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Adobe Sign pour SAP SuccessFactors : guide d’installation de Cloud Foundry

Présentation

Le document « Adobe Sign pour SAP SuccessFactors : guide d’installation de Cloud Foundry » explique comment intégrer Adobe Sign à SAP SuccessFactors. SAP Success Factors est un logiciel de gestion du capital humain basé sur le cloud et une suite de gestion des talents.

L’intégration Adobe Sign pour SuccessFactors étend les fonctionnalités d’Adobe Sign sur SuccessFactors via l’environnement SAP BTP Cloud Foundry. Elle inclut une intégration pour Gestion du recrutement (RCM) qui permet aux utilisateurs d’envoyer des lettres d’offre depuis SuccessFactors à un seul destinataire. Les documents signés sont stockés dans le profil du candidat, et la signature se fait par le biais de notifications par e-mail.

Pour installer et utiliser Adobe Sign pour SAP SuccessFactors via l’environnement SAP BTP Cloud Foundry, vous devez effectuer les étapes suivantes :

Découvrez comment résoudre les problèmes courants lors de l’installation d’Adobe Sign pour SAP SuccessFactors.

Enregistrement et configuration de votre système SAP SuccessFactors

Pour enregistrer et configurer votre système SAP SuccessFactors, vous devez effectuer les étapes suivantes :

Déploiement de l’application Adobe Sign pour SuccessFactors

Une fois la configuration d’Adobe Sign pour SAP SuccessFactors terminée, vous devez déployer l’application Adobe Sign. Pour déployer l’application, procédez comme suit :

  1. Téléchargez l’archive de déploiement et extrayez son contenu dans un dossier local.

  2. Dans un éditeur, modifiez le fichier manifest.yml, puis remplacez <company> par le nom de votre société et <api> par les détails de l’API dans le cockpit.

    Détails du fichier d’exemple :

    <company> = 10384 

    <api> =  eu10.hana.ondemand.com

    applications = application Adobe Sign #

    nom = AdobeSign--10384

    mémoire = 1 024 M

    délai d’expiration = 300

    chemins = route: adobesign10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com

    cloud-foundry-env

  3. Assurez-vous que les services suivants sont utilisés pour l’application #AdobeSign :

    - sap_hcmcloud_core_odata

    - xsuaa

    - destination

    - connectivity

    Remarque :

    si la base de données HANA est créée pour contenir les informations d’identification des utilisateurs, supprimez le « # » pour activer le service « hana_adobe » dans le fichier manifest.yml.

  4. Assurez-vous que seul le service xsuaa est utilisé pour #Application Router :

    - xsuaa

  5. Activez les paramètres suivants en supprimant le « # » au début de la ligne dans le fichier manifest.yml : 

    • SF_OPERATOR_AS_APPROVER : ce paramètre associe le « nom de la propriété » de type « JobRequisitionOperator » disponible dans votre entité de demande d’emploi au workflow de l’approbateur. L’adresse e-mail de l’approbateur est automatiquement préremplie avec son rôle dans la section Destinataires de la page Signer et composer (Envoyer).
    • SF_OPERATOR_AS_CC : ce paramètre associe le « nom de la propriété » de type « JobRequisitionOperator » disponible dans votre entité de demande d’emploi au workflow du CC. L’adresse e-mail de l’opérateur spécifié est automatiquement remplie dans le champ CC de la page Signer et composer (Envoyer), ce qui garantit qu’il reçoit une notification lorsque la lettre d’offre est envoyée au candidat.
    • JOB_APP_STATUS_LABEL_FOR_OFFER_REJECTED : ce paramètre met automatiquement à jour le statut de la candidature, qui diffère de la valeur par défaut « Offre refusée », lorsque le candidat rejette la lettre d’offre.    

    Exemples de valeurs de paramètres :

    • SF_OPERATOR_AS_APPROVER : sourcer
    • SF_OPERATOR_AS_CC : hiringManager
    • JOB_APP_STATUS_LABEL_FOR_OFFER_REJECTED : Offre refusée
    Remarque :

    consultez le Guide de recrutement d’Adobe Sign pour SAP SuccessFactors pour en savoir plus sur l’utilisation de ces paramètres.

