La notification par e-mail est activée par défaut, mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser des mappages de données pour transférer les données et les fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce

Les mappages de données de champs de formulaire d’Acrobat Sign vous aident à définir comment Acrobat Sign met à jour les objets Salesforce avec les données des signataires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’enregistrement des coordonnées du signataire dans Salesforce.com avec l’adresse et le numéro de téléphone fournis lors du remplissage et de la signature de votre document. De plus, vous pouvez renvoyer l’accord signé Acrobat Sign, le journal d’audit et tous les documents d’accompagnement chargés émanant des destinataires dans les objets Salesforce, en configurant des mappages de fichiers. 

À propos des mappages de données

Les mappages de données Acrobat Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Acrobat Sign est signé ou à une étape spécifique du workflow de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source de données et le champ Salesforce cible qu’elle doit mettre à jour.

La source de données d’un mappage peut être un champ de formulaire Acrobat Sign, une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’accord Adobe Sign. La cible de chaque élément de mappage de données peut être tout champ de tout objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Acrobat Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour le prénom et le nom du signataire (tel qu’il a été saisi par le signataire) dans l’objet Contact. Il met également à jour l’étape d’opportunité et ajoute l’accord signé et une piste de vérification à l’opportunité une fois l’accord signé. 

Autres exemples d’utilisation des mappages de données pour mettre à jour Salesforce :

  • mise à jour des coordonnées du destinataire ;
  • ajout d’un numéro de bon de commande à l’opportunité ;
  • mise à jour des informations de paiement dans le compte ;
  • changement de l’étape d’opportunité une fois le contrat signé ;
  • ajout du PDF signé et de la piste de vérification au contact. 

Pour utiliser les mappages de données pour transférer des données et des fichiers de signataires vers des enregistrements Salesforce, vous devez apprendre à effectuer les actions suivantes :

Pour créer un mappage de données Acrobat Sign, procédez comme suit :

  1. Dans le coin supérieur gauche de la page Lanceur d’applications, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

  2. Sélectionnez l’onglet Mappages de fusion.

  3. Dans la page d’accueil Mappages de données, sélectionnez Nouveau.

  4. Dans la page Nouveau mappage de données :

    • Donnez un nom intuitif au mappage.
    • Pour le définir comme mappage par défaut, cochez la case Mappage de données par défaut. Le mappage par défaut est exécuté une fois les accords signés.
    • Vous pouvez également attribuer des mappages de données à un Modèle d’accord à utiliser lors de la création d’un accord.
    new-data-mapping

  5. Pour enregistrer le mappage maintenant sans champs définis, sélectionnez Enregistrer.
    Sinon, passez à Définition des mappages entre champs.

    Remarque :

    Si le document source de l’importation ne contient pas de champs Acrobat Sign personnalisés, vous ne pouvez pas importer les champs Acrobat Sign par défaut inclus dans chaque accord signé, tels que Signature (date), Adresse e-mail, Prénom, Nom, Titre et Société.

La section Mappage de champs vous permet de définir les relations entre les champs de l’environnement Salesforce et les champs du formulaire de l’accord. Vous pouvez créer des règles de mappage pour tout champ de Salesforce, y compris les champs personnalisés.

Pour mapper les champs de formulaire d’accord avec les champs de l’environnement Salesforce, vous devez :

  • Sélectionner le champ d’objet Salesforce cible à partir duquel les données seront récupérées
  • Définir la source des données
  • Définir l’événement de statut qui doit déclencher l’envoi du contenu du champ source dans le champ cible

Pour importer les noms de champ de l’accord signé et permettre la sélection des noms de champ dans une liste déroulante, les administrateurs doivent charger leurs champs de formulaire dans Salesforce.

Vous pouvez importer des noms de champ à partir d’un accord signé pour que les champs soient disponibles dans le formulaire. L’importation de noms de champ retourne uniquement les champs qui sont mis à jour pendant le processus de signature et ignore les champs non modifiés.

Pour importer des champs d’un accord :

  1. Sélectionnez l’icône Rechercher en regard de l’option Importer les champs de formulaire pour ouvrir une page de recherche contenant la liste de vos accords récents.

  2. Sélectionnez l’accord à partir duquel vous souhaitez importer les noms de champ.

    data-import-form-fields

  3. Sélectionnez Importer les champs de formulaire.
    Le nombre de champs importés s’affiche.

    data-form-fields-imported


Pour définir des relations de champ à champ :

