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La version 2.0 d’Adobe Sign pour SharePoint Online permet aux administrateurs SharePoint de facilement capturer des données et des accords depuis les formulaires web Adobe Sign afin de remplir leurs listes SharePoint sans ligne de code unique.
Les formulaires web Adobe Sign peuvent être utilisés pour divers cas d’utilisation interne ou externe, tels que l’intégration numérique, le consentement du client, l’application en ligne, la dérogation, le rapport d’incident, etc.
Cette fonction comporte deux éléments :
- Mappage de formulaires web : un administrateur SharePoint peut afficher la liste de ses formulaires web Adobe Sign dans SharePoint, et configurer des règles de mappage de formulaires web pour router automatiquement les données des accords de formulaires web terminés vers une liste SharePoint désignée.
- Stockage de formulaires web signés : un administrateur SharePoint peut configurer un dossier désigné dans SharePoint pour stocker automatiquement les accords de formulaires web terminés
Adobe Sign pour SharePoint version 2.0 nécessite l’approbation d’autorisations supplémentaires via OAuth (webhooks et autorisations de formulaire web).
Les clients qui effectuent une mise à niveau depuis la version 1.x doivent mettre à jour leurs identifiants OAuth pour avoir accès à ces nouvelles autorisations :
1. Mise à jour du module complémentaire Adobe Sign vers le package 2.x.
2. Mise à jour de la connexion à Adobe Sign :
La personne qui est à la fois administrateur client Office et administrateur de compte Adobe Sign doit afficher la page des paramètres du client d’intégration Adobe Sign pour SharePoint.
- Affichez les paramètres d’intégration.
- Dans le panneau Connecter Adobe Sign :
- Cliquez sur le bouton Mettre à jour (en regard de Mettre à jour la connexion au client Office 365).
- Connectez-vous avec les mêmes identifiants qu’auparavant.
- L’adresse e-mail utilisée pour la connexion d’origine s’affiche dans le premier paragraphe.
- Cliquez sur le bouton Mettre à jour (en regard de Mettre à jour la connexion au client Office 365).
- Fermez les paramètres en revenant à SharePoint ou en actualisant la fenêtre.
Tous les sites du client qui utilisent la connexion du client doivent désormais pouvoir utiliser les fonctions de formulaire web.
Remarque :
Il est important de fermer ou d’actualiser l’onglet des paramètres, même si vous souhaitez commencer immédiatement à configurer des mappages de formulaires web après une réauthentification avec Adobe Sign.
Tant que vous n’actualisez pas la fenêtre de paramètres, des erreurs seront générées dans l’onglet des formulaires web.
Si l’administrateur SharePoint et l’administrateur du compte Adobe Sign sont des personnes différentes, les deux doivent collaborer pour configurer la solution.
Pour chaque site qui utilise l’intégration, la personne qui est à la fois administrateur SharePoint et administrateur Adobe Sign pour ce site particulier doit mettre à jour la connexion à ce site :
- Affichez les paramètres d’intégration.
- Dans le panneau Connecter Adobe Sign :
- Cliquez sur le bouton Mettre à jour en regard de Mettre à jour la connexion au site SharePoint.
- Connectez-vous avec les mêmes identifiants qu’auparavant.
- L’adresse e-mail utilisée pour la connexion d’origine s’affiche dans le premier paragraphe.
- Fermez les paramètres en revenant à SharePoint ou en actualisant la fenêtre.
Une fois cette opération effectuée, les utilisateurs de ce site particulier doivent pouvoir utiliser les fonctions de formulaire web.
Remarque :
Il est important de fermer ou d’actualiser l’onglet des paramètres, même si vous souhaitez commencer immédiatement à configurer des mappages de formulaires web après une réauthentification avec Adobe Sign.
Tant que vous n’actualisez pas la fenêtre de paramètres, des erreurs seront générées dans l’onglet des formulaires web.
Si l’administrateur SharePoint et l’administrateur du compte Adobe Sign sont des personnes différentes, les deux doivent collaborer pour configurer la solution.
Le protocole OAuth2 est utilisé pour établir la relation de confiance entre Adobe Sign et votre environnement SharePoint. Avec ce protocole, la relation de confiance consiste simplement à s’authentifier auprès d’Adobe Sign depuis SharePoint.
Une fois l’authentification effectuée, tous les utilisateurs de votre site SharePoint peuvent utiliser librement le complément Adobe Sign sans avoir à s’authentifier séparément.
La création de l’application avec une solution REST permet de s’assurer que tout prochain développement du système Adobe Sign sera disponible dans les nouvelles mises du complément SharePoint Online.
Ce complément s’installe rapidement et ne demande que peu de connaissances techniques des objets SharePoint. Pour la plupart des administrateurs, le package peut être installé et fonctionnel en 20 minutes, sans avoir à fournir de licences utilisateur supplémentaires.
- Ce correctif supprime la dépendance du processus d’installation nécessitant la création de groupes Adobe Sign personnalisés.
L’accès à la solution Adobe Sign est désormais entièrement gouverné par les groupes de propriétaires et de membres SharePoint natifs.
- Le lien entre les sites Adobe Sign et SharePoint peut être désormais établi pour tous les sites à la fois. Les portées « globale » et « locale » pour la connexion OAuth permettent d’obtenir la granularité nécessaire
Cette version est entièrement rétrocompatible et les utilisateurs existants des groupes Adobe Sign ne sont nullement affectés par la mise à niveau.