    Activez les paramètres suivants dans le fichier manifest.yml pour déployer le package Acrobat Sign pour SuccessFactors.

  6. Enregistrez le fichier manifest.yml dans le même dossier.

    Il est ensuite utilisé pour le déploiement.

  7. Téléchargez et installez l’interface de ligne de commande Cloud Foundry comme suit :

    1. Accédez à la section SAP Development Tools.
    2. Sous SAP BTP Command Line Interface (btp CLI), téléchargez le fichier d’interface de ligne de commande BTP correspondant à votre système d’exploitation.
    install-sap-btp-command-line-interface

  8. Ouvrez la console CF et connectez-vous au compte BTP, comme suit :

    1. Exécutez cf api <api name>, où <api name> se trouve dans le cockpit.
    2. Exécutez cf login pour l’authentification auprès du sous-compte.
    cf-login

  9. Exécutez cf push -f <PATH_TO_APP_MANIFEST> afin de déployer l’application.

    execute-cf-push

Une fois le déploiement terminé, vérifiez le cockpit pour vous assurer que les deux applications suivantes sont en cours d’exécution :

  • Point d’entrée de l’application Adobe Sign : il est utilisé pour configurer la vignette SAP SuccessFactors et les modèles.
  • Point d’entrée du routeur de l’application Adobe Sign : il est utilisé pour obtenir le bouton du modèle SAP SuccessFactors.
space-dev-applications

Remarque :

pour créer ou mettre à jour un paramètre dans le fichier manifest.yml après avoir déployé le package Acrobat Sign for SuccessFactors v3.0.0, accédez à Variables fournies par l’utilisateur, puis sélectionnez Modifier pour modifier la valeur du paramètre ou Créer une variable pour ajouter un paramètre. Une fois cette opération effectuée, redémarrez l’application.

Boîte de dialogue Candidature avec accès aux variables fournies par l’utilisateur

Configuration de SuccessFactors

Ajout d’un champ pour stocker les lettres d’offre signées

Pour ajouter un nouveau champ à la page Recruteur (page Candidature) afin de stocker la lettre d’offre signée, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l’application Provisioning et téléchargez le Modèle de candidature de demande d’emploi.

    add-field

  2. Pour afficher un nouveau champ dans le formulaire, ajoutez une nouvelle définition de champ dans le modèle de candidature de demande d’emploi.

    <field-definition id="adobeSignAttachment" type="multiattachment" required="false" custom="true" public="false" readOnly="false" anonymize="false" forward-intact="false" sensitive="false"> 

     <field-label mime-type="text-plain"><![CDATA[Adobe Offer Signed]]></field-label> 

    <field-description><![CDATA[Adobe Offer Signed]]></field-description> 

    </field-definition>

  3. Ajoutez des autorisations de champ en fonction de la méthode d’implémentation en une ou plusieurs étapes.
    Vous trouverez ci-dessous un exemple des autorisations pour une implémentation en une seule étape.

    provisioning-add-field-permission

  4. Chargez les modèles dans Provisioning et vérifiez vos modifications. 

  5. Texte de l’étape

Ajout d’un bouton pour enregistrer les lettres d’offre

Pour ajouter un bouton permettant d’enregistrer les lettres d’offre sur la page Recruteur, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l’application Provisioning et exportez le module linguistique.

    Reportez-vous à cet Exemple de fichier source de l’application Provisioning.

    export-lang

  2. Sélectionnez la langue souhaitée, puis Télécharger les libellés par défaut.

    Un fichier CSV à ajuster est téléchargé, comme illustré ci-dessous.

    add-button-1

  3. Importez le module linguistique (.csv) mis à jour dans Configuration.

    Reportez-vous à cet Exemple de fichier de module linguistique qui doit être chargé dans Provisioning.

    add-button-2

Création d’un champ pour la lettre d’offre dans le profil du candidat

  1. Modifiez le fichier XML « Modèle de profil du candidat » en ajoutant les lignes suivantes :

    Définition de champ :

    <field-definition sensitive="false" anonymize="false" custom="true" required="false" type="text" id="cust_offerLetter">

    <field-label mime-type="text-plain"><![CDATA[Documents ]]></field-label>

    <field-label lang="en_GB" mime-type="text-plain"><![CDATA[Offer Letter]]></field-label>