  1. Sous Mappages de champs, sélectionnez Ajouter le mappage pour ajouter un enregistrement.

    data-add-mappings

  2. Spécifiez la cible, la source et le déclencheur, comme suit :

    • Sous Quel objet Salesforce mettre à jour ?, sélectionnez l’objet Salesforce cible dans lequel les données doivent être mises à jour.
    • Sous Quel champ Salesforce mettre à jour ?, sélectionnez le champ Salesforce cible dans lequel les données doivent être mises à jour.
    • Sous D’où proviennent les données ? Sélectionner le type, sélectionnez l’une des options suivantes :
      • Champ de l’accord : présente la liste des objets de l’objet Accord dans Salesforce.
      • Constante : permet d’insérer une valeur constante (littérale).
      • Champ de formulaire EchoSign : permet de présenter la liste des noms de champ importés à partir d’accords signés.
        Remarque : vous pouvez également saisir manuellement les valeurs de chaque champ.
    • Sous Quelle est la valeur des données ?, sélectionnez l’une des options suivantes selon l’option de provenance des données sélectionnée :
      • Données provenant du champ de formulaire EchoSign : sélectionnez un champ de formulaire EchoSign ou saisissez un nom de champ spécifique. Sélectionnez l’icône à gauche du champ pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante sélectionnable affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
      • Données provenant de Constant : saisissez une valeur spécifique. Par exemple, vous pouvez indiquer une valeur de champ que vous souhaitez remplacer par une liste déroulante Salesforce. Vous pouvez également saisir un contenu numérique ou textuel que vous souhaitez mettre à jour sous la forme d’un champ Salesforce.
      • Données provenant du champ de l’accord : sélectionnez un champ de l’accord dans la liste déroulante.
    • Sous Quand exécuter le mappage ? – Sélectionner le statut de l’accord, sélectionnez l’une des options de statut suivantes à exécuter lorsque le statut de l’accord passe au statut spécifié :
      • Signé/Approuvé/Accepté/Rempli/Distribué
      • En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
      • Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
      • Annulé/refusé
      • Expiré
    data-when-to-run-mapping

  3. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu’à ce que toutes vos relations de champs soient définies, puis sélectionnez Enregistrer.

Au niveau de l’enregistrement, vous pouvez contrôler l’envoi d’une mise à jour de contenu. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Sous Actions, sélectionnez l’icône Paramètres (roue dentée).
  2. Dans la boîte de dialogue Paramètres des valeurs de mappage des champs qui s’ouvre, sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Ne pas écraser les éléments existants : empêche d’écraser l’éventuelle valeur existant déjà dans le champ Salesforce cible.
    • Ne pas écrire d’éléments vides : empêche d’écrire une valeur vide dans le champ Salesforce cible au cas où la valeur source de l’accord Acrobat Sign est vide.
  3. Pour désactiver une ligne de mappage afin qu’elle ne s’exécute pas, sélectionnez Désactiver.

Vous pouvez mapper l’accord finalisé Acrobat Sign et/ou le journal d’audit à l’objet Salesforce cible sélectionné. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous:

  1. Dans la section Mappage des fichiers, sélectionnez Ajouter le mappage.

  2. Définissez les fichiers à ajouter, l’objet cible auquel les ajouter et le style de l’ajout comme suit :

    • Sous Quel objet Salesforce mettre à jour ?, sélectionnez l’objet Salesforce cible à mettre à jour avec les fichiers.
    • Sous Comment souhaitez-vous ajouter le fichier ?, sélectionnez l’une des options suivantes :
      • Ajouter un lien de référence au fichier : fournit une URL permettant d’accéder au fichier PDF de l’accord. Les liens de référence doivent être mappés dans un champ de texte tel qu’une chaîne ou une liste déroulante. Les liens de référence prennent uniquement en charge le type de fichier Accord signé – PDF fusionné.
      • Joindre directement le fichier à l’objet : permet de joindre le document PDF directement à l’objet que vous mappez si une liste de pièces jointes est disponible pour cet objet. Tous les objets Salesforce ne prennent pas en charge les pièces jointes, par exemple les Utilisateurs.
      • Enregistrer en tant que pièce jointe : permet de stocker le document en tant qu’objet de type Pièce jointe.  Si cette option n’est pas sélectionnée, le contenu est stocké en tant qu’objet Fichier.
    • Sous À quel champ ajouter l’URL du fichier ?, sélectionnez le champ cible dans lequel l’URL est copiée. Ce champ est obligatoire uniquement si vous sélectionnez Ajouter un lien de référence au fichier.
    • Sous Quel fichier ajouter ?, sélectionnez l’une des options suivantes :
      • Accord signé – PDF fusionné : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction et souhaitez que le PDF signé final soit stocké en tant que PDF fusionné unique.
      • Accord signé – PDF distincts : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction et souhaitez que les fichiers individuels soient joints à l’enregistrement Salesforce sous forme de PDF distincts.
      • Journal d’audit : sélectionnez cette option pour envoyer le journal d’audit au format PDF vers l’enregistrement Salesforce.
      • Documents d’accompagnement : sélectionnez cette option pour envoyer tous les documents d’accompagnement chargés par les destinataires vers l’enregistrement Salesforce.
  3. Sous Quand exécuter le mappage ? – Sélectionner le statut de l’accord, sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier le statut de l’accord qui déclenche l’exécution du mappage de données :

    • Signé/Approuvé/Accepté/Rempli/Distribué
    • En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
    • Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
    • Annulé/refusé
    • Expiré
  4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

  5. Si votre URL Adobe Acrobat Sign contient un sous-domaine personnalisé (par exemple https://caseyjones.na1.adobesign.com), vous devez ajouter l’URL à la liste des sites distants de Salesforce lors du mappage de l’accord signé. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Paramètres du site distant.
    2. Sélectionnez Nouveau site distant.
    3. Ajoutez votre URL Adobe Sign en tant que nouvelle URL du site distant.
    Paramètres Site distant

Vous pouvez créer de nombreux mappages de données, si nécessaire, et définir l’un d’eux comme mappage par défaut. Le mappage par défaut est exécuté chaque fois que le statut d’un accord change. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez spécifier explicitement le mappage à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de données (echosign_dev1__Process_Template__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à utiliser.

Remarque : vous n’avez pas besoin de définir ce champ pour pointer vers le mappage par défaut. Si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté automatiquement.

