Découvrez comment vous pouvez ajouter ou télécharger des projets de SharePoint dans RoboHelp.

Prérequis pour la connexion à SharePoint Online

Si vous travaillez derrière un pare-feu d’entreprise, ajoutez les URL suivantes à la liste blanche :

Création d’un profil de connexion SharePoint Online

  1. Dans RoboHelp, sélectionnez Collaborer > Nouvelle connexion.

  2. Dans la boîte de dialogue Profils de connexion, indiquez un nom pour votre profil de connexion.

  3. Dans la liste déroulante Contrôle de version, sélectionnez SharePoint Online.

  4. Dans l’option URL de site SharePoint, indiquez l’URL du site SharePoint. Par exemple :

    • <tenant>.sharepoint.com
    • <tenant-my>.sharepoint.com
    • Si votre site SharePoint est le sous-site d’un plus grand site, son URL pourrait prendre le format suivant :<tenant>.sharepoint.com/sites/<sous-site>
  5. Cliquez sur Connexion.

    RoboHelp ouvre la fenêtre Connexion de Microsoft. 

  6. Saisissez vos informations d’identification dans la fenêtre Connexion, puis acceptez les autorisations demandées par RoboHelp.

    Autorisations de SharePoint

    Après la connexion, votre nom d’utilisateur et ID sont visibles dans la boîte de dialogue Profils de connexiondans RoboHelp. RoboHelp recherche l’URL du site SharePoint spécifié en utilisant les informations d’identification saisies dans la fenêtre Connexion de Microsoft. Le bouton Enregistrer est activé uniquement si la recherche a abouti et si votre compte d’utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour accéder au site. Si l’URL du site SharePoint spécifié est introuvable, un message d’erreur s’affiche.

  7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le profil.

Téléchargement d’un projet de SharePoint Online

  1. Dans RoboHelp, sélectionnez Collaborer > Ouvrir une connexion, puis sélectionnez un profil de connexion SharePoint Online.

  2. Parcourez la liste et sélectionnez le fichier de projet RoboHelp désiré, puis cliquez sur Sélectionner.

  3. Dans la boîte de dialogue Détails du référentiel, indiquez le Chemin local vers lequel vous voulez télécharger le projet, puis cliquez sur Ouvrir. RoboHelp télécharge et ouvre le projet.

    Remarque :

    Lorsque vous ouvrez un projet RoboHelp pour la première fois à l’aide de ces étapes, les informations de connexion sont stockées dans le projet pour une utilisation ultérieure. Les fois suivantes, vous pourrez ouvrir directement le projet à l’aide de l’un des moyens décrits dans la sectionOuverture d’un projet

Utilisation des fichiers sous contrôle de version

  1. Par défaut, les fichiers sont téléchargés en lecture seule. Pour rendre un fichier accessible en écriture, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris dans le panneau Contenus, puis sélectionnez Extraction. RoboHelp indique l’état d’un fichier sous la forme  une fois que celui-ci a été extrait. 

    Remarque :

    Si vous essayez d’enregistrer des modifications dans un fichier en lecture seule, RoboHelp vous invite à extraire le fichier préalablement. Acceptez l’invite pour pouvoir enregistrer vos modifications. 

    Si vous sélectionnez le champ Extraire automatiquement le fichier lors de l’enregistrement dans la boîte de dialogue Paramètres d’application > onglet Contrôle de version, les fichiers sont automatiquement extraits lors de l’enregistrement. Dans ce cas, RoboHelp n’affiche pas l’invite d’extraction. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres d’application, sélectionnez Edition > Préférences.

  2. Pour archiver les modifications sur SharePoint Online, sélectionnez Collaborer > Archiver. La boîte de dialogue Archiver s’ouvre.

    Remarque :

    Si vous voulez ouvrir automatiquement la boîte de dialogue Archiver à chaque fois que vous fermez un projet, sélectionnez le champ Archiver les fichiers une fois le projet fermé dans la boîte de dialogue Paramètres d’application > onglet Contrôle de version.  

  3. Dans la boîte de dialogue Archiver, sélectionnez les fichiers que vous souhaitez archiver dans la liste des fichiers vérifiés, ajoutés ou supprimés.

  4. Vous pouvez éventuellement spécifier une description de l’archive. 

  5. Cliquez sur Archiver

    Lorsque l’archivage est réussi, RoboHelp affiche un message de réussite. Votre version du fichier devient la version la plus récente sur SharePoint Online. 

  6. Lors de chaque opération d’archivage et d’extraction, l’état du fichier sur SharePoint Online est actualisé automatiquement. Pour récupérer l’état le plus récent manuellement, sélectionnez Collaborer > Actualiser l’état.

    Remarque :

    L’opération d’actualisation peut durer longtemps si le lecteur de votre site SharePoint contient de nombreux fichiers. Pour éviter des retards, supprimez régulièrement les fichiers inutilisés de votre site SharePoint.

  7. Pour synchroniser vos fichiers locaux avec la dernière version de SharePoint Online, sélectionnez Collaborer > Obtenir la version la plus récente

Ajout d’un projet à SharePoint Online

  1. Créez un dossier sur SharePoint dans lequel vous souhaitez ajouter votre projet en cours.

  2. Dans RoboHelp, sélectionnez Collaborer > Ajouter un projet, puis sélectionnez un profil de connexion SharePoint Online.

  3. Dans le navigateur de fichiers, sélectionnez le dossier créé à l’étape 1. La boîte de dialogue Archiver s’ouvre.

  4. Archivez les fichiers requis, comme indiqué dans la section Utilisation de fichiers sous contrôle de version

Actualisation de votre connexion SharePoint

Lors de toute communication réseau entre RoboHelp et SharePoint Online, si votre connexion expire, la fenêtre Connexion de Microsoft s’ouvre. Connectez-vous à nouveau et actualisez votre session de connexion pour que la communication réseau soit possible. Vous ne devez pas nécessairement saisir vos identifiants à chaque fois ; la sélection de votre ID utilisateur actualise également la session.

Suppression de la connexion SharePoint Online

  1. Pour supprimer la connexion SharePoint Online du projet RoboHelp en cours, sélectionnez Collaborer > Supprimer la connexion.

    Attention :

    Archivez toutes vos modifications avant de supprimer la connexion.

  2. Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour supprimer la connexion.

    Lorsque la connexion est supprimée, RoboHelp ouvre à nouveau le projet et l’option Ajouter un projet du menu Collaborer devient disponible. Pour ajouter à nouveau le projet, consultez la section Ajout d’un projet à SharePoint Online.

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