Présentation

Ce document fournit aux utilisateurs de Workday la procédure à suivre pour l’intégration d’Adobe Sign au sein du client Workday. Ce document est un guide d’installation. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.

Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday.

La procédure avancée permettant d’effectuer l’intégration comprend :

  • Activation du compte d’administration dans Adobe Sign (nouveaux clients uniquement)
  • Configuration d’un groupe dans Adobe Sign pour définir l’utilisateur chargé de l’authentification Workday
  • Établir la relation OAuth entre Workday et Adobe Sign


Activation du compte Adobe Sign

Les clients existants qui disposent déjà d’un compte peuvent ignorer l’étape Configuration d’Adobe Sign pour Workday.

Les nouveaux utilisateurs d’Adobe Sign qui ne disposent pas encore d’un identifiant préexistant obtiendront l’aide d’un spécialiste Adobe dans l’accueil des nouveaux utilisateurs pour la mise en service de leur compte dans Adobe Sign pour Workday. Une fois la création du compte effectuée, vous recevrez un e-mail de confirmation :

Image de l’e-mail de bienvenue de l’équipe Adobe Sign

Les indications de l’e-mail vous permettent d’initialiser votre compte et vous guident vers votre page d’Accueil Adobe Sign.

Page d’accueil d’Adobe Sign


Configuration d’Adobe Sign pour Workday

La configuration d’Adobe Sign pour Workday nécessite la création de deux éléments dédiés dans le système Adobe Sign :

  • Un « Groupe Workday »
    Workday nécessite la création d’un « groupe » dédié dans le compte Adobe Sign pour permettre l’activation de l’intégration. Le groupe Adobe Sign est utilisé pour contrôler uniquement l’utilisation d’Adobe Sign associée à Workday. Il n’y aura aucune incidence sur toute autre utilisation potentielle (Salesforce.com, Arriba, etc.)
    Par ex. : les notifications par e-mail du groupe Workday seront supprimées afin de recevoir uniquement des notifications dans la messagerie Workday.

  • Un utilisateur chargé de l’authentification pour établir la relation OAuth
    Au sein du groupe, il doit y avoir un administrateur de niveau groupe.  Il s’agit de l’utilisateur chargé de l’authentification qui gère la relation OAuth entre Workday et Adobe Sign. Il est recommandé d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle et réelle, par exemple : RH@MonDomaine.com. En utilisant une adresse e-mail fonctionnelle plutôt qu’une adresse personnelle, vous évitez la désactivation ultérieure des comptes utilisateur, et par conséquent la désactivation de l’intégration.


Création d’un utilisateur et d’un groupe dans Adobe Sign

Création d’un utilisateur dans Adobe Sign :

  • Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte
  • Accédez à Compte > Utilisateurs
  • Cliquez sur l’icône plus pour créer un nouvel utilisateur
Image du chemin de navigation pour la création d’un nouvel utilisateur

Une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander les informations concernant le nouvel utilisateur :

  • Indiquez une adresse fonctionnelle à laquelle vous avez accès.
    • Cet utilisateur va établir et gérer la relation OAuth.
    • L’adresse e-mail utilisée doit être actuelle afin de permettre la vérification.
  • Saisissez un nom et un prénom adaptés.
  • Sélectionnez [Créer un groupe pour cet utilisateur] dans la liste déroulante Groupe d’utilisateurs.
  • Utilisez un nom explicite pour Nom du nouveau groupe, par exemple « Workday ».
  • Cliquez sur Enregistrer.
Panneau de création d’un utilisateur

La fenêtre contextuelle disparaît, vous êtes alors redirigé vers la page Utilisateurs.  Le nouvel utilisateur apparaît alors dans la liste, et l’état CRÉÉ est indiqué. 

Aperçu du nouvel utilisateur créé

L’état « Créé » indique que l’utilisateur n’a pas encore vérifié son adresse e-mail.

