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Adobe Acrobat Sign pour Workday : Guide d’installation

  1. Intégrations d’Adobe Acrobat Sign
  2. Nouveautés
  3. Versions de produit et cycle de vie
  4.  Acrobat Sign pour Saleforce
    1. Installation du package
    2. Configuration du package
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Guide du développeur
    5. Guide de personnalisation avancée
    6. Guide de mappage de champs et modèles
    7. Guide d’utilisation de l’application mobile
    8. Guide d’automatisation des flux
    9. Guide de Document Builder
    10. Configuration de documents volumineux
    11. Guide de mise à niveau
    12. Notes de mise à jour
    13. Forum aux questions
    14. Guide de dépannage
    15. Articles supplémentaires
  5. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
      1. Guide d’installation
    2. Acrobat Sign pour Outlook
      1. Guide de l’utilisateur
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
      1. Guide de l’utilisateur
    4. Acrobat Sign pour Teams
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Guide de Live Sign
      3. Guide de l’utilisateur pour mobile
      4. Notes de mise à jour
      5. Approbations Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
      1. Présentation
      2. Dynamics en ligne : guide d’installation
      3. Dynamics en ligne : guide de l’utilisateur
      4. Dynamics sur site : guide d’installation
      5. Dynamics sur site : guide de l’utilisateur
      6. Guide de workflow de Dynamics
      7. Dynamics 365 pour Talent
      8. Guide de mise à niveau
      9. Notes de mise à jour
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
      1. Présentation
      2. SharePoint sur site : guide d’installation
      3. SharePoint sur site : guide de mappage de modèles
      4. SharePoint sur site : guide de l’utilisateur
      5. SharePoint sur site : notes de mise à jour
      6. SharePoint en ligne : guide d’installation
      7. SharePoint en ligne : guide de mappage de modèles
      8. SharePoint en ligne : guide de l’utilisateur
      9. SharePoint en ligne : guide de mappage de formulaires web
      10. SharePoint en ligne : notes de mise à jour
  6.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    1. Présentation
    2. Guide d’installation
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Notes de mise à jour
  7. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    1. Guide d’installation
  8. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    1. Guide d’installation de Cockpit (obsolète)
    2. Guide d’installation pour le recrutement (obsolète)
    3. Guide de l’utilisateur pour le recrutement
    4. Guide d’installation de Cloud Foundry
    5. Notes de mise à jour
  9.  Acrobat Sign pour Workday
    1. Guide d’installation
    2. Guide de démarrage rapide
    3. Tutoriel de configuration
  10. Acrobat Sign pour NetSuite
    1. Guide d’installation
    2. Notes de mise à jour
  11. Acrobat Sign pour SugarCRM
  12. Acrobat Sign pour VeevaVault
    1. Guide d’installation
    2. Guide de l’utilisateur
    3. Guide de mise à niveau
    4. Notes de mise à jour
  13. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
    1. Guide d’installation
  14. Documentation du développeur Acrobat Sign
    1. Présentation
    2. Webhooks
    3. Balises de texte

Présentation

La page Adobe Acrobat Sign pour Workday : Guide d’installation explique comment intégrer Adobe Acrobat Sign à votre client Workday. Pour utiliser Adobe Acrobat Sign depuis Workday, vous devez savoir comment :

  • Créer un framework de gestion commerciale
  • Configurer le client Workday
  • Mettre en place l’intégration entre Acrobat Sign et Workday Studio

Pour pouvoir envoyer des accords à l’aide d’Acrobat Sign à partir de Workday, vous devez suivre les étapes ci-après :

Activation de votre compte Adobe Acrobat Sign

Les clients existants qui disposent déjà un compte Adobe Acrobat Sign peuvent ignorer l’étape Configuration d’Adobe Sign pour Workday.

Les clients qui découvrent Adobe Acrobat Sign et n’ont pas de connexion préexistante doivent activer l’un des comptes suivants :

Remarque :

le paramètre Utilisateurs dans plusieurs groupes est désormais activé par défaut dans votre compte Adobe Acrobat Sign. Pour utiliser le bon groupe d’utilisateurs lors de l’envoi d’accords, vous devez prendre les mesures suivantes :

  • Lors de la création d’un compte Adobe Acrobat Sign, vous devez créer une adresse e-mail de compte (un compte de service) non spécifique à un utilisateur, mais spécifique au groupe Workday. 
  • Si vous disposez déjà d’un compte Adobe Acrobat Sign :
    • Assurez-vous que le compte d’utilisateur Workday fait uniquement partie du groupe Workday.
    • Si le compte d’utilisateur Workday fait partie de plusieurs groupes, définissez le groupe Workday sur Principal.