Vous pouvez également exécuter un mappage avant ou après la modification du statut de l’accord et sa définition sur « Signé » (par exemple, après que le premier signataire a signé l’accord) en cochant la case Déclencher le mappage des données (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à exécuter.

En outre, vous pouvez associer un mappage de données à un modèle d’accord. Pour plus d’informations, voir Modèles d’accord.

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez un champ de texte Acrobat Sign à un champ d’adresse e-mail Salesforce, la validation peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse e-mail valide.

Dans la mesure du possible, veillez à utiliser les règles de validation des champs de formulaire Acrobat Sign pour vous assurer que les données saisies par les signataires peuvent être envoyées dans Salesforce. Acrobat Sign applique les règles de validation des champs de formulaire PDF standard des documents PDF et vous permet de créer des règles de validation lors de l’utilisation des balises de texte Adobe Sign. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage des données (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Acrobat Sign, et un e-mail est envoyé au propriétaire du mappage de données pour signaler l’erreur.  

Remarque :

Il est également possible de créer une vue de rapport ou de liste afin d’exposer les champs de mappage qui ont échoué.

La notification par e-mail est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver en procédant comme suit :

  1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.
  3. Sélectionnez Gérer.
  4. Sélectionnez Nouveau ou Modifier.
  5. Recherchez (Ctrl/Cmd+F) le paramètre Activer notification d’erreur du mappage.
  6. Modifiez le paramètre selon vos besoins.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Créer des modèles d’accord et de workflows

Les modèles d’accord Adobe Acrobat Sign vous permettent de configurer à l’avance les valeurs et paramètres par défaut de vos accords. Vous pouvez également lier un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature.

À propos des modèles d’accord

Les modèles d’accord vous permettent de prédéfinir les champs de l’accord, notamment le nom, le message, la langue, les dates d’expiration et les options de sécurité. Vous pouvez également associer un mappage de données, un mappage de fusion ou un objet spécifique (par exemple, Opportunité, Compte, Contact, Prospect, Contrat) au modèle d’accord. En outre, vous pouvez prédéfinir des définitions de destinataire, mapper des champs aux champs de l’accord et prédéfinir des pièces jointes.

Vous pouvez également configurer un bouton Envoyer pour signature qui s’affiche dans l’enregistrement d’un objet connexe (par exemple Opportunité) afin qu’il soit associé à un modèle d’accord par défaut. Pour générer un accord à l’aide d’un modèle d’accord, vous pouvez sélectionner Envoyer pour signature.

Création d’un modèle d’accord

Pour créer un modèle d’accord :

  1. Accédez au lanceur d’applications, puis, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

  2. Sélectionnez l’onglet Modèles d’accord.

  3. Dans la page d’accueil Modèles d’accord, sélectionnez Nouveau.

    new-agreement-template

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez un nom de modèle et sélectionnez un workflow pour le modèle, si vous le souhaitez.
    Remarque : l’option permettant de sélectionner un workflow s’affiche uniquement si les workflows sont activés. Pour plus d’informations, voir Activation des workflows.

    Attribution d’un nom au modèle

  5. Sélectionnez Enregistrer.

    La nouvelle page Modèle de l’accord s’affiche, le nom du modèle étant indiqué en haut de celle-ci. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’icône de liste déroulante pour modifier les options suivantes :

    • Modifier le nom : permet de modifier le nom du modèle actif.
    • Modifier le propriétaire : permet de modifier le propriétaire du modèle actif. Le propriétaire doit être un utilisateur actif de l’organisation Salesforce.
    • Cloner : permet de dupliquer le modèle actif avec un numéro d’identification Salesforce unique.
    • Supprimer : permet de supprimer le modèle actif de Salesforce.
    new-agreement-edit-options

    Sous le bouton Enregistrer, la page affiche l’ID de modèle, ainsi que les métadonnées relatives au créateur, au propriétaire et à la dernière modification du modèle. Vous pouvez cocher/décocher la case Actif pour rendre le modèle disponible ou non. Les modèles nouvellement créés ont l’état Actif.

    new-agreement-metadata

Indiquez les informations sur le modèle

template-details

Cette opération inclut les informations de base relatives aux accords créés par le modèle en référençant un objet Salesforce. Pour fournir les informations sur le modèle, renseignez les champs suivants :

  • Nom de l’accord : définissez le nom par défaut de l’accord. Tous les accords créés portent ce nom.
    Les champs de texte, tels que Nom de l’accord, peuvent utiliser les variables Salesforce dans le cadre de la définition afin de générer de manière dynamique des valeurs de champ significatives. Par exemple, vous pouvez personnaliser le Nom de l’accord pour inclure le nom d’un destinataire lors de la génération de l’accord, par exemple Accord Acme Corp - {!Name}.
  • Objet Salesforce : sélectionnez l’objet principal Salesforce à utiliser comme principale référence pour certaines définitions facultatives dans le modèle d’accord.
    Par exemple, vous pouvez définir Destinataires, Mappages de champs ou Pièces jointes pour l’accord afin d’associer les champs et le mappage de l’objet principal ou les données des objets de référence.  Si vous avez défini un objet principal dans le modèle d’accord, vous devez commencer l’accord à partir d’un bouton Envoyer pour signature situé sur l’objet principal. Pour plus d’informations, voir Activer le bouton Envoyer pour signature.
  • Données mappées : sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord et sélectionnez une méthode de mappage :
    • Sélectionner à partir de l’objet : nécessite un Objet Salesforce à définir. En fonction de l’objet principal configuré, sélectionnez un champ Source et un champ d’accord cible. Par exemple, si l’objet principal est « Opportunité », dans l’écran suivant, sélectionnez le champ source de l’objet principal, ainsi que le champ d’objet Accord cible dans lequel les données sont mappées.
    • Saisir une valeur spécifique : insérez une valeur littérale dans un champ Accord cible.
      Tous les champs mappés sont répertoriés sur le modèle, d’où ils peuvent être modifiés ou supprimés individuellement.
données de mappage

map-data-entry

Remarque :