  • Connectez-vous à la messagerie électronique du nouvel utilisateur.
  • Cherchez l’e-mail « Bienvenue dans Adobe Sign ».
  • Cliquez sur le lien Cliquez ici pour définir votre mot de passe.
  • Saisissez votre mot de passe.
    • Après cette action, l’utilisateur obtient le statut ACTIF dans le système.
Image du nouvel utilisateur activé


Sélection de l’utilisateur chargé de l’authentification

Pour sélectionner le nouvel utilisateur dans le groupe Workday :

  • Accédez à la page Utilisateurs (si vous n’êtes pas encore dessus).
  • Double-cliquez sur l’utilisateur dans le groupe Workday.
    • Cette action ouvre la page Modifier qui permet de définir les autorisations de l’utilisateur.
  • Cochez la case L’utilisateur est un administrateur du groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Image du panneau des propriétés montrant comment définir un administrateur de groupe


Configuration du client Workday

Pour achever la connexion entre le client Workday et Adobe Sign, une relation de confiance doit être établie entre les services.

Une fois cette relation de confiance établie, tous les processus métier dans Workday peuvent être associés à l’étape Révision de document afin d’activer le processus de signature via Adobe Sign.

Remarque :

Adobe Sign est appelé Adobe Document Cloud dans l’ensemble de l’environnement Workday.

Pour établir la relation de confiance :

  • Connectez-vous à Workday en tant qu’administrateur de compte.
  • Recherchez Modifier les paramètres Client - Processus métier.

La page Modifier les paramètres Client - Processus métier se charge. 

  • Recherchez la section Configuration de la signature électronique :
Configuration de la signature électronique
  • Cliquez sur le bouton Authentification avec Adobe.
    • Cela lance la séquence d’authentification OAuth2.0, qui vous oblige à :

Remarque :

Veuillez vous assurer de vous déconnecter complètement de toute autre instance Adobe Sign avant de continuer.

Une fois connecté, la case Configuration Adobe activée est cochée et vous pouvez commencer à utiliser Adobe Sign avec Workday.


Configuration de l’étape de révision de document

Les types de documents pouvant être utilisés pendant l’étape de révision de document sont les suivants : documents statiques, documents créés pendant une étape de création de document dans le même processus métier, rapports créés à l’aide de Workday Report Designer. Les balises de texte Adobe peuvent être utilisées dans tous les cas précédemment mentionnés pour modifier l’apparence et le positionnement des éléments spécifiques d’Adobe Sign. La source du document doit être spécifiée dans la définition du processus métier. Il n’est pas possible de télécharger un document ad hoc lors de l’exécution du processus métier.

L’utilisation d’Adobe Sign lors de l’étape de révision de document permet de disposer de groupes de signataires sérialisés, ce qui est une fonctionnalité propre à cette solution. Cela vous permet de spécifier un ordre de signature en fonction des groupes établis selon des rôles définis. Les groupes de signature en parallèle ne sont pas pris en charge.

Pour obtenir de l’aide concernant l’étape de révision de document, consultez le Guide de démarrage rapide disponible à l’adresse suivante :
https://helpx.adobe.com/fr/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Assistance

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :

Dépannage des intégrations de signature électronique

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Étape de révision de documents
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Création de documents dynamiques

https://community.workday.com/node/176443

Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre

https://community.workday.com/node/183242


Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).


Questions fréquentes

Ce problème peut venir du fait que le candidat n’a pas cliqué sur le bouton Envoyer dans Workday après s’être connecté à Adobe Sign.

Tâche Workday : vérifier l’état de signature électronique : « Pour lancer le processus, l’utilisateur peut soumettre la tâche de boîte de réception associée. »

Développement Workday : la signature d’origine ne termine le processus que si l’utilisateur envoie la tâche de boîte de réception après avoir signé le document. Les signataires doivent toujours soumettre la tâche de boîte de réception dans Workday une fois la signature dans Adobe Sign. terminée Après la signature, l’iframe est fermé et l’utilisateur est redirigé vers la même tâche où il peut cliquer sur le bouton d’envoi pour terminer le processus.