Activation du compte d’administration dans Adobe Acrobat Sign

Vous devez contacter un spécialiste de l’intégration Adobe pour configurer votre compte Acrobat Sign pour Workday. Une fois l’opération terminée, vous recevez un e-mail de confirmation, comme indiqué ci-dessous. 

sign-email

Vous devez suivre les instructions contenues dans l’e-mail pour initialiser votre compte et accéder à votre page d’accueil Adobe Acrobat Sign.

sign-home

Activation de votre compte d’évaluation Adobe Acrobat Sign

Pour demander une version d’évaluation de 30 jours d’Adobe Acrobat Sign, vous devez remplir ce formulaire d’inscription.

Remarque : nous vous suggérons d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle valide (et non une adresse e-mail temporaire) pour créer la version d’évaluation. Cette adresse e-mail doit être valide, car vous devez y accéder pour vérifier le compte.

request-sign-trial

Dans un délai d’un jour ouvrable, le spécialiste de l’intégration d’Acrobat Sign configure votre compte (dans Acrobat Sign) pour Workday. Une fois la création du compte effectuée, vous recevrez un e-mail de confirmation. Pour initialiser votre compte et accéder à votre page d’accueil Adobe Acrobat Sign, suivez les instructions fournies dans l’e-mail.

Considérations supplémentaires

  • Pour vous assurer que l’intégration d’Acrobat Sign et de Workday fonctionne correctement, contactez le support Adobe pour désactiver les notifications (e-mail et Acrobat).
  • Utilisez l’adresse e-mail de test pendant le test. 
  • Une fois les notifications Acrobat supprimées, les accords ne seront pas visibles sur la page Gérer pour les signataires disposant d’un compte actif tant que la signature n’est pas terminée.

Configuration d’Adobe Acrobat Sign pour Workday

Pour configurer Adobe Sign pour Workday, vous devez générer les deux objets dédiés suivants dans le système Acrobat Sign :

  • Un groupe Workday : Workday nécessite la création d’un « groupe » dédié dans le compte Acrobat Sign pour activer la fonctionnalité de l’intégration. Le groupe Adobe Acrobat Sign est utilisé pour contrôler uniquement l’utilisation d’Acrobat Sign par Workday. Les autres utilisations potentielles, telles que Salesforce.com ou Arriba, ne sont pas affectées. Les notifications par e-mail sont supprimées dans le groupe Workday afin que les utilisateurs Workday ne reçoivent des notifications que dans leur boîte de réception Workday.

  • Un utilisateur chargé de l’authentification pour détenir la clé d’intégration : un groupe Workday ne doit avoir qu’un seul administrateur de niveau groupe, qui est le détenteur faisant autorité de la clé d’intégration. Nous recommandons à l’administrateur d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle telle que RH@MonDomaine.com à la place d’une adresse e-mail personnelle, afin de réduire le risque de désactivation future de l’utilisateur et, par conséquent, de désactivation de l’intégration.

Création d’un groupe et un utilisateur dans Adobe Acrobat Sign

  1. Connectez-vous à Adobe Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.

  2. Pour créer un groupe, accédez à Compte > Groupes, puis sélectionnez l’icône image d’icône Plus.

    sign-create-group-1

  3. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, indiquez le nom du groupe, puis sélectionnez Enregistrer.

    sign-create-group-2

    La page Groupes qui répertorie le nouvel utilisateur avec le statut CRÉÉ s’affiche alors une nouvelle fois. Une fois le groupe activé, le statut passe à ACTIF.

    sign-create-group-3

    Remarque :

    le compte d’utilisateur Workday doit faire partie du groupe Workday uniquement. Si le compte d’utilisateur Workday fait partie de plusieurs groupes, le groupe Workday doit être défini sur Principal

  4. Pour créer un utilisateur, dans le panneau de gauche, sélectionnez Utilisateurs.

  5. Pour créer un utilisateur, sélectionnez l’icône image d’icône Plus.

    sign-create-user

  6. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez les détails du nouvel utilisateur :

    1. Indiquez une adresse e-mail fonctionnelle à laquelle vous avez accès.
    2. Saisissez un prénom et un nom appropriés.
    3. Dans le champ Groupe principal, sélectionnez [Créer un groupe pour cet utilisateur].
    4. Utilisez un nom intuitif pour le champ Nom du nouveau groupe, par exemple Workday.
    5. Sélectionnez Enregistrer.
    sign-create-user-2

  7. Sélectionnez Enregistrer.

    La page Utilisateurs qui répertorie le nouvel utilisateur avec le statut CRÉÉ s’affiche alors une nouvelle fois.

    sign-create-user-3

  8. Pour vérifier l’adresse e-mail de l’utilisateur avec le statut Créé :

    1. Connectez-vous au compte de messagerie du nouvel utilisateur.
    2. Recherchez l’e-mail « Bienvenue dans Adobe Acrobat Sign ».
    3. Sélectionnez Cliquez ici pour définir votre mot de passe.
    4. Saisissez le mot de passe.