Pour pouvoir mapper des données vers ou depuis un objet secondaire lié à l’objet principal, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Sur l’objet principal, vérifiez qu’il existe un champ de recherche pour l’objet secondaire. Les données ne peuvent pas être mappées vers ou depuis une liste associée.
  2. Sur l’objet Accord, vérifiez qu’il existe un champ de recherche pour l’objet secondaire.
  3. Dans le modèle d’accord, sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord et sélectionnez Sélectionner à partir de l’objet.
  4. Pour le champ Type de source, sélectionnez le champ de recherche pour l’objet secondaire.
  5. Pour le champ Accord cible, sélectionnez le champ de recherche pour l’objet secondaire.
  6. Sélectionnez Enregistrer.
  7. Dans le modèle d’accord, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos paramètres.
  8. Suivez les étapes de configuration du mappage de données ou du mappage de fusion comme décrit dans les sections ci-dessous.
  • Envoi automatique : activez cette option afin d’utiliser des workflows automatisés pour déclencher l’envoi des accords ou d’envoyer un accord automatiquement lorsqu’un utilisateur sélectionne le bouton Envoyer pour signature dans un enregistrement Salesforce. Pour que l’option Envoi automatique fonctionne, au moins un destinataire et une pièce jointe doivent être définis dans le modèle d’accord.
  • Type d’accord : à sélectionner dans la liste des types d’accords définis.
  • Langue : permet de définir la langue utilisée dans les communications avec le destinataire, y compris les e-mails et les instructions à l’écran.
  • Sélectionnez le type de signature pour cet accord :
    • Signature électronique : pour collecter des signatures électroniques par défaut.
    • Signature par écrit : sélectionnez cette option pour demander aux destinataires de télécharger le document, de le signer physiquement, d’analyser le document signé et de le charger sur Acrobat Sign.

Joignez des documents

Vous devez joindre un ou plusieurs documents que le modèle est censé remettre. Si aucun document n’est joint au modèle, l’expéditeur devra sélectionner le document lorsqu’il configure l’accord.

Si le modèle est défini sur Envoi automatique, un document au moins doit être joint au modèle.

template-attachments

Pour joindre des documents :

  1. Sélectionnez Charger des fichiers, puis chargez un fichier via un assistant piloté par menu.
    Vous pouvez également glisser-déposer un fichier à partir du bureau.
    Remarque : tous les fichiers chargés sont ajoutés au fichier Fichiers et gestion de la relation client Salesforce et sont la propriété du chargeur.
  2. Sous Sélectionnez pour ajouter des documents, sélectionnez l’une des options ci-dessous et recherchez un document par bibliothèques spécifiques à l’aide de la barre de recherche :
    • Fichiers et gestion de la relation client Salesforce : votre bibliothèque personnelle. Les documents que vous chargez à partir du système sont stockés dans cette bibliothèque pour une utilisation ultérieure.
    • Documents Salesforce : bibliothèque Salesforce partagée entre les utilisateurs.
    • Bibliothèque Acrobat Sign : désigne le contenu de bibliothèque stocké dans le système Acrobat Sign.
    • Recherche avancée : interface présentant toutes les options ci-dessus disponibles.
  3. Sous Options avancées, sélectionnez éventuellement Choisir la source du document. Vous pouvez ainsi sélectionner un document ou un objet à partir d’un objet Salesforce ou d’une variable d’exécution. Certains objets principaux Salesforce offrent des options supplémentaires pour la source du document. Par exemple, si la section Objet Salesforce de l’onglet Informations sur le modèle affiche Opportunité, vous disposez d’une option de source supplémentaire Ajouter à partir du devis d’opportunité. Trois options sont disponibles :
    • Ajouter à partir d’un objet Salesforce
      • Type de source : sélectionnez le type d’objet du document : Fichier ou Pièce jointe.
      • Sélection du document : sélectionnez le document à joindre en fonction de l’un de ces critères : Document le plus récent (date de création la plus récente), Document le plus ancien (date de création la plus ancienne) ou Tous les documents (tous les documents trouvés).
      • Document (Date de création la plus ancienne) ou Tous les documents (Tous les documents disponibles).
    • Ajouter à partir du devis d’opportunité
      • Type de devis : Devis le plus récent ou Devis le plus ancien.
      • Type de devis déterminé par : Date de dernière modification ou date associée.
      • Type de document de devis : Document le plus récent, Document le plus ancien ou Tous les documents.
    • Variable d’exécution
      • Ajouter de manière dynamique une pièce jointe à partir d’un objet.
      • Ajouter un nom de variable d’exécution : spécifiez le type de variable et d’ID de votre objet Salesforce.
  4. Pour importer un modèle de champ à partir de la bibliothèque Adobe Sign, utilisez la barre de recherche située sous le champ Ajouter le modèle de champs de formulaire.
doc-source-add-salesforce-object

add-from-opportunity-quote

runtime-variable

Ajoutez des détails sur les destinataires

Vous pouvez utiliser l’onglet Destinataires pour ajouter des destinataires et contrôler la pile de destinataires de l’accord. Pour ce faire, renseignez les détails suivants :

