Planification d’un projet RoboHelp

La bonne pratique consiste à prendre du temps pour la planification de votre projet, sans passer directement à sa création. Considérez votre objectif commercial et le public cible. Les ressources dont vous disposez pour créer et diffuser le contenu ont également une répercussion sur les décisions prises lors de la planification du projet. Si vous souhaitez que plusieurs auteurs collaborent sur un projet, la planification du projet est particulièrement importante pour assurer la qualité et optimiser l’utilisation des ressources.

La taille de votre équipe de création est un point important pour la détermination du type de processus et d’outils  à mettre en place. Par exemple, si plusieurs auteurs doivent collaborer sur la création et la diffusion de votre contenu, la bonne pratique consiste à intégrer un système de contrôle de version. De même, la création et la maintenance de glossaires, de ressources communes, de directives de création et de publication permettent de garantir la qualité du contenu dans le cadre d’une configuration à auteurs multiples.

Configuration de rôle multiple

Si vos exigences de publication sont volumineuses et variées, vous devez attribuer le traitement de la création et la génération des sorties à des groupes distincts constitués de membres de l’équipe. Dans ce cas, la planification des processus et des protocoles doit se faire de sorte à permettre à l’équipe d’utiliser la puissance et les fonctionnalités intégrées de RoboHelp afin de mettre en œuvre un système de diffusion efficace et fluide. 

Types de sorties et diffusion

Identifiez les différents types de sorties dont vous avez besoin. D’autres types de sorties seraient-ils ultérieurement nécessaires ? Si tel est le cas, quelle mesure pouvez-vous prendre pour faciliter l’ajout ultérieur d’un type de sortie ? Si vous envisagez d’héberger la sortie sur un serveur, devez-vous contacter votre administrateur informatique ? Si vous envisagez de générer une sortie d’application mobile, avez-vous besoin de décrire les directives pour écrire des rubriques en petits morceaux ? Voulez-vous conserver le contenu pour plusieurs versions d’un produit ou fournir un contenu pour deux expériences coexistantes d’une seule fonctionnalité ? Prévoyez s’il est nécessaire de définir ou non des balises et expressions conditionnelles de sorte à pouvoir inclure un contenu conditionnel dans différents types de sorties. Prévoyez de définir des jeux de variables pour différents types de sorties.

Apparence de la sortie

Pour garantir l’adéquation de l’expérience de contenu à l’attente de votre public cible, veillez à visualiser l’aspect et la fonctionnalité de la sortie. Vérifiez les habillages fournis dans RoboHelp et la nécessité éventuelle d’améliorer ou de retoucher les habillages disponibles, ou d’en créer. Prévoyez d’investir dans la création d’une bonne feuille de style pour permettre aux utilisateurs finaux d’avoir une excellente expérience d'utilisation de contenu.

Exploitation de contenu externe

Avez-vous des contenus disponibles dans d’autres formats ? Vous pouvez, par exemple, avoir des documents créés par des experts en la matière au format Microsoft Word (FAQ, solutions, études de cas et autres types de contenu de haute qualité). Si tel est le cas, vous pouvez facilement importer ce contenu dans RoboHelp. Toutefois, veillez à vérifier les différents paramètres d’importation de Word et choisissez le style, la mise en forme et les différents aspects du contenu importé. Si le contenu à diffuser comprend des vidéos Adobe Captivate, vous pouvez les intégrer dans votre contenu pour fournir aux utilisateurs une expérience de contenu immersive et intense.

Conception de la navigation

Avant de créer des contenus en masse, veillez à concevoir la manière dont les utilisateurs finaux peuvent naviguer dans le contenu de la sortie. Comment souhaitez-vous organiser les rubriques et le contenu de chaque rubrique ? Combien de niveaux de dossiers souhaitez-vous autoriser ? Combien de niveaux d’en-têtes doivent être utilisés pour organiser le contenu d’une rubrique ? Souhaitez-vous définir des tables de matière différentes pour différents types ou variantes de sortie ? Par exemple, vous pouvez planifier différentes tables des matières si vous souhaitez générer des variantes de sortie pour une sortie PDF et une sortie en HTML réactif ou pour d’autres systèmes d’aide à l’intention des utilisateurs internes et externes. De même, si vous souhaitez créer des systèmes d’aide distincts pour les utilisateurs avancés et débutants à partir du même projet, vous devriez planifier des tables de matières différentes.

Contenu réutilisable

L’une des principales forces de RoboHelp est la prise en charge de la mise en œuvre de la fonction de réutilisation du contenu. Identifiez les types d’informations devant être systématiquement utilisés dans le projet. Dans le cas des contenus à variation régulière ou tardive dans le cycle du projet, utilisez des variables et des extraits pour les créer et les mettre à jour au même endroit et pour les utiliser plusieurs fois dans votre projet.

Mise en forme et style de contenu

Prévoyez de mettre en œuvre une fonctionnalité et un aspect cohérents et professionnels pour les différents éléments du contenu à l’aide des styles. RoboHelp vous permet avantageusement de désactiver la mise en forme en ligne au niveau du projet. Ainsi, avant de procéder à la création du projet, pensez à activer ou à désactiver la mise en forme en ligne. Si vous souhaitez activer la mise en forme en ligne, veillez à définir et suivre des conventions afin que la mise en forme du contenu soit cohérente. Par exemple, si vous souhaitez mettre en gras tous les termes de l’interface utilisateur indiqués dans le contenu, veillez à définir cette convention dans l’étape de planification de votre projet et à la suivre de manière systématique au cours de la création.

Glossaire des termes

La bonne pratique consiste à investir dans un glossaire. L’identification des termes pour en fournir des descriptions claires permet à vos utilisateurs finaux d’assimiler les concepts et les instructions. En outre, le glossaire permet aux auteurs d’établir une terminologie cohérente dans tout le projet et fournir une expérience utilisateur simplifiée et authentique. RoboHelp vous permet de créer et de maintenir plusieurs glossaires dans un projet. Vous pouvez même avoir un glossaire exclusif aux auteurs qui est non inclus dans la sortie du projet. Vous pouvez également avoir plusieurs glossaires pour les utilisateurs et choisir de l’inclure ou de l’exclure des types de sorties spécifiques.

Gouvernance du contenu

Exploitez les fonctionnalités intégrées de RoboHelp pour définir un cadre de gouvernance pour votre contenu. Définissez la liste des statuts de rubrique et incitez les auteurs à l’utiliser de manière systématique. Utilisez efficacement les différents rapports de RoboHelp pour identifier les erreurs et les incohérences dans les différents composants et pour effectuer des mises à jour générales. Préservez la robustesse et la simplicité de vos projets en supprimant toutes les ressources et tous les composants de projets non utilisés. Vous pouvez même conserver des directives et des remarques d’auteur dans un projet figurant dans des rubriques exclues de la sortie de projet.