    Une fois que vous avez vérifié l’adresse e-mail, le statut de l’utilisateur passe de CRÉÉ à ACTIF.

    sign-create-user-4

  9. Pour définir l’utilisateur chargé de l’authentification :

    1. Accédez à la page Utilisateurs (si elle n’est pas déjà ouverte).

    2. Double-cliquez sur l’utilisateur dans le groupe Workday.

      La page Modifier permettant de définir les autorisations de l’utilisateur s’ouvre.

    3. Cochez l’option Administrateur de groupe.

    4. Sélectionnez Enregistrer.

    sign-user-edit

Configuration du client Workday

Pour achever la connexion entre le client Workday et Adobe Acrobat Sign, une relation de confiance doit être établie entre les services. Une fois cette relation de confiance établie, il est possible d’associer chaque processus de gestion commerciale dans Workday à l’étape de révision de document afin d’activer le processus de signature via Adobe Acrobat Sign.

Pour créer une relation de confiance :

  1. Connectez-vous à Workday en tant qu’administrateur de compte.

  2. Recherchez et ouvrez la page Modifier les paramètres Client - Gestion commerciale.

  3. Accédez à Configuration de la signature électronique, puis sélectionnez S’authentifier avec Adobe.

    La séquence d’authentification OAuth2.0 démarre.

  4. Lorsque vous y êtes invité, indiquez les informations d’identification de l’administrateur de groupe Adobe Acrobat Sign que vous avez créées précédemment.

  5. Dans la boîte de dialogue des autorisations, approuvez l’accès à Adobe Acrobat Sign.

    Une fois connecté, la case Configuration Adobe activée est cochée, et vous pouvez commencer à utiliser Adobe Acrobat Sign depuis Workday.

    Configuration de la signature électronique

    Remarque :

    veillez à vous déconnecter complètement de toute autre instance Adobe Acrobat Sign avant de continuer.

Configuration de l’étape de révision de document

Le document soumis à l’étape de révision de document peut être l’un des suivants :

  • Un document statique
  • Un document généré par une étape de génération de document dans le même processus métier
  • Un rapport mis en forme créé à l’aide de Workday Report Designer

Vous pouvez ajouter ces documents avec des balises de texte Adobe afin de modifier l’apparence et le positionnement des composants spécifiques aux signatures Adobe Acrobat.
La source du document doit être spécifiée dans la définition du processus métier. Il n’est pas possible de télécharger un document ad hoc lors de l’exécution du processus métier.

L’utilisation d’Adobe Acrobat Sign lors de l’étape de révision de document permet de disposer de groupes de signataires sérialisés, ce qui est une fonctionnalité propre à cette solution. Vous pouvez ainsi spécifier un ordre de signature en fonction de groupes établis selon des rôles définis. Adobe Acrobat Sign ne prend pas en charge les groupes de signature parallèles.

Pour obtenir de l’aide concernant l’étape de révision de document, consultez le Guide de démarrage rapide.

Assistance

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday doit être votre premier point de contact pour toute question concernant l’étendue de l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

Vous pouvez consulter les articles suivants de la communauté Workday sur la résolution des problèmes d’intégration et la génération des documents :

Assistance Adobe Acrobat Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Acrobat Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir de signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les clients Adobe Acrobat Sign doivent contacter leur gestionnaire de succès client. Vous pouvez également contacter l’assistance technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

Contacter le support technique d’Adobe Acrobat Sign

Questions fréquentes

  • Pourquoi le statut n’est-il pas mis à jour dans Workday même si le document est entièrement signé ?

Le statut du document dans Workday peut ne pas être reflété si le candidat ne clique pas sur le bouton Envoyer après avoir signé dans Adobe Acrobat Sign.

Conforme à la tâche Workday : vérifier le statut de signature électronique : pour démarrer le processus, l’utilisateur peut soumettre la tâche de boîte de réception associée.

Conforme au développement Workday : la signature d’origine ne termine le processus que si l’utilisateur soumet la tâche de boîte de réception après avoir signé le document. Après la signature, l’iframe est fermé, et l’utilisateur est redirigé vers la même tâche où il peut cliquer sur le bouton Envoyer pour terminer le processus.

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