Adobe Sign pour SharePoint Online : Guide de mappage de modèles

 Création d’une liste SharePoint

Connectez-vous à votre site web SharePoint et créez une liste de signataires (c’est-à-dire les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer l’accord pour signature).

• Nous allons utiliser M. John Smith pour notre exemple dans ce workflow.

Création d’un modèle d’accord (à l’aide d’un fichier Word, PDF, etc.)

Il est important de se souvenir d’utiliser des balises de texte appropriées, qui doivent être similaires à ce qui suit : {{first_name}}

Dans cet exemple, nous utilisons un document appelé mapping_test.docx, qui contient quatre balises de texte :

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Création de mappages de modèles

Il existe deux types de mappage de modèles : 

• Le mappage SharePoint vers accord est utilisé pour pré-renseigner les détails provenant d’une liste SharePoint (étape 1) dans l’accord Adobe Sign.

1. Sélectionnez la case d’option Mappage SharePoint vers accord.
2. Sélectionnez la liste appropriée dans le menu déroulant.
   • Il est important de définir le mappage de modèle pour la bonne liste (c’est-à-dire la liste créée lors de l’étape 1) afin de s’assurer que le mappage de modèles fonctionne correctement.
   • Vous pouvez définir des mappages de modèles uniques pour différentes listes SharePoint.
3. Configurez le mappage approprié entre les champs SharePoint et Accord.
   • Le champ SharePoint est le nom de la colonne mentionné dans la liste SharePoint (étape 1).
   • Le champ Accord est le nom de la balise de texte utilisé dans le modèle d’accord (étape 2). 
   • Dans cet exemple, nous utilisons « FirstName » et « LastName » pour le mappage SharePoint → Accord afin que les champs « first_name » et « last_name » correspondants soient pré-renseignés dans le modèle d’accord à l’aide des valeurs de la liste SharePoint. 

• Le Mappage accord vers SharePoint est utilisé pour mettre à jour la liste SharePoint avec les valeurs des champs d’accord une fois l’accord complété :

1. Sélectionnez la case d’option Mappage accord vers SharePoint.
2. Sélectionnez la liste correcte dans le menu déroulant. 
3. Configurez le mappage approprié entre les champs SharePoint et Accord. 
   • Dans cet exemple, nous utilisons les champs « Occupation » et « Age » pour le mappage Accord → SharePoint, qui correspondent aux champs « Occupation » et « Age » de la balise de texte.

Déclenchement de l’envoi pour signature

Une fois les champs de la liste et du modèle d’accord correctement associés, vous êtes prêt à envoyer l’accord :

• Accédez à la liste SharePoint (créée à l’étape 1).
• Sélectionnez un signataire dans la liste : M. John Smith dans cet exemple.
• Accédez au menu ruban Adobe Sign et sélectionnez l’option Envoyer pour signature.

Sélection du modèle d’accord :

À ce stade, il est important de sélectionner le modèle d’accord correct que vous avez créé à l’étape 2.

• Sélectionnez le modèle d’accord (mapping_test dans cet exemple).
• Cliquez sur Joindre.

Renseignement de la page Envoyer :

• Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
  • Si vous suivez l’exemple, saisissez une adresse électronique à laquelle vous avez accès.
    • Cette adresse électronique doit être différente de celle depuis laquelle vous envoyez l’accord.
• Modifiez le message selon les besoins.
• Vérifiez que le modèle d’accord correct est joint dans la section Fichiers.
• Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
• Cliquez sur Suivant.

Vérification du mappage SharePoint → Accord :

À ce stade, vous devez pouvoir vérifier que le mappage de modèle SharePoint → Accord fonctionne correctement.

D’après notre exemple, vous devriez noter que « first_name » et « last_name » ont été automatiquement renseignés avec les informations correctes en fonction des informations de la liste SharePoint :

• Vérifiez que chaque champ mappé importe les valeurs correctes.
  
• Vérifiez que les champs non mappés sont vides. Il s’agit des champs que le destinataire complètera.
• Ajoutez des champs supplémentaires si besoin.
  • Ajoutez au moins un champ de Signature.
• Cliquez sur Envoyer.

Fin du processus de signature :

Le destinataire complète l’accord :

• Le destinataire accède à l’accord via un lien dans le message électronique.
  • Si vous suivez l’exemple, connectez-vous à la boîte de réception à laquelle vous avez envoyé l’accord.
• Le destinataire complète le formulaire d’accord.
  • Saisissez des valeurs dans les champs Occupation et Age.
• Signez le document.
• Cliquez sur le bouton Cliquer pour signer pour terminer le processus de signature.

Vérification du mappage Accord → SharePoint :

Une fois l’accord complété :

• Connectez-vous à nouveau à votre compte SharePoint.
• Accédez à la liste SharePoint (étape 1).
• Vérifiez que le mappage Accord → SharePoint fonctionne en examinant la liste et en vérifiant que les nouvelles valeurs du modèle d’accord ont été placées dans SharePoint.