    <field-label lang="en_US" mime-type="text-plain"><![CDATA[Offer Letter]]></field-label>

    <field-description><![CDATA[Offer Letter ]]></field-description>

    <field-description lang="en_GB"><![CDATA[Offer Letter]]></field-description>

    <field-description lang="en_US"><![CDATA[Offer Letter]]></field-description>

    </field-definition>

    Autorisations de champ :

    <field-permission type="read"><role-name><![CDATA[Candidate]]>

    </role-name><country><![CDATA[*]]></country><source><![CDATA[Internal]]></source>

    <field refid="cust_offerLetter"/>

    (…)

  2. Configurez le champ personnalisé à signaler en procédant comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Configurer les champs personnalisés à signaler.
    2. Saisissez les champs personnalisés définis dans le fichier XML.
    3. Sélectionnez Enregistrer le mappage de champ étendu.
    4. Sélectionnez Synchroniser les données existantes.

    Si vous avez ajouté ou modifié des champs du rapport de candidat personnalisés, cette option permet de mettre à jour toutes les données à déclarer.

Modification du modèle de lettre d’offre

Pour modifier le modèle de lettre d’offre :

  1. Connectez-vous à SAP SuccessFactors à l’aide de vos informations d’identification d’administrateur.

    offer-letter-admin-center

  2. Accédez au Centre d’administration > Recrutement. 

    manage-offer-letter-templates

  3. Sélectionnez Gérer les modèles de lettre d’offre.

  4. Sur la page qui s’ouvre, sélectionnez un modèle de lettre d’offre approprié, puis Modifier.

  5. Dans la barre d’outils supérieure, sélectionnez l’icône d’image pour ajouter une nouvelle image.

    toolbar-edit

  6. Pour configurer les Propriétés de l’image, sélectionnez l’onglet Informations sur l’image et saisissez les informations suivantes :

    • Définissez la valeur Largeur sur 100 %.
    • Définissez la valeur Hauteur sur 117.
    • Définissez l’URL sur l’URL de l’image spécifique au compte.
    Comment déterminer les URL d’image propres à votre compte ?

  7. Sélectionnez l’onglet Lien et saisissez l’URL de lien spécifique au compte dans le champ URL. Définissez ensuite la liste déroulante Cible sur : Même fenêtre(_self).

    Propriétés de l’image

Ajout d’une vignette Administrateur SuccessFactors

Pour ajouter une vignette Administrateur Adobe Sign à SAP SuccessFactors :

  1. Connectez-vous à SAP SuccessFactors à l’aide de vos informations d’identification d’administrateur.

  2. Sélectionnez Gérer la page d’accueil > Ajouter une vignette personnalisée.

    add-custom-tile

  3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, définissez les propriétés de la vignette comme suit :

    • Général :
      • Nom de la vignette : AdobeSign
      • Description : texte libre
    • Vignette :
      • Type : Statique
      • Vignette : Adobe Sign
      • Icône : sap-icon://account (Vous pouvez sélectionner une autre icône appropriée, selon vos besoins.)
    • Navigation :
      • Cible : URL
      • Case « Ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre/un nouvel onglet » cochée.
      • URL : ajoutez le lien URL de l’application Java, généré à partir du routeur d’application SAP BTP, au format suivant :
        https://***.cfapps.***.hana.ondemand.com/AdobeAdminRecruiting
      • Exemple d’URL : https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/AdobeAdminRecruiting
    • Affectations :
      • Vous devez configurer les sections de votre instance vers les groupes d’utilisateurs appropriés configurés dans votre concept RBP.

Vérification de l’ensemble d’autorisations OData pour l’utilisateur de Recrutement et l’utilisateur d’API spécifié dans la destination Authentification de base SAP

Vérifiez si les autorisations OData Recrutement suivantes sont attribuées à l’utilisateur de Recrutement et à l’utilisateur d’API spécifiés dans la destination Authentification de base SAP. Si ce n’est pas le cas, accordez les autorisations OData Recrutement suivantes. 