  • Sous Workflow de signature, sélectionnez l’une des deux options suivantes :
    • Signature de tous les destinataires : tous les destinataires définis dans le modèle sont tenus de participer au processus, en fonction des rôles qui leur sont attribués. Sélectionnez cette option pour tous les accords qui ne doivent pas obligatoirement être signés par l’expéditeur uniquement.
    • Uniquement les signatures de l’expéditeur : activez cette option pour ajouter au modèle la fonctionnalité « Je suis le seul à signer ». Vous devez sélectionner le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement pour utiliser cette option. Le cas échéant, cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.
  • Sous Destinataires, sélectionnez un rôle de destinataire dans la liste déroulante Signataire.
  • Dans le champ Rechercher des contacts, recherchez le contact du destinataire. Sinon, sélectionnez E-mail dans la liste déroulante et ajoutez l’adresse e-mail du destinataire. Les destinataires peuvent être ajoutés par :
    • Objet Salesforce : contact, utilisateur, prospect ou groupe.
    • Adresse e-mail : toute adresse e-mail est acceptable.
    • Variable d’exécution : insérez dynamiquement un destinataire en fonction d’une valeur importée à partir d’une variable de l’objet principal (comme défini dans l’onglet Informations sur le modèle).
  • Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire.
  • Pour vous ajouter en tant que signataire, sélectionnez M’ajouter. Sélectionnez Signer en dernier ou Signer en premier pour définir l’ordre de signature par vous-même. Sélectionnez Héberger la signature pour le premier signataire si nécessaire.
  • Pour modifier la méthode de vérification de l’identité, sélectionnez E-mail pour ouvrir le menu Vérification de l’identité. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des méthodes de vérification suivantes, selon vos besoins : Mot de passe, KBA, Téléphone ou Pièce d’identité officielle.
  • Vous pouvez éventuellement ajouter un message pour les destinataires de l’accord.
  • Sous Options avancées :
  • Pour faciliter la signature en personne hébergée, sélectionnez Activer la signature hébergée (signature en personne).
  • Pour prévisualiser l’accord et y glisser-déposer des champs de formulaire avant de l’envoyer pour signature, sélectionnez Autoriser l’aperçu et le positionnement des champs.
  • Pour envoyer l’accord au nom d’un utilisateur spécifique, sélectionnez Envoyer au nom de et indiquez un ID d’enregistrement utilisateur. Découvrez comment activer la fonctionnalité Envoyer au nom de.
  • Sélectionnez éventuellement Méthodes de vérification avancées pour configurer les méthodes de vérification des destinataires si vous contrôlez la vérification de signataire en fonction du statut des destinataires internes ou externes.
template-recipients

Ajoutez des mappages de données

Dans l’onglet Mappage de données, vous avez la possibilité de spécifier le mappage de données et/ou le mappage de fusion à exécuter automatiquement lors de l’envoi d’accords basés sur ce modèle d’accord.

  • Mappage de fusion : sélectionnez un mappage de données pour fusionner des champs Salesforce dans un accord avant de l’envoyer.
  • Mappage de données : sélectionnez un mappage de données à utiliser pour rétablir la correspondance des entrées d’un accord signé dans Salesforce.
data-mapping

Configurez des règles supplémentaires

Vous pouvez configurer des règles supplémentaires pour automatiser les tâches d’accord courantes. Pour ce faire, remplissez les champs suivants, selon vos besoins :

  • Sous Rappels automatiques, sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant : JamaisTous les jours, jusqu’à la signatureToutes les semaines, jusqu’à la signature.
  • Sous Jours avant l’expiration, saisissez le nombre de jours avant l’expiration de l’accord. Pour calculer la date d’expiration de façon dynamique, le nombre de jours saisi est ajouté à la date en cours lors de la génération de l’enregistrement d’accord à partir du modèle d’accord.
    Remarque : si vous utilisez le package, version 21.x ou antérieure, le champ Jours avant l’expiration s’affiche comme champ numérique. Pour les clients utilisant le package version 21.x ou ultérieure, le champ s’affiche comme un champ de texte, ce qui lui permet de référencer d’autres champs dans Objet principal, tels que {!Expiry Date}. Les clients qui ont effectué une mise à niveau à partir d’une version antérieure à la version 21 disposent des deux champs.
  • Sous URL de redirection post-signature, saisissez une URL pour rediriger automatiquement les signataires d’un accord vers l’URL spécifiée après leur signature. Le paramètre Activer les options de post-signature doit être activé pour pouvoir utiliser cette option.
  • Si vous avez activé le paramètre Options de post-signature et spécifié une URL de redirection post-signature, sous Délai de redirection post-signature (secondes), saisissez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant l’exécution de la redirection.
  • Cochez la case Protéger par mot de passe le document signé pour chiffrer le document PDF signé envoyé aux signataires.
  • Cochez la case Définir comme modèle par défaut pour tous les accords pour définir ce modèle comme modèle d’accord par défaut pour vos nouveaux accords. Vous pouvez également définir un modèle d’accord spécifique à associer à d’autres accords, qui peut remplacer le modèle d’accord par défaut. Par exemple, vous pouvez créer un bouton Envoyer pour signature personnalisé pour l’objet Compte associé à un modèle d’accord spécifique. Pour plus d’informations sur les boutons personnalisés, voir Activer le bouton Envoyer pour signature.
  • Sélectionnez Activé comme actions d’éditeur Chatter pour activer ce modèle d’accord si vous avez activé les actions d’éditeur Chatter dans votre organisation. Les actions d’éditeur Chatter permettent aux utilisateurs d’envoyer des accords à partir de Chatter. Cochez cette case pour activer ce modèle d’accord pour les actions Chatter associées aux objets principaux suivants : Contact, Compte ou Opportunité. Par exemple, si l’objet principal est Opportunité et que cette case est cochée, les utilisateurs peuvent envoyer ce modèle d’accord à partir d’un flux d’opportunité Chatter. Si vous laissez l’objet principal vide, vous pouvez activer le modèle d’accord dans le flux de page d’accueil Chatter.
    Pour plus d’informations, consultez le document Action de l’éditeur Chatter Adobe Acrobat Sign.
template-rules

Activer des workflows Acrobat Sign

Salesforce peut facilement être configuré pour importer des workflows à partir d’Acrobat Sign, ce qui donne aux agents la flexibilité de faire des envois à partir des deux environnements avec la même structure de destinataires, les mêmes méthodes d’authentification, la même liste de distribution, etc.

L’utilisation de workflows comme sources des modèles Salesforce permet également d’employer des modèles de documents universels qui peuvent, selon les besoins, inclure ou ignorer des destinataires.

Choix d’un processus

La définition du modèle Salesforce est légèrement différente lorsqu’un processus est connecté, car ce processus modifie l’onglet Destinataires pour l’aligner sur le processus et intègre certains éléments configurés, que vous définiriez normalement dans le modèle Salesforce.

La liste ci-dessous pointe les différences dans le processus de configuration :

Pour accéder aux workflows dans Salesforce, vous devez :

  • Disposer au moins d’un workflow dans Acrobat Sign.
  • Configurer le compte Salesforce pour les accords push. L’URL de site de rappel dont vous avez besoin à l’étape suivante est ainsi générée.
  • Saisir votre URL de site de rappel dans le champ Notification d’accord d’URL de rappel dans les paramètres Adobe Sign personnalisés comme suit :
    1. Connectez-vous en tant qu’administrateur Salesforce.
    2. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    3. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.
    4. Sélectionnez Gérer.
    5. Sélectionnez Modifier.
    6. Copiez la valeur dans URL de rappel Adobe vers Salesforce et collez-la dans le champ Notification d’accord d’URL de rappel
    7. Sélectionnez Enregistrer.
Application de la Notification d’accord d’URL de rappel

Vous pouvez désormais utiliser des workflows dans votre organisation Salesforce.

  1. Dans le coin supérieur droit de la page Lanceur d’applications, sélectionnez Adobe Acrobat Sign
  2. Sélectionnez l’onglet Modèles d’accord.
  3. Dans la page d’accueil Modèles d’accord, sélectionnez Nouveau.
  4. Indiquez un nom de modèle.
  5. Sélectionnez un workflow dans la liste déroulante Choisir le workflow. Seuls les workflows disponibles pour votre utilisateur dans Adobe Sign s’affichent.
Modèle de workflow

L’onglet Détails du modèle renseigne automatiquement la valeur Nom de l’accord telle que définie par le workflow.

Tous les autres champs peuvent être configurés en tant que modèle standard.

Nom de l’accord importé

Dans l’onglet Pièce jointe, vous ne voyez que les documents disponibles selon le workflow Acrobat Sign.

  • Les valeurs Titre de document d’Acrobat Sign sont importées et affichées dans la colonne Titre de Salesforce.
  • Les documents joints dans le workflow Acrobat Sign sont importés dans une liste destinée au sélecteur de fichiers de Salesforce.
    • Il n’existe qu’une seule option dans le sélecteur, à savoir le fichier défini dans le workflow Acrobat Sign. Le fichier doit être explicitement sélectionné dans le sélecteur lors de la création du modèle. Il est automatiquement joint lorsque les utilisateurs appellent le modèle.
    • Les documents définis dans Acrobat Sign qui ne sont pas joints au fichier s’affichent sous la forme d’une option permettant d’ajouter un fichier.
      • Ce fichier « vide » peut être renseigné au niveau du modèle. Il est également renseigné lorsque les utilisateurs appellent le modèle. Si un fichier n’est pas ajouté au niveau du modèle, le champ reste ouvert pour que l’expéditeur ajoute un fichier lors de la création de l’accord.
Pièces jointes importées

L’onglet Destinataire importe la liste et l’ordre des destinataires à partir du workflow Acrobat Sign.