Vérification de l’autorisation OData

Connexion à Acrobat Sign

Une fois la vignette Administrateur configurée, les administrateurs de groupe ou de compte Adobe Acrobat Sign doivent connecter SAP SuccessFactors à Adobe Acrobat Sign en procédant comme suit :

  1. Connectez-vous à l’instance SAP SuccessFactors.

  2. Accédez à Accueil, puis sélectionnez la vignette Adobe Sign.

    Connexion de SAP SuccessFactors à Adobe Acrobat Sign

  3. Dans la page de connexion qui s’ouvre, indiquez l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur du compte, puis sélectionnez Se connecter.

    Connexion de SAP SuccessFactors à Adobe Acrobat Sign

  4. Dans la boîte de dialogue d’autorisations qui s’affiche, sélectionnez Autoriser l’accès pour accorder les autorisations et établir la connexion.

    Connexion de SAP SuccessFactors à Adobe Acrobat Sign

    Une fois la connexion établie, un message de confirmation s’affiche. 

    Connexion de SAP SuccessFactors à Adobe Acrobat Sign

Modification du statut de la candidature (facultatif)

Vous pouvez ajouter un nouveau statut dans le processus de candidature, « Offre acceptée », en procédant comme suit :

  1. Accédez à Configuration du statut du candidat > Modifier la base.

  2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche :

    • Définissez Type sur En cours.
    • Saisissez le Nom du statut Offre acceptée.

    Le Nouveau statut pourra alors être ajouté à n’importe quel jeu de statut pour l’instance.

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

  3. Accédez à Configuration > Configuration du statut du candidat > Ajouter nouveau.

    Le jeu de statut nouvellement créé inclura les statuts du système et vous pouvez ajouter d’autres statuts de la base au pipeline.

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

  4. Pour utiliser le statut dans votre processus de recrutement, accédez à Modifier la configuration du statut du candidat et modifiez le Jeu de statut marqué comme « Par défaut ».

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

  5. Sélectionnez Ajouter nouveau, puis dans la Liste de sélection, sélectionnez le statut Offre acceptée et définissez toutes les options nécessaires.

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

    Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors : modification du statut d’une candidature

Résolution des problèmes

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes courants pouvant survenir lors de la configuration et de l’utilisation de l’application Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors :  

Erreur de connexion lors de la sélection de la vignette Administrateur Adobe Sign : pour utiliser cette intégration avec SuccessFactors, vous devez disposer d’un abonnement payant à Adobe Sign. 

Ce problème se produit pour les utilisateurs qui ne disposent pas d’un accès d’administrateur de compte ou de groupe à Adobe Sign. Vérifiez que l’utilisateur utilisé pour établir la connexion entre Adobe Sign et SAP SuccessFactors via la vignette Administrateur Adobe Sign est un administrateur de compte/groupe dans Adobe Sign.

Interface de dépannage d’Adobe Sign

Erreur de lettre d’offre lors de la sélection de l’option Envoyer à l’aide d’Adobe Sign : Veuillez vous connecter à Adobe Sign ! 

Cette erreur se produit lorsque la connexion entre SuccessFactors et Adobe Sign n’est pas établie. Connectez-vous à la vignette Administrateur Adobe Sign avec les informations d’identification Administrateur de compte/groupe Adobe Sign pour établir une connexion avec Adobe Sign avant d’envoyer la lettre d’offre au candidat.

Erreur lors de la sélection de la vignette Administrateur Adobe Sign : Le domaine redirect_uri n’est pas valide.

Pour résoudre l’erreur de domaine non valide, procédez comme suit :

  1. Dans le cockpit, accédez à votre sous-compte et sélectionnez Services > Instances et abonnements.

  2. Sous Instances, sélectionnez l’icône Service de gestion des autorisations et des approbations, puis sélectionnez Mettre à jour.

  3. Sous la section Paramètres, chargez le fichier JSON suivant et remplacez <router-App-url> par le lien spécifique à votre application Java généré à partir du routeur d’application SAP BTP.

    Par exemple, si l‘URL de votre application de routeur est : https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com

    La paire clé-valeur « redirect-uris » dans le fichier JSON suivant doit être : "redirect-uris": ["https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/**"]

    Modèle JSON :
    {

       "xsappname": "extension-app",

       "tenant-mode": "dedicated",

       "oauth2-configuration": {

           "redirect-uris": [

               "<<router-App-url>>/**"

           ]

       }

    }

  4. Sélectionnez Mettre à jour l’instance.

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