  • La valeur du nom du destinataire dans le workflow Acrobat Sign est importée en tant que « titre », situé le plus à gauche de l’enregistrement du destinataire.
  • Les destinataires qui sont explicitement identifiés par un e-mail dans le workflow renseigneront cet e-mail dans le modèle Salesforce.
    • Si le workflow Acrobat Sign n’autorise pas la modification du destinataire, le modèle verrouille le champ de ce destinataire, ce qui empêche toute modification.
    • Les destinataires qui ne sont pas explicitement identifiés dans le workflow sont modifiables dans le modèle.
    • Si une valeur est ajoutée au modèle, elle est insérée lorsque le modèle est appelé et peut être modifiée par l’expéditeur.
  • Les destinataires « facultatifs » dans le workflow Adobe Sign peuvent être laissés comme valeurs vides dans Salesforce.
Liste des destinataires importés

 

Le message de l’accord et les parties en copie (Cc) sont également importés dans l’onglet Destinataire (à partir de la section Informations sur l’accord du workflow Acrobat Sign).

Message importé et Cc

Remarque :

Si votre workflow Acrobat Sign comprend des méthodes d’authentification pour vos destinataires, celles-ci sont également importées, bien qu’elles ne s’affichent pas dans le modèle.

Le mappage de données ne peut pas être importé à partir du workflow Acrobat Sign, mais peut toujours être configuré manuellement pour le modèle.

L’onglet Règles importe la valeur Jours avant expiration du workflow :

Date d’expiration importée

Remarque :

Les modifications apportées à un modèle Salesforce ne sont pas enregistrées automatiquement.

Veillez à cliquer sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit de l’écran pour enregistrer vos modifications.

Activer le bouton Envoyer pour signature

Le bouton Envoyer pour signature est associé au modèle d’accord par défaut ou à tout modèle d’accord spécifique que vous configurez. Par défaut, l’intégration Acrobat Sign pour Salesforce inclut un bouton Envoyer pour signature que vous pouvez ajouter à vos mises en page d’opportunité, de compte, de contact, de prospect ou de contrat. Vous pouvez également créer plusieurs boutons Envoyer pour signature personnalisés, qui peuvent être ajoutés à d’autres objets et être associés à différents modèles d’accord.

Voici un exemple d’activation du bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

  2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets figurant sur la gauche.

  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mises en page.

  4. Sélectionnez la mise en page à modifier.

  5. Dans la liste du panneau de gauche, sélectionnez Boutons.

  6. Faites glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés de la section Détail de l’opportunité.

Vous pouvez créer des boutons Envoyer pour signature personnalisés pour d’autres objets. Vous pouvez libeller le bouton en fonction de vos besoins.

Voici un exemple de création d’un bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

  2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets figurant sur la gauche.

  3. Une fois la page d’objet chargée, sélectionnez l’option Boutons, liens et actions dans le rail de gauche.

  4. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Nouveau bouton ou lien

    La page Bouton personnalisé ou modification de lien s’affiche.

  5. Vous pouvez copier la configuration du bouton Opportunité par défaut (voir la capture d’écran ci-dessous), mais vous devrez remplacer la variable ID de l’objet située à la fin du chemin par la variable ID de l’objet que vous souhaitez ajouter :

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Code de mappage d’un bouton

    • (Facultatif) Associez un modèle d’accord spécifique au bouton :

    Si vous souhaitez associer un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature spécifique, le chemin du bouton doit être le suivant :

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    templateId doit être défini sur l’ID spécifique du modèle d’accord à utiliser. Si cette valeur n’est pas définie, le modèle d’accord par défaut est utilisé. Vous pouvez obtenir templateId à partir de l’URL de la page du modèle d’accord :

    URL de modèle

    • Après avoir cliqué sur le bouton et une fois l’accord généré, l’utilisateur peut éventuellement être envoyé vers une autre page que la page de l’accord à l’aide du paramètre retURL.

    Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers une URL spécifique ou vers l’enregistrement au lieu d’accéder à la page de l’accord. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

    • (Facultatif) Après un clic sur le bouton, déclenchez une action onLoadAction pour « Envoyer ».

    Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers la page de l’accord et qu’une fois la page chargée, l’accord soit envoyé sans autre intervention de l’utilisateur. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Pour en savoir plus sur les actions onLoadActions, voir onLoadActions. Vous pouvez également mapper la valeur Envoyer au champ Lors d’une action de chargement (liste déroulante) sur l’enregistrement de l’accord. Pour plus d’informations sur la façon de définir ce mappage, voir Mappage des données dans les champs de l’accord.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

    Après avoir créé le bouton personnalisé, accédez à la mise en page de cet objet et ajoutez-le à la page en suivant les étapes mentionnées ci-dessus pour l’exemple concernant l’objet Opportunité.

Activer les options de post-signature

Vous pouvez activer les options de post-signature pour amener les signataires vers la page de destination de votre choix. Les options URL de redirection post-signature et Délai de redirection post-signature sont alors disponibles dans la page d’envoi. Les signataires d’un accord sont redirigés vers l’URL spécifiée après la signature. Par exemple, vous pouvez les rediriger vers le site web de votre entreprise ou vers une page d’enquête. Cette option peut être définie en lecture seule pour les expéditeurs à l’aide du paramètre Options de post-signature en lecture seule.

Pour activer les options de post-signature, procédez comme suit :

  1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.

  3. Sélectionnez Gérer.

  4. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).

  5. Recherchez Activer les options de post-signature et effectuez les modifications souhaitées.

    Éventuellement, recherchez le paramètre Options de post-signature en lecture seule et effectuez les modifications souhaitées.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Activer la fonctionnalité Envoyer au nom de

Il peut être intéressant d’activer la fonctionnalité Envoyer au nom de s’il existe des cas où une personne de votre organisation Salesforce doit envoyer des accords au nom d’une autre personne. Cette fonctionnalité est disponible pour tout type d’envoi d’accord, y compris l’envoi en arrière-plan, qui est déclenché par une mise à jour des actions en arrière-plan du champ de l’accord ou via l’option Envoi automatique des modèles d’accord. Vous pouvez également définir une référence à un utilisateur au nom duquel envoyer l’accord dans un modèle d’accord, afin que cet utilisateur soit automatiquement renseigné une fois l’accord généré. 

Pour activer la fonctionnalité Envoyer au nom de :

  1. Activez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. en procédant comme suit :

    1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.
    3. Sélectionnez Gérer.
    4. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).
    5. Recherchez (Ctrl/Cmd+F) le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. et modifiez-le selon vos besoins.
    6. Sélectionnez Enregistrer.

  2. Ajoutez le champ Adobe Sign – Envoi permis comme autre util. à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
    2. Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.
    3. Sélectionnez Présentations de page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.
    4. Sélectionnez Mise en page utilisateur.
    5. Sélectionnez Champs, puis Adobe Acrobat Sign - Autoriser l’envoi comme autre utilisateur et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la page.
    6. Sélectionnez Enregistrer.

  3. Pour l’utilisateur spécifique au nom duquel vous souhaitez envoyer les accords, vous devez activer l’option Adobe Sign – Envoi permis comme autre util. comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
    2. Pour un utilisateur spécifique, sélectionnez Modifier.
    3. Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur, activez l’option Adobe Sign – Envoi permis comme autre util.
    4. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Ajoutez le champ Envoi au nom d’autres utilis. à la mise en page Accord en procédant comme suit :

    a. Accédez à Configuration > Concevoir > Créer > Objets.

    b. Sélectionnez Accord.

    c. En haut de la page, sélectionnez Ensembles de champs.

    d. Sélectionnez Modifier.

    e. Sélectionnez Accord, recherchez le champ Envoyer au nom de, puis effectuez un glisser-déposer dans la section Dans l’ensemble de champs.

    f. Lors de la configuration de l’accord à envoyer, le champ Envoyer au nom de doit être renseigné avec l’utilisateur qui a autorisé d’autres utilisateurs à envoyer l’accord en son nom. 

Autoriser uniquement l’expéditeur à signer un accord

Activez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement pour afficher et activer l’option Signatures expéditeur uniquement dans la section Destinataires de la page d’envoi. Lorsque l’option Signatures expéditeur uniquement est utilisée, l’accord ou le document est présenté pour signature à l’expéditeur. Cette fonctionnalité est similaire à l’option Remplir et signer des services Adobe. Cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

Pour activer la fonction Signatures expéditeur uniquement, procédez comme suit :

  1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.

  3. Sélectionnez Gérer.

  4. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).

  5. Recherchez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement et effectuez les modifications nécessaires. Éventuellement, recherchez le paramètre Signatures expéditeur en lecture seule et effectuez les modifications souhaitées.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanelWide) et AgreementList

Acrobat Sign pour Salesforce vous permet d’afficher et de gérer des accords via le panneau Accords et la liste des accords. Vous pouvez ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanel-wide) et AgreementList à la page Lightning de n’importe lequel des objets standard Salesforce suivants et les utiliser pour envoyer et gérer des accords pour n’importe quel enregistrement au sein de cet objet :

  • Compte
  • Contact
  • Contrat
  • Piste
  • Opportunité
  • Utilisateur

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter AgreementPanel (ou AgreementPanelWide) et AgreementList à un objet Salesforce :

  1. Assurez-vous que Mon domaine est configuré pour votre compte.
    Découvrez comment configurer Mon domaine pour utiliser Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Salesforce.

  2. Ouvrez un enregistrement correspondant à un objet Salesforce. L’exemple ci-dessous illustre l’ajout de composants à un enregistrement dans l’objet Opportunité.

    add-agreements-panel-1

  3. Dans le coin supérieur droit de la page de l’enregistrement, sélectionnez l’icône Paramètres pour ouvrir le menu, puis sélectionnez Éditer la page.
    La page s’ouvre en mode Édition.

  4. Dans le panneau de gauche, faites défiler vers le bas jusqu’à la liste des composants Gérés de façon personnalisée.

  5. Pour ajouter un panneau Accord, faites glisser le composant AgreementPanel et déposez-le à l’emplacement souhaité, comme illustré ci-dessous. 

    Si nécessaire, vous pouvez ajouter AgreementPanelWide au lieu d’AgreementPanel. Les deux composants présentent des fonctionnalités similaires, mais AgreementPanelWide offre une vue plus large.

    add-agreements-panel-2

  6. Pour ajouter une liste d’accords, faites glisser le composant AgreementList et déposez-le à l’emplacement souhaité, comme illustré ci-dessous. 

    add-agreements-panel-3

  7. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Enregistrer.

    add-agreements-panel-4

  8. Si vous êtes invité à activer la page pour la rendre visible aux utilisateurs, sélectionnez Activer.

    add-agreements-panel-5

  9. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez le format requis, puis sélectionnez Suivant. Ensuite, passez en revue l’affectation et sélectionnez Enregistrer.

    Cela permet d’enregistrer les modifications et d’activer la page pour les utilisateurs.

    add-agreements-panel-6

Utiliser onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Acrobat Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils (voir le Guide de personnalisation avancée) définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

  • Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Brouillon.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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